Técnicas para chegar a um consenso a fim de promover uma tomada de decisão eficiente e inclusiva na sua equipe

O processo para chegar a um consenso na equipe nem sempre é fácil, especialmente quando os membros dessa equipe estão em diferentes fusos horários ou locais. Sem as técnicas adequadas, pode parecer que você alcançou o consenso quando, na verdade, os membros da equipe não tiveram uma maneira fácil para expressar opiniões. 

Esse processo deve acolher a discordância e garantir que todas as vozes sejam ouvidas para uma tomada de decisão bem-sucedida. As equipes que realmente chegam a um consenso inclusivo têm maior probabilidade de serem motivadas, inovadoras e engajadas, pois o consenso não apenas impacta seus negócios, mas também a responsabilidade individual. 

Como as equipes de hoje podem chegar a um consenso de maneira inclusiva e colaborativa? Aprenda a realmente alcançar um consenso com dicas e técnicas que você pode aplicar, seja onde for que você estiver trabalhando, e chegar a uma decisão equitativa que fortaleça a colaboração dentro da equipe.

O que é esse processo para chegar ao consenso e por que é importante alcançar esse consenso?

O processo para chegar ao consenso é uma técnica de tomada de decisão que garante que a equipe esteja alinhada e se sinta confortável em seguir adiante com uma tarefa ou iniciativa acordada. Por exemplo, durante o Big Room Planning, as equipes ágeis precisam chegar a um consenso sobre o trabalho a ser concluído no próximo trimestre. Ou talvez sua equipe tenha começado a usar uma nova ferramenta de gestão de projetos, e você precise chegar a um consenso de equipe sobre como usar essa nova ferramenta, com a definição conjunta a respeito da frequência com que as pessoas atualizarão suas tarefas e se comunicarão quando os projetos forem concluídos.

No processo para chegar ao consenso, pode ser que nem todos os membros da equipe concordem totalmente ou gostem das mudanças que estão acontecendo, mas é preciso que todos pelo menos concordem em apoiar o plano. Por exemplo, nem todos gostarão de uma nova ferramenta de gestão de projetos, mas precisam concordar em usá-la de forma consistente com o resto da equipe. O ponto do consenso é chegar a uma decisão com a qual todos possam se comprometer, mesmo que não tenha sido sua primeira escolha.

"100% de concordância nunca deve ser, de fato, o objetivo do consenso. O objetivo é fazer com que as pessoas se envolvam o suficiente para que estejam dispostas a se comprometer a atingir o resultado de forma alinhada.”

—Christopher Bailey, consultor principal de serviços profissionais, Lucid

Também é importante notar que há uma diferença entre chegar a um consenso com sua equipe e receber feedback ou contribuições. Um aspecto essencial do processo bem-sucedido para chegar ao consenso é reconhecer essa diferença e saber quando você precisa obter consenso e quando precisa de contribuição da equipe. 

Você precisa de contribuições quando: 

• Há incerteza ou confusão entre os membros da equipe sobre um projeto, uma tarefa ou outro elemento do trabalho deles (como a forma de avaliação do desempenho deles). 

• Você está avaliando a capacidade e vendo quanto trabalho os membros da equipe podem assumir.  

• Você está tentando ter uma ideia de como os membros da equipe se sentem em relação a um projeto futuro. 

Você precisa de consenso quando:

• Você precisa de adesão geral para seguir em frente com uma meta ou iniciativa.

• Você está fazendo alterações no acordo de trabalho da equipe, como os melhores canais de comunicação para os membros interagirem entre si. 

• Você está implementando uma nova ferramenta e precisa que sua equipe concorde sobre como todos vão usá-la.

Benefícios do processo para chegar ao consenso 

O processo para chegar ao consenso é importante porque essa abordagem de tomada de decisão não apenas ajuda sua equipe a avançar e estabelecer alinhamento, mas também oferece a ela benefícios como: 

• Um maior senso de propriedade. Quando os membros da equipe sentem que têm um papel na tomada de decisões e que suas vozes importam, a motivação e o envolvimento podem aumentar. As pessoas ficam mais comprometidas com o trabalho em si, o que pode melhorar o desempenho geral.

• Colaboração aprimorada. As equipes aprendem a trabalhar juntas e a seguir em frente, mesmo que não concordem completamente. Os indivíduos também se sentem mais confortáveis em expressar suas opiniões honestas, mesmo que sejam a única voz discordante.

• Inovação mais frequente. Chegar a um consenso significa reconhecer cada voz. Saber a opinião de todos é uma ótima maneira de promover a criatividade e a inovação, pois as pessoas apresentam perspectivas diversas. 

Técnicas para chegar ao consenso

É possível chegar ao consenso de maneira presencial ou virtual com a ajuda de técnicas específicas. Essas técnicas podem ser utilizadas com o auxílio de ferramentas de colaboração visual para garantir que todos cheguem à reunião com o mesmo contexto e entendimento e tenham a oportunidade de contribuir igualmente. 

A abordagem abrangente para alcançar consenso que muitas equipes adotam é começar com um debate, depois testar o alinhamento com as técnicas a seguir, resolver as diferenças pendentes e terminar com um compromisso. Em alguns casos, no entanto, você pode começar com uma técnica de consenso — por exemplo, usar o método de votação Punho a cinco (Fist to Five) para avaliar o nível do alinhamento de todos antes de iniciar o debate. Ambas as abordagens funcionam; o momento de usar essas técnicas na reunião para chegar ao consenso depende da situação e da sua equipe. 

Algumas técnicas comuns o consenso incluem:

• Votação de confiança, na qual os membros da equipe usam uma escala móvel para indicar o nível de confiança deles em um plano de negócios ou uma iniciativa.

• Discordar e se comprometer, em que os membros da equipe discordam ou não gostam de um resultado, mas se comprometem a apoiá-lo. Essa prática ajuda as empresas a evitar a armadilha comum da inação por uma ou mais pessoas discordarem de determinados detalhes de uma decisão ou iniciativa.

• Punho a cinco, que ajuda as equipes a avaliar rapidamente o consenso. Cada pessoa indica seu nível de concordância levantando um determinado número de dedos; normalmente, cinco dedos é o nível mais alto de concordância, e um dedo é o mais baixo. 

• Votação romana (um simples polegar para cima ou para baixo para sinalizar concordância).

• Votação por pontos, que é especialmente útil para decisões rápidas em grupo. A votação por pontos ajuda você a identificar as preferências da equipe a partir de uma lista de opções e garante que todos tenham voz igual.

• Estimativa de tarefa, que ajuda você a obter consenso sobre estimativas de carga de trabalho. Usar formas de estimativa de equipe é uma ótima maneira de alinhar tarefas. Você também pode fazer o poker do planejamento com pontos de história para decidir de comum acordo sobre quanto tempo uma tarefa pode levar para ser concluída.

Uma plataforma de colaboração visual não só tem ferramentas e modelos para ajudar você a conduzir essas técnicas para chegar ao consenso, mas também registra naturalmente os resultados das atividades desse processo. Com um registro de suas decisões, a equipe consegue ficar alinhada sobre o que foi definido exatamente, e você pode ver ao longo do tempo quais técnicas são mais eficazes para sua equipe. Além disso, também é fácil compartilhar os resultados com as partes interessadas.

4 dicas para chegar ao consenso de forma eficiente 

Agora que você já se familiarizou com as técnicas para chegar ao consenso, há algumas práticas recomendadas para garantir que todos sejam ouvidos de forma equitativa. Estas dicas também ajudam você a conduzir sua equipe para a tomada de decisões. 

Dica 1: assegure a clareza antecipadamente por meio de colaboração assíncrona

Com frequência, as pessoas entram diretamente em uma debate para chegar a um consenso e presumem que os membros da equipe estão alinhados quando não estão, o que leva a perda de tempo e uma pauta não resolvida. Se você não esclarecer as expectativas, não estará utilizando seu tempo de forma eficaz quando for o momento de chegar a um consenso.

“Durante o processo de chegar ao consenso, as decisões podem se arrastar. É útil estabelecer prazos e informar as pessoas sobre por que e quando você precisa tomar uma decisão. A primeira coisa que deve ser abordada ao tentar chegar a um consenso é a clareza.”

—Jeff Rosenbaugh, diretor sênior de serviços profissionais, Lucid

É útil estabelecer o contexto com antecedência e permitir que a equipe tenha tempo para se preparar antes da reunião real para chegar ao consenso. Quando você compartilha informações (e até mesmo tem uma noção do alinhamento) com antecedência, pode ir direto às técnicas para chegar ao consenso.

Antes da reunião de consenso, compartilhe uma pauta para preparar a equipe e peça que os membros contribuam com uma atividade, como uma matriz de impacto X esforço. Essas atividades podem ajudar você a ter uma noção de alinhamento e ânimo, além de guiar a conversa.

O processo para chegar a um consenso também é mais eficiente quando a sua equipe identifica o que pode ser feito de forma assíncrona — como definir expectativas e manter a clareza, conforme discutido acima — e o que deve ser deixado para a colaboração síncrona. 

Reuniões síncronas, nas quais vocês estão todos juntos em tempo real (seja presencialmente ou de forma híbrida), são as melhores para chegar a um consenso real, mas você pode fazer muita coisa de forma assíncrona. Na colaboração assíncrona, os membros da equipe podem contribuir com ideias no tempo deles, e você pode identificar onde há discordância.

Use uma plataforma de colaboração visual na condução do processo para chegar a um consenso em tempo real e fornecer à equipe todas as informações necessárias de forma assíncrona.

Dica 2: normalize a discordância e a dissensão saudáveis

Em geral, 100% de concordância não é o objetivo do processo para chegar ao consenso, mas é comum que as decisões demorem um pouco porque uma pessoa não concorda ou está bancando o advogado do diabo. Lembre-se: atingir o consenso significa fazer com que todos aceitem uma solução e a apoiem — o que não significa necessariamente que todas as pessoas ficarão felizes.

Equipes que alcançam consenso criam espaço para dissidência. Essas equipes abordam os exercícios para chegar ao consenso com uma mente aberta e normalizam a dissidência contributiva, debates intencionais e divergentes sobre questões importantes de trabalho que permitem que os membros da equipe expressem suas diferenças. Essa abordagem também ajuda a promover a segurança psicológica, que permite às pessoas se sentirem seguras no trabalho para cometer erros e expressar suas opiniões sem medo de retaliação.

Para normalizar a dissidência contributiva, você pode praticar estas técnicas:

• Workshops de dissidência ritual, que permitem que as equipes forneçam feedback de maneira produtiva e respeitosa. Esses workshops são uma ótima oportunidade para os indivíduos expressarem dissidência e para a liderança receber opiniões variadas. 

• Brainstorming pré-mortem, no qual uma equipe conversa antecipadamente sobre o que pode causar a falha de um projeto e o que pode ser feito de forma proativa para evitar essa falha.

• Semear dissidência, também conhecida como disseminar dissidência. Se você sabe que alguém da equipe se sente diferente de todos os demais, pode incentivar essa pessoa a falar, especialmente se ela discordar da opinião da maioria. Você também pode pedir a alguém que fale por aqueles que sabem que estão hesitando ou se retraindo. Essa técnica incentiva o debate de maneira psicologicamente segura e positiva.

Dica 3: capture todas as vozes

Um dos aspectos mais importantes para chegar ao consenso é garantir que cada voz tenha a oportunidade de ser ouvida. Isso pode não significar necessariamente que você ouça cada membro da sua equipe ou cada funcionário da empresa, dependendo do tipo de decisão que está sendo tomada (por exemplo, algumas decisões exigem apenas o consenso dos líderes da equipe, não de toda a equipe). Mas, uma vez que você identificou os indivíduos dos quais precisa de adesão completa, cada pessoa dessas deve ter a chance de expressar concordância ou discordância de forma equitativa. 

É aqui que entra a equidade de colaboração. O local de trabalho, diferentes estilos de colaboração e outros fatores, como antiguidade, podem afetar a capacidade das pessoas de contribuir para o consenso de forma equitativa. Se você não levar essas diferenças em consideração e garantir que todos sejam ouvidos, o risco de que o verdadeiro consenso não seja realmente alcançado aumenta. 

Capturar todas as vozes é responsabilidade do facilitador da reunião. Os facilitadores devem ser defensores de cada indivíduo, criando um espaço seguro para que todos compartilhem seus pensamentos e colaborem. Algumas técnicas de facilitação úteis para garantir a equidade na colaboração incluem: 

• Estabelecer e manter regras claras de participação.

• Conduza o trabalho em pequenos grupos, pois as pessoas geralmente se sentem mais à vontade para falar em grupos menores. Murais simultâneos para reuniões e workshops de dissenso ritual são ótimas técnicas para dividir sua equipe e ter uma colaboração eficaz. 

• Usar um quadro de ideias para guardar as ideias das pessoas para depois. Você pode não conseguir abordar tudo o que é levantado em uma reunião, mas manter um registro de ideias para revisitar garante que nenhuma contribuição seja perdida. 

• Usar ferramentas como o modo privado em programas de colaboração visual, que permite que os membros da equipe contribuam com suas ideias anonimamente para que se sintam mais à vontade. 

Dica 4: divida as decisões em partes menores 

Um desafio comum que as equipes frequentemente enfrentam ao buscar consenso é a má compreensão do que exatamente precisa ser decidido inicialmente. Afinal, as decisões são geralmente multifacetadas, com vários pontos de acordo diferentes a serem trabalhados. 

Se você está com dificuldades para saber sobre o que precisa de consenso, tente dividir as decisões em partes menores. 

Para chegar a um consenso, pode ser útil dividir as decisões em componentes menores. Por exemplo, as equipes precisam chegar a um consenso sobre a melhor forma de se comunicar entre si. Em vez de perguntar: “Como vamos nos comunicar?”, você pode dividir essa decisão em quais ferramentas específicas de mensagens serão usadas (e-mail ou um sistema de mensagens instantâneas como o Slack) e as melhores práticas de comunicação (se as pessoas devem ou não responder fora do horário normal de trabalho). 

Pergunte-se: 

• Como vocês podem concordar em diferentes componentes para alcançar um consenso? 

• Em que vocês já estão alinhados? 

• Existe uma única voz discordante na qual você pode se concentrar, ou todos estão insatisfeitos? 

Talvez uma pessoa da sua equipe não se importe com contatos fora do horário normal de trabalho, mas todas as demais preferem que isso não ocorra. Alcançar um consenso é fazer com que essa pessoa concorde em não enviar mensagens para outras pessoas fora do horário de trabalho principal (ou, pelo menos, que só esperem uma resposta na manhã seguinte). Depois, você pode seguir para outros aspectos dos padrões de comunicação da equipe. 

Dividir as decisões muda a maneira como você aborda a conversa e guia a tomada de decisão para alcançar um consenso. 

Uso da Lucid para chegar ao consenso

O processo de chegar ao consenso é um desafio para muitas equipes. Pode ser difícil conduzir debates, garantir a equidade na colaboração e determinar onde exatamente você precisa de consenso inicialmente. Ao normalizar a discordância e oferecer uma oportunidade igual para que todos sejam ouvidos, você assegura que os membros da equipe se sintam comprometidos com uma decisão, mesmo que não concordem 100% com ela.  

Usar uma plataforma de colaboração visual ajuda você a conduzir o processo para chegar ao consenso e oferece uma maneira de colaborar com sua equipe de forma assíncrona para que você se prepare para as reuniões de consenso com antecedência. Cultive um ambiente psicologicamente seguro e impulsione a inovação enquanto aprimora suas habilidades de tomada de decisão com modelos para chegar ao consenso e ferramentas de facilitação aprimoradas. Com a abordagem certa e as ferramentas certas, você pode alcançar um consenso de forma eficiente e inclusiva com sua equipe.