Techniques de recherche de consensus pour favoriser une prise de décision efficace et inclusive au sein de votre équipe

Parvenir à un consensus n’est pas toujours facile, surtout lorsque les membres de votre équipe sont répartis sur différents fuseaux horaires ou différents sites. Sans les bonnes techniques, vous risquez de penser avoir atteint un consensus alors que vos collaborateurs n’ont en réalité pas eu l’opportunité de donner facilement leur avis. 

Pour réussir, la recherche d’un consensus doit tenir compte des désaccords et garantir que toutes les voix sont entendues. Les équipes qui parviennent réellement à un consensus inclusif sont plus susceptibles d’être motivées, innovantes et impliquées, car cet accord n’a pas seulement un impact sur votre entreprise, mais aussi sur l’adhésion de chaque participant. 

Comment les équipes d’aujourd’hui peuvent-elles parvenir à un consensus de manière inclusive et collaborative ? Découvrez des conseils et des techniques valables quelle que soit la distance qui vous sépare pour parvenir à des décisions équitables qui renforcent la collaboration au sein de votre équipe.

Qu’est-ce que la recherche d’un consensus et pourquoi est-il important de parvenir à un consensus ?

La recherche d’un consensus est une technique décisionnelle qui permet à votre équipe d’être en phase et de se sentir à l’aise à l’idée de mettre en œuvre une tâche ou une initiative convenue. Par exemple, lors d’une planification big room, les équipes agiles doivent parvenir à un consensus sur le travail à accomplir au cours du trimestre à venir. Autre exemple, si votre équipe a adopté un nouvel outil de gestion de projet, vous devez parvenir à un consensus sur la façon de l’utiliser, en vous mettant notamment d’accord sur la fréquence à laquelle les collaborateurs y actualiseront leurs tâches et y communiqueront l’achèvement des projets.

Lors de la recherche d’un consensus, il n’est pas indispensable que tous les membres de l’équipe soient entièrement d’accord avec les changements évoqués ou les apprécient, mais il faut que tous acceptent au minimum d’appliquer le plan. (Par exemple, un nouvel outil de gestion de projet ne plaira pas à tout le monde, mais vos collaborateurs doivent accepter de l’utiliser de la même manière que le reste de l’équipe.) L’intérêt du consensus est de parvenir à une décision à laquelle chacun peut adhérer, même si ce n’était pas son premier choix.

« L’objectif d’un consensus n’est jamais d’obtenir un accord à 100 %, mais de faire en sorte que les collaborateurs soient suffisamment convaincus pour s’engager à atteindre le résultat visé sans discordance. »

—Christopher Bailey, consultant principal en services professionnels, Lucid

Il est également important de noter qu’il existe une différence entre parvenir à un consensus avec votre équipe et recevoir un retour ou une contribution. Pour réussir, il est essentiel de reconnaître cette distinction et de savoir à quel moment vous avez besoin d’obtenir un consensus plutôt qu’une contribution de la part de votre équipe. 

Vous avez besoin d’une contribution dans les cas suivants : 

• Il y a de l’incertitude ou de la confusion parmi les membres de l’équipe concernant un projet, une tâche ou un autre aspect de leur travail (comme la manière dont leur performance sera évaluée). 

• Vous évaluez vos capacités et déterminez la charge de travail que les membres de l’équipe peuvent endosser.  

• Vous essayez de comprendre ce que pensent vos collaborateurs d’un projet. 

Vous avez besoin d’un consensus lorsque :

• Vous devez recueillir l’assentiment général pour poursuivre un objectif ou une initiative.

• Vous apportez des modifications à l’accord de travail de votre équipe, par exemple en ce qui concerne les meilleurs canaux de communication. 

• Vous mettez en place un nouvel outil et votre équipe doit s’entendre sur la manière dont chacun l’utilisera.

Avantages de la recherche d’un consensus 

La recherche d’un consensus est importante, car cette approche décisionnelle aide non seulement votre équipe à progresser et à se coordonner, mais elle lui procure également des avantages, notamment :

• Un plus grand sentiment d’appartenance. Lorsque les membres de l’équipe sentent qu’ils ont un rôle à jouer dans la prise de décision et que leur voix compte, leur motivation et leur implication s’en trouvent renforcés. Les collaborateurs s’investissent davantage dans leur travail, ce qui peut améliorer les performances globales.

• Une collaboration plus solide. Les équipes apprennent à travailler ensemble et à aller de l’avant même si elles ne sont pas tout à fait d’accord. Les collaborateurs se sentent également plus à l’aise pour s’exprimer et donner leur avis en toute sincérité, même s’ils sont la seule voix discordante.

• Des innovations plus fréquentes. Pour parvenir à un consensus, vous devez tenir compte de toutes les voix. Or, obtenir l’avis des uns et des autres est un excellent moyen de favoriser la créativité et l’innovation, car chacun apporte des points de vue différents. 

Techniques de recherche de consensus

Vous pouvez parvenir à un consensus en personne ou virtuellement grâce à des techniques appropriées. Ces dernières peuvent être utilisées avec des outils de collaboration visuelle pour garantir que tout le monde aborde la réunion avec le même contexte et la même compréhension de la situation, et que chacun ait la possibilité d’apporter une contribution équivalente. 

L’approche générale du consensus adoptée par de nombreuses équipes consiste à commencer par une discussion, puis à tester le degré d’alignement des uns et des autres à l’aide des techniques suivantes, avant de résoudre les divergences qui subsistent et de finalement arriver à un accord. Dans certains cas, vous pouvez commencer directement par une technique de consensus (fist-to-five, par exemple) pour évaluer le degré d’alignement de chacun avant d’entamer la discussion. L’une ou l’autre approche fonctionne ; le choix des techniques à utiliser lors de votre réunion de consensus dépend de la situation et de votre équipe. 

Voici quelques techniques courantes de recherche de consensus :

• Vote de confiance : les membres de l’équipe utilisent une échelle mobile pour indiquer leur degré de confiance dans un projet ou une initiative métier.

• Désaccord et engagement : les membres de l’équipe sont en désaccord ou n’apprécient pas un résultat, mais s’engagent à le soutenir. Cette pratique permet aux entreprises d’éviter le piège courant de l’inaction due au désaccord d’une ou plusieurs personnes avec certains détails d’une décision ou d’une initiative.

• Fist-to-five, : aide les équipes à évaluer rapidement le consensus. Chaque personne indique son niveau d’accord en levant un certain nombre de doigts. En général, cinq doigts représentent le niveau d’accord le plus élevé et un doigt le plus bas. 

• Vote romain : un simple pouce vers le haut ou vers le bas pour signaler un (dés)accord.

• Vote par points : particulièrement utile pour prendre des décisions rapides en groupe. Il vous aide à identifier les préférences de votre équipe à partir d’une liste d’options et garantit que chacun ait le même poids dans la décision.

• Estimation des tâches : aide à parvenir à un consensus sur les estimations de charge de travail. L’utilisation de formes d’estimation d’équipe est un excellent moyen de se mettre au diapason sur la question des tâches. Vous pouvez également procéder à un planning poker avec des story points pour vous mettre d’accord sur le temps nécessaire à l’exécution d’une tâche.

Une plateforme de collaboration visuelle ne se contente pas de fournir des outils et des modèles pour mettre en œuvre ces techniques de consensus, elle enregistre également automatiquement les résultats de vos activités. En conservant une trace de vos décisions, votre équipe peut s’en tenir exactement à ce qui a été convenu, et vous finirez par déterminer quelles techniques sont les plus efficaces pour vous. De plus, vous pouvez ainsi partager facilement vos résultats avec les parties prenantes.

4 conseils pour parvenir efficacement à un consensus 

Maintenant que vous connaissez les techniques de consensus, il est important de garder à l’esprit quelques bonnes pratiques pour vous assurer que chacun puisse s’exprimer de manière équitable. Ces conseils vous aideront également à faciliter la prise de décision avec votre équipe. 

Conseil n°1 : clarifier les choses à l’avance grâce à la collaboration asynchrone

Souvent, les collaborateurs se lancent directement dans la recherche d’un consensus en partant du principe que les autres membres de l’équipe y sont prêts, alors que ce n’est pas le cas. Le résultat ? Une perte de temps et l’échec de votre réunion. Si vous ne clarifiez pas les attentes, vous n’utiliserez pas votre temps de manière efficace lorsque le moment sera venu de parvenir à un consensus.

« Lors de la recherche d’un consensus, les décisions peuvent traîner en longueur. Il est utile de fixer des échéances et de faire savoir aux gens pourquoi et à quel moment vous devez prendre une décision. La première étape de la recherche d’un consensus est de clarifier les choses. »

—Jeff Rosenbaugh, directeur principal des services professionnels, Lucid

Il est utile d’établir le contexte en amont et de laisser à votre équipe le temps de se préparer avant la réunion de recherche de consensus proprement dite. En partageant des informations, et même en tâtant le terrain auprès des différents intervenants à l’avance, vous pourrez ensuite vous lancer directement dans les techniques exposées.

Avant votre réunion de consensus, préparez votre équipe en partageant un ordre du jour et en lui demandant de participer à une activité, telle qu’une matrice impact-effort. Ces mesures peuvent vous aider à évaluer l’alignement et le sentiment du groupe, ainsi qu’à orienter votre discussion.

Parvenir à un consensus est également plus efficace lorsque votre équipe sait ce qui peut être fait de manière asynchrone, comme définir les attentes et clarifier la situation, et ce qui doit être réservé à une collaboration synchrone.

Les réunions synchrones, où vous êtes tous présents en même temps (que ce soit en personne ou en mode hybride), sont idéales pour parvenir au consensus à proprement parler, mais vous pouvez aussi accomplir beaucoup de choses de manière asynchrone. La collaboration asynchrone permet notamment aux membres de l’équipe d’apporter leurs réflexions à leur propre rythme et vous aide à identifier les points de désaccord.

Utilisez une plateforme de collaboration visuelle pour rechercher un consensus en temps réel et fournir à votre équipe toutes les informations nécessaires de manière asynchrone.

Conseil n°2 : normaliser les désaccords et dissensions constructifs

Un accord total n’est généralement pas l’objectif d’une recherche de consensus, mais il est courant que les décisions prennent du temps parce qu’une personne ne lâche rien ou joue l’avocat du diable. Rappelez-vous qu’atteindre un consensus signifie que tout le monde adhère à une solution et la soutient, et non pas que chacun en sera pleinement satisfait.

Les équipes qui parviennent à un consensus laissent la porte ouverte au désaccord. Elles abordent les exercices de recherche de consensus avec un esprit ouvert et normalisent le désaccord constructif, c’est-à-dire les discussions intentionnelles et divergentes sur des questions métier importantes qui permettent aux collaborateurs d’exprimer leurs différences. Cette approche permet également de renforcer la sécurité psychologique, c’est-à-dire le fait que chacun se sente suffisamment en sécurité au travail pour commettre des erreurs et exprimer ses opinions sans crainte de représailles.

Pour normaliser le désaccord constructif, vous pouvez pratiquer ces techniques :

• Des ateliers de désaccord rituel, qui permettent aux équipes de fournir des commentaires de manière productive et respectueuse. Ces activités sont une excellente occasion pour les collaborateurs d’exprimer leur désaccord et pour les dirigeants d’entendre une variété d’opinions. 

• Le brainstorming pre-mortem, au cours duquel une équipe discute à l’avance de ce qui pourrait provoquer l’échec d’un projet et de ce qui peut être mis en place de manière proactive pour éviter ce scénario.

• Semer le désaccord (ou semer la discorde). Si vous savez qu’un membre de l’équipe a une perspective différente des autres, vous pouvez l’encourager à s’exprimer, surtout s’il n’est pas d’accord avec l’opinion majoritaire. Vous pouvez également demander à quelqu’un de prendre la parole au nom de ceux qu’il sait hésitants ou réticents. Cette technique encourage le débat d’une manière psychologiquement sûre et positive.

Conseil n°3 : s’assurer d’écouter toutes les voix

L’un des aspects les plus importants de la recherche d’un consensus est de permettre à chaque voix d’être entendue. Il ne s’agit pas d’impliquer chaque membre de votre équipe ou chaque employé de l’entreprise dans toutes les décisions (certaines requièrent uniquement le consensus des chefs d’équipe, et non de l’ensemble des collaborateurs). En revanche, une fois que vous avez identifié les personnes dont vous avez besoin de l’adhésion, chacune d’entre elles doit avoir la possibilité d’exprimer son accord ou son désaccord de manière équitable. 

C’est là qu’intervient l’équité dans la collaboration. Le lieu de travail, les différents styles de collaboration et d’autres facteurs tels que l’ancienneté peuvent affecter la capacité des personnes à contribuer au consensus de manière équitable. Si vous ne tenez pas compte de ces différences et ne veillez pas à ce que chacun soit entendu, vous augmentez le risque de ne pas parvenir à un véritable consensus. 

Il incombe à l’animateur de la réunion de faire entendre chaque voix. Il doit défendre chaque participant, en créant un espace sûr où chacun peut partager ses idées et collaborer. Voici quelques techniques d’animation pratiques pour garantir l’équité de la collaboration :

• Établir et maintenir des règles de participation claires.

• Organiser le travail en petits groupes, car la parole se libère plus facilement dans des comités plus restreints. Les groupes de discussion pour les réunions et les ateliers de désaccord rituel sont d’excellentes techniques pour diviser votre équipe et renforcer la collaboration.

• Utiliser un parking à idées pour conserver les suggestions des participants pour plus tard. Vous ne pourrez peut-être pas répondre à toutes les questions soulevées lors d’une réunion, mais le fait de conserver une liste d’idées à laquelle vous pouvez revenir permet de s’assurer qu’aucune contribution n’est perdue.

• Utiliser des outils tels que le mode privé dans les logiciels de collaboration visuelle, qui permet aux membres de l’équipe de contribuer de manière anonyme et donc de se montrer plus à l’aise.

Conseil n°4 : décomposer les décisions 

Souvent, les équipes qui cherchent à établir un consensus ne comprennent pas exactement ce qu’il faut décider. Après tout, les décisions sont généralement des processus complexes, qui nécessitent plusieurs points d’accord différents. 

Si vous rencontrez des difficultés pour déterminer ce sur quoi vous devez obtenir un consensus, essayez de décomposer les décisions en éléments plus petits. 

Pour réussir à obtenir un consensus, il peut être utile de décomposer les décisions en éléments plus petits. Par exemple, imaginons que des équipes doivent s’accorder sur la meilleure façon de communiquer entre elles. Plutôt que de demander « Comment allons-nous communiquer ? », vous pouvez chercher à décider quels outils de messagerie spécifiques vous utiliserez (e-mails ou un système de messagerie instantanée comme Slack) et quelles bonnes pratiques de communication adopter (les personnes sont-elles censées répondre en dehors de leurs heures de travail habituelles ?). 

Demandez-vous : 

• Comment pouvez-vous vous mettre d’accord sur différents éléments pour parvenir à un consensus ? 

• Sur quoi êtes-vous déjà en phase ? 

• Existe-t-il une voix dissidente sur laquelle vous pouvez vous concentrer, ou tout le monde est-il mécontent ? 

Peut-être qu’une personne de votre équipe n’a pas de problème à être contactée en dehors des heures de travail habituelles, mais que toutes les autres préféreraient éviter ce fonctionnement. Parvenir à un consensus signifie que ce collaborateur accepte de ne pas envoyer de messages aux autres en dehors des horaires classiques (ou du moins, qu’il n’attende pas de réponse avant le lendemain matin). Vous pouvez ensuite aborder les autres aspects des pratiques de communication de votre équipe.

Décomposer les décisions modifie la manière dont vous abordez la conversation et oriente votre prise de décision pour atteindre un consensus. 

Utiliser Lucid pour parvenir à un consensus

Parvenir à un consensus est un défi pour de nombreuses équipes. Il peut être difficile d’animer les discussions, d’assurer l’équité de la collaboration et de déterminer exactement où vous avez besoin d’un consensus en premier lieu. En normalisant les désaccords et en offrant à chacun une chance égale d’être entendu, vous avez la garantie que vos collaborateurs se sentiront engagés dans une décision, même s’ils ne sont pas d’accord à 100 % avec celle-ci.  

L’utilisation d’une plateforme de collaboration visuelle facilite la recherche d’un consensus et vous permet de collaborer avec votre équipe de manière asynchrone afin de préparer vos réunions. Cultivez un environnement psychologiquement sûr et stimulez l’innovation en améliorant vos compétences en matière de prise de décision grâce à des modèles dédiés et à des outils d’animation améliorés. Ainsi, avec la bonne approche et les bons outils, vous pourrez parvenir à un consensus efficace et inclusif au sein de votre équipe.