Técnicas para llegar a un consenso y fomentar la toma de decisiones eficiente e inclusiva en tu equipo

Lograr un consenso en el equipo no siempre es fácil, especialmente cuando los miembros se encuentran en diferentes zonas horarias o ubicaciones. Si no cuentan con las técnicas adecuadas, puede parecer que han alcanzado un consenso cuando, en realidad, no se les proporcionó a los miembros del equipo una manera sencilla de expresar su opinión. 

Para lograr un consenso, debes dar lugar al desacuerdo y asegurarte de escuchar todas las opiniones para tomar decisiones de forma correcta. Los equipos que alcanzan un verdadero consenso inclusivo tienen más probabilidades de estar motivados, ser innovadores e interactuar, ya que el consenso no solo afecta a la empresa sino también la responsabilidad individual. 

¿Cómo pueden los equipos de hoy lograr un consenso de manera inclusiva y colaborativa? Aprende a lograr un verdadero consenso con consejos y técnicas que puedes aplicar sin importar desde dónde trabajes, y toma una decisión equitativa que fortalezca la colaboración en el equipo.

¿Qué implica lograr un consenso y por qué es importante?

Lograr un consenso es una técnica de toma de decisiones que garantiza que tu equipo esté en sintonía y se sienta cómodo para avanzar con una tarea o iniciativa acordada. Por ejemplo, durante la planificación en salas comunes, los equipos ágiles deben lograr un consenso sobre el trabajo que se completará en el próximo trimestre. O bien, tal vez tu equipo ha empezado a usar una nueva herramienta de gestión de proyectos, y necesitas lograr un consenso en el equipo sobre cómo usarla, acordar con qué frecuencia las personas deben actualizar sus tareas y comunicar cuando se completen los proyectos.

Para lograr el consenso, puede que no todos los miembros del equipo estén totalmente de acuerdo o les gusten los cambios que se están haciendo, pero es necesario que todos, al menos, acepten apoyar el plan. Por ejemplo, la nueva herramienta de gestión de proyectos no les gustará a todos, pero deben aceptar usarla del mismo modo que el resto del equipo. El objetivo del consenso es llegar a una decisión con la que todos puedan comprometerse, incluso si no fue su primera opción.

“En realidad, el objetivo del consenso nunca debería ser estar totalmente de acuerdo. El objetivo es lograr que la gente esté lo suficientemente de acuerdo como para que se comprometan a estar en sintonía para lograr el resultado”.

Christopher Bailey, consultor principal de servicios profesionales, Lucid

También es importante indicar que hay una diferencia entre lograr un consenso con tu equipo y recibir comentarios o aportes. Un aspecto esencial para lograr un consenso con éxito es reconocer esa diferencia y saber cuándo necesitas recibir aportes de tu equipo y cuándo necesitas llegar a un consenso. 

Necesitas recibir aportes en estos casos:  

• Hay incertidumbre o confusión entre los miembros del equipo sobre un proyecto, tarea u otro elemento de su trabajo (por ejemplo, sobre la forma en que se evaluará su desempeño laboral).  

• Debes medir la capacidad y determinar cuánto trabajo puedes asignar a los miembros del equipo.  

• Debes entender qué opinan los miembros del equipo sobre un proyecto que se avecina. 

Necesitas lograr un consenso en estos casos:

• Necesitas una aceptación general para avanzar con un objetivo o iniciativa.

• Debes realizar cambios en tu acuerdo de trabajo en equipo, como los mejores canales de comunicación para comunicarse entre sí. 

• Debes implementar una nueva herramienta y necesitas que tu equipo se ponga de acuerdo sobre cómo la usarán.

Beneficios de lograr un consenso 

Lograr un consenso es importante porque este enfoque de toma de decisiones no solo ayuda a tu equipo a avanzar y estar en sintonía, sino que también proporciona beneficios a tu equipo, como los siguientes: 

• Un mayor sentido de pertenencia. Cuando los miembros del equipo sienten que tienen un papel en la toma de decisiones y que sus opiniones importan, esto puede aumentar la motivación y el compromiso. Las personas están más comprometidas con el trabajo en sí, lo que puede mejorar el rendimiento general.

• Mejor colaboración. Los equipos aprenden a trabajar juntos y avanzar, incluso si no están completamente de acuerdo. Las personas también se sienten más cómodas para expresar sus opiniones de forma sincera, incluso si son la única voz disidente.

• Innovación más frecuente. Lograr un consenso implica escuchar todas las voces. Obtener la opinión de todos es una excelente manera de fomentar la creatividad y la innovación, ya que las personas aportan perspectivas diversas. 

Técnicas para lograr un consenso

Puedes lograr consenso en persona o de forma virtual mediante diversas técnicas. Estas técnicas pueden utilizarse con herramientas de colaboración visual para garantizar que todos lleguen a la reunión con el mismo contexto y comprensión, y tengan la oportunidad de hacer aportes equitativos. 

El enfoque general que muchos equipos adoptan para lograr un consenso es comenzar con una discusión, evaluar la alineación con las siguientes técnicas, resolver las diferencias pendientes y, por último, acordar un compromiso. Sin embargo, en algunos casos, puedes empezar con una técnica de consenso, por ejemplo, usar el método “de cero a cinco” para medir qué tan alineados están todos antes de comenzar la discusión. Ambos enfoques funcionan; el momento exacto en que uses estas técnicas en tu reunión para lograr un consenso depende de la situación y de tu equipo. 

Entre algunas técnicas habituales para lograr un consenso, se incluyen las siguientes:

• Voto de confianza, en que los miembros del equipo usan una escala deslizable para indicar cuán seguros están de un plan o iniciativa empresarial.

• Desacuerdo y compromiso, en la que los miembros del equipo no están de acuerdo con un resultado o no les gusta, pero se comprometen a apoyarlo. Esta práctica ayuda a las empresas a evitar la trampa común de la inacción debido a que una persona (o más) no está de acuerdo con determinados detalles de una decisión o iniciativa.

• Método “de cero a cinco”, que ayuda a los equipos a medir rápidamente el consenso. Cada persona indica su nivel de acuerdo según la cantidad de dedos que levanta: generalmente, cinco dedos es el nivel más alto de acuerdo y uno es el más bajo. 

• Votación romana, que es un simple pulgar hacia arriba o hacia abajo para indicar acuerdo o desacuerdo.

• Votación por puntos, que es especialmente útil para decisiones rápidas en grupo. La votación por puntos te ayuda a identificar las preferencias de tu equipo a partir de una lista de opciones y garantiza que todos puedan opinar por igual.

• Estimación de tareas, que te ayuda a lograr un consenso sobre las estimaciones de carga de trabajo. Usar figuras de estimación para equipos es una excelente manera de ajustar las tareas. También puedes hacer Planning Poker con puntos de historia para acordar cuánto tiempo puede llevar completar una tarea.

Una plataforma de colaboración visual no solo tiene herramientas y plantillas para ayudarte a facilitar estas técnicas para lograr un consenso, sino que también registra los resultados de tus actividades de consenso de forma automática. Si llevan un registro de las decisiones, el equipo puede mantenerse en sintonía sobre lo que se acordó con exactitud, y puedes ver con el tiempo qué técnicas son particularmente eficaces para tu equipo. También puedes compartir de manera fácil los resultados con las partes interesadas.

Cuatro consejos para lograr un consenso de manera eficiente 

Ahora que ya conoces las técnicas para lograr un consenso, hay algunas prácticas recomendadas que debes tener en cuenta para asegurarte de escuchar a todos de manera equitativa. Estos consejos también te ayudarán a facilitar la toma de decisiones en tu equipo. 

Consejo n.º 1: Aporta claridad de antemano mediante la colaboración asincrónica

A menudo, las personas empiezan directamente la discusión para lograr un consenso y dan por sentado que los miembros del equipo están en sintonía cuando no lo están, lo que genera una pérdida de tiempo y asuntos sin resolver. Si no aclaras las expectativas, no utilizarás tu tiempo de manera eficaz cuando llegue el momento de lograr un consenso.

“Cuando se trata de llegar a un consenso, las decisiones pueden prolongarse. Es útil establecer plazos y comunicar a las personas por qué y cuándo necesitas tomar una decisión. Lo primero que se debe abordar al intentar llegar a un consenso es la claridad”.

Jeff Rosenbaugh, director sénior de servicios profesionales, Lucid

Es útil establecer el contexto con anticipación y darle tiempo a tu equipo para que se prepare antes de la reunión de consenso. Si compartes la información e, incluso, mides el nivel de acuerdo de antemano, puedes pasar directamente a las técnicas para llegar a un consenso.

Antes de la reunión de consenso, comparte un cronograma con tu equipo y pídeles que contribuyan con una actividad, como una matriz de impacto versus esfuerzo, para que se preparen. Estas actividades pueden ayudarte a medir el nivel de acuerdo y motivación, además de servir de guía para la discusión.

También se puede lograr consenso de manera más eficiente cuando el equipo identifica las cosas que se pueden hacer de forma asincrónica, como establecer expectativas y aportar claridad, como se mencionó anteriormente, y las tareas que requieren colaboración sincrónica. 

Las reuniones sincrónicas, en que están todos juntos en tiempo real (ya sea en persona o de forma híbrida) son la mejor manera de lograr un consenso real, pero hay muchas cosas que puedes llevar a cabo de forma asincrónica. Si colaboras de forma asincrónica, los miembros del equipo pueden aportar sus ideas a su ritmo, y puedes detectar aspectos en los que haya desacuerdo.

Utiliza una plataforma de colaboración visual para lograr un consenso en tiempo real de manera más fácil y proporciona a tu equipo toda la información que necesitan de manera asincrónica.

Consejo n.º 2: Normaliza el desacuerdo y la disidencia constructiva

El objetivo del consenso no suele ser estar totalmente de acuerdo, pero es común que las decisiones lleven tiempo porque alguien no está de acuerdo o está jugando al abogado del diablo. Recuerda: lograr un consenso implica que todos acepten una solución y la apoyen, pero no necesariamente significa que todos estarán felices.

Los equipos que logran llegar a un consenso con éxito dan lugar a la disidencia. Estos equipos abordan los ejercicios para lograr consenso con una mentalidad abierta y normalizan la disidencia constructiva mediante discusiones intencionales y divergentes sobre temas laborales importantes que permiten a los miembros del equipo expresar sus diferencias. Este enfoque también contribuye a la seguridad psicológica, es decir, que las personas se sienten lo suficientemente seguras en el trabajo como para cometer errores y expresar sus opiniones sin temor a represalias.

Para normalizar la disidencia constructiva, puedes poner en práctica estas técnicas:

• Talleres de ritual de disidencia, que permiten a los equipos aportar sus opiniones de forma productiva y respetuosa. Estos talleres son una gran oportunidad para que las personas expresen su disentimiento y para que los líderes reciban opiniones diversas. 

• Lluvia de ideas preliminar, en la que un equipo discute con antelación los motivos por los que podría fracasar un proyecto y qué se puede hacer de forma proactiva para evitar este fracaso.

• Planteo de disidencia, también conocido como “generación de discrepancia”. Si sabes que alguien del equipo piensa de forma diferente a los demás, puedes animarlo a que hable, sobre todo si no está de acuerdo con la opinión de la mayoría. También puedes pedirle a alguien que hable por los que sabe que tienen dudas o se reservan la opinión. Esta técnica fomenta el debate de forma psicológicamente segura y positiva.

Consejo n.º 3: Asegúrate de escuchar a todos

Uno de los aspectos más importantes para lograr un consenso es dar la oportunidad de escuchar todas las voces. Esto no necesariamente significa que debas escuchar a cada miembro de tu equipo o a cada empleado de la empresa, según el tipo de decisión que se esté tomando (por ejemplo, algunas decisiones solo requieren el consenso de los líderes, no de todo el equipo). Pero una vez que hayas identificado a las personas de las que necesitas la aceptación total, cada una de ellas debería tener la oportunidad de expresar su acuerdo o desacuerdo de manera equitativa. 

Aquí entra en juego la equidad en la colaboración. La ubicación de trabajo, los diferentes estilos de colaboración y otros factores como la antigüedad pueden afectar la capacidad de las personas de contribuir al consenso de manera equitativa. Si no tienes en cuenta estas diferencias y no te aseguras de escuchar a todos, aumenta el riesgo de que no se alcance un verdadero consenso. 

Escuchar todas las voces es responsabilidad del facilitador de la reunión. Los facilitadores deben abogar por cada persona y deben crear un espacio seguro para que todos compartan sus pensamientos y colaboren. Entre algunas técnicas de facilitación útiles para garantizar la equidad en la colaboración, se incluyen las siguientes: 

• Establecer y mantener reglas claras de participación.

• Facilitar el trabajo en grupos pequeños, ya que las personas suelen sentirse más cómodas si hablan en grupos más reducidos. Los tableros separados para reuniones y los talleres de ritual de disidencia son técnicas excelentes para dividir a tu equipo y lograr una colaboración eficaz. 

• Utilizar un registro para guardar las ideas de las personas para más adelante. Quizá no sea posible abordar todo lo que se plantea en una reunión, pero si llevas un registro de las ideas para consultarlas más tarde, te aseguras de no perder los aportes de nadie. 

• Usar herramientas como el modo privado en un software de colaboración visual para que los miembros del equipo aporten sus ideas de forma anónima y se sientan más cómodos. 

Consejo n.º 4: Desglosa las decisiones 

Un problema habitual que los equipos enfrentan a menudo a la hora de lograr un consenso es malinterpretar qué es exactamente lo que debe decidirse en primer lugar. Después de todo, las decisiones suelen abordar varios aspectos y constan de distintos puntos de acuerdo que deben resolverse. 

Si te cuesta decidir sobre qué necesitas consenso, intenta desglosar las decisiones en componentes más pequeños. 

Para lograr un consenso con éxito, puede resultarte útil desglosar las decisiones en componentes más pequeños. Por ejemplo, los equipos deben llegar a un consenso sobre la mejor manera de comunicarse entre sí. En lugar de preguntar: “¿Cómo nos comunicaremos?”, puedes desglosar esa decisión en qué herramientas de mensajería específicas usarán (correo electrónico o un sistema de mensajería instantánea como Slack) y las prácticas recomendadas de comunicación (si se espera que las personas respondan fuera de su horario laboral normal). 

Pregúntate: 

• ¿Cómo puedes ponerte de acuerdo sobre diferentes componentes para lograr un consenso? 

• ¿En qué aspectos ya están de acuerdo? 

• ¿Hay una única voz de disidencia en la que puedas concentrarte o todos están disconformes? 

Tal vez a una persona de tu equipo no le importe que la contacten fuera del horario normal de trabajo, pero todos los demás preferirían que no lo hicieran. Lograr un consenso implicaría que esa persona acepte no enviar mensajes a otros fuera del horario laboral principal (o, al menos, que no espere una respuesta hasta la mañana siguiente). Luego, puedes pasar a otros aspectos de los estándares de comunicación de tu equipo. 

Desglosar las decisiones cambia la forma de abordar la conversación y sirve de guía para el proceso de toma de decisiones para lograr un consenso. 

Uso de Lucid para lograr un consenso

Lograr un consenso es un desafío para muchos equipos. Puede ser difícil facilitar las discusiones, garantizar la equidad en la colaboración y determinar exactamente en qué aspectos necesitas consenso. Si normalizas la disidencia y brindas una oportunidad equitativa para escuchar a todos, puedes asegurarte de que los miembros del equipo se sientan comprometidos con una decisión, incluso si no están totalmente de acuerdo.  

El uso de una plataforma de colaboración visual te ayuda a lograr un consenso de manera más fácil y te ofrece una forma de colaborar con tu equipo de forma asincrónica para que estés preparado para tus reuniones de consenso con anticipación. Fomenta un entorno psicológicamente seguro y estimula la innovación al tiempo que mejoras tus habilidades de toma de decisiones con plantillas para lograr un consenso y herramientas de facilitación mejoradas. En definitiva, con el enfoque adecuado y las herramientas correctas, puedes lograr un consenso eficiente e inclusivo en tu equipo.