Cos'è il value stream mapping?

Il value stream mapping può essere incredibilmente utile in vari settori. Se sei alle prime armi con l’uso di software di value stream mapping come Lucidchart, con questa guida scoprirai tutto ciò che devi sapere sulla definizione, la storia e gli utilizzi del value stream mapping, insieme a istruzioni dettagliate per condurre la tua analisi del flusso di valore. 

Cos'è il value stream mapping?

Il value stream mapping (VSM) è un metodo di diagramma di flusso per illustrare, analizzare e migliorare i passaggi necessari per erogare un prodotto o un servizio. Una componente fondamentale della metodologia Lean, il VSM analizza il flusso delle fasi di processo e delle informazioni dall’origine, fino alla consegna al cliente. Come per altri tipi di diagrammi di flusso, utilizza un sistema di simboli per rappresentare le varie attività lavorative e i flussi di informazioni. 

Il VSM è particolarmente utile per identificare ed eliminare gli sprechi. Gli elementi vengono classificati in base al fatto che aggiungano valore o meno dal punto di vista del cliente, con l’obiettivo di eliminare quelli che non lo fanno. 

Storia del value stream mapping

Esempi di diagrammi che mostrano il flusso di materiali e informazioni sono contenuti in un libro del 1918 intitolato Installing Efficiency Methods di Charles E. Knoeppel. Successivamente, questo tipo di diagramma è stato associato al Toyota Production System e al movimento Lean Manufacturing, anche se veniva tipicamente chiamato con altri termini, come mappatura del flusso di materiali e informazioni oppure mappatura dei processi. Negli anni '90, con la diffusione dei metodi di produzione Lean, il termine “mappa del flusso di valore” è diventato di uso comune.

Il value stream mapping è stato utilizzato anche nelle metodologie Six Sigma. Lean e Six Sigma si impegnano entrambi a eliminare gli sprechi e a creare il sistema più efficiente possibile, ma identificano gli sprechi in modo diverso. Mentre i professionisti del Lean si concentrano sulle attività che non aggiungono valore, il Six Sigma si concentra sulle variazioni di processo che generano sprechi. Ognuno è ideale in situazioni diverse, il che ha portato alla formazione di un approccio combinato chiamato Lean Six Sigma.

Scopi e vantaggi del VSM

Il value stream mapping è un metodo efficace per eliminare gli sprechi. Ecco alcuni dei vantaggi specifici del VSM:

• Identifica l'origine degli sprechi: il VSM può aiutare a identificare la causa delle inefficienze per risolvere i problemi alla radice.

• Si concentra sul cliente: il VSM valuta le fasi del processo dal punto di vista del cliente, al fine di mantenere sempre prioritarie le sue esigenze e offrirgli un maggiore valore.

• Promuove il miglioramento continuo: il VSM può fungere da roadmap per aiutare le aziende a rimanere competitive, favorendo processi sempre più efficienti e a costi inferiori.

• Facilita la comunicazione interfunzionale: il VSM può aiutare le parti interessate a collaborare in modo più efficace, fornendo una rappresentazione visiva per mettere tutti d'accordo.

Considerazioni sul VSM

Sebbene il value stream mapping sia fondamentale per i metodi Lean, non è ideale per tutte le situazioni. Può richiedere molte risorse e i team non vedranno un ROI adeguato senza un'applicazione strategica. Saranno necessari membri del team competenti, con esperienza nell’esecuzione di VSM avanzati, e molto tempo (da giorni a mesi). Ecco alcuni suggerimenti per avere successo con il value stream mapping:

• Inizia in piccolo: quando inizi a utilizzare il value stream mapping, considera di partire da progetti a basso rischio per fare esperienza prima di affrontare mappe più complesse con un team più ampio e interfunzionale.

• Scegli progetti ad alto impatto: dopo avere acquisito le basi, riserva il VSM approfondito ai casi complessi per evitare sprechi.

• Fai pratica con le mappe manuali: inizia disegnando a mano le mappe per comprendere le basi, come i tempi di ciclo e gli stati ideali, prima di passare al software.

• Mantieni un approccio sistemico: mentre mappi, osserva il flusso end-to-end anziché i passaggi individuali, per assicurarti che i miglioramenti abbiano un impatto reale sul risultato finale. 

• Dai priorità al ROI: quando valuti l’uso del VSM per un progetto, confronta sempre il tempo e il lavoro richiesti con il valore potenziale dei miglioramenti, per assicurarti che il processo non sia dispersivo.

Come viene utilizzato il VSM in diversi campi

Il value stream mapping si è evoluto oltre il settore manifatturiero e può ora concentrarsi su diversi tipi di flussi a seconda dei vari settori industriali. Ecco alcuni esempi:

• Produzione: identifica gli sprechi nel processo di produzione analizzando la movimentazione dei materiali e il flusso di informazioni

• Supply chain e logistica: elimina sprechi e ritardi costosi in ogni fase della produzione

• Sviluppo software: identifica le inefficienze dall'idea all'implementazione, inclusi i cicli di feedback, i lunghi tempi di attesa e il fabbisogno di rilavorazioni

• Settori dei servizi: Aumenta il valore ottimizzando le attività specifiche necessarie per soddisfare le richieste dei clienti esterni

• Sanità: Semplifica le fasi del trattamento dei pazienti per garantire cure tempestive, convenienti e di alta qualità

• Ufficio e amministrazione: migliora le operazioni eliminando gli ostacoli amministrativi inutili

Quali simboli vengono utilizzati

I simboli VSM variano nei diversi contesti, ma rientrano in queste quattro categorie: processo, materiale, informazione e generale. I simboli possono essere complessi, sebbene alcuni implicano semplicemente il loro significato letterale, come l'icona di un camion per le spedizioni esterne e gli occhiali per indicare qualcosa da andare a vedere. Vai alla pagina dei simboli e delle icone del value stream mapping per maggiori informazioni sui simboli VSM.

Come condurre un'analisi del flusso di valore

Fase 1: preparazione

1. Allinea gli stakeholder e seleziona il prodotto: identifica il prodotto o il servizio da migliorare. Allineati agli obiettivi della leadership aziendale. Crea un team, se necessario. 

2. Ottieni il supporto della leadership: assicurati che il management supporti i costi e gli obiettivi del progetto. Se necessario, un VSM pilota più ridotto può aiutarti a dimostrare il potenziale ROI agli stakeholder.

3. Determina il problema del cliente: utilizza strumenti come l'analisi A3 per identificare le preoccupazioni dei clienti, come costo, qualità o velocità di consegna.

4. Delimita il processo: stabilisci l’ambito della tua mappa, ad esempio dalle materie prime alla consegna, oppure un singolo reparto problematico.

Fase 2: osservazione

1. Segui il percorso: osserva direttamente le fasi del processo e il flusso informativo necessario per fornire il prodotto o servizio, percorrendolo più volte. 

2. Definisci le fasi del processo: Documenta i passaggi significativi e registra ciò che osservi.

3. Raccogli i dati di processo: compila i riquadri di ciascuna fase con metriche come tempo di ciclo, turni lavorati, ore di lavoro disponibili, resa e dimensione dei lotti. 

4. Valuta le fasi del processo: analizza le fasi del processo in base a cinque criteri chiave:

• Valore: soddisfa le esigenze del cliente?

• Capacità: produce risultati di alta qualità ogni volta?

• Disponibilità: il processo è pronto quando necessario?

• Adeguatezza: la capacità è sufficiente per soddisfare la domanda dei clienti?

• Flessibilità: Può passare rapidamente da un prodotto all'altro?

Fase 3: mappatura e analisi

9. Mappa il flusso e l'inventario: visualizza come si muovono i prodotti e le informazioni. Cerca le seguenti informazioni: 

• Flusso/stagnazione

• Push/pull

• Regolare/irregolare

• Conteggi di inventario

10. Crea una linea del tempo: disegna una linea del tempo sulla mappa. Separa il tempo a valore aggiunto (in basso) dal tempo senza valore aggiunto (in alto) per rendere visivamente evidenti gli sprechi.

11. Identifica gli sprechi: analizza la mappa per individuare le cause degli sprechi, come scorte eccessive, tempi di fermo, lead time lunghi o rilavorazioni.

Fase 4: stato futuro e implementazione

9. Progetta lo stato futuro: disegna un VSM dello stato ideale che elimini gli sprechi individuati nella mappa attuale. Usa i simboli Kaizen burst nel VSM dello stato attuale per evidenziare i miglioramenti da realizzare. 

10. Esegui e monitora: crea un piano di implementazione. Monitora le metriche chiave e implementa ulteriori modifiche quando necessario, mantenendo il documento aggiornato in modo che gli stakeholder abbiano sempre accesso alle informazioni più aggiornate.

Consigli utili per un value stream mapping efficace

1. Osserva direttamente il flusso: percorri l’intero value stream in prima persona invece di basarti su ipotesi. Usa un cronometro per raccogliere dati in tempo reale e assicurati che almeno un membro del team osservi il processo per mantenere una visione d’insieme. Quindi, ripeti il processo per acquisire metriche più specifiche e dati dettagliati.

2. Prova a mappare al contrario: Alcuni preferiscono partire dal prodotto finale e lavorare a ritroso fino all'origine. Questo spesso rende più evidenti le inefficienze.

3. Utilizza la tecnica dei "Cinque perché": poniti costantemente domande sul perché i passaggi vengono eseguiti in un determinato modo. Questa pratica ti aiuta a superare le spiegazioni superficiali per individuare le cause profonde.

Se per il VSM usi un’applicazione di diagrammi collaborativa, puoi anche renderlo operativo condividendolo con gli stakeholder e integrandolo nei luoghi in cui si svolge il lavoro (ad esempio nella documentazione o negli spazi di lavoro del team), in modo che resti visibile e più facile da mantenere nel tempo. Inizia oggi stesso a creare la tua mappa del flusso di valore con un account Lucidchart gratuito.