Die Wertstromanalyse

Die Wertstromanalyse (VSM) kann in verschiedenen Branchen äußerst nützlich sein. Unabhängig davon, ob Sie neu im Thema der Wertstromanalyse sind oder geziehlt weiterführende Informationen zur Nutzbarkeit der Wertstromanalyse suchen, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

Im Folgenden erfahren Sie alles über die Methodik der Wertstromanalyse und wie Sie diese zur Optimierung von Unternehmensprozessen nutzen können. Zusätzlich dazu bietet dieser Artikel einen Einblick in die Definition und Entwicklungsgeschichte der Wertstromanalyse und enthält anpassbare Beispiele und Vorlagen sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Was ist eine Wertstromanalyse?

Die Wertstromanalyse, auch als Value Stream Mapping (VSM) bekannt, ist eine Flussdiagramm-Methode zur Illustration, Analyse und Verbesserung der Schritte, die zur Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung notwendig sind. Als wichtiger Bestandteil der Lean-Methode wird mit der Wertstromanalyse der Ablauf der Prozessschritte und Informationen vom Ursprung bis zur Lieferung an den Kunden verfolgt. Wie bei anderen Flussdiagrammen wird auch hier ein Symbolsystem verwendet, um verschiedene Arbeitsaktivitäten und Informationsströme darzustellen. 

Die Werstromanalyse ist besonders nützlich, um Verschwendung bzw. Verluste zu finden und zu beseitigen. Die Elemente werden aus Kundenperspektive als wertschöpfend oder nicht wertschöpfend gekennzeichnet, mit dem Ziel, diejenigen zu eliminieren, die keinen Mehrwert bieten. 

Hintergründe der Wertstromanalyse

Beispiele für Diagramme, die den Strom von Materialien und Informationen zeigen, finden sich bereits in einem Buch aus dem Jahr 1918 namens „Installing Efficiency Methods" von Charles E. Knoeppel. Später wurde diese Art der Diagrammerstellung mit dem Toyota Production System und der schlanken Fertigungsbewegung in Verbindung gebracht, obwohl sie üblicherweise unter anderen Bezeichnungen bekannt war, wie beispielsweise Material- und Informationsflussdiagramm oder Prozessmapping. In den 1990er Jahren, als sich schlanke Fertigungsmethoden durchsetzten, wurde der Begriff „Wertstromanalyse“ geläufig.

Die Wertstromanalyse kann auch bei der Six Sigma-Methode eingesetzt werden. Sowohl Lean als auch Six Sigma zielen darauf ab, Verschwendung zu beseitigen und ein möglichst effizientes System zu schaffen. Jedoch definieren beide Verschwendung unterschiedlich. Während sich Lean-Anwender auf nicht wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren, legt Six Sigma den Schwerpunkt eher auf Prozessschwankungen, die zu Verschwendung führen. Beide Ansätze eignen sich für unterschiedliche Situationen, was zur Entwicklung eines kombinierten Ansatzes namens Lean Six Sigma führte.

Zweck und Vorteile der Wertstromanalyse

Die Wertstromanalyse ist eine wirkungsvolle Methode zur Beseitigung von Verschwendung. Zu den konkreten Vorteilen der Wertstromanalyse gehören:

• Ursachen von Verschwendung erkennen: Value Stream mapping hilft dabei, die Ursachen von Ineffizienzen zu identifizieren, sodass Probleme an ihrer Wurzel behoben werden können.

• Kundenfokus: Die Wertstromanalyse bewertet Prozessschritte aus der Perspektive des Kunden, damit dessen Bedürfnisse jederzeit im Mittelpunkt stehen und ein höherer Mehrwert geschaffen wird.

• Kontinuierliche Verbesserung unterstützen: Die Analyse von Wertströmen kann als eine Roadmap dienen, die Unternehmen dabei hilft, ihre Prozesse stetig zu optimieren, Kosten zu senken und dadurch der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein.

• Funktionsübergreifende Kommunikation erleichtern: Durch die visuelle Darstellung von Prozessen unterstützt die Wertstromanalyse Stakeholder dabei, effektiver zusammenzuarbeiten und ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln.

Einschränkungen der Wertstromanalyse

Obwohl die Wertstromanalyse (VSM) ein zentrales Element der Lean-Methoden ist, eignet sie sich nicht für jede Situation. Sie kann sehr ressourcenintensiv sein, und ohne eine strategische Anwendung werden Teams keinen angemessenen Return on Investment (ROI) erzielen. Für die Durchführung fortgeschrittener Wertstromanalysen benötigen Sie erfahrene Teammitglieder mit entsprechender Fachkenntnis sowie eine erhebliche Menge Zeit – von mehreren Tagen bis hin zu mehreren Monaten.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, mit dem Value Stream Mapping erfolgreich zu sein:

• Fangen Sie klein an: Wenn Sie mit der Wertstromanalyse beginnen, gehen Sie zunächst kleinere Projekte mit niedrigem Risiko an. So können Sie Erfahrungen sammeln, bevor Sie sich komplexeren Wertstromkarten mit größeren, funktionsübergreifenden Teams widmen.

• Gehen Sie wirkungsstarke Projekte an: Sobald Sie die Grundlagen beherrschen, behalten Sie den aufwendigen Einsatz von Wertstromanalysen komplexen Anwendungsfällen vor, um Verschwendung zu vermeiden.

• Üben Sie mit manuellen Karten: Erstellen Sie Wertstromkarten zunächst von Hand, um die grundlegenden Konzepte – wie Zykluszeiten und Soll-Zustände – besser zu verstehen, bevor Sie auf Softwarelösungen umsteigen.

• Behalten Sie das ganze System im Blick: Betrachten Sie bei der Analyse den gesamten Prozess von Anfang bis Ende anstatt einzelner Schritte. So stellen Sie sicher, dass Verbesserungen tatsächlich einen messbaren Einfluss auf das Endergebnis haben. 

• Priorisieren Sie ROI: Bevor Sie Value Stream Mapping für ein Projekt einsetzen, wägen Sie stets den erforderlichen Zeit- und Arbeitsaufwand gegen den potenziellen Nutzen der Verbesserungen ab, um sicherzustellen, dass der Prozess selbst keinen unnötigen Aufwand verursacht.

Anwendungsfälle der Wertstromanalyse in verschiedenen Branchen

Die Wertstromanalyse hat sich über die Fertigung hinaus weiterentwickelt und kann je nach Branche unterschiedliche Arten von Flüssen betrachten. Hier sind einige Beispiele:

• Fertigung: Identifiziert Verschwendung im Produktionsprozess durch Analyse von Materialhandling und Informationsfluss.

• Lieferkette und Logistik: Eliminiert kostspielige Verschwendung und Verzögerungen in allen Prozessschritten.

• Softwareentwicklung: Identifiziert Ineffizienzen von der Idee bis zur Umsetzung, einschließlich Feedback-Schleifen, langer Wartezeiten und Nacharbeit.

• Dienstleistungsbranchen: Steigert den Wert durch Optimierung der speziellen Aktivitäten zur Erfüllung von Kundenanfragen.

• Gesundheitswesen: Optimiert die Behandlungsschritte für Patienten, um eine zeitnahe, kosteneffiziente und qualitativ hochwertige Versorgung zu gewährleisten

• Büro und Verwaltung: Verbessert die Abläufe durch Beseitigung unnötiger administrativer Hürden

Welche Symbole werden beim Value Stream Mapping verwendet?

Die Symbole der Wertstromanalyse variieren je nach Einsatzgebiet, aber sie lassen sich grundsätzlich in vier Kategorien einteilen: Prozess, Material, Information und allgemein. Die Symbole können kompliziert sein, obwohl einige auch problemlos von Laien interpretiert werden können, wie zum Beispiel ein LKW-Symbol für externe Lieferungen und eine Brille für etwas, das betrachtet werden soll. Besuchen Sie diese Seite zu Symbolen und Icons der Wertstromanalyse, um mehr über VSM-Symbole zu erfahren.

So führen Sie eine Wertstromanalyse durch

Phase 1: Vorbereitung

1. Stakeholder aufeinander abstimmen und Produkt auswählen: Legen Sie das Produkt oder die Dienstleistung fest, die verbessert werden soll. Stimmen Sie die Ziele mit der Führungsebene ab. Stellen Sie bei Bedarf ein Team zusammen. 

2. Holen Sie sich die Zustimmung der Führungsebene: Stellen Sie sicher, dass die Führungsebene die Kosten und Ziele des Projekts unterstützt. Eine kleinere Pilot-VSM kann gegebenenfalls helfen, Stakeholdern den potenziellen ROI aufzuzeigen.

3. Ermitteln Sie das Problem der Kunden: Verwenden Sie Tools wie die A3-Analyse, um die Anliegen der Kunden zu identifizieren, z. B. Kosten, Qualität oder Liefergeschwindigkeit.

4. Grenzen Sie den Prozess ein: Bestimmen Sie den Umfang Ihrer Wertstromanalyse, z. B. von Rohmaterial bis Lieferung oder eine bestimmte Abteilung mit Problemen.

Phase 2: Beobachtung

1. Gehen Sie den Prozess durch: Beobachten Sie direkt die Prozessschritte und den Informationsfluss, die zur Bereitstellung des Produkts oder der Dienstleistung erforderlich sind, indem Sie den Prozess mehrfach durchgehen. 

2. Legen Sie die Prozessschritte fest: Dokumentieren Sie die wichtigsten Schritte und halten Sie Ihre Beobachtungen fest.

3. Erfassen Sie Prozessdaten: Füllen Sie für jeden Schritt Datenfelder mit Kennzahlen wie Zykluszeit, geleistete Schichten, verfügbare Arbeitsstunden, Ertrag und Chargengröße aus. 

4. Bewerten Sie die Prozessschritte: Beurteilen Sie die Prozessschritte anhand von fünf Schlüsselkriterien:

• Nutzen: Werden Kundenbedürfnisse erfüllt?

• Leistungsfähigkeit: Werden jedes Mal qualitativ hochwertige Ergebnisse geliefert?

• Verfügbarkeit: Ist der Prozess bereit, wenn er benötigt wird?

• Angemessenheit: Sind ausreichend Kapazitäten vorhanden, um die Kundennachfrage zu decken?

• Flexibilität: Kann schnell zwischen Produkten gewechselt werden?

Phase 3: Mapping und Analyse

9. Kartenfluss und Inventar: Stellen Sie grafisch dar, wie sich Produkte und Informationen bewegen. Achten Sie dabei auf: 

• Fluss vs. Stagnation

• Push vs. Pull

• Gleichmäßig vs. sprunghaft

• Inventaraufnahmen

10. Erstellen Sie einen Zeitstrahl: Zeichnen Sie einen Zeitstrahl auf der Karte. Trennen Sie wertschöpfende Zeit (unten) von nicht wertschöpfender Zeit (oben), um Verschwendung visuell zu verdeutlichen.

11. Identifizieren Sie Verschwendung: Betrachten Sie die Analyse, um Ursachen von Verschwendung zu finden, wie z. B. übermäßiges Inventar, Ausfallzeiten, lange Lieferzeiten oder Nacharbeit.

Phase 4: Zukünftiger Zustand und Implementierung

9. Entwerfen Sie den zukünftigen Zustand: Skizzieren Sie eine ideale zukünftige VSM, die die im aktuellen Wertstrom identifizierte Verschwendung adressiert. Verwenden Sie Kaizen-Blitz-Symbole in Ihrer aktuellen VSM, um die geplanten Verbesserungen hervorzuheben. 

10. Ausführen und überwachen: Erstellen Sie einen Implementierungsplan. Überwachen Sie wichtige Kennzahlen und nehmen Sie gegebenenfalls weitere Anpassungen vor, indem Sie das Dokument pflegen, damit die Beteiligten stets Zugriff auf aktuelle Informationen haben.

Wichtige Tipps für eine effektive Wertstromanalyse (VSM)

1. Erleben Sie den Fluss direkt: Gehen Sie den gesamten Wertstrom selbst ab, anstatt sich auf Annahmen zu verlassen. Nutzen Sie eine Stoppuhr, um Echtzeitdaten zu erfassen, und stellen Sie sicher, dass mindestens ein Teammitglied den Prozess beobachtet, um die Gesamtperspektive zu bewahren. Durchlaufen Sie den Prozess anschließend erneut, um spezifischere Kennzahlen und detailliertere Daten zu erfassen.

2. Versuchen Sie eine rückwärtsgerichtete Analyse: Manche beginnen beim Endprodukt und arbeiten sich Schritt für Schritt bis zum Ursprung zurück. Dadurch werden Ineffizienzen häufig leichter erkennbar.

3. Wenden Sie die Methode der „Fünf Warums“ an: Hinterfragen Sie kontinuierlich, warum einzelne Schritte auf die jeweilige Weise ausgeführt werden. Diese Technik hilft dabei, über oberflächliche Erklärungen hinauszugehen und die eigentlichen Ursachen von Problemen aufzudecken.

Wenn Sie Ihre Wertstromanalyse in einer kollaborativen Diagrammanwendung erstellen, können Sie sie zudem im Arbeitsalltag verankern, indem Sie sie mit Stakeholdern teilen und dort einbetten, wo gearbeitet wird – beispielsweise in Dokumentationen oder Team-Arbeitsbereichen. So bleibt sie sichtbar und lässt sich langfristig leichter pflegen. Erstellen Sie noch heute Ihre erste Wertstromanalyse mit einem kostenlosen Lucidchart-Konto.