Wat is value stream mapping (VSM)?

Value stream mapping kan ontzettend nuttig zijn in verschillende bedrijfstakken. Als je nog niet bekend bent met software voor value stream mapping, zoals Lucidchart, zul je merken dat deze handleiding alles bevat wat je moet weten over de definitie, de geschiedenis en de toepassingen van value stream mapping, inclusief stapsgewijze instructies voor het uitvoeren van je eigen value stream analyse. 

Wat is value stream mapping (VSM)?

Value stream mapping (VSM) is een specifieke flowchart-methode waarmee de stappen die nodig zijn om een product of dienst te leveren, geïllustreerd, geanalyseerd en verbeterd kunnen worden. VSM is een essentieel onderdeel van de Lean methodologie en onderzoekt de stroom van processtappen en informatie van begin tot eind aan de klant. Net als bij andere soorten flowcharts wordt er gebruik gemaakt van symbolen om verschillende werkactiviteiten en informatiestromen voor te stellen. 

VSM wordt specifiek gebruikt om verspilling op te sporen en tegen te gaan. Er wordt in kaart gebracht welke items vanuit het oogpunt van de klant wel of geen waarde toevoegen. Op deze manier kunnen items die geen waarde toevoegen, geëlimineerd worden. 

Geschiedenis van value stream mapping

In het boek Installing Efficiency Methods, dat Charles E. Knoeppel in 1918 publiceerde, komen al voorbeelden voor van diagrammen die de stroom van materialen en informatie weergeven. Later werd dit type diagram geassocieerd met het Toyota Production System en de Lean manufacturing-beweging, hoewel het doorgaans andere termen kreeg, zoals 'material and information flow mapping' of 'process mapping'. In de jaren negentig, toen Lean productiemethoden populair werden, werd 'value stream map' een veelgebruikte term.

VSM werd ook gebruikt in de Six Sigma-methodologie. Lean en Six Sigma streven allebei naar het elimineren van verspilling en het creëren van een zo efficiënt mogelijk systeem, maar ze identificeren verspilling op een andere manier. Aanhangers van Lean richten zich op activiteiten die geen waarde toevoegen, waar de focus bij Six Sigma meer ligt op procesvariaties die verspilling veroorzaken. Beide zijn ideaal in verschillende situaties, waardoor een gecombineerde aanpak is ontstaan die Lean Six Sigma wordt genoemd.

Doel en voordelen van VSM

Value stream mapping is een krachtige methode om verspilling tegen te gaan. Hier zijn enkele van de specifieke voordelen van VSM:

• Identificeert de oorsprong van verspilling: VSM kan je helpen de oorzaak van inefficiënties te achterhalen en problemen bij de kern op te lossen.

• Richt zich op de klant: VSM beoordeelt processtappen vanuit het perspectief van de klant om hun behoeften op elk moment voorop te stellen, wat uiteindelijk leidt tot meer toegevoegde waarde voor hen.

• Bevordert voortdurende verbetering: VSM kan fungeren als een routekaart die bedrijven helpt de concurrentie voor te blijven door steeds beter geoptimaliseerde processen tegen lagere kosten te realiseren.

• Vergemakkelijkt functieoverschrijdende communicatie: VSM kan stakeholders helpen effectiever samen te werken door een visueel overzicht te bieden, zodat iedereen op één lijn zit.

VSM-overwegingen

Hoewel value stream mapping de kern vormt van Lean methoden, is het niet ideaal voor elke situatie. Het kan veel middelen vergen, en teams zullen zonder strategische toepassing geen behoorlijk rendement op hun investering behalen. Je hebt bekwame teamleden nodig met ervaring in het uitvoeren van geavanceerde VSM, en een aanzienlijke hoeveelheid tijd (vele dagen of soms wel maanden). Hier zijn enkele tips om succes te boeken met value stream mapping:

• Begin klein: Als je begint met value stream mapping, kun je overwegen om eerst met projecten te beginnen waarbij de risico’s beperkt zijn, zodat je ervaring opdoet voordat je complexere kaarten aanpakt met een groter, functieoverschrijdend team.

• Richt je op projecten met een grote impact: Nadat je de basis onder de knie hebt, reserveer je uitgebreide VSM voor complexe gevallen om verspilling te voorkomen.

• Oefen met handmatige kaarten: Begin met het schetsen van kaarten met de hand om de basisprincipes te begrijpen, zoals cyclustijden en ideale toestanden, voordat je overstapt op software.

• Houd een systeemgerichte aanpak aan: Kijk bij het in kaart brengen naar het totale proces in plaats van naar afzonderlijke stappen, om ervoor te zorgen dat verbeteringen daadwerkelijk hun weerslag hebben op het bedrijfsresultaat. 

• Geef prioriteit aan ROI: Als je overweegt om VSM voor een project in te zetten, weeg dan altijd de benodigde tijd en inspanning af tegen de potentiële waarde van de verbeteringen om er zeker van te zijn dat het proces geen verspilling is.

Het gebruik van VSM in verschillende vakgebieden

Value stream mapping wordt allang niet meer alleen in de productiesector toegepast. Het is bruikbaar voor verschillende soorten stromen voor diverse industrieën. Een aantal voorbeelden:

• Productie: Identificeert verspilling in het productieproces door materiaalverwerking en informatiestroom te analyseren

• Toeleveringsketen en logistiek: Elimineert kostbare verspilling en vertragingen tijdens elke productiestap

• Softwareontwikkeling: Brengt inefficiënties in kaart, van idee tot uitvoering, waaronder feedbackcycli, lange wachttijden en de noodzaak tot nabewerking

• Dienstverlening Verhoogt de waarde door de specifieke activiteiten te optimaliseren die nodig zijn om te voldoen aan verzoeken van externe klanten

• Gezondheidszorg: Stroomlijnt de behandelingsstappen van patiënten om ervoor te zorgen dat de zorg op tijd, kostenefficiënt en van hoge kwaliteit is

• Kantoor en administratie: Verbetert de bedrijfsvoering door onnodige administratieve rompslomp weg te nemen

Welke symbolen worden gebruikt

VSM-symbolen variëren op verschillende vlakken, maar ze vallen globaal onder één van deze vier categorieën: proces, materiaal, informatie en algemeen. Ze kunnen ingewikkeld zijn, maar ook een eenvoudig begrijpbare betekenis hebben, zoals een pictogram van een vrachtwagen voor externe verzendingen en een bril voor iets dat men moet gaan bekijken. Ga naar deze pagina voor symbolen en iconen voor value stream mapping om meer te weten te komen over VSM-symbolen.

Een value stream analyse uitvoeren

Fase 1: Voorbereiding

1. Breng stakeholders op één lijn en selecteer het product: Bepaal welk product of welke dienst verbeterd moet worden. Stem de doelstellingen af met het management. Stel een team samen, indien nodig. 

2. Zorg voor draagvlak bij het management: Zorg dat het management de kosten en doelstellingen van het project ondersteunt. Een kleinschaliger VSM-proefproject kan, indien nodig, helpen om stakeholders het potentiële rendement op de investering te laten zien.

3. Bepaal het probleem van de klant: Gebruik tools zoals A3-analyse om de zorgen van de klant te identificeren, zoals kosten, kwaliteit of levertijd.

4. Baken het proces af: Bepaal de reikwijdte van je proceskaart, bijvoorbeeld van grondstoffen tot levering of een specifieke probleemafdeling.

Fase 2: Observatie

1. Loop er doorheen: Kijk direct naar de processtappen en informatiestroom die nodig zijn om het product of de dienst te leveren door er meerdere keren doorheen te lopen. 

2. Definieer de processtappen: Leg belangrijke stappen vast en noteer wat je ziet.

3. Verzamel procesgegevens: Vul voor elke stap de gegevensvakken in met meetwaarden zoals cyclustijd, gewerkte ploegen, beschikbare werkuren, opbrengst en batchgrootte. 

4. Evalueer de processtappen: Beoordeel processtappen aan de hand van vijf belangrijke criteria:

• Waarde: Voldoet het aan een klantbehoefte?

• Capaciteit: Levert het elke keer hoogwaardige resultaten op?

• Beschikbaarheid: Is het proces klaar wanneer je het nodig hebt?

• Toereikendheid: Is er genoeg capaciteit om aan de klantvraag te voldoen?

• Flexibiliteit: Kun je snel tussen producten wisselen?

Fase 3: Mapping en analyse

9. Kaartstroom en inventaris:  Visualiseer hoe producten en informatie bewegen. Zoek naar het volgende: 

• Stroom versus stagnatie

• Push versus pull

• Gelijk versus onregelmatig

• Inventarisaties

10. Maak een tijdlijn: Teken een tijdlijn op de kaart. Scheid tijd met toegevoegde waarde (onder) en tijd zonder toegevoegde waarde (boven) om verspilling visueel duidelijk te maken.

11. Identificeer verspilling: Reflecteer op de kaart om de hoofdoorzaken van verspilling te vinden, zoals overtollige voorraden, stilstand, lange doorlooptijden of herbewerking.

Fase 4: Toekomstige situatie en implementatie

9. Ontwerp de toekomstige situatie: Schets een VSM-model van de ideale situatie waarin de verspilling uit je huidige schema wordt aangepakt. Gebruik Kaizen-symbolen op je VSM van de huidige situatie om de doorgevoerde verbeteringen te markeren. 

10. Voer uit en monitor: Maak een implementatieplan. Houd de belangrijkste statistieken in de gaten en breng waar nodig verdere aanpassingen aan door het document bij te werken, zodat stakeholders altijd toegang hebben tot actuele informatie.

Belangrijke tips voor effectieve value stream mapping

1. Ervaar de flow direct: Doorloop zelf de hele value stream in plaats van af te gaan op aannames. Gebruik een stopwatch om realtime gegevens te verzamelen en zorg ervoor dat ten minste één teamlid het proces observeert om een holistisch perspectief te behouden. Loop het proces daarna nog een keer door om meer specifieke statistieken en gedetailleerde gegevens vast te leggen.

2. Probeer het in omgekeerde volgorde in kaart te brengen: Sommigen beginnen liever bij het eindproduct en werken terug naar de oorsprong. Hierdoor worden inefficiënties vaak duidelijker zichtbaar.

3. Gebruik de 'Vijf waarom-vragen': Vraag je voortdurend af waarom stappen op een bepaalde manier worden uitgevoerd. Deze methode helpt je om verder te kijken dan oppervlakkige verklaringen en de onderliggende oorzaken bloot te leggen.

Als je je VSM in een applicatie voor gezamenlijke diagrammen opstelt, kun je deze ook in de praktijk brengen door hem te delen met stakeholders en te integreren in de werkomgeving (bijvoorbeeld in documentatie of teamwerkruimten), zodat hij zichtbaar blijft en op de lange termijn gemakkelijker te onderhouden is. Begin vandaag nog met je value stream map met een gratis Lucidchart-account.