Heb je last van een whiplash door hybride werken? Onderzoek onthult belangrijke hiaten in de ondersteuning van hybride teams

Vier jaar na de invoering van wijdverbreid hybride werken zijn leidinggevenden nog steeds bezig met hoe ze de tijd en productiviteit van hun werknemers het beste kunnen optimaliseren. Organisaties zijn op zoek naar de meest effectieve aanpak, van toch weer op kantoor werken tot nieuwe programma's voor het monitoren van werknemers.  

Zodoende wilden wij weten: welke benaderingen werken? En welke uitdagingen en hiaten bestaan er nog in de hybride werkomgeving? Om deze vragen te beantwoorden, heeft Lucid een enquête laten uitvoeren onder meer dan 2.500 kenniswerkers wereldwijd. 

De gegevens tonen aan dat het grootste probleem niet de hybride beleidsmaatregelen zelf zijn, maar eerder het gebrek aan training en ondersteuning voor samenwerking binnen deze beleidsmaatregelen.

Is er een hybride model dat beter is dan andere modellen?

Het eenvoudige antwoord is nee. Er is niet één beleid dat de andere overtreft. De meerderheid van de respondenten (67%) was tevreden met het huidige beleid bij hun bedrijf. Maar het beleid varieert sterk, met onder andere 32% twee tot drie dagen per week op kantoor, 30% fulltime op kantoor en 14% volledig op afstand (behalve bij grote teamevenementen). 

De meeste organisaties hebben meerdere malen moeten itereren om tot hun huidige model te komen, waarbij 74% van de bedrijven het hybride werkbeleid minstens één keer in de afgelopen vier jaar heeft gewijzigd. 

Onderschat de impact van beleidswijzigingen op werknemers niet. De belangrijkste uitdagingen die werden gemeld bij beleidswijzigingen waren:

• Productiviteit in balans houden, gerapporteerd door 52% van de respondenten

• Weerstand tegen verandering, gerapporteerd door 39% 

• Gemotiveerd blijven, gerapporteerd door 38%

Met andere woorden, aangezien de meeste werknemers geen problemen hebben met het hybride beleid, kunnen verdere veranderingen meer kwaad dan goed doen terwijl teams herstellen van de whiplash van hybride werken.

Organisaties hebben nog steeds moeite met het faciliteren van hun hybride beleid

De invulling van het hybride beleid kan per organisatie verschillen, maar de uitdagingen lijken op elkaar: inefficiënte vergaderingen, moeilijkheden bij het delen van informatie en afstemmingsproblematiek. 

Zelfs voor organisaties met een fulltime-kantoorbeleid zullen er altijd medewerkers zijn die de context missen omdat ze niet op kantoor zijn vanwege vakantie, ziekte, conflicterende vergaderingen of wat het leven ook maar op hun pad brengt. 

Organisaties hebben een doelbewuste manier nodig om hun medewerkers te helpen samenwerken en afstemmen.

Uit ons onderzoek blijkt echter dat er verrassend weinig inspanningen worden geleverd om hybride werken mogelijk te maken:

• Slechts 43% van de respondenten geeft aan dat de organisatie samenwerkingsopties heeft geïmplementeerd.

• 39% zegt dat de organisatie vergaderruimtes heeft uitgerust met technologie ter ondersteuning van zowel externe als interne teamleden.

• 37% zegt dat het bedrijf training in hybride facilitering of samenwerking heeft aangeboden.

• 34% zegt dat de organisatie richtlijnen voor hybride vergaderingen heeft opgesteld. 

Om het nog maar iets ingewikkelder te maken, denken leidinggevenden dat ze meer doen om de organisatie te ondersteunen dan beginnende werknemers en individuele bijdragers rapporteren. Terwijl 50% van de respondenten in het topmanagement zegt dat de organisatie digitale samenwerkingsopties heeft geïmplementeerd, zegt slechts 40% van de beginnende werknemers hetzelfde. We zien deze trend ook op enkele andere plekken: 34% van het topmanagement (maar slechts 24% van de beginnende werknemers) zegt dat de organisatie hybride samenwerkingstrainingen heeft gegeven, en 39% van het topmanagement (tegenover slechts 29% van de beginnende werknemers) meldt dat er richtlijnen voor hybride vergaderingen zijn opgesteld.

Dit verschil in perceptie laat zien dat er nog werk aan de winkel is, zowel om medewerkers beter te ondersteunen als om hen bewuster te maken van de beschikbare hulpmiddelen en -bronnen.

Hoe maak je je hybride organisatie succesvol

75% van de werknemers zegt dat ineffectieve communicatie of samenwerking innovatie binnen de organisatie belemmert. Met andere woorden: de samenwerkingsproblemen waar hybride teams mee te maken hebben, schaden het vermogen van een organisatie om concurrerend te blijven. 

Laten we eens kijken naar enkele manieren waarop organisaties hun hybride teams kunnen helpen samenwerken.

• Kies voor een digital-first benadering. 41% van de respondenten die projecttekortkomingen rapporteerden, vindt dat teams niet goed op elkaar zijn afgestemd. Door prioriteit te geven aan digitale middelen voor samenwerking, zoals het maken van gedeelde notities op een virtueel whiteboard tijdens vergaderingen, kunnen teams digitale artefacten creëren om afstemming te bevorderen. 

• Voeg visuele samenwerking toe aan je tech stack. 73% van de kenniswerkers zegt dat visuals uiterst belangrijk zijn bij samenwerking. Met visuele samenwerkingsoplossingen zoals virtuele whiteboards en intelligente diagramsoftware, kun je hybride teams een gedeelde ruimte geven om continu samen ideeën te spreken, te plannen, prioriteiten te stellen en samen te werken. 

• Bied training in samenwerking. Teams moeten nieuwe vaardigheden leren (zoals asynchroon samenwerken) om effectief samen te kunnen werken in hybride omgevingen. Maar slechts 73% van de werknemers zegt deze training te hebben gehad. Dicht de kloof door je team middelen en training te bieden om deze moderne samenwerkingsvaardigheden op de werkplek bewust te ontwikkelen.

Er is misschien niet één hybride beleid dat het beste is voor jouw organisatie, maar ongeacht het beleid zijn er stappen die je kunt, en zou moeten, nemen om effectieve samenwerking mogelijk te maken en je organisatie uiteindelijk succesvol te maken.