O guia completo para planejamento sprint

O planejamento sprint é um dos pilares do Scrum, ajudando a preparar a equipe para o próximo sprint. É o evento que marca o início do sprint. 

Mas, quando o planejamento sprint deve ser realizado? O que é discutido? Quem participa? Neste guia, respondemos a todas essas perguntas e trazemos dicas para deixar o planejamento sprint mais eficaz.

O planejamento sprint é um dos cinco eventos do Scrum, durante o qual a equipe Scrum discute as prioridades do sprint atual e define a meta do sprint, ou seja, o que busca alcançar ao longo desse período. A reunião deve oferecer contexto suficiente para que a equipe consiga entregar o incremento do sprint e gerar valor para os stakeholders no fim da iteração. 

Entendendo os planos de sprint

Embora "plano de sprint" seja um termo comum para o resultado de uma sessão de planejamento, não é um termo ágil oficial. O que as equipes estão realmente criando é o backlog do sprint, que é um plano em tempo real para a iteração. 

O objetivo do processo é criar um roadmap incluindo insumos e resultados para o próximo sprint. Os insumos são os fatores que afetam a viabilidade do plano. Isso pode incluir um histórico da velocidade dos sprints anteriores e do número de itens da lista de pendências concluídos, cronogramas de PTO da equipe e outros. Os resultados do planejamento sprint são a meta do sprint e o backlog do sprint.

As equipes que não utilizam a estrutura Scrum podem realizar uma reunião semelhante, chamada planejamento da iteração. Essa reunião tem um propósito parecido: a equipe avalia a prioridade e a viabilidade do trabalho futuro e define uma meta para a iteração.

A reunião de planejamento sprint normalmente acontece no primeiro dia do sprint, mas algumas equipes preferem realizá-la na véspera.

Os principais participantes do planejamento sprint devem ser o Product Owner e os desenvolvedores.

O Product Owner é responsável pelo “o quê” e pelo “porquê” do sprint. Ele é o primeiro a falar na reunião, explicando o trabalho que precisa ser realizado. Vale lembrar: o Product Owner não define sozinho as tarefas do sprint; a equipe é quem as seleciona com base no que é viável.

Os desenvolvedores são responsáveis pelo “como” e pelo “quando”. Durante a segunda parte da reunião, eles começam a estruturar o trabalho apresentado pelo Product Owner. Para isso, detalham melhor o trabalho necessário e avaliam o tamanho, as descrições e o formato dos itens do backlog. Ao final, definem o backlog do sprint, ou seja, os itens selecionados do backlog do produto, juntamente com os detalhes de como serão concluídos. 

Você pode estar se perguntando: quem conduz o planejamento sprint? Ninguém “conduz” a reunião propriamente. Em vez disso, a equipe trabalha em conjunto, enquanto o Scrum Master facilita o processo de forma leve. Cabe ao Scrum Master ajudar a manter o equilíbrio e lembrar a equipe do que é realista, principalmente se o Product Owner estiver pressionando demais sobre o que precisa ser feito ou se os desenvolvedores estiverem levando tempo demais para concluir alguma tarefa.

O Guia do Scrum recomenda que, para um sprint de um mês, sejam reservadas até oito horas para o planejamento sprint. Se o sprint durar duas semanas, o tempo máximo recomendado é de quatro horas. Ou seja, “a regra geral é reservar duas horas de planejamento sprint para cada semana de duração do sprint”. 

Além da duração do sprint, há outros fatores que também podem influenciar o tempo necessário para o planejamento sprint. Por exemplo: há quanto tempo a equipe está trabalhando nessa iniciativa? Trata-se de algo novo ou que já está perto da conclusão? Um bom refinamento do backlog e uma boa condução das reuniões também contribuem para encontros mais curtos (de três horas ou menos). 

Uma reunião de planejamento sprint que dura oito horas costuma ser um sinal de alerta de que talvez não tenha havido preparação suficiente antes.

A agenda do planejamento sprint normalmente inclui uma abertura, a revisão do backlog do produto, a definição da meta do sprint, a criação do backlog do sprint, a revisão desse backlog e o encerramento.

Abertura

No início da reunião, o Scrum Master pode fazer uma breve apresentação do propósito e do limite de tempo da reunião. 

A equipe também pode revisar a capacidade para o próximo sprint ou iteração, incluindo quais membros da equipe estarão disponíveis, quais serão os dias úteis da equipe e outros fatores relevantes.

Revisão do backlog do produto

Em seguida, o Product Owner compartilha a lista de itens do backlog do produto em ordem de prioridade, para análise da equipe. É nesse momento que a equipe esclarece o escopo e o valor, os critérios de aceitação e eventuais dependências. Grande parte dessa discussão já deve ter acontecido durante o refinamento do backlog, mas novos itens e informações podem ter surgido desde então. 

Meta do sprint

Nesta etapa da reunião, a equipe colabora para definir um objetivo de alto nível para a iteração. Em vez de se concentrar em uma quantidade específica de tarefas, a equipe deve identificar o valor que pretende entregar aos stakeholders. 

Criação do backlog do sprint

Conforme necessário, a equipe seleciona os itens do backlog do produto que contribuem para o alcance da meta e os divide em tarefas menores para montar um plano de execução. A equipe também deve identificar dependências, riscos e possíveis impedimentos, além de planejar como o trabalho será realizado ao longo da iteração.

Revisão do backlog do sprint 

Neste momento, a equipe revisa o backlog do sprint e garante que todos estejam alinhados. Esta é a hora de identificar eventuais lacunas, preocupações ou ações pendentes. 

Encerramento

Reserve alguns minutos para encerrar a reunião de forma adequada. Não é ideal terminá-la abruptamente no meio de uma discussão. A equipe deve sair confiante em relação ao plano do sprint.

Quer ir além do básico do planejamento sprint Agile e aprender a conduzir uma reunião de planejamento sprint com eficácia? Os experientes coaches ágeis Bryan Stallings e Jessica Guistolise compartilharam algumas as principais recomendações para deixar o planejamento sprint mais eficaz, principalmente para o Scrum Master!  

Venha preparado com um backlog do produto refinado e priorizado 

Levar um backlog do produto sem refinamento e sem priorização para o planejamento sprint resulta em uma reunião longa, na qual o refinamento acaba sendo feito ali mesmo. Os Product Owners devem refinar e priorizar o próximo sprint e mais metade do sprint seguinte (ou uma iteração e meia) antes do início do planejamento sprint. Ir além disso não costuma ser útil, pois a equipe pode esquecer as discussões sobre esses itens quando chegar a hora de tratá-los. Uma boa prática é seguir o lema: “Apenas o suficiente, na hora certa.”

Lembre-se de que, mesmo que você já chegue com um backlog refinado e priorizado, algo pode surgir na revisão ou na retrospectiva do sprint e precisar ser incorporado ao próximo planejamento. 

Dê à equipe acesso ao backlog do produto antes do planejamento sprint

Além de chegar preparado para o planejamento sprint, também pode ser útil dar à equipe visibilidade do backlog do produto com antecedência, o que ajuda a reduzir o estresse. Se a equipe não tiver a oportunidade de analisar o backlog antes da reunião, pode ser pega de surpresa durante o planejamento sprint, o que pode gerar aversão ao risco e estimativas infladas.

Considere usar uma tela visual, como a Lucid, para compartilhar o backlog do produto. Os membros da equipe podem adicionar notas adesivas, reações de emoji e muito mais, e esse recurso visual também pode servir como uma fonte central de informações para consultas posteriores.

Exemplo de backlog do produto no Lucidspark. Crie uma cópia deste modelo 

Alinhe expectativas realistas com o Product Owner

Um erro comum dos Product Owners é levar para o sprint atual a mesma quantidade de itens do sprint anterior. O ideal é que eles levem para a reunião itens suficientes para uma iteração e meia. Assim, haverá opções suficientes para discussão e inclusão no sprint, caso surjam dúvidas em aberto que impeçam a equipe de trabalhar em determinados itens. Da mesma forma, se a estimativa indicar que os itens do sprint exigirão menos tempo, o Product Owner já terá alguns itens extras do backlog prontos para uso.

Considere atividades não relacionadas ao desenvolvimento

Lembre-se de reservar capacidade para atividades não relacionadas ao desenvolvimento, como reuniões, treinamentos e outras responsabilidades organizacionais. Incluir essas atividades ajuda a equipe a montar um plano mais realista e a evitar o comprometimento excessivo.

Deixe a equipe assumir o controle do backlog do sprint

O Scrum Master não deve alocar tarefas nem itens do backlog. Em vez disso, os membros da equipe devem analisar o backlog do sprint e refletir:

• Há alguma habilidade que eu queira desenvolver?

• Há alguém que tenha grande domínio dessa tarefa?

• Como queremos fazer isso coletivamente? 

Incentive compromissos realistas

As equipes costumam assumir compromissos além do que conseguem cumprir quando ainda estão se familiarizando com o planejamento de sprint, seja pela vontade de agradar, seja pela falta de visibilidade sobre dependências externas à equipe. Embora o entusiasmo seja bem-vindo, o excesso de otimismo em relação ao que pode ser realizado em um sprint pode acabar prejudicando a equipe. No fim das contas, é mais difícil adiar vários itens ao término de um sprint do que adicionar novos itens durante o ciclo, caso a equipe ainda tenha capacidade. 

Para evitar o comprometimento excessivo, é importante levar em conta o planejamento ágil da capacidade da equipe. O Scrum Master pode esclarecer com base em sprints anteriores e pedir que a equipe “inspecione e se adapte”. Em essência, isso envolve incentivar a equipe a analisar de forma crítica o que realmente consegue entregar e, com base nisso, ajustar a meta do sprint e o backlog. 

Crie segurança e confiança na reunião

Os Scrum Masters devem estabelecer transparência e comunicação aberta durante a reunião. Ninguém deve se sentir desconfortável ao levantar preocupações sobre capacidade, fazer perguntas ou esclarecer mal-entendidos.

O refinamento do backlog normalmente é de responsabilidade do Product Owner e consiste em acompanhar o trabalho futuro e buscar respostas para dúvidas sobre os itens do backlog do produto antes de levá-los à reunião de planejamento sprint. 

Embora o Guia Scrum não descreva uma reunião de refinamento do backlog, ela é bastante comum entre as equipes Scrum. Outras equipes realizam esse refinamento de forma assíncrona.

Enquanto o planejamento sprint tem como objetivo definir um plano para as próximas duas semanas de trabalho, aproximadamente, a implementação do programa (também conhecido como planejamento de PI ou planejamento em sala grande), é uma sessão de planejamento de alto nível voltada para orientar os próximos meses de trabalho da equipe. O planejamento sprint, por sua vez, oferece uma visão mais detalhada de como executar o plano de PI a cada sprint.  

O planejamento de PI não é exigido pelo Guia Scrum, mas é uma boa prática para as equipes e costuma ser adotado quando várias equipes estão trabalhando juntas em algo complexo. Organizações menores, com apenas uma ou duas equipes Scrum, geralmente não precisam desse tipo de planejamento.

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Modelo detalhado de planejamento sprint

Este modelo oferece diversos recursos e orienta as equipes em cada etapa do planejamento de sprint. Com ferramentas para facilitadores, Fichas da Lucid e Atividades Visuais integradas diretamente ao modelo, você pode ajudar sua equipe a manter o foco, garantir que o trabalho seja transferido para sua ferramenta de gestão de projetos e compreender como a equipe se sente em relação ao plano de sprint proposto.

Clique na imagem para usar este modelo.

Modelo simples de planejamento sprint

Prefere uma abordagem mais direta? Este modelo reúne as etapas essenciais de que as equipes precisam para planejar um sprint futuro.

Clique na imagem para usar este modelo.

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