Der umfassende Leitfaden zur Sprint Planung

Die Sprint Planung ist ein Grundpfeiler von Scrum und hilft einem Scrum Team, sich auf den bevorstehenden Sprint vorzubereiten – es ist das Ereignis, das einen Sprint einleitet. 

Wann sollte man also die Sprint Planung durchführen? Was wird besprochen? Wer nimmt teil? In diesem Leitfaden beantworten wir alle diese Fragen und geben Tipps für eine effektivere Sprint Planung.

Die Sprint Planung ist eines der fünf Scrum Ereignisse, bei denen das Scrum Team die Prioritäten für den aktuellen Sprint bespricht und das Sprintziel definiert – also das, was das Team im Laufe des Sprints erreichen möchte. Das Meeting sollte dem Team genügend Kontext bieten, damit es das Sprint Inkrement erfolgreich liefern und den Stakeholdern bis zum Ende der Iteration einen Mehrwert bieten kann. 

Verständnis von Sprintplänen

Obwohl „Sprintplan“ ein gängiger Begriff für das Ergebnis einer Planungssitzung ist, ist es kein offizieller Agile Begriff. Was die Teams tatsächlich erstellen, ist der Sprint Backlog, also ein Echtzeitplan für die Iteration. 

Ziel dieses Prozesses ist es, eine Roadmap zu erstellen, die sowohl Input als auch Ergebnisse für den bevorstehenden Sprint umfasst. Input sind die Faktoren, die die Durchführbarkeit des Plans beeinflussen. Dazu können beispielsweise die Geschwindigkeit vergangener Sprints und die Anzahl der abgeschlossenen Backlog Elemente, die Urlaubsplanung des Teams und vieles mehr gehören. Die Ergebnisse der Sprint Planung sind das Sprintziel und das Sprint Backlog.

Teams, die das Scrum Framework nicht verwenden, können ein ähnliches Meeting namens Iterationsplanung abhalten. Das Meeting verfolgt einen ähnlichen Zweck: Das Team bewertet die Priorität und Machbarkeit bevorstehender Arbeiten und setzt ein Iterationsziel.

Das Sprint Planning Meeting findet typischerweise am ersten Tag des Sprints statt, aber einige Teams bevorzugen es, das Meeting am Tag vor Sprintbeginn durchzuführen.

Die Hauptakteure der Sprint Planung sollten der Product Owner und die Entwickler sein.

Der Product Owner ist für das Was und Warum des Sprints verantwortlich. Er eröffnet das Meeting, um die zu erledigenden Aufgaben zu erläutern. Wichtig: Der Product Owner gibt die Aufgaben nicht vor; das Team wählt die Aufgaben für den Sprint aus, je nachdem, was machbar ist.

Die Entwickler sind für das Wie und das Wann verantwortlich. Im zweiten Teil des Meetings beginnen sie, die vom Product Owner vorgestellte Arbeit zu gestalten. Dazu schlüsseln sie weiter auf, welche Arbeiten erforderlich sind, und bewerten die Größen, Beschreibungen und Formate der Backlog Elemente. Letztendlich erstellen sie das Sprint Backlog, d. h. was aus dem Product Backlog herausgezogen wurde, sowie die Details, wie diese Aufgaben erledigt werden sollen.

Sie fragen sich vielleicht: Wer leitet die Sprint Planung? Niemand „leitet“ das Meeting. Vielmehr arbeitet das Team zusammen, und der Scrum Master moderiert dabei. Es ist Aufgabe des Scrum Masters, für Ausgewogenheit zu sorgen und das Team an realistische Ziele zu erinnern, insbesondere wenn der Product Owner zu viel Druck ausübt oder die Entwickler zu viel Zeit für die Umsetzung einer Aufgabe benötigen.

Der Scrum Guide empfiehlt, dass Sie bei einem einmonatigen Sprint maximal acht Stunden für die Sprint Planung aufwenden sollten. Wenn Sie einen zweiwöchigen Sprint durchführen, sind vier Stunden das Maximum für die Sprint Planung. Oder anders ausgedrückt: „Die allgemeine Faustregel lautet, dass Sie für jede Woche Sprintlänge zwei Stunden für die Sprint Planung einplanen sollten.“ 

Abgesehen von der Länge des Sprints gibt es noch einige andere Faktoren, die die Dauer der Sprint Planung beeinflussen können. Wie lange arbeitet das Team zum Beispiel schon an der Initiative? Ist die Initiative neu oder fast abgeschlossen? Eine gute Verfeinerung des Backlogs und eine gute Moderation führen auch zu kürzeren Meetings (drei Stunden oder weniger).

Ein Sprint Planning Meeting, das acht Stunden dauert, ist oft ein Zeichen dafür, dass die Vorbereitung nicht ausreichend war.

Eine Sprint Planungsagenda umfasst typischerweise eine Eröffnung, eine Überprüfung des Produkt Backlogs, das Sprint Ziel, die Erstellung des Sprint Backlogs, eine Überprüfung des Sprint Backlogs und einen Abschluss.

Eröffnung

Zu Beginn des Meetings könnte der Scrum Master einen kurzen Überblick über den Zweck und den Zeitrahmen des Meetings geben. 

Das Team könnte auch die Kapazitäten für den bevorstehenden Sprint oder die Iteration überprüfen, einschließlich der verfügbaren Teammitglieder, der Arbeitstage des Teams und weiterer Aspekte.

Produkt Backlog Überprüfung

Als Nächstes teilt der Product Owner die Liste der geordneten Produkt Backlog Elemente zur Berücksichtigung. Dabei klärt das Team den Umfang und Wert, die Akzeptanzkriterien und etwaige Abhängigkeiten. Ein Großteil dieser Diskussion sollte während der Verfeinerung des Backlogs stattgefunden haben. Einige neue Punkte oder Informationen könnten aber auch in der Zwischenzeit dazugekommen sein. 

Sprint Ziel

Während dieser Phase des Meetings arbeitet das Team zusammen, um ein übergeordnetes Ziel für die Iteration zu definieren. Anstatt sich auf eine bestimmte Anzahl von Aufgaben zu konzentrieren, sollte das Team den spezifischen Wert identifizieren, den es den Stakeholdern liefern möchte. 

Erstellung des Sprint Backlogs

Das Team wählt bei Bedarf die Produkt Backlog Einträge aus, die zum Erreichen des Ziels beitragen, und unterteilt diese in kleinere Arbeitspakete, um einen Plan zu erstellen. Dabei sollte das Team Abhängigkeiten, Risiken und potenzielle Hindernisse identifizieren und planen, wie die Arbeit während der Iteration umgesetzt werden soll.

Überprüfung des Sprint Backlogs 

An diesem Punkt überprüft das Team das Sprint Backlog und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um verbleibende Lücken, Bedenken oder Maßnahmen zu identifizieren. 

Abschluss

Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um das Meeting gut abzuschließen. Ein abrupter Abbruch mitten in der Diskussion ist nicht optimal. Das Team sollte mit dem Sprintplan zufrieden sein.

Bereit, über die Grundlagen der Agile Sprint Planung hinauszugehen und zu lernen, wie man ein Sprint Planning Meeting effektiv leitet? Die erfahrenen Agile Coaches Bryan Stallings und Jessica Guistolise teilen einige ihrer Best Practices für die Sprint Planung, um diese effektiv zu gestalten – besonders für Scrum Master!  

Kommen Sie vorbereitet mit einem ausgefeilten und geordneten Produkt Backlog.

Ein unstrukturiertes, ungeordnetes Produkt Backlog führt in der Sprint Planung zu einem langen Meeting, in dem letztendlich nur die Backlog Verfeinerung stattfindet. Product Owner sollten das Backlog für den kommenden Sprint oder die kommenden anderthalb Sprints (bzw. die kommende Iteration oder die kommenden anderthalb Iterationen) verfeinern und ordnen, bevor sie mit der Sprint Planung beginnen. Gehen Sie nicht darüber hinaus, sonst vergisst das Team die Gespräche zu diesen Punkten, wenn sie erneut zur Sprache kommen. Es empfiehlt sich, nach dem Motto „Gerade genug, gerade rechtzeitig“ vorzugehen.

Bedenken Sie, dass selbst wenn Sie mit einem verfeinerten und geordneten Backlog beginnen, im Rahmen eines Sprint Reviews oder einer Retrospektive noch etwas hinzukommen kann, das dem Sprint hinzugefügt werden muss. 

Gewähren Sie dem Team vor der Sprint Planung Zugriff auf das Produkt Backlog.

Parallel zur Vorbereitung auf die Sprint Planung kann es hilfreich sein, dem Team vorab einen Überblick über das Produkt Backlog zu geben, um Stress zu reduzieren. Hat das Team keine Möglichkeit, das Backlog im Vorfeld einzusehen, kann es während der Sprint Planung überrascht werden, was zu Risikoaversion und überhöhten Schätzungen führen kann.

Erwägen Sie die Verwendung einer visuellen Plattform wie Lucid, um das Produkt Backlog zu teilen. Teammitglieder können Post its, Emoji-Reaktionen und mehr hinzufügen, und die Visualisierung kann später als zentrale Informationsquelle genutzt werden.

Beispiel für ein Produkt Backlog in Lucidspark. Erstellen Sie Ihre eigene Kopie dieser Vorlage 

Setzen Sie realistische Erwartungen gegenüber dem Product Owner

Ein häufiger Fehler von Product Ownern ist, die gleiche Anzahl an Elementen aus dem letzten Sprint in den aktuellen Sprint mitzunehmen. Sie sollten jedoch Elemente für anderthalb Iterationen zum Meeting einplanen. So stehen genügend Punkte für die Besprechung zur Verfügung, die bei offenen Fragen, die das Team an der Bearbeitung bestimmter Elemente im aktuellen Sprint hindern, berücksichtigt werden können. Sollten die Elemente im Sprint zudem weniger Zeit in Anspruch nehmen, hat der Product Owner zusätzliche Backlog Elemente parat.

Berücksichtigen Sie nicht entwicklungsbezogene Aktivitäten

Denken Sie daran, Kapazitäten für nicht entwicklungsbezogene Aktivitäten wie Meetings, Schulungen und andere organisatorische Aufgaben einzuplanen. Die Berücksichtigung dieser Aktivitäten hilft dem Team, einen realistischeren Plan zu erstellen und ein übermäßiges Engagement zu vermeiden.

Lassen Sie das Team die Verantwortung für das Sprint Backlog übernehmen.

Der Scrum Master sollte keine Aufgaben und Backlog Elemente zuweisen. Stattdessen sollten die Teammitglieder das Sprint Backlog prüfen und Folgendes berücksichtigen:

• Gibt es eine Fähigkeit, die ich ausbauen möchte?

• Gibt es jemanden, der diese Aufgabe besonders gut erledigen könnte?

• Wie wollen wir das gemeinsam erreichen? 

Ermutigen Sie zu realistischen Verpflichtungen

Teams, die neu in der Sprint Planung sind, gehen oft zu hohe Verpflichtungen ein, weil sie es allen recht machen wollen oder sich der Abhängigkeiten außerhalb des Teams nicht bewusst sind. Auch wenn Enthusiasmus willkommen ist, kann zu viel Optimismus darüber, was in einem Sprint erreicht werden kann, dem Team schaden. Es ist schwieriger, mehrere Aufgaben am Ende eines Sprints zu verschieben, als neue Aufgaben während des Sprints hinzuzufügen, wenn das Team die Kapazitäten dafür hat.

Um übermäßige Verpflichtungen zu vermeiden, ist es wichtig, die Agile Teamkapazitätsplanung im Auge zu behalten. Der Scrum Master kann einen Realitätscheck durchführen, indem er auf frühere Sprints verweist und das Team bittet, „zu prüfen und anzupassen“. Im Grunde bedeutet das, das Team zu bitten, kritisch zu überprüfen, was es erreichen kann, und das Sprintziel sowie das Backlog entsprechend anzupassen. 

Schaffen Sie Sicherheit und Vertrauen im Meeting

Scrum Master sollten dazu beitragen, eine Atmosphäre der Transparenz und offenen Kommunikation im Meeting zu schaffen. Niemand sollte sich unwohl fühlen, Bedenken hinsichtlich der Kapazität zu äußern, Fragen zu stellen oder Missverständnisse aufzuklären.

Die Backlog Verfeinerung obliegt typischerweise dem Product Owner und beinhaltet, sich über anstehende Aufgaben zu informieren und Fragen zu den Produkt Backlog Elementen zu klären, bevor diese in das Sprint Planning Meeting eingebracht werden. 

Obwohl der Scrum Guide kein Backlog Verfeinerungsmeeting beschreibt, ist es bei Scrum Teams üblich. Andere Teams führen die Verfeinerung des Backlogs asynchron durch.

Während die Sprint Planung dazu dient, einen Plan für die nächsten etwa zwei Arbeitswochen zu erstellen, ist das Program Increment (auch bekannt als PI Planung oder Big Room Planung) eine übergeordnete Planungssitzung, die dem Team als Leitfaden für die nächsten Monate dienen soll. Die Sprint Planung bietet einen detaillierteren Überblick darüber, wie der PI Plan Sprint für Sprint umgesetzt werden soll.  

PI Planung ist keine Anforderung des Scrum Guides, aber sie ist eine gute Praxis für Teams und wird häufig verwendet, wenn viele Teams etwas Komplexes entwickeln. Kleinere Organisationen mit nur einem oder zwei Scrum Teams benötigen keine PI Planung.

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