Der umfassende Leitfaden zur Entwicklung und Verwaltung eines Produkt Backlogs in der Agile Methodik

Agile Teams zeichnen sich dadurch aus, dass sie sich an Veränderungen anpassen und durch iterative Arbeit Kundennutzen schaffen. Doch wo beginnt diese iterative Arbeit? Wie identifizieren Agile Teams die Arbeitselemente, die letztendlich Kundennutzen generieren?

Für viele Teams, die Agile praktizieren, beginnt die Verwirklichung ihrer Vision mit dem Produkt-Backlog. In einem Produkt Backlog bestimmen die Teams, welche Elemente sie erledigen sollten, um einen Mehrwert zu schaffen.

Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, was ein Produkt-Backlog ist, wer für dessen Verwaltung verantwortlich ist, wie Sie es erstellen und wie Sie Backlog-Elemente optimal priorisieren und anordnen. Außerdem erhalten Sie Tipps zur Vermeidung häufiger Fehler, die Teams bei der Entwicklung von Backlogs oft machen.

Ein Produkt-Backlog, das ursprünglich im Scrum-Framework beschrieben wurde, ist zu einer Kernkomponente vieler Agile-Frameworks geworden. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um eine geordnete Liste dessen, worauf sich ein Team konzentrieren wird, um einen Wert zu liefern. Die Liste besteht aus Backlog-Elementen, d. h. einzelnen Arbeitselementen, die entweder auf Anfragen von Stakeholdern basieren oder auf dem, was das Team selbst beschlossen hat, um den Kundennutzen zu erreichen.

Nutzen Sie diese Vorlage für einen Produkt-Backlog in Lucid, um Arbeiten nach Wert zu priorisieren und qualitativ hochwertige Produkte zu liefern.

In der Softwareentwicklung beispielsweise ist das Produkt-Backlog eine Liste von Elementen, mit deren Erstellung das Team beauftragt wurde, z. B. neue Funktionen und technische Verbesserungen, sowie von Elementen, die das Team selbst identifiziert hat, z. B. Fehlerbehebungen und Sicherheitsaktualisierungen. Andere übliche Produkt-Backlog-Elemente sind:

• User Storys
• Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit
• Änderungen an bestehenden Funktionen
• Wissenserwerb
• Verwaltung technischer Schulden

Jeder Backlog-Punkt muss eine Arbeitseinheit sein, die das Team innerhalb eines Sprints abschließen kann. Die wichtigsten Punkte sollten zuerst fertiggestellt werden, um so effizient wie möglich einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen.

Nachdem Elemente dem Backlog hinzugefügt wurden, werden sie in kleinere Elemente unterteilt, sodass sie innerhalb einer Iteration realistisch abgeschlossen werden können. Stellen Sie sich den Produkt-Backlog wie einen Trichter vor: Das Team beginnt mit einem übergeordneten Produktziel. Die Wege zur Zielerreichung werden dann in kleinere Schritte zerlegt, bis schließlich Backlog-Elemente für eine Iteration vorliegen.

Die Verwaltung des Produkt-Backlogs ist am erfolgreichsten, wenn sie mit einem Agile-Mindset angegangen wird, der einen Kundenwert durch inkrementelle Arbeit schafft. Das heißt, wenn Teammitglieder ihre Arbeit abschließen, beziehen sie Feedback ein und konzentrieren sich auf kontinuierliche Verbesserung.

Die Entwicklung und Pflege eines Produkt-Backlogs kann für alle Arten von Teams von Vorteil sein. So müssen sie nicht zwingend in der Softwareentwicklung arbeiten, um ein Produkt-Backlog zu führen.

Als Inputquelle für die Ergebnisse Ihres Teams liefert ein Produkt-Backlog Folgendes: 

• Klare Richtung: Die Sprint- oder Iterationsplanung beginnt mit dem Backlog, da dieser bereits die wichtigsten Elemente auflistet, an denen als Nächstes gearbeitet werden soll.
• Flexibilität: Der Product Owner kann die Reihenfolge der Elemente ändern, sobald neue Informationen aus Gesprächen mit Stakeholdern oder anderem Feedback hervorgehen.
• Transparenz und Abstimmung: Der Product Owner kann das Backlog in Gesprächen mit Stakeholdern nutzen, um zu erläutern, was für die Wertschöpfung des Produkts erforderlich ist, welche Aufgaben geplant sind und woran aktuell gearbeitet wird. Das Backlog hilft außerdem allen Beteiligten, die Interpretation der Produktvision und -ziele sowie deren Aufschlüsselung in konkrete Maßnahmen nachzuvollziehen.
• Effizienz: Die Reihenfolge der Backlog Elemente stellt sicher, dass sich das Team zunächst auf die wichtigsten und wertvollsten Elemente konzentriert.

Während das gesamte Team dafür verantwortlich ist, die Backlog-Elemente zu kennen und die ihnen zugeteilten Aufgaben zu erledigen, trägt eine Person die Verantwortung für die Wertmaximierung durch das Produkt-Backlog. In Scrum ist diese Person der Product Owner. 

Zu den Verantwortlichkeiten des Product Owners gehören:

• Das Produktziel entwickeln und kommunizieren
• Backlog-Elemente erstellen, ordnen und klar kommunizieren
• Sicherstellen, dass das Produkt Backlog transparent ist und von allen Teammitgliedern verstanden wird.

Ein effektiver Product Owner ist organisiert, kommunikationsstark und stets darauf fokussiert, den Kunden einen Mehrwert zu bieten. Er ist offen für Feedback von sowohl Kunden als auch Teammitgliedern, lebt eine wertorientierte Zusammenarbeit vor und versucht, die Bedürfnisse verschiedener Stakeholder zu erfüllen. Änderungen am Produkt-Backlog sind zwar möglich, müssen aber zunächst in Absprache mit dem Product Owner umgesetzt werden.

Es sollte beachtet werden, dass die Erstellung eines Produkt-Backlogs kein einmaliges Ereignis ist, sondern ein fortlaufender Prozess. 

Teams werden das Backlog kontinuierlich aktualisieren und verfeinern, wenn neue Informationen vorliegen. Das Backlog sollte als ein lebendiges, sich ständig weiterentwickelndes Dokument betrachtet werden. Es sollte sich ändern, wenn sich Markttrends, Stakeholder-Input und Kundenbedürfnisse ändern.

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier die Schritte für die Erstellung eines Produkt-Backlogs.

1. Input sammeln

Sammeln Sie Ideen von Stakeholdern, Kunden und Teammitgliedern, um das Produktziel festzulegen. Sie können auch Wettbewerbsanalysen und Kundenbefragungen durchführen.

2. Eine Produktvision definieren

Behalten Sie diese Vision im Auge, wenn Sie darüber sprechen, was zur Erreichung des Produktziels nötig ist. Die Backlog-Elemente sollten mit dieser Gesamtvision und -strategie übereinstimmen.

3. Eine Backlog-Management-Sitzung abhalten

Sie können Backlog-Management-Workshops mit Stakeholdern und Teammitgliedern veranstalten. In diesen Sitzungen brainstormen Sie Elemente, die erledigt werden sollen, erwägen deren Wert und bestimmen die relative Priorität.

4. Product-Backlog-Elemente formulieren

Oft beschreiben Teams ihre Backlog-Elemente im Format einer User Story und skizzieren die gewünschte Funktionalität aus der Sicht der Anwender. Sie können User Story Mapping durchführen, um die User Journey zu visualisieren und Backlog-Elemente so zu organisieren, dass ein Team sehen kann, wie verschiedene Funktionen und Aufgaben bei der Wertschöpfung zusammenpassen..

5. Das Backlog gemeinsam mit Ihrem Team verfeinern

Beginnen Sie mit dem obersten Element des geordneten Backlogs und unterteilen Sie größere Ideen in detailliertere Backlog-Elemente. Verfeinern Sie Elemente mit niedrigerer Priorität erst, wenn diese relevanter werden. Fügen Sie für jedes Backlog-Element entsprechende Akzeptanzkriterien und eine Aufwandsschätzung hinzu.

6. Elemente anordnen

Die Reihenfolge sollte sich nach Wert, Kosten, Risiko und Abhängigkeiten richten.

7. Ständige Aktualisierungen vornehmen

Wenn der Product Owner neue Informationen erhält, werden diese genutzt, um Ihr Backlog kontinuierlich zu aktualisieren und zu verfeinern.

Sobald Sie ein Produkt-Backlog erstellt haben, ist der nächste Schritt, zu entscheiden, woran Sie zuerst arbeiten möchten. Da der Product Owner für die Reihenfolge des Backlogs verantwortlich ist, entscheidet diese Person letztlich, was den größten Mehrwert liefert. Dieser Prozess erfordert jedoch viel Zusammenarbeit, nicht nur zwischen Teammitgliedern, sondern auch mit den Stakeholdern, um eine Übereinstimmung zu erreichen. Moderationsfähigkeiten und Kollaborationstools sind erforderlich, um der Gruppe zu helfen, eine Einigung zu erzielen. 

Visuelle Kollaborationssoftware ist hier besonders hilfreich. Ein virtuelles Whiteboard kann alle auf denselben Stand bringen, indem es eine zentrale, gemeinsame Arbeitsfläche bietet, auf der Sie die Meinungen aller Beteiligten sammeln können. Die Visualisierung Ihres Produkt-Backlogs kann Ihrem Team helfen, den relativen Wert und die Komplexität zu verstehen. Wenn Sie die Reihenfolge bestimmen, berücksichtigen Sie Aspekte wie Geschäftswert, Kundenwert, Risiko, Aufwand, Abhängigkeiten und Zeitdruck.

Hier finden Sie einige hilfreiche Aktivitäten, die Sie zur Erleichterung dieser Diskussionen einsetzen können:

• Der Product Owner ist zwar für die endgültige Reihenfolge verantwortlich, aber Tools wie eine Wirkungs-Aufwands-Matrix können dabei helfen, die Elemente mit dem größten Wert zu identifizieren. Eine User Story Map kann bei der Visualisierung dieses Arbeitsschritts .
• Verwenden Sie verschiedene Schätztechniken wie Affinitätsschätzung, Planning Poker® und T-Shirt-Größen, um Umfang und Komplexität der Produkt-Backlog-Elemente abzustimmen.
• Messen Sie das Verständnis des Teams durch Vertrauensabstimmung und einer „First to Five“-Abstimmung. Diese Aktivitäten können Bedenken aufdecken und bieten die Möglichkeit, verschiedene Perspektiven zu diskutieren.

Die Verfeinerung des Produkt-Backlogs ist der Vorgang, Elemente in kleinere, präzisere Elemente zu unterteilen. Ein typisches Backlog-Element ist beispielsweise eine Funktionsanfrage. 

Diese Anfrage wird in detaillierte Arbeitselemente aufgeteilt, die leichter abgeschlossen werden können. Das Team verfeinert diese Elemente gemeinsam, um sicherzustellen, dass sie richtig dimensioniert und verstanden werden.

Die Scrum-Werte Engagement, Fokus, Offenheit, Respekt und Mut sind bei der Verfeinerung des Backlogs unerlässlich: Teammitglieder sollten offen über ihre Arbeit, die damit verbundenen Herausforderungen und ihr Engagement für die Zielerreichung sprechen. Die Verfeinerung des Produkt-Backlogs erfordert zudem gegenseitigen Respekt und Mut bei der Bewältigung schwieriger Aufgaben.

Die Verfeinerung des Produkt-Backlogs ist keine einmalige Aktivität, die im Rahmen der Sprintplanung oder Reviews stattfindet. Es handelt sich um eine fortlaufende Aktivität, die Elemente ordnet, beschreibt und ihren Umfang festlegt, während sie gleichzeitig die Übereinstimmung mit der Produktvision sicherstellt. Wie ein Garten benötigt auch das Produkt-Backlog ständige Pflege. Die Backlog-Verfeinerung ist dabei eine Methode, die Teams bei der Pflege ihres Backlogs unterstützt.

Die erfolgreiche Pflege eines Produkt-Backlogs erfordert den bewussten Einsatz des gesamten Teams. Im Folgenden werden einige häufige Fallstricke aufgeführt, auf die Teams bei der Entwicklung von Backlogs stoßen. 

Unzureichende Beteiligung der Stakeholder

Selbst die besten Produktstrategien können nutzlos sein, wenn es an Beteiligung oder Support der Stakeholder mangelt, da dies zu nicht abgestimmten Prioritäten führt. Für ein erfolgreiches Backlog-Management ist es unerlässlich, die Stakeholder frühzeitig einzubeziehen und während des gesamten Prozesses einen kontinuierlichen Dialog aufrechtzuerhalten.

Ein zunehmend unüberschaubares Produkt-Backlog

Es gibt zwar keine feste Regel, aber wenn zu viele Elemente vorhanden sind, wird es sehr schwierig, Transparenz und eine effektive Priorisierung aufrechtzuerhalten. Der Product Owner sollte befugt sein, „nein“ zu Elementen zu sagen, die nicht mit der aktuellen Vision übereinstimmen, um das Backlog auf die Wertschöpfung zu konzentrieren.

Fokussierung ausschließlich auf neue Funktionen

Auch wenn neue Funktionen für Kunden am spannendsten sein mögen, ist es wichtig, technische Schulden und andere Qualitätsprobleme anzugehen, einschließlich Fehlern, die behoben werden müssen. Sowohl Produktfunktionen als auch die technische Stabilität benötigen Aufmerksamkeit für eine nachhaltige Bereitstellung.

Fokussierung auf langfristige oder kurzfristige Ziele

Die Schaffung von Kundennutzen erfordert ein Gleichgewicht zwischen unmittelbaren Bedürfnissen und einer langfristigen Vision. Das Produkt-Backlog sollte sowohl schnelle Erfolge als auch strategische Initiativen widerspiegeln und gleichzeitig auf das Produktziel ausgerichtet sein.

Die Entwicklung und Verfeinerung des Backlogs ist ein zentraler Aspekt für Agile Teams, die Scrum und andere Agile Frameworks nutzen. Lucid unterstützt Sie bei der Erstellung und Pflege von Produkt-Backlogs für Ihr gesamtes Unternehmen. Mit Funktionen zur Verbesserung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit, zur Visualisierung der zu erledigenden Arbeit und zur Verknüpfung der Arbeit mit Ihrem Aufzeichnungssystem können Sie mit Lucid ein Produkt-Backlog entwickeln und Aufgaben priorisieren, die dem Kunden einen Mehrwert bieten.