La guida completa allo sviluppo e alla gestione di un product backlog in Agile

I team Agile si concentrano sull’adattamento al cambiamento e sull'offerta di valore al cliente attraverso un lavoro iterativo. Ma da dove inizia questo lavoro iterativo? Come fanno i team Agile a identificare gli elementi di lavoro che forniranno un vero valore al cliente?

Per molti team che utilizzano Agile, il raggiungimento della visione inizia dal product backlog. In un product backlog, i team determinano quali elementi devono completare per fornire del valore.

Questa guida spiega cos’è un product backlog, chi è responsabile della sua gestione, come crearne uno e come assegnare la giusta priorità e ordine agli elementi del backlog. La guida fornisce anche suggerimenti per evitare gli errori più comuni che i team incontrano nello sviluppo dei backlog.

Il product backlog, inizialmente descritto all'interno del framework Scrum, è diventato un componente fondamentale di molti framework Agile. Si tratta essenzialmente di un elenco ordinato di ciò su cui un team si concentrerà per fornire valore. L'elenco è composto da elementi del backlog, ovvero singoli compiti, basati sulle richieste degli stakeholder o su ciò che il team stesso ha deciso di realizzare per generare valore per il cliente.

Utilizza questo modello di product backlog in Lucid per dare priorità al lavoro in base al valore e per offrire prodotti di alta qualità.

Ad esempio, nello sviluppo software, il product backlog è un elenco di elementi che il team deve creare, come nuove funzionalità e miglioramenti tecnici, e di elementi identificati dal team stesso, come correzioni di bug e aggiornamenti di sicurezza. Altri elementi comuni del product backlog includono: 

• Storie degli utenti 
• Miglioramenti della facilità d'uso
• Modifiche alle funzionalità esistenti 
• Acquisizione di conoscenze
• Gestione del debito tecnico

Ogni elemento del backlog deve essere un'attività che il team può completare in uno sprint. Gli elementi di maggiore impatto devono essere completati per primi, con l'obiettivo finale di ottenere valore per il cliente nel modo più efficiente possibile.

Dopo che gli elementi vengono aggiunti al backlog, vengono suddivisi in elementi più piccoli, così da poter essere completati realisticamente all'interno di un'iterazione. Pensa al product backlog come a un imbuto: il team parte da un obiettivo di prodotto più ampio e i modi per raggiungerlo vengono suddivisi in parti più piccole finché non vengono ridotti a elementi pronti per un'iterazione.

La gestione del product backlog ha più successo quando viene affrontata con una mentalità Agile che offre valore al cliente attraverso un lavoro incrementale, ovvero via via che i membri del team completano il loro lavoro, integrano il feedback e si concentrano sul miglioramento continuo.

Sviluppare e mantenere un product backlog può essere vantaggioso per tutti i tipi di team: non è necessario lavorare nello sviluppo software per avere un product backlog.

In quanto fonte di input per i risultati del team, un product backlog fornisce: 

• Direzione chiara: la pianificazione dello sprint o dell'iterazione inizia con il backlog, poiché elenca già gli elementi più importanti su cui lavorare successivamente.
• Flessibilità: il product owner può modificare l'ordine degli elementi via via che emergono nuove informazioni dalle discussioni con gli stakeholder o da altri tipi di feedback.
• Trasparenza e allineamento: il product owner può utilizzare il backlog nelle discussioni con gli stakeholder per chiarire cosa è necessario per fornire valore al prodotto, cosa è pianificato e su cosa si sta lavorando. Il backlog aiuta anche tutti a comprendere come la visione e gli obiettivi del prodotto siano stati interpretati e suddivisi in attività più concrete.
• Efficienza: l'ordine del backlog garantisce che il team si concentri prima sugli elementi più importanti e di maggior valore.

Sebbene l’intero team abbia la responsabilità di conoscere gli elementi del backlog e di completare quelli verso cui ha assunto un impegno, una sola persona è responsabile di aumentare al massimo il valore attraverso il product backlog. In Scrum, questa persona è il product owner. 

Le responsabilità del product owner includono:

• Sviluppare e comunicare l'obiettivo del prodotto
• Creare, ordinare e comunicare chiaramente gli elementi del backlog
• Garantire che il backlog del prodotto sia trasparente e compreso da tutti i membri del team

Un product owner efficace è organizzato, articolato e costantemente concentrato sulla fornitura di un valore al cliente. È aperto al feedback sia dei clienti che dei membri del team, promuove una collaborazione ad alto valore e cerca di soddisfare le esigenze di molti stakeholder. Sebbene sia possibile modificare il product backlog, le persone devono prima collaborare con il product owner per apportare tali modifiche.

È importante ricordare che la creazione di un product backlog non è un evento una tantum, bensì un processo continuo.

I team aggiorneranno e perfezioneranno continuamente il backlog via via che emergono nuove informazioni, pertanto il backlog dovrebbe essere considerato un documento vivo e in continua evoluzione. Dovrebbe cambiare al variare delle tendenze di mercato, dei contributi degli stakeholder e delle esigenze dei clienti

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Tenendo a mente questo, ecco i passaggi per creare un product backlog.

1. Raccogliere input

Raccogli idee da stakeholder, clienti e membri del team per definire l'obiettivo del prodotto. Puoi anche condurre analisi sulla concorrenza e ricerche sui clienti

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2. Definire una visione del prodotto

Tieni a mente questa visione mentre discuti cosa sarà necessario per raggiungere l’obiettivo del prodotto. Gli elementi del backlog devono essere allineati con questa visione e con la strategia complessiva.

3. Organizzare una sessione di gestione del backlog

Puoi organizzare workshop sulla gestione del backlog con gli stakeholder e i membri del team. Durante queste sessioni, si generano idee sugli elementi da completare, si valuta il loro valore e si determina la priorità relativa.

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4. Articolare gli elementi del product backlog

Spesso i team descrivono gli elementi del backlog nel formato di una user story, delineando la funzionalità desiderata dal punto di vista dell'utente. Puoi eseguire una mappatura della user story per visualizzare il percorso dell’utente e organizzare gli elementi del backlog in modo che il team possa comprendere come diverse funzionalità e attività si integrano per fornire valore

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5. Perfezionare il backlog con il team

Partendo dalla cima del backlog ordinato, suddividi le idee più grandi in elementi più dettagliati. Non occuparti del perfezionamento degli elementi a bassa priorità fino a quando non diventano più rilevanti. Aggiungi criteri di accettazione e una stima per ciascun elemento del backlog.

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6. Ordinare gli elementi

L'ordinamento deve essere basato su valore, costo, rischio e dipendenze. 

7. Aggiornare continuamente

Via via che il product owner riceve nuove informazioni, utilizzale per aggiornare e perfezionare continuamente il backlog.

Una volta creato il product backlog , il passo successivo è decidere su cosa lavorare per prima cosa. Poiché il product owner è responsabile dell'ordine del backlog, spetta a lui decidere cosa fornirà maggior valore, tuttavia questo processo richiede molta collaborazione non solo tra i membri del team ma anche con gli stakeholder per raggiungere l'allineamento. Per aiutare il gruppo a raggiungere un accordo sono necessarie capacità di facilitazione e strumenti di collaborazione. 

In questa fase, un software di collaborazione visiva è particolarmente utile. Una lavagna virtuale allinea tutti fornendo un'area di disegno centrale e condivisa dove raccogliere i contributi. Visualizzare il product backlog aiuta il team a comprendere il valore e la complessità degli elementi. Nel determinare l’ordine, considera aspetti come il valore aziendale, il valore per il cliente, i rischi, il livello di impegno, le dipendenze e la sensibilità delle tempistiche.

Ecco alcune attività utili che puoi utilizzare per facilitare queste discussioni:

• Anche se il product owner è responsabile dell'ordinamento finale, strumenti come una matrice di impatto e sforzo possono aiutare a identificare gli elementi di maggior valore. Una mappa delle user story può aiutare a visualizzare questo flusso di lavoro.
• Utilizza varie tecniche di stima, come la stima per affinità, Planning Poker® e T-shirt sizing per allineare le dimensioni e la complessità delle voci del product backlog.
• Valuta la comprensione del team attraverso il voto di fiducia e il voto da zero a cinque. Queste attività aiutano a far emergere le preoccupazioni e offrono l'opportunità di discutere i diversi punti di vista.

Il perfezionamento del product backlog consiste nella scomposizione degli elementi in parti più piccole e precise. Ad esempio, un elemento comune del backlog è una richiesta di funzionalità. 

Questa richiesta viene suddivisa in attività dettagliate che possono essere completate più facilmente. Il team collabora per perfezionare queste attività, assicurandosi che siano ben dimensionate e comprese correttamente.

I valori Scrum di impegno, concentrazione, apertura, rispetto e coraggio sono essenziali per affinare il backlog; i membri del team dovrebbero essere aperti riguardo al proprio lavoro, alle sfide e al loro impegno nel raggiungimento degli obiettivi. Il perfezionamento del product backlog richiede anche che i membri del team dimostrino rispetto reciproco e coraggio nell'affrontare attività difficili.

Il perfezionamento del product backlog non è un'attività una tantum che avviene durante la pianificazione o le revisioni dello sprint, bensì un'attività continua per aggiungere ordine, descrizione e dimensione agli elementi, assicurandosi al contempo che siano in linea con la visione del prodotto. Come avviene con un giardino, il product backlog necessita di una manutenzione costante e il perfezionamento del backlog è una pratica che aiuta i team a gestire il loro backlog.

Mantenere con successo un product backlog richiede uno sforzo consapevole da parte di tutto il team. Ecco alcuni ostacoli comuni che i team incontrano durante lo sviluppo del backlog. 

Coinvolgimento insufficiente degli stakeholder

Anche le migliori strategie di prodotto possono essere vanificate se mancano il coinvolgimento o il supporto degli stakeholder, poiché questo porta a priorità non allineate. Per una gestione efficace del backlog, è essenziale coinvolgere gli stakeholder fin dalle prime fasi e mantenere un dialogo continuo durante tutto il processo.

Lasciare che il product backlog diventi ingestibile

Anche se non esiste una regola fissa, avere troppi elementi rende molto difficile mantenere la trasparenza e un ordinamento efficace. Il product owner dovrebbe avere la possibilità di dire “no” agli elementi che non sono allineati con la visione attuale, per mantenere il backlog focalizzato sulla creazione di valore.

Concentrarsi esclusivamente sulle nuove funzionalità

Sebbene le nuove funzionalità possano essere più entusiasmanti per i clienti, è importante affrontare il debito tecnico e altre questioni legate alla qualità, inclusi i bug da correggere. Sia le funzionalità di prodotto che la salute tecnica richiedono attenzione per garantire un successo sostenibile.

Concentrarsi solo sul lungo o sul breve termine

Per offrire valore ai clienti è necessario bilanciare le esigenze immediate con una visione a lungo termine. Il product backlog deve riflettere sia i risultati rapidi che le iniziative strategiche, mantenendo sempre l’allineamento con l’obiettivo del prodotto.

Lo sviluppo e il perfezionamento del backlog sono aspetti fondamentali per i team Agile che utilizzano Scrum e altri framework Agile. Lucid può aiutarti a creare e mantenere i product backlog per tutta la tua organizzazione. Grazie a funzionalità che migliorano la collaborazione interfunzionale, visualizzano le attività da svolgere e collegano il lavoro al tuo sistema di riferimento, puoi utilizzare Lucid per sviluppare un product backlog e dare priorità alle attività che offrono valore al cliente.