O guia abrangente para desenvolver e gerenciar um backlog de produtos no método Ágil

As equipes ágeis têm como foco a adaptação às mudanças e a entrega de valor ao cliente por meio do trabalho iterativo. Mas onde começa esse trabalho iterativo? Como as equipes ágeis identificam os itens de trabalho que, em última análise, gerarão o valor esperado para o cliente?

Para muitas equipes que empregam a metodologia Ágil, a concretização da visão começa com o backlog do produto. Nele, as equipes determinam quais itens devem ser realizados para entregar valor.

Este guia explicará o que é um backlog de produto, quem é responsável por gerenciá-lo, como fazer, e como priorizar e ordenar os itens do backlog da melhor forma. Você também aprenderá dicas para evitar erros comuns que as equipes costumam encontrar ao desenvolver backlogs.

Um backlog de produto, inicialmente descrito na estrutura Scrum, tornou-se um componente central de muitos frameworks ágeis. Trata-se de uma lista ordenada daquilo em que uma equipe deve focar para entregar valor. A lista é composta por itens do backlog — elementos únicos de trabalho baseados em solicitações de stakeholders ou no que a equipe decidiu realizar para alcançar valor para o cliente.

Use este modelo de backlog de produto na Lucid para priorizar o trabalho por valor e entregar produtos de alta qualidade.

Por exemplo, no desenvolvimento de programa, o backlog do produto é uma lista de itens que a equipe foi solicitada a desenvolver, como novos recursos e melhorias técnicas, e itens identificados pela própria equipe, como correções de bugs e atualizações de segurança. Outros itens comuns do backlog do produto incluem: 

• Histórias de usuários 
• Melhorias de usabilidade
• Alterações em funcionalidades existentes 
• Aquisição de conhecimento
• Gestão da dívida técnica

Cada item do backlog deve ser um elemento de trabalho que a equipe possa concluir em uma sprint. Os itens de maior impacto devem ser realizados primeiro, com o objetivo final de agregar valor ao cliente da forma mais eficiente possível.

Após os itens serem adicionados ao backlog, eles são divididos em itens menores para que possam ser concluídos de forma realista dentro de uma iteração. Pense no backlog do produto como um funil: a equipe começa com um objetivo maior do produto, e as maneiras de atingir esse objetivo são divididas em partes menores até serem reduzidas a itens do backlog prontos para uma iteração.

A gestão do backlog do produto é mais eficaz quando abordada com uma mentalidade ágil de fornecer valor ao cliente por meio de trabalho incremental — ou seja, à medida que os membros de equipe concluem o trabalho, eles incorporam o feedback e se concentram na melhoria contínua.

Desenvolver e manter um backlog de produto pode beneficiar todos os tipos de equipes — você não precisa trabalhar com desenvolvimento de programas para ter um backlog de produto.

Como fonte de dados para os resultados da sua equipe, o backlog do produto fornece: 

• Direção clara: planejamento sprint ou da iteração começa com o backlog, pois ele já lista os itens mais importantes a serem trabalhados em seguida.
• Flexibilidade: o responsável pelo produto pode alterar a ordem dos itens à medida que novas informações surgirem de discussões com as partes interessadas ou outros tipos de feedback.
• Transparência e alinhamento: o responsável pelo produto pode usar o backlog em discussões com as partes interessadas sobre o que é necessário para entregar valor ao produto, o que está planejado para ser realizado e o que está sendo trabalhado atualmente. O backlog também ajuda todos a entender como a visão e os objetivos do produto foram interpretados e desdobrados em itens mais acionáveis.
• Eficiência: a ordem de prioridade das tarefas garante que a equipe se concentre primeiro nos itens mais importantes e de maior valor.

Embora toda a equipe seja responsável por estar ciente dos itens do backlog e concluir realizar os itens aos quais se comprometeu, uma pessoa é responsável por maximizar o valor por meio do backlog do produto. No Scrum, essa pessoa é o product owner. 

Entre as responsabilidades do product owner estão:

• Desenvolver e comunicar o objetivo do produto
• Criar, ordenar e informar claramente quais são os itens do backlog
• Garantir que o backlog do produto seja transparente e compreendido por todos os membros da equipe

Um product owner eficaz é organizado, articulado e está constantemente focado em entregar valor ao cliente. Está aberto a receber feedback, tanto de clientes quanto de membros da equipe, promovendo uma colaboração de alto valor e buscando atender às necessidades de diversas partes interessadas. Embora seja possível alterar o backlog do produto, é fundamental que as pessoas colaborem primeiro com o product owner para implementar essas mudanças.

É importante lembrar que criar um backlog de produto não é um evento único. É um processo contínuo. 

As equipes atualizarão e refinarão continuamente o backlog à medida que novas informações surgirem, e o backlog deve ser considerado um documento vivo e dinâmico. Ele deve mudar conforme as tendências de mercado, as contribuições das partes interessadas e as necessidades dos clientes mudarem.

Tendo isso em mente, aqui estão os passos para criar um backlog de produto.

1. Coletar informações

Reúna ideias de partes interessadas, clientes e membros da equipe para definir o objetivo do produto. Você também pode realizar análises da concorrência e pesquisas com clientes.

2. Definir uma visão de produto.

Tenha essa visão em mente ao discutir o que será necessário para atingir o objetivo do produto. Os itens do backlog devem estar alinhados com essa visão e com a estratégia geral.

3. Realizar uma sessão de gerenciamento de backlog

Você pode promover workshops de gestão de backlog com stakeholders e membros da equipe. Nessas sessões, faça um brainstorming dos itens a serem realizados, considere o valor de cada um e determine a prioridade relativa.

4. Articular os itens do backlog do produto

Frequentemente, as equipes descrevem os itens do backlog no formato de uma história de usuário, detalhando a funcionalidade desejada da perspectiva do usuário. Você pode realizar mapeamento de histórias de usuário para visualizar a jornada do usuário e organizar os itens do backlog de forma que ajude a equipe a entender como diferentes recursos e tarefas se encaixam para agregar valor.

5. Refinar o backlog com sua equipe.

Começando pelo topo da lista de pendências ordenada, divida as ideias maiores em itens de backlog mais específicos. Deixe o refinamento dos itens de menor prioridade para quando se tornarem mais relevantes. Adicione critérios de aceitação e uma estimativa para cada item do backlog.

6. Ordenar os itens

A ordem deve ser baseada em valor, custo, risco e dependências. 

7. Fazer atualizações contínuas

À medida que o product owner recebe novas informações, use-as para atualizar e refinar continuamente o backlog.

Após criar o backlog do produto, o próximo passo é decidir o que priorizar. Por ser responsável por definir a ordem do backlog, cabe ao product owner decidir o que trará mais valor. No entanto, esse processo exige muita colaboração, não apenas entre os membros da equipe, mas também com as partes interessadas, para que se chegue a um consenso. Habilidades de facilitação e ferramentas de colaboração são essenciais para ajudar o grupo a chegar a um acordo.

O programa de colaboração visual é especialmente útil nesse contexto. Um quadro branco virtual pode alinhar todos os envolvidos, fornecendo uma tela central e compartilhada onde as contribuições de cada um podem ser reunidas. Visualizar o backlog do produto ajuda a equipe a compreender o valor e a complexidade relativos. Ao definir a ordem de prioridade, considere aspectos como valor para o negócio, valor para o cliente, risco, nível de esforço, dependências e prazos.

Aqui estão algumas atividades úteis que você pode usar para conduzir essas discussões:

• Embora o product owner seja responsável pela ordenação final, ferramentas como uma matriz de impacto x esforço podem ajudar a identificar os itens de maior valor. Um mapeamento de histórias de usuário pode ajudar a visualizar esse fluxo de trabalho.
• Use várias técnicas de estimativa, como estimativa de afinidade, Planning Poker® e tamanho de camiseta (T-shirt sizing) para alinhar o tamanho e a complexidade dos itens do backlog do produto.
• Avalie o entendimento da equipe por meio de votação de confiança e votação de "zero a cinco" (fist to five). Essas atividades ajudam a revelar preocupações e oferecem oportunidades para discutir diferentes perspectivas.

Refinamento do backlog de produto é o ato de dividir itens em itens menores e mais precisos. Por exemplo, um item comum do backlog é uma solicitação de recurso. 

Essa solicitação é dividida em partes detalhadas do trabalho que podem ser mais facilmente concluídas. A equipe refina esses itens de forma colaborativa para garantir que eles tenham o tamanho adequado e sejam compreendidos.

Os valores do Scrum, comprometimento, foco, abertura, respeito e coragem, são essenciais ao refinar o backlog: membros da equipe devem ser transparentes sobre o trabalho que realizam, sobre os desafios e sobre o comprometimento em alcançar os objetivos. O refinamento do backlog do produto também requer que os membros da equipe demonstrem respeito uns pelos outros e coragem para enfrentar tarefas difíceis.

O refinamento do backlog do produto não é uma atividade única que ocorre durante o planejamento sprint ou revisões. É uma atividade contínua para adicionar ordem, descrição e tamanho aos itens, garantindo o alinhamento com a visão do produto. Como um jardim, o backlog do produto precisa de cuidados constantes, e o refinamento do backlog é uma prática que ajuda as equipes a cuidarem do backlog.

Manter um backlog de produto atualizado exige um esforço consciente de toda a equipe. A seguir, apresentamos alguns erros comuns que as equipes costumam encontrar ao desenvolver seus backlogs. 

Envolvimento insuficiente das partes interessadas

Mesmo as melhores estratégias de produto podem se tornar inúteis se houver falta de envolvimento ou apoio das partes interessadas, pois isso leva a desalinhamento de prioridades. Para uma gestão de backlog bem-sucedida, é essencial envolver as partes interessadas desde o início e manter um diálogo contínuo ao longo de todo o processo.

Permitir que o backlog do produto se torne ingerenciável

Embora não exista uma regra fixa, ter itens em excesso torna muito difícil manter a transparência e uma ordenação eficaz. O proprietário do produto deve ter autonomia para dizer "não" a itens que não estejam alinhados com a visão atual, mantendo o backlog focado na entrega de valor.

Focar exclusivamente novas funcionalidades

Embora as novas funcionalidades possam ser o que mais empolga os clientes, é importante lidar com a dívida técnica e outros problemas de qualidade, incluindo bugs que precisam ser corrigidos. Tanto os recursos de produto quanto a saúde técnica precisam de atenção para uma entrega sustentável.

Focar apenas o longo ou curto prazo

Entregar valor ao cliente exige conciliar as necessidades imediatas com a visão de longo prazo. O backlog do produto deve refletir tanto conquistas rápidas quanto iniciativas estratégicas, mantendo-se alinhado com o objetivo do produto.

O desenvolvimento e o refinamento do backlog são aspectos centrais para equipes ágeis que utilizam Scrum e outras metodologias ágeis. A Lucid ajuda você a criar e manter backlogs de produtos para toda a sua organização. Com recursos que viabilizam a colaboração multifuncional, visualizam o trabalho a ser feito e conectam as tarefas de volta ao seu sistema de registro, você pode usar a Lucid para desenvolver um backlog de produto e priorizar as tarefas que entregam valor real ao cliente.