Best Practices für die Verbesserung des Produkt Backlogs

Eine der wichtigsten Funktionen in der Welt des Produktmanagements ist die Pflege des Produkt-Backlogs. Das Backlog ist eine To-do-Liste, die jedes Element im Produkt-Backlog (Product Backlog Item – PBI) priorisiert. Ein solches PBI kann eine User Story, ein Epic, eine Fehlerbehebung, eine neue Funktion, eine Änderungsanforderung usw. sein.

In einer Agile-Umgebung verwaltet und pflegt der Product Owner das Produkt-Backlog. Die wichtigsten oder dringendsten PBIs stehen ganz oben auf der Liste, sodass das Team weiß, woran es als Nächstes arbeiten muss. Das hilft den Teammitgliedern, den Überblick zu behalten und den Fortschritt zu überwachen.

Das Produkt-Backlog sollte die einzige verlässliche Quelle für die Produktanforderungen sein. Wenn etwas nicht im Backlog steht, sollte das Team nicht daran arbeiten.

Das Ziel sollte nicht darin bestehen, alle PBIs aus dem Backlog zu entfernen. Stattdessen sollte das Ziel darin bestehen, die Liste zu verbessern und das Backlog mit relevanten PBIs zu füllen. Dies hilft Ihnen, Ihr Produkt kontinuierlich aufzuwerten.

Was ist die Verbesserung des Produkt-Backlogs?

Die Verfeinerung des Produkt-Backlogs ist eine Team-Aktivität, bei der das Team Elemente überprüft, die sich derzeit im Backlog befinden, sie neu priorisiert, veraltete Elemente löscht, User Storys verfeinert oder neue Elemente hinzufügt. Der Product Owner ist dafür verantwortlich, regelmäßig stattfindende Sitzungen zur Verbesserung des Produkt-Backlogs zu leiten (früher bekannt als Backlog-Grooming).

Warum ist die Backlog-Verbesserung wichtig?

Regelmäßige Backlog-Verbesserungen sind wichtig, weil sie die Kommunikation mit Ihren Teams und Stakeholdern offen halten. Durch diese Kommunikation wird sichergestellt, dass alle Beteiligten bei Änderungen, Ergänzungen und Priorisierungen auf dem gleichen Stand sind. Dies ist gerade in großen Unternehmen hilfreich, in denen Teammitglieder von der Arbeit anderer Teams abhängig sind, um ihre eigenen Aufgaben zu erledigen.

Darüber hinaus ist der Prozess der Backlog-Verbesserung wichtig, denn er:

• Hilft Ihrem Team, effizienter zu arbeiten: Ein gut verbessertes Backlog bringt Ihr Team voran und erhöht die Produktivität. Ihr Team weiß, was die Prioritäten sind und was als Nächstes kommt.
   
• Hält das Backlog organisiert: Ein unorganisiertes Backlog kann chaotisch und verwirrend werden, was es schwieriger macht, PBIs zu priorisieren und Ihre Sprints zu planen. Wenn Sie Ihr Backlog verfeinern, ist es für den Rest Ihres Teams lesbar.
   
• Hält das Backlog überschaubar: Wenn es nicht genug Elemente im Backlog gibt, stellen Sie vielleicht fest, dass Ihr Team Leerlaufzeiten hat, ohne zu wissen, was als Nächstes zu tun ist. Andererseits können zu viele Elemente im Produkt-Backlog dazu führen, dass wertvolle User Storys verschwendet oder verzögert werden. Die Backlog-Verbesserung hilft Ihnen, die richtige Balance für Ihr Team zu finden. Sie möchten zwar das Backlog füllen, um die Arbeit am Laufen zu halten, aber Sie möchten nicht, dass es zu voll wird.
   
• Hält Teams auf dem Laufenden: Regelmäßige Verbesserungen stellen sicher, dass alle Beteiligten wissen, wo das Projekt in Bezug auf Features, Funktionen, Bugfixes, Verbesserungen usw. steht.
  
  
• Trägt dazu bei, den Umfang zu verringern: Refinement-Sitzungen helfen dabei, User Storys zu identifizieren und zu eliminieren, die vielleicht wie eine gute Idee erschienen, als sie dem Backlog hinzugefügt wurden, aber bei denen jetzt erkannt wurde, dass sie keinen echten Mehrwert bieten.
   
• Ermöglicht es den Teilnehmenden, voneinander zu lernen: PBIs werden in der Regel von einer Vielzahl von Personen zum Backlog hinzugefügt. Die Durchsicht der PBIs gibt den Mitwirkenden die Möglichkeit zu erklären, warum Artikel hinzugefügt wurden, wie beispielsweise Feedback von einer Live-Demonstration, Beiträge des Support-Teams oder Prioritäten von Stakeholdern. Teammitglieder erhalten Einblick in Probleme, an die sie zuvor vielleicht nicht gedacht haben.

Bewährte Verfahren zur Verbesserung von Produkt-Backlogs

Denken Sie daran, dass Sie mit einem Produkt-Backlog niemals „fertig“ sein sollten. Die Verbesserung des Produkt-Backlogs ist nur ein Aspekt des laufenden Produkt-Backlog-Managements. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können, Ihr Produkt-Backlog zu verfeinern und für kommende Sprints bereit zu halten

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Arbeiten Sie mit nur einem Produkt-Backlog

Ihr Produkt-Backlog muss die einzige verlässliche Informationsquelle sein. Manchmal werden Sie gebeten, dem Backlog etwas hinzuzufügen, das sich nach einer guten Idee anhört, aber momentan nicht wirklich passt. Diese Situation könnte Sie dazu verleiten, ein separates Backlog zu erstellen, um Elemente zu speichern, die Sie nicht vergessen möchten. 

Wenn die Idee jedoch wichtig genug ist und wirklich einen Mehrwert bietet, wird sie wieder aufkommen – und Sie können sie später in das Backlog aufnehmen. Der Versuch, ein Backup-Backlog zu führen, verursacht zu viel Aufwand und macht die spätere Sortierung unübersichtlich.

Versuchen Sie nicht, alles selbst zu erledigen

Als Product Owner liegt das Backlog in Ihrer Verantwortung. Dementsprechend denken Sie vielleicht, dass sämtliche Aktivitäten im Rahmen des Backlog-Managements nur von Ihnen durchgeführt werden können. Es ist jedoch völlig in Ordnung, Ihr Entwicklungsteam zu bitten, Ihnen bei der Beschreibung der User Storys, der Definition der Akzeptanzkriterien und der Entwicklung funktionaler Designs zu helfen. Der Versuch, all dies selbst zu tun und sich gleichzeitig auf die Stakeholder, die langfristige Vision und den Geschäftswert zu konzentrieren, kann überfordernd sein. Lassen Sie sich also von anderen helfen.

Wissen Sie, was in Ihrem Backlog steckt

Wenn andere Teammitglieder bei der Verwaltung Ihres Produkt-Backlogs helfen, ist es möglich, dass sie eigene Elemente hinzufügen. Das ist in Ordnung, solange Sie Ihren Backlog nicht zu einer großen und unübersichtlichen Wunschliste wachsen lassen. 

Wenn andere Teammitglieder PBIs zum Backlog hinzufügen möchten, sollten sie diese vorher mit Ihnen besprechen. Sie müssen nicht alle Details jedes einzelnen PBIs kennen, sollten aber zumindest wissen, worum es sich handelt und warum sie hinzugefügt werden sollen. Auf diese Weise können Sie fundiertere Entscheidungen darüber treffen, ob sie in die Liste aufgenommen werden sollen.

Machen Sie sich klar, dass ein Produkt-Backlog nie abgeschlossen ist

Wenn Sie aus einer eher traditionellen Produktentwicklungsumgebung kommen, denken Sie vielleicht, dass Sie ein „vollständiges“ Backlog erstellen müssen, das den gesamten Umfang und die Anforderungen umfasst. Aber in einer Agile-Umgebung konzentriert man sich auf die Wertschöpfung und nicht auf die Bereitstellung eines fertigen Produkts. Solange Ihr Produkt für Ihre Kunden von Wert ist, wird die Entwicklung dieses Produkts niemals abgeschlossen sein. Ihr Produkt-Backlog wird im Laufe der Zeit kontinuierlich größer und kleiner. 

Machen Sie das Produkt-Backlog verfügbar

Es ist wichtig, dass Ihr Backlog transparent und für das Entwicklungsteam und die Stakeholder zugänglich ist. Eine gute Methode ist, es an eine sichtbare Stelle neben dem Team an einer Wand oder einem Whiteboard zu platzieren. Eine bessere Möglichkeit ist, es digital verfügbar zu machen. 

Zum Beispiel ist airfocus von Lucid eine einfache, aber leistungsstarke Produktmanagement-Plattform, auf der Teams Roadmaps erstellen und Backlogs effektiv verwalten können. airfocus ermöglicht es Teams, eine einzige Quelle der Produktwahrheit zu etablieren, was Sichtbarkeit, Transparenz und Kommunikation verbessert. Es ist wichtig, das Backlog sichtbar zu machen, damit alle Beteiligten wissen, woran gearbeitet wird und was noch zu tun ist.

Tipps zur Durchführung von Sitzungen zur Produkt-Backlog-Verbesserung

Da die Verfeinerung des Produkt-Backlogs ein fortlaufender Prozess ist, gibt es keine definierten Regeln dafür, wie oft sich Teams diesbezüglich zu formellen Sitzungen treffen sollten. Wie oft Sie sie einplanen, hängt also davon ab, was für Ihr Team sinnvoll ist. Viele Mitarbeitende haben das Gefühl, dass sie bereits an zu vielen Meetings teilnehmen. Stellen Sie daher sicher, dass Meetings nicht angesetzt werden, nur, um ein Meeting abzuhalten. 

Im Folgenden finden Sie einige Dinge, die Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Sitzungen zur Produkt-Backlog-Verbesserung beachten sollten.

Wer sollte teilnehmen?

Zusammenarbeit ist der Schlüssel zur Pflege eines verfeinerten Produkt-Backlogs. Daher sollten Sie eine Vertreterin oder einen Vertreter aus allen am Projekt beteiligten Teams einladen, z. B.:

• Product Owner (moderiert das Meeting)
• Produktmanagerin bzw. Produktmanager
• Scrum Master
• Projektmanagerin bzw. Projektmanager
• Vertreterin bzw. Vertreter der QA

Dadurch wird sichergestellt, dass die Probleme aus verschiedenen Perspektiven betrachtet und verstanden werden, während Sie an der Verfeinerung der User Storys arbeiten. Laden Sie jedoch nicht zu viele Personen ein, sondern nur diejenigen, die für den Verbesserungsprozess wichtig sind.

Wie lange sollte die Sitzung dauern?

Es gibt kein festes Zeitlimit für Sitzungen zur Backlog-Verbesserung, aber die meisten Menschen nehmen nicht gerne an langen Meetings teil, vor allem, wenn das Gespräch vom Thema abschweift. Halten Sie Ihre Sitzungen themenfokussiert und kurz. In der Regel sollten 45 Minuten bis eine Stunde ausreichen. Erstellen Sie eine Tagesordnung und halten Sie sich daran.

Was sollten Sie bei einer Sitzung zur Backlog-Verbesserung tun?

Zu den häufigsten Aufgaben in einer Sitzung zur Backlog-Verbesserung gehören:

• Entfernen Sie veraltete oder irrelevante PBIs.
• Fügen Sie neue PBIs auf der Grundlage von Feedback und Kundenbedürfnissen hinzu.
• Priorisieren Sie PBIs.
• Identifizieren Sie potenzielle Hindernisse und gehen Sie sie an.
• Verfeinern Sie die User Storys, um Unklarheiten zu beseitigen und für mehr Klarheit zu sorgen.
• Fügen Sie kontextbezogene Informationen und Akzeptanzkriterien hinzu.
• Teilen Sie umfangreiche User Storys in kleinere Aufgaben auf.
• Aktualisieren Sie die Zeitschätzungen für jedes Element in der Liste.
• Nehmen Sie Zuweisungen vor.

Was ist das Ziel oder Ergebnis der Sitzung?

Die Sitzung soll Ihnen helfen, die nächsten Sprints zu planen und zu priorisieren. Die Teammitglieder sollten die Sitzung mit dem Gefühl verlassen, dass sie wissen, was als Nächstes zu tun ist. Das bedeutet, dass die Aufgaben festgelegt, zugewiesen und geschätzt werden und mit Ihren allgemeinen Projekt- und Unternehmenszielen in Einklang stehen.

Um Ihre Sitzungen zur Backlog-Verbesserung zu protokollieren und die nächsten Schritte zu besprechen, verwenden Sie für Ihre Sitzungen eine Vorlage zur Backlog-Verbesserung. Eine Vorlage hilft Ihnen, die Diskussion zu erleichtern und das Verständnis zu verbessern.

Nutzen Sie die Verbesserung des Backlogs, um den Produkterfolg zu steigern 

Die Verbesserung des Backlogs ist weit mehr als nur eine „Aufräumaktion”. Oftmals hilft die Verbesserung den Teams dabei, eine Verbindung zwischen der übergeordneten Vision und der technischen Umsetzung herzustellen. Ohne regelmäßige Verbesserungen können die Elemente im Backlog zu einer Wunschliste veralteter Ideen werden, was zu Scope Creep und verschwendeter Arbeit führt. 

Verbessern Sie regelmäßig Ihren Backlog, um mehr Klarheit, Ausrichtung und Verständnis dafür zu erreichen, wie Aufgaben zu größeren Zielen beitragen, damit Ihr Team sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentriert.