Bonnes pratiques pour l’affinage du backlog produit

L’une des tâches les plus importantes dans le domaine de la gestion de produit est la maintenance du backlog produit, une liste de tâches qui établit l’ordre de priorité de chaque product backlog item (PBI). Un PBI peut être une user story, un epic, une correction de bug, une nouvelle fonctionnalité, une demande de changement, etc.

Dans un environnement agile, le product owner assure la gestion et la maintenance du backlog produit. Les PBI les plus importants ou les plus urgents sont placés en haut de la liste afin que l’équipe sache sur quoi elle doit travailler ensuite. Cette stratégie permet aux collaborateurs de rester sur la bonne voie et de garder l’œil sur les progrès.

Le backlog produit doit être la source unique de vérité des exigences produit. Si un élément n’y figure pas, l’équipe ne doit pas travailler dessus.

Votre objectif ne doit pas être de vider le backlog de tous ses PBI. Au contraire, vous devez affiner la liste et faire en sorte que celle-ci soit toujours remplie de PBI pertinents. Cet affinage vous aide à ajouter continuellement de la valeur à votre produit.

Qu’est-ce que l’affinage du backlog produit ?

L’affinage du backlog produit (anciennement appelé « backlog grooming ») est une activité collaborative dans laquelle l’équipe passe en revue les éléments dans le backlog et les reclasse par ordre de priorité, supprime les tâches obsolètes, ajuste les user stories ou ajoute de nouveaux points. Le product owner est chargé d’animer ces sessions régulières.

Pourquoi est-il important d’affiner le backlog ?

Il est important d’affiner régulièrement le backlog, car ce processus permet de maintenir la communication avec vos équipes et les parties prenantes. Cette communication permet de s’assurer que toutes les personnes impliquées sont informées des changements, ajouts et priorités. Il s’agit d’un point particulièrement crucial dans les grandes organisations où certains collaborateurs dépendent du travail effectué par d’autres équipes pour mener à bien leurs propres tâches.

De plus, le processus d’affinage du backlog est important, car il :

• Contribue à l’efficacité de votre équipe : un backlog bien structuré permet à votre équipe d’avancer et de gagner en productivité. Votre équipe connaît les priorités et les prochaines étapes.
   
• Maintient le backlog organisé : un backlog non organisé peut devenir désordonné et confus, ce qui complique la priorisation des tâches et la planification des sprints. Un backlog bien organisé le rend lisible pour le reste de l’équipe.
   
• Maintient un backlog gérable : si le backlog ne contient pas suffisamment d’éléments, votre équipe risque de se retrouver sans savoir quoi faire ensuite. À l’inverse, un backlog produit trop chargé peut entraîner du gaspillage ou un retard dans les users stories importantes. L’affinage du backlog vous aide à trouver le juste équilibre pour votre équipe. Il est important d’alimenter le backlog pour assurer la fluidité du travail, sans pour autant le surcharger.
   
• Permet aux équipes de rester informées : un affinage fréquent garantit que tous les participants savent où en est le projet en termes de fonctionnalités, de corrections de bogues, d’améliorations, etc.
  
  
• Contribue à réduire les dérives du périmètre : les séances d’affinage permettent d’identifier et d’éliminer les user stories qui semblaient être de bonnes idées lors de leur ajout au backlog, mais qui s’avèrent n’apporter aucune valeur ajoutée.
   
• Permet aux participants d’apprendre les uns des autres : les éléments du backlog produit sont généralement ajoutés par différentes personnes. L’examen de ces tâches donne aux contributeurs l’occasion d’expliquer leur choix, par exemple suite à une démonstration en direct, aux retours de l’équipe de support ou aux priorités des parties prenantes. Les collaborateurs découvrent ainsi des problématiques auxquelles ils n’auraient peut-être pas pensé.

Bonnes pratiques pour l’affinage du backlog produit

N’oubliez pas qu’un backlog produit ne doit jamais être considéré comme « terminé ». Son affinage n’est qu’un aspect de sa gestion continue. Voici quelques conseils pour maintenir votre backlog produit à jour et prêt pour les sprints à venir.

Travaillez avec un seul backlog produit

Votre backlog produit doit être une source unique de vérité. Il peut arriver que l’on vous demande d’ajouter au backlog un élément qui semble être une bonne idée, mais qui n’y a pas vraiment sa place pour l’instant. Vous pourriez être tenté de créer un backlog distinct pour l’y consigner, afin de ne pas l’oublier. 

Toutefois, si l’idée est suffisamment importante et qu’elle apporte une réelle valeur ajoutée, elle finira par revenir sur le tapis et vous pourrez l’ajouter au backlog à ce moment-là. Essayer de gérer un backlog de secours entraîne trop de complexité et rend le tri fastidieux par la suite.

Ne tentez pas de tout faire seul

En tant que product owner, vous êtes responsable du backlog et vous pensez peut-être que vous êtes le seul habilité à réaliser toutes les activités de gestion qui lui sont liées. Pourtant, vous pouvez tout à fait demander à votre équipe de développement de vous aider à décrire les user stories, à définir les critères d’acceptation et à concevoir des modèles fonctionnels. Essayer de faire tout cela vous-même tout en tenant compte des parties prenantes, de la vision à long terme et de la valeur métier peut s’avérer insurmontable. Laissez d’autres personnes vous aider.

Suivez ce qui se trouve dans votre backlog

Si d’autres membres de l’équipe vous aident à gérer votre backlog produit, il est possible qu’ils y ajoutent leurs propres éléments. Cela ne pose aucun problème, tant que vous ne laissez pas votre backlog devenir une liste de souhaits trop longue et ingérable. 

Si d’autres membres de l’équipe souhaitent ajouter des PBI au backlog, assurez-vous qu’ils vous les soumettent d’abord. Vous n’avez pas besoin de connaître tous les détails de chacun d’entre eux, mais vous devez au moins savoir de quoi il s’agit et pourquoi ils souhaitent les ajouter. Ainsi, vous pourrez déterminer plus efficacement s’ils doivent être ou non inclus dans la liste.

Acceptez qu’un backlog produit ne soit jamais exhaustif

Si vous venez d’un environnement de développement produit plus classique, peut-être pensez-vous que vous devez créer un backlog « complet » qui inclut l’ensemble du périmètre et des exigences. Mais dans un environnement agile, vous vous concentrez sur la création de valeur, et non sur la livraison d’un produit fini. Tant que votre produit présente de la valeur pour vos clients, son développement ne sera jamais achevé. Votre backlog produit ne cessera d’évoluer. 

Ouvrez l’accès au backlog

Il est important que votre backlog soit transparent et accessible pour l’équipe de développement et les parties prenantes. Une bonne façon d’y parvenir est de le placer dans un endroit visible par l’équipe, sur un mur ou un tableau blanc. Une meilleure solution consiste à le rendre disponible sous forme numérique. 

Par exemple, airfocus de Lucid est une plateforme de gestion de produit simple, mais puissante, où les équipes peuvent créer des roadmaps et gérer efficacement les backlogs produit. airfocus permet aux équipes d’établir une source unique de vérité produit, ce qui améliore la visibilité, la transparence et la communication. Il est important de rendre visible le backlog produit afin que toutes les personnes impliquées sachent sur quoi elles travaillent et ce qui reste à faire.

Conseils pour l’organisation de sessions d’affinage du backlog produit

L’affinage du backlog produit étant un processus continu, il n’existe pas de règles définies quant à la fréquence à laquelle les équipes doivent se réunir pour y travailler. Cette fréquence dépend de ce qui est logique pour votre équipe. De nombreux employés estiment qu’ils participent déjà à trop de réunions, alors assurez-vous de ne pas planifier des sessions d’affinage simplement pour le plaisir d’organiser une réunion. 

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la planification et de l’animation de vos sessions d’affinage du backlog produit.

Qui doit y participer ?

La collaboration est essentielle pour maintenir un backlog produit affiné, c’est pourquoi il est important d’avoir un représentant de toutes les équipes impliquées dans le projet, notamment :

• Product owner (anime la réunion)
• Chef de produit
• Scrum master
• Chef de projet
• Représentants QA

Cela permet de s’assurer que les problèmes sont abordés et compris sous plusieurs angles lorsque vous affinez les user stories. Mais ne conviez pas trop de personnes, seulement celles qui sont essentielles au processus d’affinage.

Quelle doit être la durée de la session ?

Il n’y a pas de limite de temps pour les sessions d’affinage du backlog, mais la plupart des gens n’aiment pas les réunions trop longues, surtout si la conversation s’écarte du sujet. Veillez à ce que vos sessions restent ciblées et courtes. En général, 45 minutes à une heure devraient suffire. Fixez un ordre du jour et respectez-le.

Que devez-vous faire lors d’une session d’affinage du backlog ?

Les tâches les plus courantes lors d’une séance d’affinage comprennent :

• Supprimer les PBI obsolètes ou non pertinents.
• Ajouter de nouveaux PBI en fonction des commentaires et des besoins des clients.
• Hiérarchiser les éléments du backlog produit.
• Identifier et lever les obstacles potentiels.
• Affiner les user stories pour éliminer les ambiguïtés et gagner en clarté.
• Ajouter des informations contextuelles et des critères d’acceptation.
• Décomposer les user stories volumineuses en tâches plus petites.
• Mettre à jour les estimations de temps pour chaque élément de la liste.
• Attribuer les tâches.

Quel est l’objectif ou le résultat de la réunion ?

La réunion est censée vous aider à planifier et à hiérarchiser les prochains sprints. Les collaborateurs doivent donc en sortir en sachant ce qu’il faut faire ensuite : les tâches doivent être définies, attribuées, estimées et harmonisées avec les objectifs globaux de votre projet et de votre organisation.

Pour conserver une trace de vos réunions et revenir sur les prochaines étapes, utilisez un modèle d’affinage du backlog. Un modèle facilite la discussion et améliore la compréhension.

Utilisez l’affinage du backlog produit pour assurer votre succès 

L’affinage du backlog produit est bien plus qu’une simple tâche de « nettoyage ». Souvent, il aide les équipes à faire le lien entre la vision globale et l’exécution technique. Sans affinage régulier, les éléments du backlog peuvent se transformer en une liste de souhaits obsolètes, entraînant une dérive du périmètre et un gaspillage d’efforts. 

Affinez régulièrement votre backlog afin d’obtenir plus de clarté, d’alignement et de compréhension sur la manière dont les tâches contribuent à la réalisation de vos objectifs généraux, et permettre ainsi à votre équipe de rester concentrée sur les activités les plus importantes.