Best practices voor product backlog refinement

Een van de belangrijkste functies in de wereld van productmanagement is het onderhouden van de productbacklog. De backlog is een takenlijst met de prioriteiten van de productbacklog-items (PBI). Een PBI kan een user story, een epic, een bugfix, een nieuwe functie, een wijzigingsvereiste enzovoort zijn.

In een agile omgeving is het de taak van de product owner om de productbacklog te beheren en te onderhouden. De belangrijkste of meest dringende PBI's staan bovenaan de lijst, zodat het team weet wat de volgende stappen in het proces zijn. Dit helpt teamleden om op koers te blijven en de voortgang te bewaken.

De productbacklog moet de enige bron van informatie zijn voor de productvereisten. Als iets niet in de backlog staat, zou het team er niet aan moeten werken.

Je doel is niet om alle PBI's uit de backlog weg te werken, maar om de lijst te verfijnen en de backlog gevuld te houden met relevante PBI's. Zo kun je continu waarde toevoegen aan je product.

Wat is verfijning van de productbacklog?

Verfijning van de productbacklog is een teamactiviteit waarbij het team items bekijkt die momenteel in de backlog staan, de prioriteit van items opnieuw bepaalt, verouderde items verwijdert, user stories verfijnt of nieuwe items toevoegt. De product owner is ervoor verantwoordelijk regelmatig sessies te houden waarin de productbacklog wordt verfijnd (voorheen ook wel backlog grooming genoemd).

Waarom is backlogverfijning belangrijk?

Regelmatige verfijning van de backlog is belangrijk omdat het de communicatielijnen openhoudt voor je teams en stakeholders. Deze communicatie zorgt ervoor dat alle betrokkenen op één lijn zitten als het gaat om wijzigingen, aanvullingen en prioriteiten. Dit is erg nuttig in grote organisaties waar teamleden afhankelijk zijn van het werk dat door andere teams wordt gedaan om hun eigen taken te voltooien.

Bovendien is het proces van backlogverfijning belangrijk omdat het:

• Je team helpt efficiënter te zijn: Een goed verfijnde backlog houdt je team op koers en verhoogt de productiviteit. Je team weet wat de prioriteiten zijn en wat er daarna komt.
• De backlog overzichtelijk houdt: Een onoverzichtelijke backlog kan rommelig en verwarrend worden, waardoor het moeilijker wordt om PBI's te prioriteren en je sprints te plannen. Door de backlog te verfijnen, houd je deze leesbaar voor de rest van je team.
• De backlog beheersbaar houdt: Als de backlog niet voldoende items bevat, merk je misschien dat je teamleden tot stilstand komen en niet weten wat de volgende stappen zijn. Aan de andere kant kan een overschot aan productbacklog-items leiden tot het verspillen of vertragen van waardevolle user stories. Backlogverfijning helpt je de juiste balans voor je team te vinden. Hoewel je de backlog gevuld wilt houden om het werk op gang te houden, wil je niet dat deze te vol wordt.
• Teams up-to-date houdt: Regelmatige verfijning zorgt ervoor dat iedereen die bij het project betrokken is, weet wat de status is op het gebied van functies, functionaliteit, bugfixes, verbeteringen enzovoort.
  
  
• Helpt verwatering van de scope te verminderen: Verfijningssessies helpen user stories te identificeren en te elimineren die misschien een goed idee leken toen ze aan de backlog werden toegevoegd, maar nu toch niet echt waardevol blijken te zijn.
• Deelnemers in staat stelt om van elkaar te leren: PBI's worden meestal door verschillende mensen aan de backlog toegevoegd. Door de PBI's te doorzoeken, krijgen bijdragers de kans om uit te leggen waarom items zijn toegevoegd, zoals feedback van een live demonstratie, input van het ondersteuningsteam of prioriteiten van stakeholders. Teamleden krijgen inzicht in problemen waar ze misschien niet eerder aan hadden gedacht.

Best practices voor het verfijnen van de productbacklog

Onthoud dat je nooit "klaar" moet zijn met een productbacklog. Het verfijnen van de productbacklog is slechts één aspect van doorlopend productbacklogbeheer. De volgende tips kunnen je helpen je productbacklog verfijnd en klaar voor de komende sprints te houden.

Werk met slechts één productbacklog

Je productbacklog moet de enige bron van informatie zijn. Misschien word je gevraagd iets aan de backlog toe te voegen dat een goed idee lijkt, maar nu nog niet echt past. In zo’n situatie kan de verleiding ontstaan om een aparte backlog aan te maken voor items die je niet wilt vergeten. 

Als het idee echter belangrijk genoeg is en echt waarde toevoegt, komt het vanzelf weer ter sprake en kun je het later aan de backlog toevoegen. Als je probeert een reservebacklog bij te houden, creëer je te veel overhead en wordt het later lastig het overzicht te behouden.

Probeer niet alles alleen te doen

Als product owner is de backlog jouw verantwoordelijkheid, dus je zou kunnen denken dat alleen jij alle activiteiten rondom het beheer van de backlog kunt doen. Het is prima om je ontwikkelteam te vragen om je te helpen bij het beschrijven van de user stories, het definiëren van de acceptatiecriteria en het ontwikkelen van functionele ontwerpen. Als je probeert dit allemaal zelf te doen terwijl je je ook richt op stakeholders, de langetermijnvisie en de businesswaarde, kan dat te overweldigend zijn. Laat anderen je helpen.

Weet wat er in je backlog staat

Als andere teamleden je helpen bij het beheren van je productbacklog, is het mogelijk dat zij hun eigen items toevoegen. Dat is prima, zolang je je backlog niet laat uitgroeien tot een grote en onhandelbare verlanglijst. 

Als andere teamleden PBI's aan de backlog willen toevoegen, zorg er dan voor dat ze die eerst met jou bespreken. Je hoeft niet alle details van elke PBI te weten, maar je moet in ieder geval weten wat het item is en waarom ze het willen toevoegen. Op die manier kun je beter onderbouwde besluiten nemen over het al dan niet toevoegen ervan aan de lijst.

Begrijp dat een productbacklog nooit compleet is

Als je uit een meer traditionele productontwikkelingsomgeving komt, zou je kunnen denken dat je een “complete” backlog moet maken die de volledige scope en alle vereisten omvat. Maar in een agile omgeving richt je je op het leveren van waarde, niet op het afleveren van een afgewerkt product. Zolang je product waarde heeft voor je klanten, zal de ontwikkeling van dat product nooit voltooid zijn. Je productbacklog zal voortdurend groter en kleiner worden. 

Maak de productbacklog beschikbaar

Het is belangrijk dat je backlog transparant en toegankelijk is voor het ontwikkelteam en stakeholders. Je kunt je backlog bijvoorbeeld goed zichtbaar in de buurt van het team op een muur hangen of op een whiteboard zetten. Maar nog beter is de backlog digitaal beschikbaar te maken.

Zo is airfocus van Lucid een eenvoudig maar krachtig productmanagementplatform waarmee teams roadmaps kunnen maken en productbacklogs effectief kunnen beheren. Met airfocus kunnen teams één enkele bron van productinformatie creëren, waardoor de zichtbaarheid, transparantie en communicatie worden verbeterd. Het is belangrijk dat de productbacklog goed zichtbaar is, zodat iedereen weet waar aan gewerkt wordt en wat er nog gedaan moet worden.

Tips voor het houden van verfijningssessies voor je productbacklog

Aangezien het verfijnen van je productbacklog een doorlopend proces is, zijn er geen vaste regels voor hoe vaak teams formele verfijningssessies moeten houden. Hoe vaak je ze plant, hangt af van wat zinvol is voor jouw team. Veel medewerkers hebben het gevoel dat ze al te veel vergaderingen bijwonen, dus voorkom dat je verfijningssessies plant alleen maar om een vergadering te hebben. 

We geven je enkele punten waarmee je rekening moet houden bij het plannen en faciliteren van je verfijningssessies voor je productbacklog.

Wie moeten erbij aanwezig zijn?

Samenwerking is essentieel voor het behouden van een verfijnde productbacklog. Daarom is het belangrijk dat er een vertegenwoordiger van alle bij het project betrokken teams aanwezig is, zoals:

• Product owner (leidt de vergadering)
• Productmanager
• Scrum master
• Projectmanager
• Vertegenwoordigers van QA

Zo zorg je ervoor dat problemen vanuit meerdere perspectieven worden bekeken en begrepen tijdens het verfijnen van user stories. Nodig echter niet te veel mensen uit, alleen degenen die essentieel zijn voor het verfijningsproces.

Hoelang moet de sessie duren?

Er is geen vaste tijdslimiet voor verfijningssessies, maar de meeste mensen houden er niet van om lange vergaderingen bij te wonen, vooral niet als het gesprek afdwaalt. Houd je sessies gefocust en kort. Meestal zou 45 minuten tot een uur genoeg moeten zijn. Zorg voor een agenda en houd je eraan.

Wat moet je doen tijdens een verfijningssessie voor je backlog?

De meest voorkomende taken in een verfijningssessie zijn:

• Verouderde of irrelevante PBI's verwijderen.
• Nieuwe PBI's toevoegen op basis van feedback en klantbehoeften.
• PBI's prioriteren.
• Potentiële obstakels identificeren en aanpakken.
• User stories verfijnen om onduidelijkheden op te helderen en de duidelijkheid te vergroten.
• Contextuele informatie en acceptatiecriteria toevoegen.
• Grote user stories opdelen in kleinere taken.
• Tijdschattingen bijwerken voor elk item in de lijst.
• Taken toewijzen.

Wat is het doel of de uitkomst van de sessie?

De sessie zou je moeten helpen bij het plannen en prioriteren van de komende sprints. Teamleden moeten de sessie verlaten met het gevoel dat ze weten wat ze hierna moeten doen, wat betekent dat taken zijn vastgesteld, toegewezen, geschat en afgestemd op je algemene project- en organisatiedoelen.

Om een overzicht bij te houden van je verfijningssessies en de volgende stappen opnieuw te bekijken, gebruik je een sjabloon voor backlogverfijning voor je sessies. Een sjabloon helpt je het gesprek te faciliteren en het begrip te vergroten.

Gebruik backlogverfijning om productsucces te stimuleren.

Het verfijnen van de productbacklog is veel meer dan alleen een opruimtaak. Vaak helpt verfijning teams om de verbinding te leggen tussen de algemene visie en de technische uitvoering. Zonder regelmatige verfijning kunnen items in een backlog veranderen in een wensenlijst met verouderde ideeën, wat leidt tot verwatering van de scope en verspilde moeite. 

Verfijn je backlog regelmatig om meer duidelijkheid, afstemming en begrip te bereiken van hoe taken bijdragen aan grotere doelen, zodat je team zich blijft richten op de meest waardevolle taken.