La guía completa para la planificación de sprints

La planificación del sprint es un pilar de la metodología Scrum que ayuda a preparar a un equipo de Scrum para su próximo sprint. Es el evento que inicia el sprint. 

Entonces, ¿cuándo deberías hacer la planificación del sprint? ¿De qué se habla? ¿Quiénes asisten? En esta guía, respondemos a todas estas preguntas y te damos consejos para que la planificación del sprint sea más efectiva.

La planificación del sprint, o Sprint Planning por su nombre en inglés, es uno de los cinco eventos del Scrum. En esta sesión, el equipo discute las prioridades y define el objetivo del sprint, estableciendo qué se busca lograr durante el ciclo de trabajo. La reunión debe proporcionar suficiente contexto para que el equipo produzca con éxito el incremento del sprint y proporcione valor a las partes interesadas al final de la iteración. 

Qué es un plan de sprint

Si bien "plan del sprint" es un término común para referirse al resultado de una sesión de planificación, no es un término oficial de la metodología Agile. Lo que los equipos realmente construyen es el backlog del sprint, que es un plan en tiempo real para la iteración. 

El objetivo de este proceso es crear una hoja de ruta que incluya tanto las entradas como los resultados del próximo sprint. Las entradas son los factores que influyen en la viabilidad del plan. Podrían ser el historial de la velocidad de sprints anteriores y el número de elementos del backlog completados, los calendarios de licencias del equipo y otros aspectos. Los resultados de la planificación del sprint son el objetivo del sprint y el backlog del sprint.

Los equipos que no utilizan el marco de trabajo Scrum pueden realizar una reunión similar llamada "planificación de iteración". La reunión comparte un propósito similar de que el equipo evalúe la prioridad y la viabilidad del trabajo que viene y establezca una meta de iteración.

La reunión de planificación del sprint, generalmente, se lleva a cabo el primer día del sprint, pero a algunos equipos les gusta hacerla el día anterior.

Los principales participantes de la planificación del sprint deben ser el product owner y los desarrolladores.

El product owner es responsable del qué y el por qué del sprint. Es la primera persona en intervenir en la reunión para explicar el trabajo que se debe realizar. Es importante recordar que el product owner no impone el trabajo para el sprint, sino que el equipo lo incorpora según lo que sea factible.

Los desarrolladores son responsables del cómo y el cuándo. Durante la segunda parte de la reunión, comienzan a definir el trabajo presentado por el product owner. Para ello, desglosan aún más el trabajo necesario y evalúan el tamaño, la descripción y el formato de los elementos del backlog. Finalmente, conforman el backlog del sprint, es decir, lo que se extrajo del backlog del producto, junto con los detalles de cómo completar dichos elementos. 

Quizás te preguntes quién dirige la planificación del sprint. Nadie "dirige" la reunión, sino que el equipo trabaja en conjunto y el Scrum Master facilita la sesión de forma flexible. Es responsabilidad del Scrum Master mantener el equilibrio y recordarle al equipo qué es ser realista, especialmente si el product owner presiona demasiado sobre lo que se debe hacer o si los desarrolladores tardan demasiado en completar una tarea.

La Guía de Scrum recomienda que, para un sprint de un mes, deberías tardar un máximo de ocho horas en planificarlo. Si haces un sprint de dos semanas, cuatro horas es el máximo para la planificación de sprints. O, en otras palabras, "la regla general es dedicar dos horas de planificación del sprint por cada semana de duración". 

Además de la duración del sprint, hay otros factores que pueden influir en el tiempo que lleva su planificación. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo lleva el equipo trabajando en la iniciativa? ¿Es una iniciativa nueva o está a punto de concluir? Un buen perfeccionamiento del backlog y una buena facilitación también ayudan a que las reuniones sean más cortas (de tres horas o menos). 

Si el Sprint Planning se extiende hasta las ocho horas, es probable que no se haya realizado el trabajo de preparación necesario previamente.

La agenda de planificación de un sprint suele incluir una introducción, una revisión del backlog del producto, el objetivo del sprint, la creación del backlog del sprint, la revisión del backlog del sprint y un cierre.

Introducción

Al comienzo de la reunión, el Scrum Master podría hacer una breve descripción del propósito de la reunión y del tiempo asignado. 

El equipo también podría revisar la capacidad para el próximo sprint o iteración, por ejemplo, qué miembros del equipo están disponibles, cuáles son los días laborables del equipo, etc.

Revisión del backlog del producto

A continuación, el product owner comparte el conjunto de elementos del backlog del producto ordenados para su consideración. En este momento, el equipo aclara el alcance y el valor, los criterios de aceptación y cualquier dependencia. Gran parte de esta conversación debería haberse llevado a cabo durante el perfeccionamiento del backlog, pero es posible que desde entonces hayan surgido nuevos elementos y datos. 

Objetivo del sprint

Durante esta etapa de la reunión, el equipo colabora para definir un objetivo de alto nivel para este periodo. En lugar de centrarse en cierta cantidad de tareas, el equipo debe identificar el valor específico que pretende brindarles a las partes interesadas. 

Creación del backlog del sprint

Según sea necesario, el equipo selecciona los elementos del backlog del producto que permiten alcanzar su objetivo y los divide en elementos de trabajo más pequeños para crear un plan. Se deben identificar las dependencias, los riesgos y los posibles impedimentos y planificar cómo se llevará a cabo el trabajo durante la iteración.

Revisión del backlog del sprint 

En este punto, el equipo revisa el backlog del sprint y se asegura de que todos estén alineados. Este es el momento de identificar cualquier deficiencia, inquietud o acción pendiente. 

Cierre

Es recomendable reservar unos minutos para cerrar bien la reunión. No es buena idea terminar de repente en medio de un debate. El equipo debe sentirse seguro con el plan del sprint.

¿Listo para superar los conceptos básicos y aprender a dirigir una Sprint Planning de manera realmente efectiva? En esta guía, los coaches Bryan Stallings y Jessica Guistolise detallan cómo hacer que la planificación del sprint sea realmente productiva, un recurso indispensable para todo Scrum Master.

Ven preparado con un backlog del producto perfeccionado y ordenado 

Traer un backlog del producto sin perfeccionar ni ordenar genera una reunión larga en que terminas perfeccionando el backlog. Los Product Owners deben refinar y ordenar el contenido previsto para el próximo periodo y medio antes de comenzar la planificación del sprint. No vayas más allá de eso, o el equipo olvidará las conversaciones sobre esos elementos cuando surjan. Es una buena idea seguir este lema: “Solo lo suficiente, justo a tiempo”.

Recuerda que, aun con un backlog impecable, pueden surgir elementos prioritarios durante la Sprint Review o la Retrospectiva que deban integrarse en el nuevo sprint.

Dale al equipo un acceso al backlog del producto antes de la planificación del sprint

De la mano de llegar preparado para la planificación del sprint, puede ser útil darle al equipo una vista del backlog del producto antes de la planificación del sprint para reducir el estrés. Sin una revisión anticipada del backlog, el equipo llega a la planificación con incertidumbre. Esto no solo ralentiza la sesión, sino que empuja a los desarrolladores a ser excesivamente cautelosos y a inflar sus estimaciones.

Considera usar un lienzo visual como Lucid para compartir el backlog del producto. Los miembros del equipo pueden agregar notas adhesivas, reacciones con emojis y más, y el elemento visual puede usarse como una única fuente de información más adelante.

Ejemplo de backlog de producto en Lucidspark. Crea tu propia copia de esta plantilla 

Establece expectativas realistas con el product owner

Un error común que cometen los product owners es traer la misma cantidad de elementos del sprint anterior al sprint actual. Deben llevar a la reunión un número de elementos equivalente a un periodo y medio. De esta manera, habrá suficientes elementos para discutir e incluir en el sprint en caso de que haya preguntas abiertas que impidan que el equipo trabaje en elementos específicos de ese sprint. O, si se estima que los elementos del sprint tomarán menos tiempo, habrá algunos elementos adicionales del backlog preparados.

Considera las actividades no relacionadas con el desarrollo

Recuerda asignar capacidad para actividades no relacionadas con el desarrollo, como reuniones, capacitaciones y otras responsabilidades organizativas. Agregar estas actividades ayuda al equipo a crear un plan más realista y evitar sobrecargarse.

Deja que el equipo se haga cargo del backlog del sprint

El Scrum Master no debe asignar tareas ni elementos del backlog. En su lugar, los miembros del equipo deben mirar el backlog del sprint y pensar:

• ¿Hay alguna habilidad que quiera desarrollar?

• ¿Hay alguien que sea excelente en esta tarea?

• ¿Cómo queremos lograr esto colectivamente? 

Fomenta los compromisos realistas

Los equipos a menudo se sobrecargan cuando son nuevos en la planificación de sprints porque puede haber una tendencia a querer complacer o una falta de conciencia de las dependencias fuera del equipo. Si bien se aprecia el entusiasmo, demasiado optimismo sobre lo que se puede lograr en un sprint puede ser perjudicial para el equipo. Es más difícil retrasar varios elementos al final de un sprint que agregar nuevos elementos durante el sprint si el equipo tiene capacidad. 

Para ayudar a prevenir la sobrecarga, es importante recordar la planificación de la capacidad del equipo Agile. El Scrum Master puede realizar una verificación de la factibilidad haciendo referencia a sprints pasados y pidiendo al equipo que "inspeccione y adapte". Esencialmente, eso significa pedirles que analicen a fondo lo que pueden lograr y ajusten el objetivo del sprint y el backlog en consecuencia. 

Crea seguridad y confianza en la reunión

Los Scrum Masters deben ayudar a establecer un tono de transparencia y comunicación abierta para la reunión. Nadie debe sentirse incómodo al plantear preocupaciones sobre la capacidad, hacer preguntas o aclarar malentendidos.

El perfeccionamiento del backlog suele ser responsabilidad del product owner y consiste en estar al tanto del trabajo que viene y tener respuestas a las preguntas sobre los elementos del backlog del producto antes de llevarlos a la reunión de planificación del sprint. 

Aunque la Scrum Guide no describe cómo es una reunión de perfeccionamiento del backlog, es algo habitual entre los equipos de Scrum. Otros equipos lo hacen de forma asincrónica.

Mientras que la planificación del sprint está pensada para proporcionar un plan para las próximas dos semanas de trabajo, la de incrementos del programa (también conocida como "planificación de PI" o Big Room Planning) es una sesión de planificación de alto nivel destinada a guiar los próximos meses para un equipo. La planificación del sprint es una mirada más detallada para lograr el plan de PI de sprint a sprint.  

La planificación de PI no es algo que la Scrum Guide requiera, pero es una buena práctica para los equipos y se usa comúnmente cuando hay muchos equipos creando algo complejo. Las organizaciones más pequeñas con solo uno o dos equipos de Scrum no la necesitan.

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Plantilla detallada para la planificación de sprints

Esta plantilla está repleta de recursos y guía a los equipos en cada paso de la planificación del sprint. Con funciones como herramientas para el facilitador, tarjetas Lucid y Actividades Visuales integradas directamente en la plantilla, puedes asegurarte de que tu equipo se mantenga enfocado, que el trabajo se transfiera a tu herramienta de gestión de proyectos y que comprendas la opinión del equipo sobre el plan de sprint propuesto.

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Plantilla sencilla para la planificación de sprints

¿Prefieres un enfoque más sencillo? Esta plantilla incluye los pasos básicos que los equipos necesitan para planificar un próximo sprint.

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Plantilla de reunión y sala de equipo para la planificación de sprints

Esta plantilla imita la utilidad de una sala real para aumentar el sentido de unión y colaboración de tu equipo.

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