O guia completo para retrospectivas de sprint

Principais conclusões: 

• As reuniões de retrospectiva de sprint são eventos cruciais do Scrum que promovem a melhoria contínua e oferecem aos membros da equipe a oportunidade de abordar problemas e fornecer feedback.

• Para tornar as retrospectivas eficazes, os facilitadores devem definir o tom certo, reafirmar o valor da melhoria contínua, abrir espaço para tópicos emocionais, reservar tempo suficiente e garantir que a equipe saia com itens de ação.

• Existem vários tipos de retrospectivas disponíveis, dependendo das necessidades e da dinâmica de sua equipe. O uso de modelos da Lucid pode impulsionar seu planejamento de retrospectiva, economizando tempo e aumentando a eficiência.

As retrospectivas de sprint nem sempre são uma prática fácil, especialmente para equipes mais novas, mas são essenciais para promover melhorias contínuas e, por fim, oferecer melhores produtos aos clientes. 

Neste guia, abordamos os conceitos básicos de retrospectivas de sprint, os tipos de retrospectivas e dicas para conduzi-las de forma eficaz. 

Vamos começar!

Uma retrospectiva de sprint, um dos cinco eventos do Scrum, é uma reunião em que uma equipe Scrum reflete sobre a sprint anterior. Isso proporciona um momento de aprendizado. 

O objetivo de uma reunião de retrospectiva de sprint é promover uma cultura de melhoria contínua, identificando o que funcionou bem na sprint e o que pode ser melhorado. Com um diálogo aberto e honesto, as equipes podem obter insights, resolver problemas e implementar melhorias práticas em seus processos e colaboração. As retrospectivas permitem que as equipes se adaptem, cresçam e entreguem mais valor a cada iteração.

Lembre-se: embora as retrospectivas de sprint sejam usadas por equipes Scrum, qualquer equipe pode se beneficiar ao torná-las uma prática regular, especialmente aquelas que trabalham em projetos grandes e multifuncionais. Muitas das dicas compartilhadas neste guia podem ser aplicadas por qualquer equipe que realize uma retrospectiva.

A retrospectiva de sprint é realizada ao final de cada sprint. 

De modo geral, as retrospectivas podem ser aplicadas a outras circunstâncias para apoiar a melhoria contínua e o aprendizado da equipe, como:

• Uma retrospectiva de várias equipes programada uma vez por mês ou por trimestre.

• Uma minirretrospectiva realizada por alguns minutos no final de uma revisão de sprint.

• Uma retrospectiva ad-hoc organizada para tratar de algum problema importante, como uma falha de processo que resultou em um lançamento com um bug.

Apesar de tanto as revisões de sprint quanto as retrospectivas ocorrem ao final uma sprint, servem a propósitos diferentes. A revisão de sprint é a etapa pública da sprint: as partes interessadas são informadas sobre o que aconteceu durante a sprint e têm a oportunidade de fornecer feedback sobre os produtos que serão entregues. 

A retrospectiva de sprint ágil é a etapa final e privada de uma sprint, onde apenas a equipe Scrum se reúne para focar nas relações e nos processos internos e discutir como melhorar a forma de trabalhar juntos.

Segundo a Scrum Alliance, uma retrospectiva de sprint é "limitada a três horas para uma sprint de um mês, enquanto sprints mais curtas têm um tempo de retrospectiva mais curto."

Para sprints de duas semanas, o tempo padrão é de 90 minutos.

Como uma retrospectiva de sprint normalmente é uma reunião mais longa, a maioria das equipes ágeis estrutura a reunião nas cinco fases sugeridas no livro "Agile Retrospectives" de Esther Derby, Diana Larsen e David Horowitz.

As cinco fases são:

• Preparar o palco: esclareça o objetivo da retrospectiva, analisando a última sprint e identificando os pontos positivos, negativos e as áreas de melhoria. Estabeleça um tom de colaboração e comunicação aberta.

• Reunir dados: reflita sobre o que aconteceu durante o ciclo de sprint. Analise as métricas, os processos e o valor entregue e identifique conflitos que possam ter afetado negativamente os resultados.

• Gerar insights: analise criticamente por que as coisas aconteceram da forma como aconteceram e discuta os fatores que ajudaram a equipe a ter sucesso em comparação com o que causou atrito.

• Decidir o que fazer: decida o que fazer de diferente nas próximas sprints. Concentre-se em uma ou duas novas abordagens e crie planos de ação concretos para experimentá-las.

• Fechar a retrospectiva: esclareça seu plano de ação para que todos saibam o que precisa ser feito, quando e por quem. Incentive sugestões para aprimorar as retrospectivas futuras e finalize com agradecimentos. 

As retrospectivas de sprint devem promover a igualdade, e não ter hierarquia. Elas são feitas para a equipe Scrum e podem ser conduzidas pelo Scrum Master ou por alguém de fora da equipe para garantir que todos os participantes tenham voz igual. Anteriormente, os Product Owners ficavam de fora das retrospectivas, o que geralmente não ocorre agora. Cabe à equipe a decisão de quem será convidado para uma retrospectiva. Por exemplo, a equipe pode optar por convidar um stakeholder de outra equipe para ajudar a melhorar os processos multifuncionais.

Retrospectivas ágeis de sprint não são um espaço para gestores — isso serve para criar uma sensação de segurança para a equipe Scrum e incentivar uma comunicação aberta e transparente.

Caso haja um gargalo entre as equipes, mais de uma equipe poderá ser convidada para uma retrospectiva. Além disso, se a retrospectiva for referente a um projeto ou programa de grande porte, e os tópicos a serem abordados não forem confidenciais, todos os envolvidos no projeto ou programa poderão ser convidados.

Em última análise, o objetivo da retrospectiva determina os tópicos que devem ser abordados. Entre os tópicos comuns que podem ser debatidos durante uma retrospectiva estão:

• Alcançar (ou não) a meta da sprint

• Impedimentos e bloqueios

• Qualidade do trabalho

• Moral e satisfação da equipe

• Estado da colaboração e comunicação da equipe

• Ritmo com que a equipe está entregando valor

Alguns tópicos que não são apropriados para o debate são:

• Fofocas ou rumores sobre outras equipes ou indivíduos

• Ataques pessoais ou atribuição de culpa

• Problemas que a equipe não pode resolver

• Avaliações do desempenho de um único membro da equipe

Lembre-se de que tudo o que for debatido durante a retrospectiva deve permanecer entre os participantes — nada deve ser compartilhado fora da retrospectiva, a menos que seja acordado.

Existem muitos tipos diferentes de retrospectivas para que uma equipe possa obter uma visão completa de diferentes perspectivas e melhorar de forma holística e iterativa as formas de trabalhar. Variar o tipo de retrospectiva também pode ajudar a tornar a reunião mais interessante. 

Confira estes exemplos de retrospectiva e use os modelos de retro da Lucid correspondentes para experimentar esses diferentes tipos você mesmo!

Retrospectiva DAKI

Uma retrospectiva DAKI leva as equipes a conversar sobre quais práticas abandonar, adicionar, manter e melhorar (Drop, Add, Keep e Improve, respectivamente). As retrospectivas DAKI ajudam as equipes a pensar profundamente sobre os processos e identificar o que está funcionando bem e o que não está.

Modelo de retrospectiva DAKI (clique para usar o modelo)

Retrospectiva Mad, Sad, Glad (Louco, Triste, Feliz)

Uma retrospectiva "Louco, Triste, Feliz" é um tipo de retrospectiva que pode ajudar as equipes a descobrir tensões no trabalho. Ela ajudará a identificar onde o estresse dos membros da equipe está criando pontos problemáticos nos processos.

Modelo de retrospectiva Louco, Triste, Feliz (clique para usar o modelo)

Retrospectiva Start, Stop, Continue (Começar, Parar, Continuar)

Uma retrospectiva "Começar, Parar e Continuar" tem um formato simples. Os membros da equipe conversam sobre o que a equipe deve começar, parar e continuar na próxima sprint ou no próximo projeto.

Modelo de retrospectiva Começar, Parar, Continuar (clique para usar o modelo)

Retrospectiva 4 L's

A retrospectiva 4 L's ajuda as equipes a descobrir o que gostaram (Loved), o que aprenderam (Learned), o que faltou (Lacked) e o que desejaram (Longed for) durante uma sprint ou projeto. Ao contrário da linguagem resolutiva de uma retrospectiva tradicional de "Começar, Parar, Continuar", a dos 4 L's permite mais nuances. Seu formato foca menos em soluções imediatas e mais na coleta de informações, levando a mudanças mais amplas ou ajustes sutis para a próxima iteração.

Modelo de retrospectiva 4 L's (clique para usar o modelo)

Retrospectiva Rose, Thorn, Bud (Rosa, Espinho, Botão)

A retrospectiva "Rosa, Espinho, Botão" é simples, mas poderosa. A equipe destaca vitórias e sucessos (rosas), desafios (espinhos) e novas ideias (botões).

Modelo de retrospectiva Rosa, Espinho, Botão (clique para usar o modelo)

Agora que você tem uma boa base sobre o que é uma retrospectiva de sprint, aqui estão algumas dicas para facilitadores e participantes deixarem as retrospectivas mais eficazes. Essas dicas foram dadas pelos experientes coaches Agile Bryan Stallings e Jessica Guistolise e são especialmente úteis para equipes que ainda estão se familiarizando com as retrospectivas.

Para facilitadores

É importante que os facilitadores se lembrem: as retrospectivas são muito importantes para os Scrum Masters, mas quando não são bem conduzidas, muitos desenvolvedores não gostam delas porque sentem que estão apenas debatendo sobre problemas em vez de programar e tomar medidas para resolvê-los. Vamos analisar algumas coisas que você pode fazer como facilitador para garantir que os membros da equipe estejam aproveitando ao máximo as retrospectivas.

Estabeleça o tom correto.

Para estabelecer o tom correto com o grupo desde o início, os facilitadores podem: 

• Compartilhar um recurso visual do círculo de influência. O círculo de influência mostra quais tópicos a equipe pode influenciar e quais tópicos a equipe não pode influenciar e, portanto, não perderá tempo falando sobre eles. 

• Estabeleçam normas coletivamente antes de iniciar uma retrospectiva.

• Defina a programação e os acordos de trabalho no início.     

Você pode estar pensando: e se eu estabelecer o tom desde o início, e a retrospectiva ainda assim sair dos trilhos?

Nesse caso, considere abordar a situação em questão. Seja um problema óbvio, desconfiança na gestão ou qualquer outra coisa acontecendo, nomeie o problema e deixe-o ser analisado em vez de evitá-lo. Você pode usar frases na primeira pessoa ("eu") para que ninguém no grupo se sinta exposto. 

Por exemplo, um facilitador pode usar este formato: "Eu me sentiria [X] caso [a situação Y] acontecesse. Mais alguém na sala se sentiria da mesma forma?"

É fundamental que os facilitadores mantenham a neutralidade durante toda a reunião.

Um bom facilitador mantém um registro mental do ponto que a equipe precisa alcançar para subir de nível, e facilitadores experientes dedicam tempo para desvendar as camadas de conflito na equipe.  

Utilize um objeto para representar um problema.

Para retrospectivas presenciais, o facilitador pode colocar um objeto que represente o problema no centro de uma mesa e pedir aos membros da equipe que se sentem lado a lado, de frente para o problema. Assim, à medida que discutem o problema, podem apontar para o objeto, e não uns para os outros.

Reiterar o valor da melhoria contínua

A melhoria contínua é fundamental no desenvolvimento ágil de produtos, e ser lembrado disso pode ajudar os membros da equipe a perceberem a importância da retrospectiva de sprint. 

Compartilhar histórias como a da equipe britânica de ciclismo que melhorava o desempenho em apenas equipe1% para conquistar uma medalha de ouro olímpica pode realmente motivar a equipe e ajudar a ilustrar seu ponto. 

Reserve espaço para assuntos emocionais.

Às vezes, as equipes Scrum não dedicam tempo a tópicos emocionais como reconhecimento ou conflito durante a retrospectiva porque se sentem desconfortáveis. Os facilitadores podem fornecer uma estrutura para expressar tanto o reconhecimento quanto o conflito de forma tranquila. 

Por exemplo, o facilitador pode pedir que os membros da equipe escrevam os conflitos para depois lê-los em voz alta de volta para eles. Também pode incentivar o grupo a reconhecer as conquistas uns dos outros, já que elogiar o trabalho alheio costuma ser menos constrangedor do que falar de si mesmo. Ou então, o facilitador pode usar um modelo digital para a reunião, como o modelo de retrospectiva de sprint abaixo, e pedir que os participantes adicionem notas adesivas com suas ideias.

Modelo de retrospectiva de sprint (clique para usar o modelo com sua equipe)

Não deixe a retrospectiva muito curta.

Embora possa ser tentador, por questões de tempo, não reduza a retrospectiva de sprint para 30 ou 45 minutos. Muitas vezes, os debates importantes e significativos não surgem imediatamente, por isso é fundamental ter tempo suficiente para entender o que de fato está na raiz das questões. Além disso, se os tópicos importantes forem abordados por apenas cinco minutos no final da reunião, a equipe sairá se sentindo desconfortável. 

Saia com itens de ação 

Uma retrospectiva não deve cobrir apenas o que aconteceu em uma sprint; ela também deve abordar o que a equipe pode tentar a seguir. Se nada mudar, a equipe não terá alta motivação em relação às retrospectivas no futuro.

Para participantes

Como as retrospectivas de sprint são voltadas para a equipe do Scrum, não cabe apenas ao facilitador tornar as retrospectivas eficazes — os participantes também têm um papel importante a desempenhar. 

Lembre-se da diretriz fundamental da retrospectiva:

A diretriz fundamental da retrospectiva, formulada por Norman Kerth no livro Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews, afirma: “Independentemente do que descobrirmos, entendemos e acreditamos genuinamente que todos fizeram o melhor trabalho possível, considerando o que sabiam naquele momento, suas competências e habilidades, os recursos disponíveis e a situação enfrentada.”

Ao participar de uma retrospectiva, ter em mente essa diretriz fundamental estabelece uma atitude de responsabilidade coletiva em vez de uma busca por culpados.

Forneça feedback eficaz

Para dar um feedback eficaz, especialmente quando o feedback é mais crítico, faça uma declaração em primeira pessoa ("eu") em vez de uma declaração em segunda pessoa ("você"), seguindo este formato: "Quando [X] aconteceu, o resultado foi [Y], e a minha resposta foi [Z]". 

O feedback eficaz foca a situação, o comportamento e o impacto.

A Lucid facilita a realização de retrospectivas de sprint com equipes híbridas, remotas e presenciais — ou qualquer outro evento ágil! Com modelos prontos para uso, ferramentas para facilitadores e uma tela criada para colaboração, você não precisa ser um especialista em retrospectivas para conduzir uma retrospectiva eficaz.