De complete gids voor sprint retrospectives

Belangrijkste conclusies: 

• Sprint retrospective-vergaderingen zijn cruciale Scrum-gebeurtenissen die continue verbetering bevorderen en teamleden de mogelijkheid bieden om problemen aan te pakken en feedback te geven.

• Om retrospectives effectief te laten verlopen, moeten begeleiders de juiste toon zetten, het belang van continue verbetering benadrukken, ruimte bieden voor emotionele onderwerpen, voldoende tijd uittrekken en ervoor zorgen dat het team met concrete actiepunten op zak vertrekt.

• Er zijn verschillende soorten retrospectives beschikbaar, afhankelijk van de behoeften en dynamiek van je team. Met Lucid-sjablonen kun je de planning van je retrospective versnellen, waardoor je tijd bespaart en de efficiëntie verhoogt.

Sprint retrospectives zijn niet altijd eenvoudig uit te voeren, vooral voor nieuwe teams, maar ze zijn cruciaal voor het doorvoeren van continue verbeteringen en uiteindelijk het leveren van betere producten aan klanten. 

In deze gids behandelen we de basisprincipes van sprint retrospectives, verschillende soorten retrospectives en tips voor het effectief uitvoeren van retrospectives.

Aan de slag!

Een sprint retrospective, een van de vijf Scrum-gebeurtenissen, is een bijeenkomst waar een Scrum-team reflecteert op de vorige sprint. Het biedt een leermoment. 

Het doel van een sprint retrospective-vergadering is om een cultuur van continue verbetering te bevorderen door te identificeren wat goed werkte in een sprint en wat er veranderd zou kunnen worden. Door een open en eerlijke dialoog aan te gaan, kunnen teams inzichten opdoen, problemen aanpakken en uitvoerbare verbeteringen doorvoeren in hun processen en samenwerking. Retrospectives stellen teams in staat om zich aan te passen, te groeien en bij elke iteratie meer waarde te leveren.

Hoewel sprint retrospectives vooral door Scrum-teams worden gebruikt, kan elk team baat hebben bij een regelmatige retrospective, vooral teams die aan grote, functieoverschrijdende projecten werken. Veel van de tips in deze gids kunnen worden toegepast door elk team dat een retrospective houdt.

Aan het einde van elke sprint wordt een sprint retrospective gehouden.

Retrospectives kunnen ook op andere omstandigheden worden toegepast om continue verbetering en teamleren te ondersteunen, zoals:

• Een retrospective met meerdere teams die eens per maand of kwartaal wordt gepland.

• Een mini-retrospective van enkele minuten aan het einde van een sprintbeoordeling.

• Een ad-hoc retrospective om een belangrijk probleem aan te pakken, zoals een procesfout die heeft geleid tot het ontstaan van een bug.

Zowel sprintbeoordelingen als retrospectives vinden plaats aan het einde van een sprint, maar ze hebben verschillende doelen. Een sprintbeoordeling is het openbare einde van een sprint; stakeholders worden bijgepraat over wat er tijdens de sprint is gebeurd en krijgen de kans om feedback te geven op de resultaten. 

Een Agile sprint retrospective is het besloten einde van een sprint. Alleen het Scrum-team komt samen, richt zich op interne relaties en processen en bespreekt hoe ze de manier waarop ze samenwerken kunnen verbeteren.

Volgens de Scrum Alliance is een sprint retrospective "beperkt tot drie uur voor een sprint van één maand, waarbij kortere sprints een kortere retrospectieve hebben".

Voor sprints van twee weken zijn retrospectives van 90 minuten gebruikelijk.

Omdat een sprint retrospective meestal een langere bijeenkomst is, structureren de meeste Agile teams de bijeenkomst volgens de vijf fasen die worden voorgesteld in het boek "Agile Retrospectives" van Esther Derby, Diana Larsen en David Horowitz.

De vijf fasen zijn:

• De toon zetten: Verduidelijk het doel van de retrospective door terug te kijken op de laatste sprint en vast te stellen wat de positieve, negatieve en verbeterpunten waren. Zet een toon van samenwerking en open communicatie.

• Gegevens verzamelen: Reflecteer op wat er tijdens de sprintcyclus is gebeurd. Bekijk de statistieken, processen en geleverde waarde en signaleer conflicten die de resultaten negatief hebben beïnvloed.

• Inzichten genereren: Kijk kritisch naar waarom dingen gebeurden zoals ze gebeurden en bespreek de factoren die het team hielpen slagen evenals wat wrijving veroorzaakte.

• Beslissen wat te doen: Beslis wat er bij toekomstige sprints anders moet gaan. Kies één of twee nieuwe benaderingen en maak concrete actieplannen om ze uit te proberen.

• Retrospective afsluiten: Verduidelijk je actieplan, zodat iedereen weet wat er moet gebeuren, wanneer en door wie. Vraag om suggesties om toekomstige retrospectives te verbeteren en eindig met het uitspreken van waardering. 

Sprint retrospectives moeten gelijkheid aanmoedigen en geen hiërarchie hebben. Ze zijn voor het Scrum-team en kunnen worden gefaciliteerd door de Scrum master of iemand buiten het team om ervoor te zorgen dat elke deelnemer een gelijke stem heeft. Vroeger werden producteigenaren niet betrokken bij retrospectives, maar nu vaak wel. Het is aan het team om te beslissen wie er wordt uitgenodigd voor een retrospective op teamniveau. Het team kan er bijvoorbeeld voor kiezen om een stakeholder uit een ander team uit te nodigen om functieoverschrijdende processen te helpen verbeteren.

Managers horen niet bij agile sprint retrospectives aanwezig te zijn; dit is bedoeld om een gevoel van veiligheid te creëren voor het Scrum team en open en transparante communicatie aan te moedigen.

Als er een knelpunt is tussen teams, kan meer dan één team worden uitgenodigd voor een retrospective. Als de retrospective voor een groot project of programma is, en de te bespreken onderwerpen niet gevoelig zijn, kan bovendien iedereen die betrokken is bij het project of programma worden uitgenodigd.

Uiteindelijk bepaalt het doel van de retrospective welke onderwerpen er besproken moeten worden, maar hier volgen enkele veelvoorkomende onderwerpen die je tijdens een retrospective kunt bespreken:

• Behalen (of niet) van het sprintdoel

• Belemmeringen en obstakels

• Kwaliteit van het werk

• Teammoraal en tevredenheid

• Status van teamsamenwerking en communicatie

• Snelheid waarmee het team waarde levert

Enkele onderwerpen die niet geschikt zijn om te bespreken:

• Roddels of geruchten over andere teams of individuen

• Persoonlijke aanvallen of schuldvragen

• Problemen waar het team niets aan kan doen

• Evaluatie van de prestaties van een enkel teamlid

Houd er rekening mee dat alles wat tijdens de retrospective wordt besproken vertrouwelijk moet blijven onder de deelnemers van de retrospective; niets mag buiten de retrospective worden gedeeld, tenzij anders overeengekomen.

Er zijn veel verschillende soorten retrospectives; een team kan dus een volledig overzicht vanuit verschillende perspectieven krijgen om hun werkwijze holistisch en iteratief te verbeteren. Het variëren van het type retrospective kan ook helpen om de bijeenkomst boeiender te maken. 

Bekijk deze voorbeelden van retrospectives en gebruik de bijbehorende Lucid retro-sjablonen om deze verschillende typen zelf uit te proberen!

DAKI-retrospective

Een DAKI-retrospective vraagt teams om te bespreken welke praktijken ze moeten laten vallen, toevoegen, behouden en verbeteren. DAKI-retrospectives helpen teams om diep na te denken over processen en te identificeren wat werkt en wat niet.

DAKI-retrospectivesjabloon (klik om de sjabloon te gebruiken)

Mad, sad, glad-retrospective 

Een mad, sad, glad-retrospective is een type retrospective dat teams kan helpen spanningen in hun werk te ontdekken. Het helpt bij het achterhalen waar de stress van teamleden knelpunten in processen veroorzaakt.

Mad, sad, glad-retrospectivesjabloon (klik om sjabloon te gebruiken)

Start, stop, continue-retrospectieve

Een start, stop, continue-retrospectieve is rechttoe rechtaan. Teamleden bespreken wat het team moet starten, stoppen en voortzetten in de volgende sprint of het volgende project.

Start, stop, continue-retrospectivesjabloon (klik om het sjabloon te gebruiken)

4 L's Retrospective

De 4 L's retrospective helpt teams te ontdekken wat ze bevallen is, wat ze hebben geleerd, wat ze misten en waar ze naar verlangden tijdens een sprint of project. In tegenstelling tot de resolute taal van een start, stop, continue- retrospective, laten de 4 L's meer nuance toe. De retrospective is minder gericht op directe oplossingen en meer op het achterhalen van feiten, wat leidt tot bredere veranderingen of subtiele aanpassingen voor de volgende iteratie.

4 L's retrospectivesjabloon (klik om het sjabloon te gebruiken)

Rose, thorn, bud-retrospective

De rose, thorn, bud-retrospective is eenvoudig maar krachtig. Het team benadrukt overwinningen en successen (rozen), uitdagingen (doornen) en nieuwe ideeën (knoppen).

Rose, thorn, bud-retrospectivesjabloon (klik om sjabloon te gebruiken)

Nu je een goed beeld hebt van wat een sprint retrospective inhoudt, volgen hier tips voor zowel begeleiders als deelnemers om retrospectives effectiever te maken. Deze tips zijn afkomstig van ervaren Agile-coaches Bryan Stallings en Jessica Guistolise en zijn met name nuttig voor teams die nog niet zo bekend zijn met retrospectives.

Voor begeleiders

Het is van belang dat begeleiders rekening houden met het volgende: retrospectives zijn voor Scrummasters van groot belang, maar als ze niet goed worden uitgevoerd, vinden veel ontwikkelaars ze niet prettig. Ze hebben dan het gevoel dat ze alleen maar over problemen praten in plaats van te coderen en actie te ondernemen om die problemen op te lossen. Laten we eens kijken naar een aantal dingen die je als begeleider kunt doen om ervoor te zorgen dat teamleden het maximale uit retrospectives halen.

De toon zetten

Om vanaf het begin de juiste toon te zetten met de groep, kunnen begeleiders: 

• Een visual van de cirkel van invloed delen. De cirkel van invloed laat zien welke onderwerpen het team kan beïnvloeden tegenover de onderwerpen die het team niet kan beïnvloeden en waar het dus geen tijd aan wil besteden. 

• Stel gezamenlijk normen vast voordat je een retrospective ingaat.

• Stel aan het begin de agenda en werkafspraken vast.     

Je denkt misschien: Wat als ik vanaf het begin de toon zet en de retrospective alsnog ontspoort? 

In dat geval is het belangrijk om de situatie aan te pakken. Of het nu gaat om een taboeonderwerp, wantrouwen in het management of iets anders; benoem het probleem en laat het bezinken in plaats van het te negeren. Gebruik eventueel "ik"-zinnen, zodat niemand in de groep zich aangesproken voelt. 

Een begeleider kan bijvoorbeeld het volgende kader gebruiken: "Ik zou me [X] voelen in [situatie Y]. Zijn er hier nog meer mensen die zich zo voelen?"

Het is van cruciaal belang dat begeleiders gedurende de hele vergadering neutraal blijven.

Een goede begeleider houdt mentaal bij welk punt het team moet bereiken om een hoger niveau te behalen, en ervaren begeleiders nemen de tijd om de verschillende lagen van conflict binnen het team bloot te leggen.  

Gebruik een object om een probleem voor te stellen

Bij fysieke retrospectives kan de begeleider een object dat het probleem voorstelt in het midden van een tafel plaatsen en teamleden schouder aan schouder laten zitten om het probleem aan te kijken. Dan kunnen teamleden tijdens het bespreken van het probleem naar het object wijzen, niet naar elkaar.

Herhaal de waarde van continue verbetering

Continue verbetering is waar het bij Agile-productontwikkeling om draait. Door hieraan herinnerd te worden, realiseren teamleden het belang van de sprint retrospective. 

Het delen van verhalen, zoals het Britse wielerteam dat de prestaties met slechts 1% verbeterde om een Olympische gouden medaille te behalen, kan het team echt motiveren en je punt helpen illustreren.

Maak ruimte voor emotionele onderwerpen

Soms besteden Scrum-teams tijdens de retrospective geen tijd aan emotionele onderwerpen zoals waardering of conflict omdat ze zich ongemakkelijk voelen. Begeleiders kunnen een structuur bieden om zowel waardering als conflicten op een comfortabele manier te uiten. 

Begeleiders kunnen teamleden bijvoorbeeld het conflict laten opschrijven en het dan hardop voorlezen. Ze kunnen de groep ook aanmoedigen om elkaar te complimenteren, omdat opscheppen over de prestaties van anderen vaak minder ongemakkelijk aanvoelt. Of de begeleider kan een digitaal sjabloon voor de vergadering gebruiken, zoals het onderstaande sjabloon voor sprint retrospectives, en de deelnemers sticky notes met hun gedachten laten toevoegen.

Sprint retrospectivesjabloon (klik om sjabloon met je team te gebruiken)

Maak de retrospective niet te kort 

Hoewel het verleidelijk kan zijn om tijd te besparen, moet je een sprint retrospective niet inkorten tot 30 of 45 minuten. Vaak komt de belangrijke en zinvolle discussie niet meteen op gang, dus wil je er zeker van zijn dat je genoeg tijd hebt om door te dringen tot wat er echt onder de oppervlakte speelt. Bovendien zal het team met een ongemakkelijk gevoel vertrekken als de belangrijke onderwerpen maar vijf minuten aan het eind van de vergadering worden besproken. 

Vertrek met actiepunten 

Een retrospective gaat niet alleen over wat er in een sprint is gebeurd; het gaat ook over wat het team in het vervolg kan proberen. Als er nooit iets verandert, schaadt dit het teammoraal bij volgende retrospectives.

Voor deelnemers

Omdat sprint retrospectives voor het Scrum-team zijn, is het niet alleen aan de begeleider om retrospectives effectief te maken; deelnemers spelen hierbij ook een belangrijke rol. 

Houd rekening met het leidende principe voor retrospectives 

Het leidende principe voor retrospectives, zoals beschreven door Norman Kerth in het boek "Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews", luidt: "Ongeacht wat we ontdekken, begrijpen en geloven we oprecht dat iedereen zijn of haar best heeft gedaan, rekening houdend met de kennis die men op dat moment had, de vaardigheden en capaciteiten, de beschikbare middelen en de omstandigheden".

Wanneer je deelneemt aan een retrospective, helpt het om dit leidende principe in gedachten te houden: zo bevorder je een houding van gezamenlijk eigenaarschap in plaats van elkaar de schuld te geven.

Effectieve feedback geven

Om effectieve feedback te geven, vooral als de feedback kritischer is, spreek je in de eerste persoon in plaats van in de tweede: "Toen [X] gebeurde, was [Y] het resultaat en was mijn reactie [Z]". 

Effectieve feedback richt zich op de situatie, het gedrag en de impact.

Lucid maakt het eenvoudig om sprint retrospectives te houden, of elke andere Agile-gebeurtenis, met hybride, remote en fysieke teams. Met kant-en-klare sjablonen, hulpmiddelen en een canvas dat is ontworpen voor samenwerking, hoef je geen retrospective-expert te zijn om een effectieve retrospective te leiden.