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Familiarize-se com a programação da reunião
Antes de uma reunião híbrida, o líder da equipe ou o organizador do encontro deve enviar um convite da reunião, junto com a programação anexada. Todos os participantes devem se familiarizar com as pautas que serão discutidas antes do início da reunião. A programação deve incluir a lista de convidados, o link para a videoconferência e um resumo de como ela será.
Uma programação bem feita ajuda a aumentar a interação da equipe antes mesmo da reunião começar. Os membros da equipe devem ser incentivados a conhecer melhor as pautas ou questões que serão abordadas na reunião. A programação também deve incluir uma forma das pessoas se familiarizem com a tecnologia que será usada na reunião e um lugar para acessar soluções de configurações tecnológicas para quem for participar virtualmente.
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Use o link da videoconferência, mesmo que você esteja participando presencialmente
Ao incluir o link da videoconferência na programação, não haverá perda de tempo para tentar criar ou encontrar o link às pressas antes da reunião começar. A inclusão do link facilita o login dos participantes pois não terão que procurar um número para ligar.
Um dos benefícios exclusivos das reuniões híbridas é a forma como as plataformas de videoconferência integram diferentes tecnologias em seus serviços. Recursos de bate-papo, quadro branco virtual e murais simultâneos — todas essas funções podem ser acessadas na própria videoconferência, portanto, é importante que cada participante esteja presente e trabalhando na mesma plataforma. Participantes presenciais podem entrar na plataforma virtual para participar de bate-papos ou sessões de brainstorming.
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Verifique se o áudio e vídeo estão funcionando corretamente
Já aconteceu com todo mundo. Uma reunião de 60 minutos com uma programação bem definida pode sair do controle rapidamente se você tiver que passar os primeiros dez minutos solucionando problemas de áudio ou vídeo. Portanto, é muito importante que o organizador e os participantes da reunião testem os sinais de áudio e vídeo antes de iniciar o encontro.
Se você for participar virtualmente, quanto mais tempo puder manter sua câmera ligada, melhor. Isso ajuda a criar um vínculo mais forte com os outros membros da equipe e proporciona uma experiência semelhante ao dos participantes presenciais. E essa dica é um pouco óbvia mas é necessário reafirmá-la: participantes virtuais precisam estar sempre atentos ao botão de silenciar o microfone. Independente do organizador ter colocado todos presentes em modo silencioso ou se você está no meio de uma conversa, é sempre bom evitar sons que tiram a atenção das pessoas e ficar de olho naquele ícone pequenininho de microfone.
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Apresente os participantes da reunião
Antes de iniciar uma reunião híbrida, recomendamos apresentar todo mundo, principalmente se as pessoas ainda não se conhecem. Apresentar-se dizendo seu nome, cargo e localização geográfica ajuda a dar o pontapé inicial do encontro.
E como os participantes remotos geralmente aparecem em posições diferentes na tela que mostra as pessoas na reunião virtual, é importante que quem estiver terminando de se apresentar já indique o próximo participante para evitar silêncios entre as falas. Isso também é uma ótima forma de quebrar o gelo entre pessoas que talvez nunca trabalharam juntas. Outra dica é fazer um breve exercício em grupo para ajudar a conversa a fluir e criar uma sintonia maior entre a equipe.
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Certifique-se de falar ao microfone
Para que a reunião tenha fluidez e para que todos os participantes sejam ouvidos, fale ao microfone em alto e bom som para que os colegas possam ouvir você com clareza. Isso é muito importante para o conhecimento dos participantes presenciais que talvez queiram falar com alguém ao lado, na própria sala física. Claro, às vezes a tecnologia tem lá suas falhas, portanto, se o microfone de alguém estiver desativado ou se o grupo não está conseguindo ouvir, não há problema nenhum em avisar a pessoa pelo bate-papo.
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Participe
As reuniões remotas podem, na verdade, ajudar os líderes de equipes a estimular a participação dos colegas, porém, isso só funciona se todos participarem. Seja de forma remota ou presencial, os participantes devem começar a reunião já familiarizados com a programação e os objetivos da equipe, e prontos para colaborar e interagir. Os organizadores devem ser claros e diretos sobre como a reunião híbrida será estruturada para facilitar a comunicação e o alinhamento entre os participantes.
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Fique atento
Durante as conversas, os participantes precisam sempre estar atentos ao que está acontecendo. Sejam por meio de falhas no sinal da internet ou problemas técnicos, as interrupções são realmente inevitáveis. Não é fácil saber quando alguém está prestes a falar, portanto, é muito importante que os participantes prestem atenção quando colegas de equipe estão tentando contribuir nas conversas. Para os organizadores, fazer pausas periódicas para responder perguntas ajuda os participantes a tirarem suas dúvidas sem interromper ou ser interrompido por alguém, e ainda permite que os colegas com um sinal de internet lento consigam se atualizar e contribuir.
Uma reunião híbrida bem-sucedida usa a colaboração visual e recursos técnicos para aproximar equipes fisicamente distantes e criar soluções inovadoras. Ao usar essas práticas recomendadas para reuniões híbridas, você irá ajudar as equipes a solucionar as dificuldades do trabalho remoto, aprimorando as reuniões e o alinhamento entre as equipes mesmo se estiverem a muitos quilômetros de distância.
