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Prendre connaissance de l’ordre du jour
Avant chaque réunion hybride, le chef d’équipe ou l’animateur doit envoyer une invitation à la réunion avec un ordre du jour en pièce jointe. Tous les participants doivent en prendre connaissance avant le début de la réunion. Ce document inclut la liste des participants, le lien de la visioconférence et un aperçu du programme.
Un ordre du jour efficace permet de renforcer l’implication de l’équipe avant même le début de la réunion. Incitez vos collaborateurs à examiner les points qui seront abordés lors de la réunion. L’ordre du jour doit également prévoir un espace pour présenter les outils informatiques utilisés lors de la réunion et indiquer les éventuels réglages nécessaires pour les participants.
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Partager le lien vers la visioconférence avec tous les participants
En incluant le lien de la visioconférence dans l’ordre du jour, vous et vos participants n’aurez pas à vous précipiter pour en créer un ou le chercher à la dernière minute. En outre, un lien permet aux participants de se connecter facilement sans avoir à utiliser un numéro de téléphone.
L’un des avantages propres aux réunions hybrides est la facilité avec laquelle les plateformes de visioconférence intègrent les outils dans leurs services. Fonctionnalités de chat, tableaux blancs virtuels, groupes de discussion - toutes ces activités se déroulent dans le cadre de la visioconférence elle-même. Il est donc important que chaque participant soit connecté et actif sur la même plateforme. Les participants en présentiel peuvent également rejoindre la plateforme virtuelle pour contribuer aux discussions ou aux brainstormings en cours.
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Vérifier les paramètres audio et vidéo
Nous sommes tous passés par là. Une réunion de 60 minutes avec un ordre du jour précis peut rapidement dérailler si vous devez passer les dix premières minutes à dépanner des problèmes audio ou vidéo. C’est pourquoi il est si important, tant pour l’animateur de la réunion que pour les participants, de vérifier que le son et la vidéo fonctionnent avant le début de la réunion.
Si vous participez à distance, il est préférable d’avoir votre webcam activée autant que possible. Cela permet de créer des liens avec les autres membres de l’équipe et de mettre tout le monde sur un pied d’égalité en offrant une expérience similaire aux participants en personne. Et on pourrait penser que cela va sans dire, mais les participants à distance doivent toujours faire attention à leur bouton de sourdine. Que l’animateur ait mis tous les participants en sourdine ou qu’il participe à une discussion, il est préférable d’éviter les sons parasites ou distrayants en gardant un œil vigilant sur cette petite icône en forme de micro.
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Organiser les présentations
Avant de commencer une réunion hybride, il est bon de vous présenter, surtout si les participants ne se connaissent pas tous. Indiquer au reste du groupe votre nom, votre fonction et le lieu où vous vous trouvez permet de démarrer du bon pied.
Et comme les participants à distants apparaissent souvent à des endroits différents sur la matrice de la visioconférence, il est utile que le participant qui termine sa présentation passe le relais à un autre pour éviter les silences gênants entre les uns et les autres. C’est aussi un excellent moyen de briser la glace entre des personnes qui n’ont peut-être jamais travaillé ensemble. Un court exercice de team building permet également de fluidifier la conversation et de créer une cohésion au sein de l’équipe.
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Parler dans le micro
Pour que la réunion se déroule harmonieusement et que toutes les voix puissent être entendues, les participants doivent parler devant leur micro à un volume suffisant pour que les autres participants puissent les entendre clairement. Ceci est particulièrement important pour les participants en personne, qui risquent de se tourner pour s’adresser à quelqu’un d’autre dans la salle. Bien entendu, il arrive que la technologie fasse des siennes. Si le micro de quelqu’un est coupé ou si le groupe ne l’entend pas, vous pouvez lui faire un petit signe sur le chat.
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Surveiller la participation
Les réunions à distance permettent aux chefs d’équipe de donner plus facilement la parole à chaque participant, mais cela n’est bénéfique que si tout le monde s’exprime. Que ce soit à distance ou en personne, les participants doivent aborder la réunion en connaissant l’ordre du jour et les objectifs de l’équipe, et être prêts à collaborer et à s’impliquer. Les animateurs doivent être clairs quant à la manière dont la réunion hybride est structurée afin de fluidifier la communication et les échanges entre les participants en tant qu’équipe.
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Être attentif
Lorsque la conversation est engagée, chaque participant doit faire preuve de vigilance. Entre les lenteurs d’Internet et les problèmes techniques, les interruptions sont inévitables. Il peut être difficile de savoir quand quelqu’un est sur le point de prendre la parole, c’est pourquoi il est si important que les participants soient attentifs lorsque d’autres membres de l’équipe essaient de contribuer à la conversation. Pour les animateurs, le fait de s’arrêter périodiquement pour poser des questions donne aux participants la possibilité de s’exprimer sans être interrompus et permet à ceux qui ont perdu le fil à cause du réseau de rattraper leur retard et d’apporter leur contribution.
Une réunion hybride réussie utilise la collaboration visuelle et des ressources techniques pour réunir une équipe physiquement éloignée et créer des solutions innovantes. Ces bonnes pratiques en matière de réunions hybrides permettront aux équipes de faire face aux défis uniques que pose le télétravail, en améliorant l’expérience de réunion elle-même afin que leurs membres puissent collaborer, quelle que soit la distance qui les sépare.
