Com base em suas respostas, você logo verá os pontos fortes (e fracos) das suas estratégias de comunicação e fluxos de trabalho existentes. Se a sua empresa for como a maioria, provavelmente seus sistemas existentes favorecem os membros presenciais de sua equipe híbrida. Mas não se preocupe. Agora que identificou seus pontos fortes, você saberá como aproveitá-los melhor. E quanto aos pontos fracos de sua comunicação, agora você poderá aprimorá-los de vez.
Pergunte aos membros da equipe sobre os estilos de comunicação preferidos
Quer eles saibam ou não, todo mundo em sua equipe híbrida têm uma preferência por um estilo de comunicação com o qual se sentem mais à vontade. Alguns funcionários preferem conversas e reuniões presenciais, enquanto outros preferem e-mails detalhados.
Ao trabalhar de forma remota, alguns têm preferência por aplicativos de troca de mensagens como o Slack ou o Microsoft Teams. Enquanto outros gostam da formalidade de uma teleconferência para simular uma experiência no escritório.
O objetivo desse exercício não é apenas descobrir como os membros de sua equipe preferem interagir e se comunicar, é também entender melhor como os colegas conseguem trabalhar uns com os outros. As demandas de sessões de brainstorming são diferentes das de reuniões semanais ou rápidas, portanto, a impossibilidade de compartilhar ideias de forma visual por meio de um encontro por chamada telefônica pode causar distrações.
Ao entender melhor as preferências de comunicação de cada membro da equipe, você terá as informações necessárias para alinhar todos os envolvidos.
Use software e ferramentas de colaboração
Ao trabalhar em sistema remoto, o maior revés para a comunicação híbrida é a falta de interações imediatas ou colaborações contínuas com os colegas presenciais no escritório.
A troca constante de e-mails pode se tornar ineficiente e trabalhosa. Principalmente se a equipe inteira estiver inundada com inúmeras mensagens do tipo "responder a todos". Também é inútil compartilhar documentos que exigem opiniões (ou unanimidade) sobre projetos urgentes.
Com softwares como o Slack, Microsoft Teams ou Zoom, a comunicação híbrida ficou mais dinâmica e produtiva. Todos podem compartilhar documentos, responder em tempo real e sentir que podem participar de forma ativa das reuniões, independe de onde estiverem trabalhando.
Ao usar um quadro branco virtual, como o Lucidspark, sua equipe híbrida consegue trabalhar na mesma tela durante uma reunião ou de forma assíncrona. Você também pode fazer brainstorming usando recursos de notas adesivas, cores distintas para cada participante e votação.
O Lucidspark ajuda a melhorar ainda mais a comunicação híbrida de sua equipe ao oferecer a todos os participantes da reunião a mesma oportunidade de participar das conversas.
Equilibre a comunicação síncrona com a assíncrona
Em um ambiente de escritório típico, a maioria das conversas são síncronas. A visita à mesa do colega. As conversas no café na segunda-feira. As reuniões semanais. Esses encontros no local de trabalho geram familiaridade e desenvolvem os relacionamentos entre os membros da equipe.
A comunicação síncrona geralmente é a melhor forma de falar sobre temas delicados, problemas complexos ou situações emergenciais em que não pode haver ambiguidades.
Entretanto, para equipes híbridas, a comunicação síncrona nem sempre é possível. Às vezes devido a horários de trabalho ou fusos diferentes dos funcionários remotos. As expectativas sobre funcionários remotos para responderem em tempo real às vezes se tornam mais disruptivas do que produtivas.
A comunicação híbrida normalmente é assíncrona. Pode ser um e-mail, uma mensagem publicada em um sistema de gestão de projetos, como o Asana ou Jira, ou outras ferramentas e softwares de colaboração. A comunicação assíncrona não exige respostas imediatas.
Com menos interrupções no trabalho e mais tempo para oferecer respostas elaboradas com calma, a comunicação assíncrona oferece às equipes híbridas mais controle para planejar o dia.
No entanto, a comunicação assíncrona pode gerar lacunas na comunicação para equipes híbridas. Alguns projetos se beneficiam de ações imediatas ou sessões de brainstorming espontâneas, portanto, a falta de interações ou conexões presenciais pode aumentar a sensação de isolamento.
Ao buscar um equilíbrio entre a comunicação assíncrona e síncrona, e fazer ajustes conforme necessário, as equipes híbridas podem encontrar uma certa harmonia e aproveitar o melhor que cada tipo de comunicação tem para oferecer.
Seja claro sobre as normas e expectativas da comunicação
Considere os diferentes estilos de comunicação híbrida diária dos membros da sua equipe. Este assunto deve ser priorizado depois de perguntar aos membros sobre suas preferências pessoais de comunicação.
Isso inclui como eles interagem uns com os outros, como transmitem informações aos clientes e como gerenciam projetos. Por exemplo, os funcionários informam uns aos outros do local em que estão trabalhando durante o dia por e-mail, mensagem de texto ou pelo Microsoft Teams?
Considere suas próprias preferências. Em reuniões no Zoom, você espera que os membros da equipe mantenham a câmera ligada em todas as reuniões, ou apenas durante apresentações de projetos para os clientes?
Os líderes devem definir expectativas claras sobre as normas da comunicação híbrida para a equipe. Algumas interações precisam de documentos escritos em e-mails, enquanto outras precisam da linguagem corporal ou das reações faciais de colegas que ocorrem em videoconferências.
Atribua quais canais de comunicação devem ser usados de forma simples e direta. Por exemplo:
- Comunicados da empresa e interações iniciais com o cliente devem ser feitos por e-mail
- Reuniões semanais, sessões de brainstorming e apresentações para o cliente devem ser feitas no Zoom
- Reuniões ou conversas improvisadas ao longo do dia devem ser feitas no Slack
Ao atribuir tarefas, considere quais softwares e ferramentas de colaboração estão prontamente disponíveis para sua equipe (e clientes), e se existem redundâncias ou sobreposições em qualquer um dos seus canais de comunicação híbrida.
Para equipes híbridas, recomendamos definir outras normas sobre como suas ferramentas de comunicação são usadas.
Pode ser algo simples, como exigir que todas as reuniões agendadas no escritório incluam um link do Zoom para permitir que funcionários remotos possam participar. Ou gravar apresentações de clientes ou outras reuniões importantes para que possam ser acessadas e assistidas posteriormente.
Depois de definir as normas de comunicação, certifique-se de que os membros da sua equipe estão seguindo-as. Se um membro da equipe quebrar o protocolo ou seguir as próprias preferências, haverá mais confusão e criará uma lacuna de comunicação ainda maior para toda a equipe.
