Um guia passo a passo de planejamento estratégico

Imagine que você está aos pés de uma montanha. No topo está o negócio dos seus sonhos: tudo funciona bem, os clientes não param de chegar e os membros da sua equipe estão motivados. Para chegar lá, você precisa saber como atravessar o terreno difícil à sua frente. 

É aí que entra o planejamento estratégico. 

Um planejamento estratégico eficaz precisa ser um roadmap detalhado. Ele deve responder a três perguntas cruciais: Onde estamos agora? Para onde vamos? Como chegamos lá? 

Criar um documento assim é mais fácil falar do que fazer, principalmente quando a maioria dos recursos que você encontra sobre o assunto não traz o passo a passo necessário para o sucesso.

É por isso que criamos este guia de planejamento estratégico: para oferecer um passo a passo prático (com modelos) para ajudar você a montar um documento detalhado e eficaz que funcione como um GPS para suas equipes. Então vamos além da teoria e começar a criar o seu planejamento estratégico ideal.

Antes de começar: escolhendo uma plataforma

Antes de criar o seu plano estratégico, você precisa escolher onde vai hospedar o documento. Nossa forma preferida é usar uma plataforma de colaboração visual para criar seu documento. 

Elementos visuais tornam as informações fáceis de entender, claras e executáveis. Quando as equipes criam planos estratégicos visuais, elas conseguem se comunicar com facilidade com colaboradores, partes interessadas e outros parceiros externos. Basta adicionar uma nota adesiva diretamente na parte do plano em que houver dúvida ou em que precisarem fazer uma pergunta. 

Documentos de estratégia em formato visual também mostram conexões e relacionamentos importantes dentro do seu plano. Com essa visão, você consegue enxergar mais cedo o impacto das suas decisões. 

Ao escolher uma plataforma visual para hospedar o seu planejamento estratégico, você precisa garantir que ela:

• Integre bem com os aplicativos essenciais do seu stack de tecnologia.
• Use dados e automação para manter a precisão.
• Seja baseada em nuvem e acessível de qualquer lugar (para que equipes remotas e híbridas também consigam colaborar).

Fica a dica: a Suíte de Colaboração Visual da Lucid reúne quadro branco virtual e diagramação inteligente e permite que as equipes trabalhem em uma tela infinita para mostrar todo o contexto do seu planejamento estratégico em um só lugar. Essa visibilidade ajuda você a enxergar rápido o impacto das suas decisões.

5 etapas para criar um planejamento estratégico eficaz

Vale lembrar que, embora este seja um guia passo a passo, você precisa pensar de forma intencional e, claro, estratégica sobre o próprio planejamento estratégico. Conhecer bem as regras ajuda você a saber quando faz sentido quebrá-las.

Para começar, criamos um modelo de planejamento estratégico especificamente preparado para guiar você por esse processo. Conforme você avança neste artigo, pode começar a esboçar e trabalhar com o modelo ao mesmo tempo.

Dentro dele, você encontra uma lista dos diferentes componentes que seu planejamento estratégico pode incluir e explicações para cada um. Assim, você decide quais elementos são críticos para seu plano e adapta o modelo conforme necessário.

Etapa 1: Determine sua posição estratégica atual.

Avaliar sua posição atual cria a base para todo o resto do processo de planejamento. Ao identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, você tem informações para tomar melhores decisões no caminho à frente.

Aqui estão os quatro métodos que você deve usar para determinar sua posição estratégica atual:

Método 1:

realize entrevistas com partes interessadas para coletar insights das pessoas diretamente ou indiretamente afetadas pelas operações da sua organização. Isso inclui clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros.

Método 2:

faça uma análise PESTEL ou SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças). Esses marcos estruturados oferecem uma forma sistemática de analisar fatores externos e internos que podem impactar sua organização.

Análise SWOT:

analise pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças da sua organização. É uma análise interna e externa que ajuda a identificar áreas de melhoria e áreas em que você possui vantagem competitiva.

Método 3:

faça um inventário de todos os seus recursos, categorizando-os por tipo (recursos humanos, recursos financeiros, tecnologia e ativos físicos). Esse inventário pode incluir um detalhamento dos papéis das suas equipes e posições organizacionais. Um organograma pode ser especialmente útil para visualizar a estrutura da sua equipe.

Método 4:

por fim, é interessante usar benchmarking tradicional para medir tanto métricas internas (analisando dashboards e dados) quanto comparações com o setor. Essa etapa pode envolver gerar um relatório simples ou mergulhar fundo nos seus métodos de relatório existentes para acompanhar o desempenho passado e presente.

Depois de coletar informações por esses métodos, o próximo passo é analisar e sintetizar os dados. Procure por padrões, tendências e temas recorrentes.

Com base na sua análise, você consegue identificar áreas que precisam de atenção, como melhorar processos internos, aproveitar oportunidades de mercado, resolver preocupações dos clientes ou reduzir ameaças em potencial.

Etapa 2: defina metas, determine a visão e esboce seu plano.

Agora o processo de planejamento estratégico vai ganhar velocidade. O objetivo desta próxima fase é estabelecer metas claras e definir sua visão. Existem três componentes críticos nesta etapa: uma declaração de visão, uma declaração de missão e indicadores-chave de desempenho (KPIs). 

Declaração de visão

sua declaração de visão descreve o que sua empresa pretende se tornar no futuro e, mais importante, por que você está buscando essa visão futura. Ter um forte "por quê" e conseguir deixar isso claro para colaboradores, partes interessadas e clientes é a chave para construir uma base estratégica sólida.

Criar uma declaração de visão convincente não é apenas tarefa da liderança: deve envolver cada membro da equipe. A melhor forma de envolver toda a sua equipe? As Atividades Visuais da Lucid.

Indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Incorporar KPIs ao seu planejamento estratégico é crucial. Não é negociável. Eles não apenas ajudam sua equipe a visualizar marcos, como também oferecem números objetivos para avaliar seu progresso. Os KPIs elevam sua estratégia ao próximo nível ao torná-la prática e focada em resultados. 

Para determinar os KPIs certos para sua organização, você pode começar fazendo duas perguntas simples:

• Como sabemos que temos sucesso (ou seja, o que é sucesso para nós)?
• Quais métodos vamos usar para medir esse sucesso?

Você deve listar seus KPIs em todo o planejamento estratégico. Coloque essas métricas em suas linhas do tempo, planos de projeto, páginas de metas, documentos de processos e mais ao longo de toda a estratégia. Os KPIs são a chave para tornar seu plano orientado por dados.

Esta etapa consiste em definir a direção, o propósito e as métricas de sucesso. Trata-se de imaginar o futuro e equipar sua organização com as ferramentas e os objetivos para alcançar suas metas. 

Hora de começar a subir essa montanha.

Passo 3: determine como você vai alcançar seus objetivos

Agora você vai definir quais passos executáveis são necessários para transformar visão em estratégia, incluindo quem faz o quê e até quando. 

Estabelecer OKRs (objetivos e resultados-chave)

OKRs são uma ferramenta poderosa para definir metas e alinhar objetivos. Eles ajudam as equipes a entender o que estão buscando, como medir o progresso e como estabelecer marcos realistas.

Pense desta forma: seus KPIs estão no topo da montanha, são seus marcadores de sucesso, e você vai medi-los durante todo o processo da sua visão. Os OKRs atuam como sinalizadores na sua subida, funcionando como marcadores orientadores para deixar você saber se está atingindo os marcos certos para alcançar o resultado final (conforme definido pelos KPIs).

Incorporar OKRs ao seu planejamento estratégico garante que toda a sua organização esteja alinhada, trabalhando em direção a objetivos comuns.

Depois de determinar seus OKRs, seria aconselhável incorporá-los ao seu plano estratégico. Dependendo da estrutura subjetiva do seu documento de estratégia, você provavelmente seria interessante dar aos seus OKRs uma seção própria para mantê-los visíveis permanentemente para

Mapear seus objetivos estratégicos e linhas do tempo

Para ajudar sua equipe e partes interessadas a entender o quadro geral e como os componentes individuais estão interconectados, tente mapear seus objetivos estratégicos. Criar esse diagrama visual significa que, em vez de apenas listar seus objetivos ou em conjunto com uma lista, você consegue mostrar à sua equipe um mapa visual de seus objetivos e como diferentes elementos se impactam.

A fase de implementação do planejamento estratégico é frequentemente desafiadora. Linhas do tempo claras garantem que todos entendam o cronograma e pelo que são responsáveis para que consigam coordenar seus esforços com eficácia.

Fazer inventário de recursos e desenvolver uma estratégia de pessoas

Para executar seu planejamento estratégico, você precisa entender os recursos disponíveis. Fazer inventário de recursos envolve identificar o que você tem em abundância e o que ainda precisa para alcançar seus objetivos. Neste caso, estamos falando especificamente sobre as pessoas da sua organização e como alocar melhor seu tempo, seus talentos e suas responsabilidades.

Primeiro, você deve criar um organograma para entender a estrutura da sua organização, funções e linhas de subordinação.

Aqui estão algumas etapas adicionais a serem consideradas:

• Avaliação de habilidades: revise as habilidades e competências necessárias para alcançar seus objetivos estratégicos. Identifique lacunas de habilidades que precisam ser preenchidas através de treinamento ou contratação.
• Revisão da estrutura: avalie sua estrutura organizacional para determinar se ela apoia seus objetivos estratégicos. Considere se algum ajuste ou reorganização é necessário.
• Desenvolvimento de talentos: desenvolva um plano para desenvolvimento de talentos e sucessão para garantir um pipeline contínuo de colaboradores qualificados.

Ao criar um plano de ação claro, estabelecer OKRs, visualizar sua estratégia, definir cronogramas e avaliar seus recursos e talentos, você prepara o caminho para uma execução bem-sucedida. Lembre-se de que o planejamento estratégico é um processo contínuo, então revise e adapte regularmente seu plano conforme as circunstâncias mudam.

Etapa 4: Implemente seu plano

Parabéns! Você tem todos os componentes essenciais de um excelente planejamento estratégico. Agora vem a fase crucial de colocar seu plano em ação. A implementação é onde a estratégia encontra a realidade, então vamos garantir que sua visão se materialize com eficácia. 

Gestão de mudanças

Mudança é sempre difícil, especialmente quando você precisa convencer toda uma organização a apoiar seu planejamento estratégico. Esta é a área onde a maioria dos líderes tem dificuldade com planejamento estratégico. Mesmo que você consiga criar o documento, cobrir todos os tópicos e desenvolver estratégias de execução, se não conseguir o apoio das suas equipes, tudo terá sido em vão. 

É aí que entra a liderança excepcional. Quando executivos e líderes seniores atuam como patrocinadores principais do plano estratégico, é muito mais fácil fazer a implementação. 

Para isso, muitos líderes usam estruturas e técnicas de gestão de mudanças. Existem várias opções (incluindo o modelo de oito etapas de Kotter, o modelo 7S da McKinsey, ADKAR e mais). 

O papel da visualização para ganhar apoio da equipe

Visibilidade e transparência são fundamentais para alinhar suas equipes com suas estratégias. É aqui que o poder da colaboração visual realmente se destaca, porque quando seu documento de planejamento estratégico é visual, fica muito mais fácil para todos entender para onde a organização está indo.

A plataforma de colaboração visual da Lucid permite que as empresas criem uma fonte central de informações, o que significa que toda a documentação que estamos discutindo neste guia (e além) pode ficar armazenada em um local centralizado. Isso elimina a necessidade de as equipes procurarem por informações ou ficarem no escuro sobre a direção estratégica geral.

Com a Lucid, você está ativamente incentivando visibilidade e transparência, aumentando a probabilidade de implementar seu planejamento estratégico.

Além disso, é especialmente importante permanecer aberto e ágil neste processo. Você pode estar na metade do caminho pela montanha quando percebe que há um rio enorme bloqueando seu caminho e precisa ajustar seu plano para contorná-lo. Ou você pode estar indo para leste quando na verdade deveria estar indo para oeste. Manter-se aberto e ciente de qualquer mudança necessária é crítico.

Etapa 5: monitore o progresso em direção aos objetivos

Um dos erros mais comuns e fáceis de cometer é implementar seu plano e esquecer de acompanhar se está realmente alcançando resultados. Monitorar seu progresso garante que sua organização mantenha o curso, se adapte às mudanças de circunstâncias e, em última análise, alcance seus objetivos.

Garantir consenso da equipe e encerramento do projeto

Depois que um projeto ou fase é concluído, faça uma retrospectiva para avaliar o que funcionou bem, o que poderia ser melhorado e quais lições foram aprendidas. Esse processo é essencial para encorajar e criar uma cultura de melhoria contínua.

Coletar feedback regularmente

Para coletar feedback, use uma abordagem multifacetada que engaje tanto perspectivas internas quanto externas. Isso pode incluir enviar pesquisas, realizar entrevistas, organizar grupos de foco ou até mesmo hospedar workshops ou retiros. Essencialmente, seu objetivo é coletar feedback de suas equipes e clientes com a frequência que for razoavelmente possível. 

O mais importante é promover um ambiente aberto e inclusivo. Esse processo é essencial para coletar feedback honesto, diverso e construtivo. Quando os membros da equipe sentem-se seguros para expressar as opiniões, você descobre insights valiosos.

Para criar um ambiente aberto para feedback:

• Líderes ativamente encorajam e valorizam o feedback.
• Todas as vozes são ouvidas, independentemente da classificação ou posição.
• O feedback é tratado como uma oportunidade de melhoria, não como crítica.

O outro tipo de feedback que você vai querer coletar é feedback operacional. Feedback operacional concentra-se na eficácia de seus processos, sistemas e gerenciamento de dados. Ajuda você a identificar gargalos, ineficiências ou áreas que precisam de melhoria.

Métodos para coletar feedback operacional:

• Dashboards
• Relatórios
• Auditorias
• Avaliações

Fica a dica: o recurso de vinculação de dados da Lucid pode facilitar muito a visualização de dados operacionais.

Iteração contínua

Monitorar o progresso não é um evento isolado, é um processo contínuo. O feedback deve ser coletado em intervalos regulares, geralmente trimestralmente ou anualmente, dependendo do ritmo da sua indústria e da natureza de suas iniciativas estratégicas.

Conforme você coleta feedback, esteja preparado para iterar e revisar seu plano baseado nos insights obtidos. Essa abordagem iterativa garante que seu plano estratégico permaneça dinâmico, adaptável e alinhado com os objetivos em evolução da sua organização e o ambiente externo.

Incorporar feedback como parte integral do seu processo de planejamento estratégico fomenta uma cultura de melhoria contínua. Capacita sua organização a tomar decisões orientadas por dados, responder aos desafios de forma proativa e, por fim, alcançar sucesso de longo prazo.

Visualize seu planejamento estratégico na Lucid.

Investir em uma plataforma de colaboração visual transforma seu planejamento em realidade. É a diferença entre desejar sucesso e realmente alinhar sua equipe e recursos para que isso aconteça. Elementos visuais eliminam toda confusão sobre a natureza complexa de um plano estratégico, e com tudo em um local centralizado, sua equipe consegue acessar, atualizar e colaborar sem esforço. 

E a verdadeira beleza dos documentos visuais? Eles são ágeis. Você consegue iterar, adaptar e evoluir em tempo real. 

O Lucid Suite inclui o Lucidspark, nossa ferramenta de quadro branco virtual, e Lucidchart, nossa solução em diagramação inteligente. Com esses dois aplicativos poderosos, você consegue projetar um planejamento estratégico que vai guiar sua organização pela montanha e ajudá-la a alcançar sua visão de sucesso.