Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden für die strategische Planung

Stellen Sie sich vor, Sie stehen am Fuße eines Berges. Ganz oben befindet sich das Geschäft Ihrer Träume: Alles läuft reibungslos, Kundinnen und Kunden strömen herein, und die Teammitglieder sind motiviert. Um dorthin zu gelangen, müssen Sie wissen, wie Sie sich durch das tückische Gelände vor Ihnen bewegen. 

Hier kommt ein strategischer Plan ins Spiel. 

Ein effektiver strategischer Plan muss eine detaillierte Roadmap sein. Er sollte drei entscheidende Fragen beantworten: Wo sind wir jetzt? Wohin gehen wir? Wie kommen wir dorthin? 

Die Erstellung eines solchen Dokuments ist leichter gesagt als getan, vor allem, wenn die meisten Ressourcen, die Sie zu diesem Thema finden, nicht die konkreten Anleitungen enthalten, die Sie für den Erfolg benötigen.

Deshalb haben wir diesen Leitfaden für die strategische Planung erstellt – mit einer praktischen Schritt-für-Schritt-Anleitung (inklusive Vorlagen) zur Erstellung eines detaillierten und effektiven Dokuments, das Ihren Teams als Navigationssystem dient. Lassen wir also die Theorie hinter uns und beginnen wir mit der Erstellung Ihres idealen strategischen Plans.

Bevor Sie beginnen: Auswahl einer Plattform

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Strategieplans beginnen, müssen Sie sich für eine Plattform entscheiden, auf der dieser gehostet werden soll. Wir empfehlen die Verwendung einer visuellen Kollaborationsplattform zur Erstellung Ihres Dokuments. 

Bilder machen Informationen verständlich, klar und umsetzbar. Wenn Teams visuelle strategische Pläne erstellen, können sie problemlos mit Teamkolleginnen und Teamkollegen, Stakeholdern und anderen externen Mitwirkenden kommunizieren. Alles, was sie tun müssen, ist, ein Post-it direkt an den Teil des Plans zu setzen, an dem sie verwirrt sind oder eine Frage stellen müssen. 

Visuelle Strategiedokumente zeigen außerdem wichtige Verbindungen und Beziehungen innerhalb Ihres strategischen Plans. Durch diese Weitsicht können Sie die Auswirkungen Ihrer Entscheidungen leichter frühzeitig erkennen. 

Wenn Sie eine visuelle Plattform für Ihren strategischen Plan auswählen, sollten Sie auf Folgendes achten:

• Sie lässt sich gut mit wichtigen Anwendungen in Ihrem technischen Stack integrieren.
• Sie nutzt Daten und Automatisierung, um genau zu bleiben.
• Sie ist Cloud-basiert und von überall aus zugänglich (d. h. auch Remote- und Hybrid-Teams können zusammenarbeiten).

Pro-Tipp: Die visuelle Kollaborationssuite von Lucid umfasst virtuelle Whiteboards und intelligente Diagramme und ermöglicht es Teams, auf einem unendlichen Arbeitsbereich zu arbeiten, um den gesamten Kontext Ihres strategischen Plans an einem zentralen Ort zu zeigen. Dank dieser Transparenz können Sie die Auswirkungen Ihrer Entscheidungen schnell erkennen.

5 Schritte zur Erstellung eines effektiven strategischen Plans

Es ist wichtig zu betonen, dass dies zwar ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden für die strategische Planung ist, man dabei aber dennoch bewusst und strategisch vorgehen muss. Wie man so schön sagt: Man muss die Regeln kennen, um sie auch brechen zu können.

Zu Beginn haben wir eine Vorlage für die strategische Planung erstellt, die speziell darauf ausgelegt ist, Sie durch diesen Prozess zu begleiten. Während Sie diesen Beitrag durchgehen, können Sie direkt mit uns die Vorlage durcharbeiten.

Darin finden Sie eine Liste der verschiedenen Komponenten, die Ihr strategischer Plan enthalten kann, sowie Erklärungen für jede. So können Sie entscheiden, welche Elemente für Ihren individuellen Plan entscheidend sind, und die Vorlage entsprechend anpassen.

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihre aktuelle strategische Position

Die Bewertung Ihrer aktuellen Position bildet die Grundlage für den weiteren Planungsprozess. Indem Sie Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen identifizieren, können Sie Ihre Entscheidungen im weiteren Verlauf treffen.

Hier sind die vier Methoden, die Sie anwenden sollten, um Ihre aktuelle strategische Position zu bestimmen:

Methode 1:

Führen Sie Interviews mit Stakeholdern durch, um Einsichten von denjenigen zu sammeln, die direkt oder indirekt von den Geschäftstätigkeiten Ihres Unternehmens betroffen sind. Dazu gehören Kundinnen und Kunden, Mitarbeitende, Lieferanten und Partner.

Methode 2:

Führen Sie eine PESTEL- oder SWOT-Analyse durch. Diese strukturierten Rahmenwerke bieten eine systematische Möglichkeit, sowohl externe als auch interne Faktoren zu analysieren, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken können.

SWOT-Analyse:

Diese Analyse untersucht die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken Ihres Unternehmens. Sie umfasst sowohl interne als auch externe Faktoren und hilft dabei, Verbesserungspotenziale und Wettbewerbsvorteile zu identifizieren.

Methode 3:

Erstellen Sie eine Übersicht all Ihrer Ressourcen und kategorisieren Sie diese nach Art (Mitarbeitende, Finanzen, Technologie und Sachanlagen). Diese Übersicht kann eine Aufschlüsselung der Rollen und Positionen Ihrer Teams enthalten. Ein Organigramm kann die Teamstruktur besonders gut visualisieren.

Methode 4:

Zu guter Letzt sollten Sie sich mit traditionellem Benchmarking beschäftigen, um sowohl interne Metriken (durch die Betrachtung von Dashboards und Daten) als auch Branchen-Benchmarks zu messen. In diesem Schritt können Sie einen einfachen Bericht erstellen oder mit Ihren bestehenden Berichtsmethoden tiefer in die Materie eindringen, um sowohl die vergangene als auch die aktuelle Leistung zu verfolgen.

Sobald Sie mit diesen Methoden Informationen zusammengetragen haben, besteht der nächste Schritt darin, die Daten zu analysieren und zusammenzufassen. Suchen Sie nach Mustern, Trends und gemeinsamen Themen.

Auf der Grundlage Ihrer Analyse können Sie Bereiche identifizieren, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen, wie z. B. die Verbesserung interner Prozesse, die Nutzung von Marktchancen, das Eingehen auf Kundenbedenken oder die Abschwächung potenzieller Bedrohungen.

Schritt 2: Setzen Sie Ziele, bestimmen Sie die Vision und skizzieren Sie Ihren Plan

Jetzt kommt der strategische Planungsprozess in Schwung. Unser Ziel für diese nächste Phase ist es, klare Ziele zu setzen und Ihre Vision zu definieren. Dieser Schritt besteht aus drei wichtigen Komponenten: einem Vision Statement, einem Leitbild und den wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs).

Vision Statement

Ihr Vision Statement zeichnet ein Bild von dem, was Ihr Unternehmen in Zukunft werden möchte, und vor allem, warum Sie diese Zukunftsvision anstreben. Ein solides „Warum“ zu haben und dies den Mitarbeitenden, Stakeholdern und Kundinnen und Kunden deutlich zu machen, ist der Schlüssel zu einer starken strategischen Grundlage.

Die Ausarbeitung eines überzeugenden Vision Statements ist nicht nur eine Aufgabe für das Führungsteam, sondern sollte jedes Teammitglied einbeziehen. Der beste Weg, Ihr gesamtes Team einzubeziehen? Mit den Visual Activities von Lucid.

Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs)

Die Integration von KPIs in Ihre strategische Planung ist unerlässlich. Sie sind unabdingbar. Sie helfen Ihrem Team nicht nur, Meilensteine zu visualisieren, sondern liefern auch objektive Metriken zur Messung Ihres Fortschritts. KPIs heben Ihre Strategie auf die nächste Ebene, indem sie sie umsetzbar und ergebnisorientiert gestalten. 

Um die richtigen KPIs für Ihr Unternehmen zu ermitteln, können Sie mit zwei einfachen Fragen beginnen:

• Woran werden wir erkennen, dass wir erfolgreich sind (d. h. was bedeutet Erfolg für uns)?
• Welche Methoden werden wir anwenden, um diesen Erfolg zu messen?

Sie sollten Ihre KPIs im gesamten Strategieplan auflisten. Integrieren Sie diese Metriken in Ihre Zeitpläne, Projektpläne, Zielsetzungsseiten, Prozessdokumente und weitere Elemente Ihrer Gesamtstrategie. KPIs sind der Schlüssel zu einem datengestützten Plan.

Dieser Schritt dreht sich ganz darum, die Richtung, den Zweck und die Metriken für den Erfolg festzulegen. Es geht darum, sich die Zukunft vorzustellen und Ihr Unternehmen mit den Werkzeugen und Vorgaben auszustatten, um ihre Ziele zu erreichen. 

Es ist Zeit, mit dem Erklimmen dieses Berges zu beginnen.

Schritt 3: Bestimmen Sie, wie Sie Ihre Ziele erreichen werden

Jetzt bestimmen Sie, welche umsetzbaren Schritte nötig sind, um die Vision in eine Strategie umzusetzen, einschließlich wer was tut und wann. 

Festlegung von OKRs (Objectives and Key Results, Zielen und Schlüsselergebnissen)

OKRs sind ein leistungsstarkes Instrument für die Zielsetzung und Ausrichtung. Sie helfen Teams zu verstehen, worauf sie hinarbeiten, wie sie den Fortschritt messen und wie sie realistische Meilensteine setzen können.

Stellen Sie es sich so vor: Ihre KPIs befinden sich auf dem Gipfel des Berges – sie sind Ihre Erfolgsindikatoren und werden daher während der gesamten Laufzeit Ihrer Vision gemessen. OKRs dienen als Wegweiser auf Ihrem Weg nach oben und zeigen Ihnen an, ob Sie die richtigen Meilensteine erreichen, um die Endergebnisse (wie in den KPIs definiert) zu erzielen.

Die Einbeziehung von OKRs in Ihren strategischen Plan stellt sicher, dass Ihr gesamtes Unternehmen an einem Strang zieht und auf gemeinsame Ziele hinarbeitet.

Sobald Sie Ihre OKRs festgelegt haben, sollten Sie sie in Ihren strategischen Plan aufnehmen. Abhängig von der subjektiven Struktur Ihres Strategiedokuments möchten Sie Ihren OKRs wahrscheinlich einen eigenen Abschnitt geben, um sie dauerhaft für Ihre Teams sichtbar zu machen

Festlegung Ihrer strategischen Ziele und Zeitpläne

Um Ihrem Team und Ihren Stakeholdern das Gesamtbild und die Zusammenhänge der individuellen Komponenten zu verdeutlichen, erstellen Sie ein visuelles Diagramm. Durch die Erstellung dieses visuellen Diagramms können Sie Ihren Teams anstelle einer Auflistung Ihrer Ziele, oder möglicherweise in Verbindung mit einer Liste, eine visuelle Übersicht Ihrer Ziele und der Wechselwirkungen zwischen den verschiedenen Elementen präsentieren.

Die Umsetzungsphase der strategischen Planung ist oft herausfordernd. Klare Zeitpläne gewährleisten, dass alle Beteiligten den Zeitplan und ihre Verantwortlichkeiten verstehen und ihre Anstrengungen effektiv koordinieren können.

Bestandsaufnahme der Ressourcen und Entwicklung einer Personalstrategie

Um Ihren strategischen Plan umzusetzen, müssen Sie Ihre verfügbaren Ressourcen kennen. Bei der Bestandsaufnahme Ihrer Ressourcen geht es darum festzustellen, was Sie im Überfluss haben und was Sie noch brauchen, um Ihre Ziele zu erreichen. In diesem Fall geht es speziell um die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen und darum, wie Sie deren Zeit, Talente und Verantwortlichkeiten am besten einsetzen können.

Zunächst sollten Sie versuchen, ein Organigramm zu erstellen, um die Struktur Ihres Unternehmens, die Rollen und die Berichtswege besser zu verstehen.

Hier sind einige weitere Schritte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Kompetenzanalyse: Überprüfen Sie die Fähigkeiten und Kompetenzen, die zur Erreichung Ihrer strategischen Ziele erforderlich sind. Identifizieren Sie etwaige Kompetenzlücken, die durch Schulungen oder Neueinstellungen geschlossen werden müssen.
• Strukturprüfung: Analysieren Sie Ihre Organisationsstruktur, um festzustellen, ob sie Ihre strategischen Ziele unterstützt. Prüfen Sie, ob Anpassungen oder Umstrukturierungen erforderlich sind.
• Talententwicklung: Entwickeln Sie einen Plan für die Talententwicklung und Nachfolgeplanung, um einen kontinuierlichen Nachschub an qualifizierten Mitarbeitenden sicherzustellen.

Indem Sie einen klaren Aktionsplan erstellen, OKRs festlegen, Ihre Strategie visualisieren, Zeitpläne definieren und Ihre Ressourcen und Talente bewerten, schaffen Sie die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung. Denken Sie daran, dass strategische Planung ein fortlaufender Prozess ist. Überprüfen und passen Sie Ihren Plan daher regelmäßig an veränderte Gegebenheiten an.

Schritt 4: Implementieren Sie Ihren Plan

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben alle wesentlichen Komponenten eines ausgezeichneten strategischen Plans beisammen. Jetzt kommt die entscheidende Phase, in der Sie Ihren Plan in die Tat umsetzen müssen. Bei der Implementierung trifft die Strategie auf die Realität. Lassen Sie uns also sicherstellen, dass Ihre Vision auch tatsächlich umgesetzt wird.

Veränderungsmanagement (Change Management)

Veränderungen sind immer schwierig, insbesondere wenn es darum geht, ein ganzes Unternehmen von einer strategischen Planung zu überzeugen. Genau hier haben die meisten Führungskräfte Schwierigkeiten mit der strategischen Planung. Selbst wenn es gelingt, das Dokument zu erstellen, alle Themen abzudecken und Umsetzungsstrategien zu entwickeln, ist alles vergebens, wenn die Teams nicht mitziehen. 

Hier kommt außergewöhnliche Führung ins Spiel. Wenn Führungskräfte und leitende Angestellte als Hauptsponsoren des strategischen Plans fungieren, ist es viel einfacher, die Implementierung erfolgreich voranzutreiben. 

Viele Führungskräfte nutzen hierfür Change-Management-Frameworks und -Techniken. Es stehen verschiedene Optionen zur Auswahl (darunter das Acht-Stufen-Modell von Kotter, das 7-S-Modell von McKinsey, ADKAR und weitere). 

Die Rolle der Visualisierung bei der Gewinnung der Zustimmung des Teams

Sichtbarkeit und Transparenz sind entscheidend, um Ihre Teams auf Ihre Strategien auszurichten. Hier zeigt sich die Stärke der visuellen Zusammenarbeit besonders deutlich: Wenn Ihr Dokument zur strategischen Planung visuell gestaltet ist, wird es für alle Beteiligten wesentlich einfacher zu verstehen, wohin die Reise des Unternehmens geht.

Die Plattform für visuelle Zusammenarbeit von Lucid ermöglicht es Unternehmen, eine zentrale Datenquelle zu schaffen. Das bedeutet, dass alle in diesem Leitfaden (und darüber hinaus) besprochenen Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert werden können. Dadurch entfällt für Teams die Notwendigkeit, Informationen zu suchen, und sie bleiben stets über die strategische Ausrichtung informiert.

Mit Lucid fördern Sie aktiv Sichtbarkeit und Transparenz und erhöhen so die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Umsetzung Ihres strategischen Plans.

Darüber hinaus ist es besonders wichtig, in diesem Prozess agil zu bleiben. Es kann vorkommen, dass man bereits die Hälfte des Berges erklommen hat, bevor man merkt, dass ein gewaltiger Fluss den Weg versperrt und man seine Pläne anpassen muss, um ihn zu umgehen. Oder man ist versehentlich nach Osten gegangen, obwohl man eigentlich nach Westen hätte gehen sollen. Es ist entscheidend, flexibel zu bleiben und alle notwendigen Änderungen im Blick zu behalten.

Schritt 5: Überwachen Sie Fortschritte bei der Zielerreichung

Einer der häufigsten Fehler, der allzu leicht passieren kann, ist die Umsetzung des Plans, ohne anschließend nachzuverfolgen, wie sich die Maßnahmen auswirken. Die regelmäßige Fortschrittskontrolle stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auf Kurs bleibt, sich an veränderte Gegebenheiten anpasst und letztendlich seine Ziele erreicht.

Sicherstellung von Teamkonsens und Projektabschluss

Nachdem ein Projekt oder eine Phase abgeschlossen ist, führen Sie eine Retrospektive durch, um zu bewerten, was gut gelaufen ist, was verbessert werden kann und welche Lektionen gezogen wurden. Dieser Prozess ist unerlässlich, um eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung zu fördern und zu schaffen.

Regelmäßiges Einholen von Feedback

Um Rückmeldungen zu sammeln, verfolgen Sie einen vielschichtigen Ansatz, der sowohl interne als auch externe Perspektiven umfasst. Das kann das Versenden von Umfragen, das Führen von Interviews, die Organisation von Fokusgruppen oder sogar die Durchführung von Workshops oder Retreats umfassen. Im Grunde ist Ihr Ziel, so oft wie möglich Feedback von Ihren Teams und Kundinnen und Kunden einzuholen. 

Das Wichtigste ist, ein offenes und inklusives Umfeld für diesen Prozess zu schaffen. Dieser Prozess ist unerlässlich, um ehrliches, vielfältiges und konstruktives Feedback zu sammeln. Wenn sich Teammitglieder sicher fühlen, ihre Meinung zu äußern, können Sie wertvolle Einsichten gewinnen.

Um ein offenes Umfeld für Feedback zu schaffen, stellen Sie Folgendes sicher:

• Führungskräfte fördern und schätzen Feedback aktiv.
• Alle Stimmen werden gehört, unabhängig von Rang oder Position.
• Feedback wird als Chance zur Verbesserung und nicht als Kritik betrachtet.

Die andere Art von Feedback, die Sie einholen sollten, ist operatives Feedback. Operatives Feedback konzentriert sich auf die Effektivität Ihrer Prozesse und Systeme sowie Ihres Datenmanagements. Es hilft Ihnen, Engpässe, Ineffizienzen oder verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren.

Zu den Methoden zur Erfassung von operativem Feedback gehören:

• Dashboards
• Berichte
• Prüfungen
• Bewertungen

Pro-Tipp: Mit der Datenverknüpfungsfunktion von Lucid wird die Visualisierung von Betriebsdaten zum Kinderspiel.

Kontinuierliche Iteration

Die Überwachung des Fortschritts ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess. Feedback sollte in regelmäßigen Abständen gesammelt werden, typischerweise vierteljährlich oder jährlich, abhängig von der Dynamik Ihrer Branche und der Art Ihrer strategischen Initiativen.

Während Sie Feedback einholen, seien Sie darauf vorbereitet, Ihren Plan basierend auf den gewonnenen Einsichten zu iterieren und zu überarbeiten. Dieser iterative Ansatz stellt sicher, dass Ihr strategischer Plan dynamisch, anpassungsfähig und auf die sich wandelnden Ziele und das externe Umfeld Ihres Unternehmens abgestimmt bleibt.

Die Integration von Feedback als integralen Bestandteil Ihres strategischen Planungsprozesses fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Sie befähigt Ihr Unternehmen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, proaktiv auf Herausforderungen zu reagieren und letztlich langfristigen Erfolg zu erzielen.

Visualisieren Sie Ihren strategischen Plan in Lucid

Die Investition in eine Plattform für visuelle Zusammenarbeit bringt Ihren Plan vom Papier in die Praxis. Das ist der Unterschied zwischen dem Wunsch nach Erfolg und der tatsächlichen Ausrichtung des Teams und der Ressourcen, um ihn möglich zu machen. Visuelle Elemente überwinden jegliche Verwirrung über die komplexe Natur eines strategischen Plans, und mit allem an einem zentralen Ort kann Ihr Team mühelos zugriffen, aktualisieren und zusammenarbeiten. 

Und die wahre Schönheit visueller Dokumente? Sie sind agil. Sie können in Echtzeit iterieren, anpassen und weiterentwickeln. 

Die Lucid Suite umfasst Lucidspark, unser virtuelles Whiteboard-Tool, und Lucidchart, unsere intelligente Diagrammlösung. Mit diesen beiden leistungsstarken Anwendungen können Sie einen strategischen Plan entwerfen, der Ihr Unternehmen den Berg hinaufführt und Ihnen hilft, Ihre Erfolgsvision zu erreichen.