Wenn Sie sich zunehmend Gedanken um die Produktivität Ihres Teams machen, sind Sie nicht allein.
85 % der Führungskräfte geben an, dass die Umstellung auf hybride Arbeitsformen eine Herausforderung für das Vertrauen in die Produktivität der Mitarbeitenden darstellt.
Manche Unternehmensleiter haben versucht, diesen Bedenken mit Software zur Produktivitätsüberwachung zu begegnen.Diese Lösungen verstärken jedoch in der Regel nur den Anschein von Produktivität, indem sie die Mitarbeitenden unter Druck setzen, E-Mails zu versenden und unnötige Meetings anzusetzen, nur, damit sie möglichst beschäftigt erscheinen.
Aber die Sache ist die: Mitarbeitende sind vielen der gleichen produktivitätshemmenden Fallstricken ausgesetzt, egal ob sie vor Ort oder aus der Ferne arbeiten.Ineffiziente Meetings mit unklaren nächsten Schritten, Versionsprobleme bei der Dokumentation und Missverständnisse lassen sich nicht lösen, indem man die Beteiligten zurück ins Büro schickt.
Wenn Sie die Produktivität am Arbeitsplatz tatsächlich steigern wollen (und nicht nur den Anschein von Produktivität), müssen Sie genauer hinschauen.
Bei Lucid haben wir festgestellt, dass das Problem nicht darin besteht, dass die Mitarbeiter zu wenig Zeit am Bildschirm oder vor Ort verbringen. Das Problem liegt darin, dass die Mitarbeitenden zu viel Zeit damit verbringen, ineffizient zu arbeiten.
Aber das Wichtigste zuerst: Was verstehen wir unter Produktivität am Arbeitsplatz?
Ein Hauptgrund dafür, dass Unternehmen auf Büro-Mandate und Software zur Mitarbeiterüberwachung zurückgreifen, ist, dass sie die Produktivität anhand von Aktivitäten und nicht anhand von Resultaten messen.
Und während Kennzahlen zu Tastaturanschlägen, Arbeitsstunden, Meetings oder E-Mail-Aktivitäten auf vielbeschäftigte Mitarbeitende hindeuten können, sind sie nicht unbedingt ein Hinweis auf produktive Mitarbeitende.
Die Produktivität am Arbeitsplatz sollte als hocheffektive Arbeit betrachtet werden, die auf effiziente Weise einen greifbaren geschäftlichen Wert schafft – höhere Einnahmen, niedrigere Betriebskosten oder bessere Kundenzufriedenheit, um nur einige Beispiele zu nennen. Wenn Mitarbeitende also ihre ganze Zeit in ineffizienten Meetings verbringen oder in E-Mail-Threads nach Informationen suchen, können sie unglaublich beschäftigt und gleichzeitig unglaublich unproduktiv sein.
Um die Produktivität richtig einschätzen zu können, sollten Führungskräfte klare Zielvorgaben machen und die Fortschritte auf dem Weg zu diesen Zielen messen. In diesem Artikel erläutern wir Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz, damit Ihr Unternehmen seine Ziele schneller und effizienter erreichen kann.
„Mein Team hat ganz bestimmte Ziele, die wir erreichen wollen, und es ist egal, wie wir sie erreichen. Hauptsache ist, wir erreichen sie.Legen Sie gemeinsam fest, welche Ergebnisse Sie erwarten, und überlassen Sie es dem Team, den besten Weg dorthin zu finden.“– Dan Lawyer, Chief Product Officer, Lucid
Was beeinflusst wirklich die Produktivität am Arbeitsplatz?
Lucid Software hat eine Umfrage in Auftrag gegeben, um die grundlegende Ursache für Probleme bei der Produktivität und Kollaboration am Arbeitsplatz herauszufinden. Diese Umfrage hat Folgendes ergeben:
Die Mitwirkenden verschwenden Zeit in ineffektiven Meetings und verlieren danach an Elan
Meetings können ein wertvolles Mittel zur Problemlösung und zur Kontaktaufnahme sein, aber zu viele Meetings sind heutzutage entweder unnötig oder werden schlecht moderiert.Unsere Studie zeigt, dass 34 % der Arbeitnehmer Meetings nicht produktiv finden, und 31 % sind der Meinung, dass der Verlust von Informationen zwischen Meetings eines der Haupthindernisse für Innovation ist.
Die Mitarbeitenden verbringen zu viel Zeit in Meetings, nur um sich alle gegenseitig auf den gleichen Stand zu bringen. Und allzu oft verlieren Teams nach den Meetings an Dynamik, weil die nächsten Schritte und Aktionspunkte unklar sind.
Den Arbeitnehmern stehen zu viele Tools zur Verfügung.
Die plötzliche Verlagerung zur Fernarbeit vor einigen Jahren veranlasste viele Unternehmen, in relativ kurzer Zeit neue Tools einzuführen – zu viele Tools, wie es scheint.
Fast die Hälfte der Befragten (45 %) nutzt fünf oder mehr Produktivitätsanwendungen bei der Arbeit, und 42 % der Arbeitnehmer finden es frustrierend, so viele Tools zur Verfügung zu haben.
Außerdem verwenden die verschiedenen Teams im Unternehmen unterschiedliche Tools für die Kollaboration, was die organisatorischen Silos noch verstärkt.Fast die Hälfte der von uns befragten Unternehmen hat keine standardisierte Methode für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in ihrem technischen Umfeld, was zu Versionsproblemen und Wissenslücken führt.
Die Beteiligten können die benötigten Informationen nicht finden
Da die Informationen über verschiedene Tools verteilt sind, wissen die Mitarbeitenden nicht genau, wo sie die Informationen finden, die sie für effizientes arbeiten benötigen.
Tatsächlich gaben die Beschäftigten an, dass sie durchschnittlich fünf Stunden pro Woche mit der Suche nach Projektinformationen verbringen, und 31 % sind der Meinung, dass ein wichtiger Bestandteil ihrer Projektabläufe ist „zu wissen, wo sie Projektressourcen finden“.
Den Beteiligten fehlt es an Klarheit über Ziele, Pläne und Projektstatus
45 % der Arbeitnehmer sind der Meinung, dass nicht alle relevanten Parteien über Projekte auf dem Laufenden gehalten werden, was den Fortschritt behindert. Und 30 % haben das Gefühl, dass ihnen eine klare Möglichkeit fehlt, Projektdetails wie Status, Prozess oder Mitwirkende zu visualisieren.
Ohne eine einfache Möglichkeit zur Darstellung des Projektfortschritts verbringen die Teams zu viel Zeit mit der Frage, wo das Projekt steht und was als nächstes geschehen muss, anstatt das Projekt tatsächlich voranzubringen.
