Irgendwann kann aus zu viel Gutem etwas Schlechtes werden. 

In letzter Zeit haben viele Unternehmen bei ihren Technologie-Stacks genau dieses Gefühl – ein Phänomen, das auch als „Tool Sprawl“ (auch „Tool-Wildwuchs“) bezeichnet wird. In den letzten Jahren haben Unternehmen in kurzer Zeit mehr Tools eingeführt, um ihre hybride Belegschaft zu vernetzen und die Produktivität aufrechtzuerhalten. Und obwohl jedes neue Tool einen vorübergehenden Nutzen brachte, sind die Unternehmen jetzt an einem Wendepunkt angelangt, an dem die schiere Menge an Tools mehr Probleme als Vorteile bringt.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein: Eine kürzlich von Lucid in Auftrag gegebene Umfrage zeigt, dass fast die Hälfte der Arbeitskräfte (45 %) heutzutage fünf oder mehr Produktivitätsanwendungen bei der Arbeit nutzt und 42 % den Umgang mit zu vielen Tools als frustrierend empfinden. 

Außerdem ist die erhöhte betriebliche Komplexität eines großen Tech-Stacks einfach schwierig zu verwalten, verursacht unnötige Kosten und birgt mehr Sicherheitsrisiken. 

Trotz des offensichtlichen Drucks, „mit weniger mehr zu erreichen“, gestaltet sich die Konsolidierung von Tools alles andere als einfach. Von der Ermittlung der Tool-Nutzung und der damit verbundenen Kosten bis hin zur Abschätzung der Auswirkungen, wenn man ein bestimmtes Tool abschaffen möchte – es gibt eine Menge zu beachten. 

Glücklicherweise wissen wir, dass Lucid – die umfassendste Lösung für die visuelle Kollaboration – hierbei helfen kann. Durch die Standardisierung der Kollaboration mit Lucid können Unternehmen mehrere einfache Einzellösungen ersetzen, um schneller zu arbeiten, Kosten zu senken und den Umsatz kontinuierlich zu steigern. Und das funktioniert folgendermaßen.

Wie Lucid hilft, Tools zu konsolidieren und die Produktivität zu steigern 

Viele heute auf dem Markt erhältliche Einzellösungen für die Kollaboration (bspw. Miro, Mural oder InVision Freehand) beschränken sich auf Brainstorming und Meetings. Wenn es also an der Zeit ist, Ideen mit konkreten Plänen, Prozessabläufen und Architektur-Mockups zum Leben zu erwecken, müssen Kunden für den Abschluss ihrer Arbeit auf andere Lösungen zurückgreifen. 

Die visuelle Kollaborationssuite von Lucid ist anders: Sie ist die einzige Lösung für visuelle Kollaboration, die Teams dabei hilft, die Zukunft über den gesamten Workflow hinweg zu sehen und zu gestalten – von der Ideenfindung bis zur Ausführung. Da Lucid alle Anforderungen an die Kollaboration erfüllt, trägt es auf verschiedene Weise zur Reduzierung des Tool-Wildwuchses bei.

Wir ersetzen mehrere separate Punktlösungen 

Im Durchschnitt ersetzt Lucid zwei Tools im Technologie-Stack eines Kunden. Vor Lucid berichteten unsere Kunden, dass sie Schwierigkeiten hatten, die Ideenfindung auf einem virtuellen Whiteboard zusammenzubringen und ihre technische Dokumentation in einem Diagrammtool zusammenzuführen. 

Wenn Teams an einem Prozessdiagramm zusammenarbeiten oder Feedback zu einer technischen Lösung erhalten wollten, hatten sie keine andere Wahl, als statische Screenshots aus einem Tool wie Microsoft Visio® in ein virtuelles Whiteboard wie Miro einzufügen. Wie Sie sich vorstellen können, war diese Herangehensweise unglaublich ineffizient, führte zu weiteren Wissenslücken sowie zu einer isolierten Dokumentation und verlangsamte die Arbeit. 

Die Lucid Suite hingegen kombiniert intelligente Diagrammerstellung mit Lucidchart und flexibles, virtuelles Whiteboarding mit Lucidspark in einer sicheren Plattform, sodass Mitarbeitende kontinuierlich zusammenarbeiten können, während sie die verschiedenen Arbeitsphasen durchlaufen. Und mit erweiterten Funktionen wie Visual Activities können Sie sogar interaktive Aktivitäten veranstalten, um Gruppenfeedback zu erfassen und schnell Bereiche zu sehen, in denen es Übereinstimmung oder Meinungsverschiedenheiten gibt – ohne Lucid verlassen zu müssen.

„Die Funktion zur Zusammenarbeit spart unserem Unternehmen eine Menge Zeit. Mit Visio mussten wir ständig Diagramme hin und her versenden. Da gehen leicht mal wichtige Details verloren. Lucidchart unterstützt eine effizientere Kommunikation.“
– Alberto, Markteinführungsmanager, Western Union

Außerdem kann man mit unserem Universal Canvas einfach zwischen den einzelnen Arbeitsphasen in Lucidchart und Lucidspark wechseln. So können Teams zum Beispiel eine komplexe Architektur in Lucidchart abbilden und dann per Knopfdruck zu Lucidspark wechseln, um zu brainstormen und gemeinsam an Verbesserungen zu arbeiten. Kontextinformationen und Kollaboration befinden sich für die Teams auf einer einzigen Arbeitsfläche. So wird sichergestellt, dass alle von Anfang bis Ende auf dem gleichen Stand sind.

Wir stellen einen zentralen Admin-Bereich zur Verfügung

Für Anwender ist es deutlich bequemer, ihre gesamte Kollaboration an einem zentralen Ort zu verwalten. Doch auch die Administratoren profitieren davon, wie einfach und sicher es ist, einen zentralen Verwaltungsbereich in Lucid zu haben. Darin können Admins Folgendes tun:

• Stellen Sie sicher, dass jeder Benutzer Ihres Unternehmens automatisch einem einzigen Lucidchart-Konto beitritt, das unter Ihrer Kontrolle steht. 
• Legen Sie Freigabe- und Veröffentlichungsberechtigungen fest, um unternehmenseigene Informationen sowie Ihre Konten zu sichern. 
• Verwalten Sie die Abrechnung und Rechnungsstellung.
• Berichte zu Nutzungsdaten anzeigen.
• Überwachen der Lizenzierung und des Benutzerzugriffs, einschließlich Benutzern mit eingeschränktem Zugriff, um eine sichere Kollaboration für alle Ihre Mitarbeitenden zu ermöglichen – auch für diejenigen, die keine Lizenz benötigen oder haben. 
• Verwalten Sie die Governance mit der Möglichkeit, alle Dokumente an einem Ort zu suchen, anzuzeigen und zu verwalten.

Durch die Standardisierung der Zusammenarbeit mit Lucid müssen die Admins zudem nur noch einen einzigen Beschaffungs- und Rechtsprozess durchlaufen. 

Wir unterstützen die Anwendungsfälle jedes Teams

Verschiedene Teams haben oft unterschiedliche Bedürfnisse, so z. B. ein Marketingteam, das eine einfache Möglichkeit zum Austausch von Ideen benötigt, gegenüber einem Ingenieursteam, das eine leistungsstarke Lösung zur Dokumentation von Code benötigt. Vor diesem Hintergrund kann die Anzahl der Kollaborationstools schnell zunehmen. Die Lucid Suite bietet jedoch sowohl die Benutzerfreundlichkeit, die nicht-technische Teams sich wünschen, als auch die leistungsstarken Daten- und Automatisierungsfunktionen, die technische Teams benötigen. 

Mit Lucid ist beispielsweise Folgendes möglich:

• Forschungs- und Entwicklungsteams können komplexe Diagramme mit Daten verknüpfen, um sofortige und aktuelle Erkenntnisse zu gewinnen.
• Markteinführungsteams können gemeinsam Kampagnenpläne erarbeiten, Prioritäten setzen und einen Zeitplan festlegen. 
• Allgemeine und administrative Teams können Daten in Prozessen überlagern oder automatisch Organigramme erstellen.

Und weil Lucid die Bedürfnisse jedes Teams bedient, kann man einfach, funktionsübergreifend und mit allen relevanten Stakeholdern zusammenzuarbeiten und Informationen austauschen, damit das gesamte Unternehmen auf Kurs bleibt.. 

Das Beste daran ist, dass die Teams in der gesamten Organisation an verschiedenen Anwendungsfällen in der Lucid Suite zusammenarbeiten und so organisch eine lebendige Blaupause all ihrer Ideen, Entscheidungen, Prozesse und Systeme erstellen. Und mit Team Spaces ist es einfacher denn je, eine einheitliche Informationsquelle zu schaffen, um alle miteinander zu koordinieren und die Dynamik aufrechtzuerhalten – auch wenn Teammitglieder kommen und gehen.

Lucid lässt sich nahtlos in andere Tools integrieren

Lucid ersetzt zwar mehrere Kollaborationstools, wobei wir jedoch nicht davon ausgehen, dass es eine Lösung für jeden Anwendungsfall am Arbeitsplatz (wie z. B. Meeting-Software oder Projektmanagement-Tools) bietet. Wir wissen jedoch, dass Sie mit Lucid mehr aus Ihren bestehenden Tools herausholen können, wenn Sie es in den Rest Ihres Technologie-Stacks integrieren – denn Lucid bringt die Benutzerfreundlichkeit und Power der visuellen Kollaboration in Ihren gesamten Workflow. 

Wir bieten ein umfangreiches Ökosystem von Integrationen. Hier finden Sie einige Beispiele dafür, wie Lucid die Arbeit vereinfachen kann:

1. Erstellen Sie eine einheitliche Informationsquelle, indem Sie Dokumente aus Figma, Google Workspace oder Microsoft 365 in Ihre Lucid-Dokumente einbetten. 
2. Bringen Sie Projekte voran, indem Sie Lucid Cards mit Aufgaben in Asana, Jira, Smartsheet, Azure DevOps und mehr synchronisieren.
3. Koordinieren Sie Ihre Teams asynchron, indem Sie Loom- oder Zight-Videos (ehemals CloudApp) innerhalb Ihrer Lucid-Dokumente aufnehmen. 

Wir unterstützen Teams bei der Umstellung von anderen Kollaborationstools 

Lucid erleichtert den Umstieg von anderen Kollaborationstools, ohne die Arbeit zu unterbrechen oder wichtige Dokumentation zu verlieren. Für diejenigen, die Self-Service-Optionen bevorzugen, bietet Lucid den Board-Import an, um Mural- oder Miro-Boards einfach in Lucidspark-Boards umzuwandeln. Sie können auch Diagramme aus Visio, Gliffy, draw.io und OmniGraffle direkt in Lucidchart importieren, damit Sie Ihre Projekte genau dort fortsetzen können, wo Sie aufgehört haben.

Wenn Sie einen eher unbürokratischen Ansatz bevorzugen, bietet Lucid auch ein erfahrenes Team für professionelle Dienstleistungen, das Sie beim Change Management und der Migration unterstützt. Nutzen Sie diesen schlüsselfertigen Service, um alle Ihre Dokumente, Strukturen (Ordner und Organisation) und Berechtigungen reibungslos zu Lucid zu übertragen.  

Die Lucid Suite ist außerdem intuitiv und einfach zu bedienen, sodass Teams die Vorteile einer kontinuierlichen Kollaboration erhalten – und das ohne großen Lernaufwand. (Für diejenigen, die ihre Skills in Sachen Kollaboration verbessern möchten, bieten wir Leitfäden und Produktschulungen an). 

Die Studie umreißt die Vorteile einer Standardisierung in der Lucid Suite

Die Nutzung der Lucid Suite zur Standardisierung der Kollaboration im Unternehmen zahlt sich aus – buchstäblich. Um mehr darüber zu erfahren, haben wir Forrester Consulting mit der Durchführung einer Total-Economic-Impact™-Studie beauftragt. Forrester hat die Antworten von sechs Lucid-Kunden in einer globalen, branchenunabhängigen Einheitsorganisation zusammengefasst.

Nach drei Jahren hatte das Unternehmen alle drei alten Kollaborationstools vollständig ausgemustert und die Lucid Suite zur unternehmensweiten Lösung für visuelle Zusammenarbeit erklärt. Hier sind die Vorteile, die sich aus der Standardisierung der Zusammenarbeit mit Lucid ergeben:

Zeitersparnis 

Die Verwendung von Lucid für die gesamte Zusammenarbeit bedeutet keine Kontextwechsel mehr, weniger Projektverzögerungen und ein einfacheres Onboarding – all das spart enorm viel Zeit. Tatsächlich hat die Einheitsorganisation durch die Konsolidierung der Tools mit Lucid die folgenden Zeiteinsparungen erzielt: 

• 344.000 Stunden durch effizientere synchrone Kollaboration 
• 14.600 Stunden durch Vermeiden von Folge-Meetings
• 126.000 Stunden Overhead für Agile-Zeremonien 
• 760.000 Stunden Schulung und Orientierung für neue Mitarbeiter

„Wir haben letztes Jahr die Kapazitäten über alle meine Teams hinweg mehr als verdoppelt. Vorher dauerte das Onboarding gut 12 Wochen. Derzeit sind mit der Lucid Suite zwei Wochen der Durchschnitt, im schlimmsten Fall vier Wochen. Wir hatten 15 Mitarbeitende, die das Onboarding schneller abschließen und sich schnell in unsere aktuelle und geplante Arbeit einfinden konnten.“ – Senior Director in der Softwarebranche

Kosteneinsparungen 

Wenn Zeit Geld ist, dann ist es kein Wunder, dass Unternehmen durch die Standardisierung mithilfe der Lucid Suite viel Geld sparen. Forrester stellte fest, dass die Einheitsorganisation durch die Verwendung der Lucid Suite als Unternehmensstandard für die Kollaboration die folgenden Einsparungen erzielen konnte:

• 758.000 US-Dollar an Betriebskosten wurden über drei Jahre eingespart
• 4,1 Millionen US-Dollar durch unternehmensweite Benutzereffizienz 
• 3,2 Millionen US-Dollar durch Kosteneffizienz bei Agile-Zeremonien 
• 1,4 Millionen US-Dollar Einsparungen durch effizienteres Onboarding neuer Mitarbeiter 

Durch den Einsatz von Lucid reduzierte der befragte Technologiestrategiemanager in der Finanzdienstleistungsbranche auch die Lizenzkosten, eliminierte ungenutzte Lizenzen und vermied unnötigen technische Aufwand für die interne Entwicklung eigener Tools.

[Mit der Lucid Suite] haben wir tatsächlich drei Tools auf unserem Mandanten außer Betrieb genommen. Insgesamt konnten wir im virtuellen Whiteboarding-Bereich unsere Kosten um etwa 30 % senken, was für uns einen enormen Vorteil darstellt.“ – Technologiestrategiemanager im Finanzdienstleistungsbereich, Forrester Total Economic Impact

Verbesserte Kollaboration und Benutzererlebnis (für weniger Geld)

Die Lucid Suite spart Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern ist für Benutzer auch deutlich kollaborativer und benutzerfreundlicher als ihre bisherigen virtuellen Kollaborationstools. Mit Funktionen für alles Mögliche, von der Entscheidungsfindung in der Gruppe bis hin zur Dokumentation komplexer Systeme macht es Lucid den Mitarbeitenden leicht, innovativ zu sein, zusammenzuarbeiten und ihre Ziele zu erreichen. 

Laut dem IT-Governance-Manager eines Biotech-Unternehmens spiegeln die Kosteneinsparungen pro Benutzer nur teilweise die Verringerung der Komplexität wider, die das Unternehmen durch die Standardisierung in Lucid erreichen konnte. Er erläutert:

„[Die alte Lösung] wäre nicht von so vielen Leuten genutzt worden wie Lucidchart und Lucidspark. Da wir die Enterprise-Version der Lucid Suite haben, ist sie jetzt Teil des Toolkits [der Organisation]. Mit der Lucid Suite bieten wir ihnen mehr, denn es sind mehr Tools für die Kollaboration, als man mit [der alten Lösung] bekommen würde.

Um den geschäftlichen Nutzen dieser verbesserten Kollaboration zu quantifizieren, berechnete Forrester eine dreijährige Investitionsrendite (ROI) von 410 % für die Lucid Suite. 

Der Technologie-Wildwuchs muss Ihr Unternehmen nicht weiter unnötig verlangsamen. Mit Lucid können Sie Ihre Kollaborationstools konsolidieren, Sicherheitsrisiken reduzieren, Kosten senken und Ihren Mitarbeitenden bei der aktiven und schnelleren Gestaltung der Zukunft unterstützen.