Toutes les bonnes choses peuvent devenir néfastes à un certain point.

Récemment, de nombreuses organisations l’ont constaté avec leurs piles technologiques dans un phénomène connu sous le nom de « tool sprawl » (prolifération d’outils). Au cours des dernières années, les entreprises ont rapidement adopté davantage d’outils pour permettre à leur main-d’œuvre hybride de communiquer et de rester productive. Alors que chaque nouvel outil apportait une valeur temporaire, ces dernières ont atteint un point de saturation, où la quantité d’outils crée plus de défis que d’avantages.

Cela vous parle ? Vous n’êtes pas le seul : une étude récente réalisée à la demande de Lucid révèle que près de la moitié des employés (45 %) utilisent au moins cinq applications de productivité au travail et que 42 % trouvent frustrant d’avoir trop d’outils.

De plus, la complexité accrue d’une pile technologique conséquente est tout simplement difficile à gérer, augmente les coûts inutiles et accroît les risques de sécurité.

Malgré la pression manifeste pour « produire plus avec moins », la consolidation des outils n’est pas une mince affaire. Qu’il s’agisse de déterminer l’utilisation qui est faite de chaque outil et les coûts associés ou d’évaluer l’impact métier de leur élimination, il existe de nombreux éléments à prendre en compte.

Heureusement, la solution de collaboration visuelle la plus complète, Lucid, peut vous aider. En uniformisant leur collaboration avec Lucid, les entreprises peuvent remplacer un ensemble de solutions ponctuelles pour travailler plus rapidement, réduire leurs coûts et générer toujours plus de revenus. Voici comment nous procédons.

Comment Lucid permet de consolider les outils et de gagner en productivité

De nombreuses solutions ponctuelles de collaboration disponibles sur le marché aujourd’hui (notamment Miro, Mural ou InVision Freehand) se limitent au brainstorming et aux réunions. Ainsi, lorsqu’il s’agit de donner vie à vos idées avec des plans concrets, des flux de processus et des maquettes d’architecture, les clients sont obligés de se tourner vers d’autres outils pour terminer leur travail.

La suite de collaboration visuelle de Lucid est différente : c’est la seule solution qui permet aux équipes de visualiser et de bâtir l’avenir tout au long de leur flux de travail, depuis l’idéation jusqu’à la réalisation. En couvrant l’ensemble des besoins en matière de collaboration, Lucid contribue à réduire la prolifération des outils de la manière suivante.

Nous remplaçons vos différents outils disparates

En moyenne, Lucid remplace deux outils dans la pile technologique de ses clients. Avant d’utiliser Lucid, nos clients indiquaient qu’ils avaient des difficultés à regrouper le fruit de leur travail d’idéation sur un tableau blanc virtuel et leur documentation technique dans un logiciel de diagrammes.

Lorsque les équipes avaient besoin de collaborer sur un diagramme de processus ou d’obtenir des commentaires sur une solution technique, elles n’avaient pas d’autre choix que de copier des captures d’écran statiques à partir d’un outil comme Microsoft Visio® dans un tableau blanc virtuel tel que Miro. Comme vous pouvez l’imaginer, cette approche était incroyablement inefficace, multipliait les pertes d’informations, cloisonnait la documentation et ralentissait le travail.

Lucid Suite, de son côté, combine la création intelligente de diagrammes avec Lucidchart et la création flexible de tableaux blancs virtuels avec Lucidspark au sein d’une plateforme sécurisée. Notre solution permet ainsi aux employés de collaborer en continu tout au long de leur flux de travail. Grâce à des fonctionnalités avancées telles que les activités visuelles, vous pouvez également organiser des ateliers interactifs afin de recueillir les commentaires des participants et de visualiser rapidement les points de convergence et de désaccord, sans jamais quitter Lucid.

« Les fonctionnalités de collaboration permettent à notre société de gagner beaucoup de temps. Avec Visio®, nous devions sans cesse nous renvoyer les diagrammes par e-mail et l’on pouvait facilement s’y perdre. Nous sommes à présent plus efficaces en termes de temps et de communication. »
—Alberto, responsable go-to-market, Western Union

En outre, il est facile de passer d’une étape à l’autre dans Lucidchart et Lucidspark grâce à notre espace de travail unifié. Par exemple, les équipes peuvent modéliser une architecture complexe dans Lucidchart, puis passer à Lucidspark en cliquant sur un bouton pour faire un brainstorming et collaborer sur les améliorations à apporter. Les équipes conservent le contexte et le processus de collaboration sur une même zone de travail, ce qui garantit la cohérence du début à la fin.

Nous fournissons une console d’administration centralisée

Alors que les utilisateurs profitent de la commodité d’un emplacement commun pour tous leurs besoins en collaboration, les administrateurs bénéficient également de la facilité et de la sécurité d’une console centralisée pour la gestion de Lucid. Avec cette vue, ils peuvent :

• Garantir que tous les utilisateurs de votre entreprise rejoindront automatiquement un compte Lucidchart unique dont vous avez le contrôle.
• Définir des autorisations de partage et de publication pour protéger les informations confidentielles et assurer la sécurité de vos comptes.
• Gérer la facturation.
• Consulter les rapports sur les données d’utilisation.
• Contrôler les licences et accès des utilisateurs, y compris les utilisateurs à accès limité, afin de permettre une collaboration sécurisée pour tous vos employés, même ceux qui n’ont pas besoin d’une licence ou qui n’en possèdent pas.
• Gérer la gouvernance grâce à la possibilité de rechercher, de visualiser et de gérer tous les documents en un seul endroit.

En uniformisant la collaboration avec Lucid, les administrateurs n’ont plus qu’à gérer un seul processus d’approvisionnement et une seule procédure légale.

Nous répondons aux besoins de toutes les équipes

Chaque équipe a souvent des besoins qui lui sont propres. Par exemple, une équipe de marketing a besoin d’un moyen simple de partager des idées, tandis qu’une équipe d’ingénieurs a besoin d’une solution performante pour documenter leurs code. Cette diversité entraîne bien souvent la multiplication des outils de collaboration. Lucid Suite résout ce problème en offrant à la fois la facilité d’utilisation que recherchent les équipes non techniques et les puissantes capacités d’automatisation et de gestion des données dont ont besoin les équipes techniques.

Par exemple, avec Lucid :

• Les équipes R&D peuvent lier des diagrammes complexes à des données pour obtenir des informations instantanées et actualisées.
• Les équipes go-to-market peuvent réaliser des brainstormings, établir des priorités et définir la chronologie de leurs campagnes en collaboration.
• Les équipes générales et administratives peuvent superposer des données sur leurs processus ou générer automatiquement des organigrammes.

Et comme Lucid répond aux besoins de chaque équipe, il est facile de collaborer et de partager des informations de manière transversale et avec toutes les parties prenantes afin de maintenir la cohésion de l’ensemble de l’organisation.

Mieux encore, lorsque les équipes de l’entreprise collaborent sur différents cas d’utilisation dans Lucid Suite, elles créent automatiquement un modèle dynamique de l’ensemble de leurs idées, de leurs décisions, de leurs processus et de leurs systèmes. Avec les espaces d’équipe, il est plus facile que jamais de créer une source unique de vérité pour rester en phase et maintenir votre dynamique, même lorsque des collaborateurs quittent ou rejoignent l’équipe.

Nous nous intégrons parfaitement à vos autres outils

Bien que Lucid remplace de nombreux outils de collaboration, nous ne nous attendons pas à ce qu’il se substitue à chacun d’entre eux (comme les logiciels de réunion ou les outils de gestion de projet). Nous savons cependant que, lorsque la plateforme Lucid est intégrée au reste de votre pile technologique, elle peut vous aider à tirer le meilleur parti de vos outils existants en offrant les avantages d’une collaboration visuelle conviviale et performante à l’ensemble de votre flux de travail.

Voici quelques exemples de la manière dont Lucid peut simplifier votre travail grâce à notre écosystème complet d’intégrations :

1. Créez une source unique de vérité en intégrant des documents provenant de Figma, Google Workspace ou Microsoft 365 dans vos documents Lucid.
2. Faites avancer vos projets en synchronisant les cartes Lucid avec vos tâches dans Asana, Jira, Smartsheet, Azure DevOps, et bien plus encore.
3. Assurez la coordination asynchrone de vos équipes en enregistrant une vidéo Loom ou Zight (anciennement CloudApp) dans vos documents Lucid.

Nous aidons les équipes à migrer depuis les autres outils de collaboration

Lucid facilite la transition à partir d’autres outils de collaboration sans perturber votre travail ni perdre des documents essentiels. Si vous préférez les options en libre-service, Lucid propose l’importation de tableaux pour convertir facilement les documents Mural ou Miro en tableaux Lucidspark. Vous pouvez également importer des diagrammes Visio, Gliffy, draw.io et OmniGraffle directement dans Lucidchart afin de reprendre vos projets là où vous les avez laissés.

Si vous recherchez une approche plus pratique, Lucid dispose également d’une équipe de services professionnels expérimentés pour assurer une gestion personnalisée du changement et fournir une assistance à la migration. Profitez-en pour transférer tous vos documents, structures (dossiers et organisation) et autorisations vers Lucid sans la moindre interruption.

Lucid Suite est également intuitive et facile à utiliser, ce qui permet aux employés de profiter des avantages de la collaboration continue sans avoir à passer par une période d’apprentissage laborieuse (et pour ceux qui souhaitent perfectionner leurs compétences en matière de collaboration, nous proposons des guides et des formations sur nos produits).

Une étude souligne les avantages de Lucid Suite pour uniformiser votre collaboration

Utiliser Lucid Suite pour uniformiser la collaboration en entreprise est profitable, au sens propre du terme. Pour le vérifier, nous avons demandé à Forrester Consulting de réaliser une étude Total Economic Impact™. Le cabinet a agrégé les réponses de six clients Lucid en une organisation composite internationale, sans secteur d’activité défini.

Au terme d’une période de trois ans, l’organisation composite avait entièrement abandonné ses trois anciens outils et adopté Lucid Suite comme solution de collaboration visuelle pour l’ensemble de l’organisation. Voici les avantages obtenus grâce à l’uniformisation de la collaboration avec Lucid :

Économies de temps 

En utilisant Lucid pour l’ensemble de la collaboration, il n’y a plus de changement de contexte, il y a moins de retards dans les projets et l’onboarding est simplifié, ce qui se traduit par des gains de temps considérables. En effet, l’organisation composite a réalisé les économies de temps suivantes en consolidant ses outils avec Lucid :

• 344 000 heures grâce à une collaboration synchrone plus efficace 
• 146 000 heures de réunions de suivi évitées
• 126 000 heures de travail pour les cérémonies agiles
• 760 000 heures de formation et d’orientation pour les nouvelles recrues

« Nous avons plus que doublé la capacité de toutes mes équipes l’année dernière. Auparavant, l’onboarding durait environ 12 semaines. Avec Lucid Suite, la moyenne est de deux semaines [et] de quatre dans le pire des cas. Nous avons eu 15 employés [ressources] qui sont arrivés plus rapidement [et] qui se sont immédiatement familiarisés avec tout le travail que nous avons fait [... et que nous] prévoyons d’accomplir » - Directeur senior dans le secteur du logiciel

Économies financières 

Si le temps est précieux, il n’est pas étonnant que l’uniformisation de la collaboration à l’aide de Lucid Suite permette aux entreprises de réaliser des économies substantielles. Forrester a constaté qu’en utilisant exclusivement Lucid Suite au sein de l’entreprise, l’organisation composite a pu réaliser les économies suivantes :

• 758 000 dollars d’économies sur les frais de fonctionnement en trois ans
• 4,1 millions de dollars de gains d’efficacité pour les utilisateurs à l’échelle de l’organisation
• 3,2 millions de dollars d’économies dans le cadre des cérémonies agiles
• 1,4 million de dollars d’économies grâce à la formation plus efficace des nouvelles recrues

En utilisant Lucid, le responsable de la stratégie technologique dans le secteur des services financiers qui a été interrogé a également réduit le coût des licences, éliminé les licences inutilisées et évité à ses équipes internes de développer inutilement leurs propres outils.

« [Avec Lucid Suite,] nous avons retiré trois outils de notre tenant. Globalement, en ce qui concerne les tableaux blancs virtuels, nous avons pu réduire nos coûts d’environ 30 %, ce qui représente un avantage considérable pour nous. » -Responsable de la stratégie technologique dans le secteur des services financiers, Forrester Total Economic Impact

Collaboration et expérience utilisateur améliorées (à moindre coût)

Non seulement Lucid Suite permet aux entreprises d’économiser du temps et de l’argent, mais les utilisateurs ont également constaté que cette solution était beaucoup plus collaborative et conviviale que leurs précédents outils de collaboration virtuelle. Avec des fonctionnalités allant de la prise de décision en groupe à la documentation de systèmes complexes, Lucid permet aux employés d’innover, de collaborer et d’atteindre leurs objectifs en toute simplicité.

Selon le responsable de la gouvernance informatique d’une entreprise de biotechnologie, les économies réalisées par utilisateur ne reflètent que partiellement la réduction de la complexité de l’organisation grâce à l’adoption de Lucid. Il explique :

« Jamais nous n’aurions eu autant de personnes utilisant [notre ancienne solution] que nous en avons avec Lucidchart et Lucidspark. Comme nous avons opté pour la version entreprise de Lucid Suite, elle fait désormais partie de la boîte à outils [de notre organisation]. Nos employés sont mieux équipés avec Lucid Suite, car il s’agit d’outils plus collaboratifs que [notre ancienne solution]. »

Pour quantifier la valeur commerciale de cette expérience de collaboration améliorée, Forrester a calculé un retour sur investissement (ROI) de 410 % sur trois ans avec Lucid Suite. 

La prolifération des outils ne doit plus ralentir votre organisation. Avec Lucid, vous pouvez consolider vos solutions de collaboration, réduire les risques de sécurité, diminuer les coûts et aider votre personnel à bâtir l’avenir plus rapidement.