Dans tous les secteurs d’activité, les entreprises cherchent à faire plus avec moins. Pour les équipes des fonctions de support (opérations, finances, ressources humaines, services juridiques et direction), cela signifie harmoniser l’organisation avec les initiatives stratégiques de l’entreprise et répartir les ressources de la manière la plus efficace possible. Lorsque de nombreux collaborateurs sont impliqués dans ces efforts, il peut être difficile de prendre des décisions et de visualiser leur impact.

La suite de collaboration visuelle de Lucid a été conçue pour que les équipes de toutes les organisations visualisent, conçoivent et bâtissent l’avenir. Lucid fournit aux fonctions support un espace centralisé permettant à leurs membres de se coordonner, d’optimiser leurs systèmes et de s’adapter aux changements internes.

Dans cet article, nous explorons trois façons dont les fonctions support peuvent utiliser Lucid pour collaborer de manière transversale, clarifier la complexité métier et améliorer les opérations métier.

1. Faciliter la planification stratégique

Les sessions de planification stratégique sont au cœur des décisions en matière d’investissements, de ressources et de priorités. Mais lorsque vos outils technologiques entravent la productivité de votre collaboration, ils risquent de freiner vos progrès et de générer de la frustration parmi les membres de votre équipe. Mettre en œuvre une plateforme de collaboration visuelle telle que Lucid permet à vos équipes de développer des idées, d’établir des priorités et de s’harmoniser plus rapidement que jamais, tout en minimisant les frictions tout au long du processus.

Donnez à vos équipes les moyens de créer des plans stratégiques exploitables en utilisant Lucid pour :

Rassembler les parties prenantes, quelle que soit leur localisation

Harmoniser toutes les parties prenantes sur les objectifs, les initiatives, les buts et les mesures à prendre n’est pas chose aisée, surtout lorsque les équipes travaillent dans des lieux ou des fuseaux horaires différents.

Les équipes qui utilisent Lucid comme point d’ancrage pour leurs sessions de planification stratégique peuvent renforcer la clarté de leurs idées, de leurs décisions et de leurs plans. En effet, 83 % des utilisateurs affirment que Lucid améliore la cohésion de leurs équipes hybrides. Quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, vous pouvez donc utiliser Lucid pour réunir tous vos collaborateurs. Notre logiciel permet de travailler de manière asynchrone, ce qui peut contribuer à rendre la planification stratégique beaucoup plus efficace. Grâce aux @mentions et aux fonctionnalités de commentaire, vous pouvez recueillir des avis et faire avancer vos projets sans tenir de réunion.

Diriger facilement des séances de planification stratégique

Il est plus facile d’animer une session de planification stratégique grâce aux outils de facilitation de Lucid. Dans Lucidspark, vous pouvez utiliser le pointeur laser pour attirer l’attention des participants sur un point précis, le minuteur pour éviter les pertes de temps, les fonctions de vote pour parvenir à un consensus, et bien plus encore. 

Les participants ont la possibilité d’ajouter des idées au tableau en temps réel à l’aide de post-its et interagir avec les idées à l’aide de réactions emoji. Les animateurs peuvent utiliser des fonctions telles que les groupes de discussion, verrouiller ou masquer certains éléments et guider les participants à travers le tableau à l’aide de chemins préétablis.

Lucid dispose également d’intégrations performantes pour les logiciels que vous utilisez quotidiennement (notamment Zoom et Microsoft Teams) afin de faciliter sa mise en œuvre. 

Transformer vos idées en plans d’action et favoriser la cohésion

Après une séance de brainstorming fructueuse, vous devriez avoir de nombreuses idées à trier. Leur hiérarchisation nécessite habituellement de nombreux échanges avec vos collaborateurs, mais grâce à Lucid, vous pouvez simplifier ce processus. 

Les activités visuelles de Lucid permettent en effet de hiérarchiser vos priorités et de coordonner vos efforts en temps réel ou de manière asynchrone. Une fois dans un document Lucid, il vous suffit de sélectionner une activité dans notre bibliothèque, d’inviter les participants à apporter leur contribution, puis de patienter pendant que les réponses sont automatiquement regroupées. 

Les activités visuelles vous permettent de recueillir les commentaires de chacun, de synthétiser ces informations afin d’obtenir de nouvelles perspectives, de parvenir à un consensus et de travailler à l’élaboration de plans d’action.

Après avoir établi des priorités, vous pouvez utiliser des plannings et des intégrations pour vos outils de gestion de projet (notamment Asana, ClickUp et monday.com) afin de créer des plans d’action stratégiques. 

Surveiller et suivre la progression vers vos objectifs

L’utilisation de visuels pour contrôler et suivre les progrès de votre équipe permet d’assimiler plus facilement les informations et les indicateurs clés. Par exemple, vous pouvez créer des tableaux de bord OKR dans Lucid en utilisant des formes intelligentes connectées à des données. Les équipes peuvent conserver ces tableaux de bord ainsi que tout autre document relatif au projet dans la section Espaces d’équipe de Lucid afin de rester en phase durant la mise en œuvre. 

Les documents intelligents constituent une source unique de vérité qui reflète toujours les informations les plus récentes. Armées de ces données, les équipes peuvent prendre des décisions sur l’affectation des ressources ou l’établissement de priorités, et ainsi veiller à atteindre leurs objectifs stratégiques.

2. Optimiser vos processus métier

Le fonctionnement des organisations repose sur les processus. Pour créer un flux de travail efficace, vous avez besoin de processus éprouvés afin de guider les membres de l’équipe tout au long de leurs tâches et de leurs projets. 

Les fonctions support sont constamment à la recherche de moyens d’améliorer leurs processus existants et d’en mettre en œuvre de nouveaux, mais pour ce faire, elles doivent d’abord les comprendre. Ces informations existent souvent sous la forme de connaissances institutionnelles - transmises officieusement d’un employé à l’autre, hors de toute documentation officielle.

Outre la documentation, les équipes ont également besoin d’un moyen d’identifier et hiérarchiser les améliorations, faciliter la collaboration et identifier les évolutions des processus qui présentent un intérêt particulier. Avec Lucid, vous pouvez créer une documentation moderne de vos processus existants, déterminer les domaines clés à améliorer et concevoir des flux optimaux pour les nouveaux processus. 

Améliorez vos processus métier en utilisant Lucid pour : 

Visualiser l’état actuel de vos processus existants

Si l’optimisation est votre objectif, la visualisation constitue la première étape de votre démarche. Représenter l’état actuel de vos processus dans un diagramme permet aux équipes d’identifier facilement les obstacles, les inefficacités et les dépendances. 

Pour aborder des processus complexes et interconnectés tels que les chaînes de valeur, vous avez besoin d’une solution de création de diagrammes performante. Lucid peut vous aider à rationaliser ce travail grâce à des modèles prédéfinis et à des galeries de formes qui facilitent la cartographie des processus métier.

Identifier les améliorations et proposer un état futur idéal pour vos processus

Une fois que vous avez cartographié votre processus actuel, invitez les membres de votre équipe à collaborer lors d’une session de brainstorming. Vous pouvez proposer des améliorations en utilisant des post-its, en dessinant à main levée et en commentant directement le document. 

Lorsque vous avez des idées d’amélioration de vos processus, vous pouvez commencer à concevoir leur état futur idéal. Partagez ensuite vos modèles avec les parties prenantes afin d’obtenir le retour d’information dont vous avez besoin directement sur votre diagramme.

Utiliser les cartes de processus comme modèles dynamiques

La collaboration visuelle ne se limite pas à un tableau blanc numérique. Chez Lucid, nous considérons que la collaboration visuelle est une série d’activités connectées qui conduisent les organisations à innover en permanence. 

Grâce à la collaboration visuelle, les équipes développent de manière naturelle un modèle dynamique de l’entreprise. Les fonctions support peuvent utiliser Lucid pour créer une source unique de vérité qui regroupe toutes les idées, tous les plans et tous les projets d’une entreprise. Les cartes de processus que vous créez dans Lucid deviennent des documents évolutifs que vous pouvez réutiliser à l’infini. 

Les fonctionnalités de données et d’automatisation de Lucid permettent d’actualiser en permanence vos cartes de processus existantes de manière intuitive. Vous pouvez utiliser la superposition de données et la mise en forme conditionnelle pour évaluer les performances des différentes étapes d’un processus. Nos formes dynamiques vous aident à mieux comprendre les processus en visualisant les données, et vous pouvez également les utiliser pour créer des tableaux de bord.

3. Concevoir des structures organisationnelles optimales

Afin d’harmoniser leur organisation autour des initiatives les plus déterminantes, les fonctions support doivent appréhender les dynamiques organisationnelles telles que la fluidité des structures d’équipe, les rémunérations et la diversité du personnel. Les applications textuelles n’offrent pas le niveau de clarté dont ces équipes ont besoin pour comprendre des éléments complexes et optimiser le fonctionnement de leur entreprise.

Lucid aide les organisations à optimiser leur structure en leur offrant une collaboration visuelle et une documentation moderne. Les fonctions support peuvent utiliser Lucid pour établir des organigrammes, notamment de type hiérarchique, d’équipes plurifonctionnelles, d’équipes SCRUM ou d’équipes géographiquement dispersées.

Créez des organigrammes performants avec Lucid grâce aux avantages suivants : 

Utiliser la superposition de données pour visualiser la dynamique organisationnelle

Si vous ne souhaitez pas partir de zéro, bonne nouvelle ! Lucid peut automatiquement extraire votre organigramme d’un fichier CSV, de Google Sheets ou de BambooHR. Une fois votre organigramme en place dans Lucid, vous pouvez superposer des données pour mieux appréhender les différentes composantes. Par exemple, vous pouvez superposer des informations sur les salaires, les niveaux d’équité ou des informations démographiques.  

Vous pouvez ensuite créer des vues de groupe pour afficher votre organigramme en fonction de différents critères, tels que le service ou le lieu. La mise en forme conditionnelle vous aidera également à donner rapidement un sens aux données.

Trouver des idées pour traiter les problèmes et harmoniser les parties prenantes

Lorsqu’il s’agit de générer des idées pour améliorer leur structure, les équipes doivent réfléchir à la meilleure façon d’organiser le personnel et les rapports hiérarchiques afin d’atteindre le plus efficacement possible les objectifs métier les plus importants. Lucid rassemble les équipes et facilite leur coordination lors de la phase d’idéation et au-delà.

Grâce à la zone de travail universelle de Lucid, les équipes peuvent passer en toute simplicité à Lucidspark pour faire du brainstorming à partir de leurs diagrammes techniques, notamment les organigrammes et modèles affiliés. Cette polyvalence permet de centraliser les informations, de réduire les changements de contexte et de faire bénéficier les équipes des puissantes fonctionnalités de Lucidchart et de Lucidspark sur une zone de travail partagée.

Planifier la chronologie de la mise en œuvre du processus

La mise en œuvre d’un nouveau processus est souvent la partie la plus difficile. Lucid est une solution de collaboration visuelle de bout en bout, ce qui signifie que nous donnons aux équipes les moyens d’agir et que nous les accompagnons bien au-delà de la phase d’idéation. Vous pouvez utiliser Lucid pour concevoir vos processus, imaginer des améliorations, collaborer avec les parties prenantes et planifier la réalisation.

Pour que tous les collaborateurs et parties prenantes soient en phase et que l’exécution soit efficace, planifiez les phases de mise en œuvre de vos processus dans Lucid.

Comment Lucid donne aux fonctions support les moyens d’agir

Les fonctions support ont pour mission de veiller à ce que les organisations fonctionnent de manière optimale. Les projets associés à cette initiative requièrent une compréhension approfondie des rouages de l’entreprise. Pour obtenir ces informations précieuses, les fonctions support peuvent s’appuyer sur les logiciels de collaboration visuelle intelligents de Lucid.

En combinant Lucidchart et Lucidspark, Lucid Suite permet aux fonctions support de collaborer et de coordonner leurs efforts tout au long du cycle de vie d’un projet, de son idée de départ jusqu’à sa réalisation.

Les fonctions support qui utilisent Lucid pour collaborer bénéficient des avantages suivants :

• Gain de temps : grâce aux fonctions d’automatisation intelligentes et à la possibilité de réunir les parties prenantes autour d’une source unique de vérité, les équipes peuvent obtenir les informations dont elles ont besoin à partir des données pertinentes. Elles peuvent ainsi passer à l’action plus rapidement.
• Augmentation de la productivité : la plateforme de Lucid réduit les efforts liés à la création et à l’actualisation manuelle de la documentation, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur des tâches productives telles que la recherche d’améliorations.

Stimuler les résultats : Lucid contribue à réduire les coûts en rendant les processus plus efficaces et en allouant les ressources de la meilleure façon possible. Ce faisant, les organisations peuvent identifier en permanence des économies de coûts et optimiser leur fonctionnement.