Unternehmen aus allen Branchen suchen nach Möglichkeiten, um mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Für allgemeine und administrative Teams (dazu gehören die Bereiche Geschäftsbetrieb, Finanzen, Personalwesen und Rechtsabteilung/Geschäftsführung) bedeutet das, die Organisation auf geschäftskritische Initiativen auszurichten und Ressourcen möglichst effizient zuzuweisen. Wenn allerdings so viele Interessengruppen an diesen Aufgaben beteiligt sind, kann die Entscheidungsfindung und die Visualisierung der Auswirkungen dieser Entscheidungen eine Herausforderung sein.

Die visuelle Kollaborationssuite von Lucid wurde für Teams im gesamten Unternehmen entwickelt, um zukünftige Initiativen zu visualisieren, zu planen und umzusetzen. Für allgemeine und administrative Teams bietet Lucid einen zentralen Ort, um Teammitglieder aufeinander abzustimmen, Systeme zu optimieren und interne Veränderungen umzusetzen.

In diesem Artikel beschreiben wir drei Möglichkeiten, wie allgemeine und administrative Teams Lucid nutzen können, um funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten, komplexe geschäftliche Zusammenhänge zu verdeutlichen und die Abläufe im Unternehmen zu verbessern.

1. Leichtere strategische Planung

Strategische Planungseinheiten bilden die Grundlage für Entscheidungen über Investitionen, Ressourcen und Prioritäten. Aber wenn Ihre Technologie Sie von einer produktiven Zusammenarbeit abhält, kann das den Prozess ausbremsen und zu Frustration unter den Teammitgliedern führen. Die Implementierung einer visuellen Kollaborationsplattform wie Lucid hilft Ihren Teams, schneller als je zuvor Ideen zu entwickeln, Prioritäten zu setzen und sich untereinander abzustimmen, und zwar mit minimalen Reibungsverlusten während des gesamten Prozesses.

Geben Sie Ihren Teams die Möglichkeit, umsetzbare, strategische Pläne zu entwickeln, indem sie Lucid für die folgenden Aufgaben nutzen:

Beteiligte unabhängig von ihrem Standort zusammenbringen

Es ist eine Herausforderung, alle relevanten Beteiligten in Bezug auf den Zweck, die Initiativen, die Ziele und die Aktionspunkte auf einen gemeinsamen Stand zu bringen. Dies gilt umso mehr, wenn die Teams von verschiedenen Standorten oder Zeitzonen aus arbeiten.

Teams, die Lucid als zentrale Plattform für strategische Planungseinheiten nutzen, können transparenter an Ideen, Entscheidungen und Plänen arbeiten. So geben 83 % der Nutzenden an, dass Lucid die Abstimmung zwischen ihren hybriden Teams verbessert. Mit Lucid können Sie also unabhängig vom physischen Standort alle Beteiligten zusammenbringen. Unsere Software unterstützt asynchrone Workflows, wodurch die strategische Planung wesentlich effizienter gestaltet werden kann. Mithilfe von @Erwähnungen und Kommentarfunktionen können Sie Feedback einholen und Projekte auch ohne ein Meeting weiter vorantreiben.

Problemlose Leitung strategischer Planungseinheiten

Mit den Moderatoren-Tools von Lucid lassen sich strategische Planungssitzungen einfacher leiten. Verwenden Sie in Lucidspark den Laserpointer, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden auf ein bestimmtes Element zu lenken, den Timer, um alle im Zeitplan zu halten, Abstimmungsfunktionen, um Input zu sammeln, und vieles mehr. 

Teilnehmende können in Echtzeit mithilfe von Post its Ideen zum Board hinzufügen und Emoji-Reaktionen verwenden, um mit Ideen zu interagieren. Für Moderierende stehen noch weitere Funktionen zur Verfügung, darunter Breakout-Boards, das Sperren und Ausblenden von bestimmten Elementen und vordefinierte Pfade, um Teilnehmende durch das Board zu führen.

Lucid verfügt außerdem über leistungsstarke Integrationen mit den Software-Lösungen, die Sie bereits täglich verwenden (einschließlich Zoom und Microsoft Teams), um eine nahtlose Implementierung zu ermöglichen. 

Ideen in Aktionspläne umwandeln und sich aufeinander abstimmen

Nachdem Sie eine erfolgreiche Brainstorming Session durchgeführt haben, sollten Sie viele Ideen haben, durch die Sie sich erst einmal durcharbeiten müssen. Früher musste man bei der Priorisierung dieser Ideen viel mit den Mitwirkenden hin und her kommunizieren, aber mit Lucid können Sie diesen Prozess vereinfachen. 

Mit den Visual Activities von Lucid lassen sich in Echtzeit oder asynchron Priorisierungen vornehmen und Beteiligte untereinander abstimmen. Sobald Sie sich in einem Lucid-Dokument befinden, können Sie ganz einfach eine Activity aus unserer Bibliothek auswählen, Teilnehmende auffordern, ihre Beiträge einzubringen, und sich dann zurücklehnen, während die Antworten automatisch zusammengeführt werden. 

Visual Activities bietet Ihnen die Möglichkeit, das Feedback aller Beteiligten zu erfassen, diese Informationen zusammenzuführen, um neue Erkenntnisse zu gewinnen, sich untereinander abzustimmen und umsetzbare Pläne zu erstellen.

Nach der Priorisierung können Sie Zeitstrahlen und Integrationen mit Projektmanagementtools nutzen (darunter Asana, ClickUp und monday.com), um strategische Aktionspläne zu erstellen. 

Fortschritte bei der Zielerreichung überwachen und verfolgen

Mit visuellen Darstellungen können Sie den Fortschritt Ihres Teams überwachen und nachverfolgen. Damit wird es einfacher, wichtige Informationen und Kennzahlen zu verstehen und auszuwerten. Sie können zum Beispiel OKR-Dashboards in Lucid erstellen, die mit Daten verknüpfte intelligente Formen nutzen. Teams können diese Dashboards und andere relevante Dokumentationen für das Projekt in den Team Spaces von Lucid speichern, um sich bei der Implementierung der Pläne aufeinander abzustimmen. 

Durch intelligente Dokumentation wird eine zentrale Informationsquelle geschaffen, die immer aktuell ist. Teams können diese Informationen nutzen, um Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung oder Priorisierung zu treffen und so sicherzustellen, dass sie ihre strategischen Ziele erreichen.

2. Geschäftsprozesse optimieren

Prozesse halten ein Unternehmen am Laufen. Für einen effektiven Workflow benötigen Sie bewährte Prozesse, um die Teammitglieder durch ihre Aufgaben und Projekte zu führen. 

Allgemeine und administrative Teams suchen ständig nach Möglichkeiten, bestehende Prozesse zu verbessern und neue Prozesse einzuführen, aber dazu müssen sie zuerst einmal ihre aktuellen Prozesse verstehen. Diese Informationen liegen oft nur als institutionelles Wissen vor, d. h. sie werden lediglich unter den Mitarbeitenden ausgetauscht und sind nicht (oder nur unzureichend) offiziell dokumentiert.

Neben der Dokumentation benötigen Teams auch eine Möglichkeit zum Brainstorming sowie zur Priorisierung von Verbesserungen, zur Kommunikation mit anderen Mitwirkenden und zur Identifizierung von kostengünstigen Prozessänderungen. Mit Lucid können Sie eine moderne Dokumentation Ihrer bestehenden Prozesse erstellen, Schlüsselbereiche für Verbesserungen identifizieren und optimale Abläufe für neue Prozesse entwerfen. 

Verbessern Sie Ihre Geschäftsprozesse, indem Sie Lucid für die folgenden Aufgaben verwenden: 

Visualisierung des Ist-Zustands vorhandener Prozesse

Wenn Optimierung Ihr Ziel ist, ist die Visualisierung der erste Schritt. Durch die Visualisierung des aktuellen Zustands bestehender Prozesse in einem Diagramm können die Teams Hindernisse, Ineffizienzen und Abhängigkeiten leicht erkennen. 

Wenn Sie komplizierte und miteinander verknüpfte Prozesse wie Wertströme in Angriff nehmen, benötigen Sie eine zuverlässige Diagrammlösung. Lucid hilft Ihnen mit vorgefertigten Vorlagen und Formengalerien, die Darstellung von Geschäftsprozessen zu vereinfachen.

Verbesserungen identifizieren und Vorschläge für den Soll-Zustand von Prozessen unterbreiten

Sobald Sie Ihren aktuellen Prozess aufgezeichnet haben, laden Sie Ihre Teammitglieder zu einem gemeinsamen Brainstorming ein. Sie können Ideen für Prozessverbesserungen mit Post its, Freihandzeichnungen und Kommentaren direkt im Dokument sammeln. 

Anhand der Ideen zur Verbesserung Ihrer Prozesse können Sie damit beginnen, den idealen zukünftigen Ablauf dieser Prozesse (d. h. den Soll-Zustand) zu entwerfen. Sie können Ihre Entwürfe dann mit anderen Beteiligten teilen, um das nötige Feedback direkt im Diagramm zusammenzutragen.

Nutzung von Prozessmodellen als Übersicht der Abläufe im Unternehmen

Visuelle Zusammenarbeit ist mehr als nur ein digitales Whiteboard. Wir bei Lucid glauben, dass visuelle Zusammenarbeit aus einer Reihe von miteinander verbundenen Aktivitäten besteht, die dazu führen, dass Unternehmen kontinuierlich Innovationen vorantreiben. 

Durch visuelle Zusammenarbeit entwickeln Teams auf natürliche Weise eine Übersicht über die Abläufe in ihrem Unternehmen. Allgemeine und administrative Teams können mit Lucid eine zentrale Informationsquelle schaffen, die alle Ideen, Pläne und Entwürfe eines Unternehmens umfasst. Die in Lucid erstellten Prozessmodelle werden zu einer Art lebendiger Entwurf über die Abläufe in Ihrem Unternehmen, auf die Sie immer wieder zurückgreifen können. 

Mit den Daten- und Automatisierungsfunktionen von Lucid können Sie bestehende Prozessmodelle nutzen, um kontinuierlich Innovationen umzusetzen. Sie können Datenüberlagerung und bedingte Formatierungen verwenden, um Einblick in die Performance von Prozessabschnitten zu erhalten. Unsere dynamischen Formen helfen Ihnen, durch die Visualisierung von Daten neue Erkenntnisse zu gewinnen und können sogar zur Erstellung von Dashboards verwendet werden.

3. Optimale Organisationsstrukturen entwerfen

Um die Organisation auf die wichtigsten Initiativen auszurichten, müssen allgemeine und administrative Teams unternehmensinterne Dynamiken verstehen, z. B. wie flexibel die Teamstrukturen aufgebaut sind, Informationen zur Vergütung und die Diversität im Team. Bestehende textbasierte Anwendungen bieten nicht das Maß an Klarheit, das allgemeine und administrative Teams benötigen, um Einblick in komplexe Dynamiken zu erhalten und die Organisation zu optimieren.

Lucid hilft Unternehmen, ihre Struktur durch visuelle Zusammenarbeit und moderne Dokumentation zu optimieren. Allgemeine und administrative Teams können mit Lucid Organigramme erstellen, darunter hierarchische Organigramme sowie Darstellungen von funktionsübergreifenden Teams, SCRUM-Teams oder geografisch verteilten Teams. 

Mit den folgenden Funktionen von Lucid können Sie effektive Organisationsdesigns kreieren: 

Verwendung von Datenüberlagerung zur Visualisierung der Organisationsdynamik

Wenn Sie Ihr Organigramm nicht von Grund auf neu erstellen möchten, haben wir gute Neuigkeiten! Lucid kann Ihr Organigramm automatisch aus einer CSV-Datei, Google Tabellen oder BambooHR abrufen. Sobald Sie ein Organigramm in Lucid erstellt haben, können Sie die Datenüberlagerung nutzen, um die Dynamik besser zu verstehen. Sie können zum Beispiel Gehaltsinformationen, Aktienanteile oder demografische Informationen übereinanderlegen. 

Anschließend können Sie Gruppenansichten erstellen, um Ihr Organigramm nach verschiedenen Kriterien (wie Abteilung oder Standort) zu betrachten. Auch die bedingte Formatierung kann Ihnen helfen, die Daten schnell zu verstehen und auszuwerten.

Brainstorming von Ideen, um Bedenken zu zerstreuen und die Beteiligten aufeinander abzustimmen

Wenn es darum geht, Ideen für die Gestaltung der Organisation zu entwickeln, müssen sich Mitwirkende Gedanken darüber machen, wie sie Teams und Berichtsstrukturen am effektivsten organisieren können, um die wichtigsten geschäftlichen Ziele zu erreichen. Lucid bringt Teams zusammen und erleichtert die Abstimmung in der Ideenfindungsphase und darüber hinaus.

Mit der universellen Arbeitsfläche von Lucid können Teams nahtlos zu Lucidspark wechseln, um auf der Grundlage ihrer technischen Diagramme (darunter Organigramme und Organisationsentwürfe) Brainstorming-Sessions durchzuführen. Der Vorteil dieser Flexibilität besteht darin, dass Informationen zentral erfasst werden, der Kontextwechsel reduziert wird und Teams auf die leistungsstarken Funktionen von Lucidchart und Lucidspark in einer gemeinsamen Arbeitsfläche zugreifen können.

Planung des zeitlichen Ablaufs für die Prozessimplementierung

Die Implementierung eines neuen Prozesses ist oft der schwierigste Teil. Lucid ist eine Komplettlösung für die visuelle Zusammenarbeit. Das bedeutet, dass wir Teams weit über die Ideenfindungsphase hinaus unterstützen. Verwenden Sie Lucid, um Ihre Prozesse zu entwerfen, Ideen für Verbesserungen zu sammeln, mit Beteiligten zusammenzuarbeiten und die Umsetzung zu planen.

Erstellen Sie Zeitpläne für die Implementierung Ihrer Prozesse in Lucid, um alle Mitwirkenden und Beteiligten aufeinander abzustimmen und eine effektive Umsetzung sicherzustellen.

So unterstützt Lucid allgemeine und administrative Teams

Allgemeine und administrative Teams haben vor allem eine Aufgabe: Sie müssen sicherstellen, dass Unternehmen optimal funktionieren. Die damit verbundenen Projekte erfordern ein umfassendes Verständnis der internen Abläufe im Unternehmen. Um die dafür erforderlichen Erkenntnisse zu gewinnen, können diese Teams die intelligente Software für visuelle Kollaboration von Lucid nutzen.

Mit der Kombination aus Lucidchart und Lucidspark unterstützt die Lucid Suite allgemeine und administrative Teams bei der Zusammenarbeit und Abstimmung über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg – von der Ideenfindung bis zur Umsetzung.

Durch die Nutzung von Lucid für die Zusammenarbeit profitieren allgemeine und administrative Teams von den folgenden Vorteilen:

• Zeitersparnis: Mit intelligenten Automatisierungsfunktionen und der Möglichkeit, alle Stakeholder über eine zentrale Informationsquelle aufeinander abzustimmen, können Teams die erforderlichen Erkenntnisse aus Daten gewinnen. Das gibt ihnen die Möglichkeit, schneller zu handeln.
• Produktivitätssteigerung: Die Plattform von Lucid reduziert den Aufwand für die manuelle Erstellung und Pflege von Dokumentationen. So können sich Teams auf produktive Aufgaben konzentrieren, z. B. die Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten.

Eine bessere Bilanz: Lucid trägt zur Kostensenkung bei, indem es für effizientere Prozesse und eine optimale Verteilung der Ressourcen sorgt. So können Unternehmen kontinuierlich Potenzial für Kosteneinsparungen identifizieren und ihre Organisation optimieren.