Organigramm

Im Jahr 1855 entwarf der Eisenbahnmanager Daniel McCallum (1815–1878) das wohl erste moderne Organigramm. Es handelte sich um ein illustriertes Diagramm der damaligen Eisenbahngesellschaft New York and Erie Railroad. Gezeichnet wurde das Organigramm vom Bauzeichner und Ingenieur George Holt Henshaw (1831–1891). Der in Schottland geborene McCallum war außerdem Generalmajor der Union im Sezessionskrieg. Henshaw, der aus Kanada stammte, war in Kanada, den USA und Dänemark bei Wasserwerken und Eisenbahngesellschaften tätig.

Es sollte noch weitere 50 oder 60 Jahre dauern, bis sich der Begriff „Organizational Chart“ eingebürgert hatte. Der beratende Ingenieur Willard C. Brinton benutzte den englischen Originalbegriff in seinem 1914 erschienen Werk „Graphic Methods for Presenting Facts“ (Methoden zur grafischen Darstellung von Fakten). Er hob den Nutzen dieser Diagramme hervor und argumentierte für deren verstärkten Einsatz. Dennoch wurden sie bis in die 1920er Jahre in erster Linie nur in Ingenieurkreisen verwendet, bevor sie allmählich auch in der Geschäftswelt Anwendung fanden.

Die im angloamerikanischen Sprachraum weniger gängigen Synonyme „Organigram“ und „Organogram“ entstanden in den 1960er Jahren.

Eine verwandte Diagrammart ist der sogenannte Organigraph. Wenngleich sich dieses ebenfalls mit der Struktur von Unternehmen befasst, ist es weniger linear angeordnet als ein Organigramm und erfüllt einen anderen Zweck: Es veranschaulicht Zusammenhänge, Assoziationen und Gelegenheiten zwischen unterschiedlichen Abteilungen, Produkten oder Lieferketten.

Welches Format ist in Bezug auf Organigramme empfehlenswert? Je nach Ihren Ansprüchen und der Art Ihres Unternehmens eignen sich für Sie unter Umständen weniger traditionelle Formate. Organigrammen können in drei Hauptkategorien unterteilt werden: hierarchische Organigramme, Matrix-Organigramme und flache Organigramme.

• Hierarchisches Organigramm: Hierbei handelt es sich um die gängigste Art von Organigramm, weshalb sich auch der Begriff Hierarchiediagramm eingebürgert hat. In einer Hierarchie befindet sich eine Gruppe oder Person an der Spitze, während andere mit weniger Autorität als untergeordnet dargestellt werden, sodass eine pyramidenartige Struktur entsteht. In der Darstellung einer Monarchie würde sich so zum Beispiel der König oder die Königin, im Falle einer Organisation hingegen der CEO an der Spitze befinden. Innerhalb einer Hierarchie kommunizieren die einzelnen Mitglieder in der Regel mit der jeweiligen Person, der sie untergeordnet sind, bzw. mit sämtlichen Personen, denen sie übergeordnet sind.

• Matrix-Organigramm:  Diese Art von Diagramm wird normalerweise nur in Fällen verwendet, in denen Personen mehr als einen Vorgesetzten haben. In einem Unternehmen könnte es beispielsweise ein Team von Grafikdesignern geben, die alle dem leitenden Grafikdesigner untergeordnet sind. Die Grafikdesigner arbeiten ebenfalls an anderen Projekten, die höchstwahrscheinlich von einem separaten Projektleiter geführt werden. In diesem Fall haben die Grafikdesigner zwei Manager.

• Flaches Organigramm: Diese mitunter auch als horizontales Organigramm bezeichnete Art stellt nur wenige bis gar keine mittleren Führungsebenen dar und besteht in der Regel aus zwei Ebenen: den Führungskräften und den Mitarbeitern. In solchen Unternehmen wird den Mitarbeitern eine besonders große Verantwortung zugeschrieben, sodass sie zum Beispiel direkt an wichtigen Entscheidungen beteiligt sind.

Die Zusammenhänge innerhalb eines Diagramms werden mitunter als Linienrelationen bzw. Linienorganisation (oder als Befehlskette) bezeichnet. Sie zeigen Vorgesetzte und deren jeweils untergeordnete Mitarbeiter sowie laterale Relationen, das heißt Mitarbeiter auf derselben Ebene bzw. mit demselben Maß an Verantwortung. Bei der Darstellung von Linienrelationen zeigen durchgezogene Linien die wesentlichen Weisungsbeziehungen innerhalb des Unternehmens, das heißt, wer welche Position innehat. Gestrichelte Linien veranschaulichen hingegen sekundäre Weisungsbeziehungen. Bezüglich der in Organigrammen verwendeten Symbole und Linien gibt es keine festen Regeln oder Richtlinien. Wichtig ist lediglich, dass formale Relationen und Zusammenhänge präzise und verständlich dargestellt werden.

Wofür eignet sich ein Organigramm am besten? Unabhängig von dem Layout, für das Sie sich entscheiden, sind Organigramme äußerst nützlich, um interne Relationen und Zusammenhänge innerhalb eines Unternehmens darzustellen, und um zu gewährleisten, dass sämtliche Mitarbeiter in der Lage sind, Informationen auf effektive Art und Weise zu kommunizieren.

Sie können Organigramme für folgende Zwecke verwenden:

• Kommunikation innerhalb eines Unternehmens, insbesondere mit Vorgesetzten.  So ist es zum Beispiel wichtig, dass Mitarbeiter wissen, wer ihr Vorgesetzter ist, und dass sie sich untereinander kennen. Zu diesem Zweck ist es empfehlenswert, Mitarbeiterfotos hinzuzufügen, damit Namen mit Gesichtern verbunden werden können.

• Neustrukturierung, etwa wenn Mitarbeiter ihre Rolle innerhalb des Unternehmens ändern, um zu gewährleisten, dass ihre Fähigkeiten optimal eingesetzt werden.

• Personalplanung, zum Beispiel beim Ausarbeiten der Details einer neuen Einstellungsinitiative.

• Ressourcenplanung, beispielsweise durch die Minimierung von Ineffizienzen durch Umorganisieren von Rollen und Aufgaben.

• Genealogie, da Stammbäume im Endeffekt sowieso nichts anderes als Organigramme sind. Sie können Fotos, Geburts- und Sterbedaten sowie Links zu anderen relevanten Informationen über die einzelnen Personen hinzufügen.

• Sie können schnell ihre Aktualität verlieren, insbesondere im Fall von Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation. Online-Diagramme lassen sich leichter aktualisieren also solche, die nur in Druckform vorliegen, doch auch Online-Diagramme müssen regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. In diesem Zusammenhang ist es eine gute Idee, bearbeitbare Online-Dokumente sowie Automatisierungsfunktionen zu nutzen, damit Organigramme zum Beispiel automatisch aktualisiert werden, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder neues Personal dazustößt.

• Sie stellen lediglich formelle Relationen dar,während die informellen und sozialen Relationen, die innerhalb eines Unternehmens eine enorm wichtige Rolle spielen, nicht beachtet werden. Um die informellen Relationen innerhalb einer Organisation darzustellen, ziehen Sie die Erstellung einer Kundenaccount-Abbildung in Betracht. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier. 

• Sie geben keinerlei Aufschluss über den Führungsstil innerhalb des Unternehmens. Organigramme zeigen zwar, wer welche Führungsposition innehat, jedoch nicht, wie diese Autorität ausgeübt wird.

• Organigraphe, die eng mit Organigrammen verwandt sind,sind unter Umständen die bessere Wahl für Sie, falls Sie andere Beziehungen oder Verbindungen zwischen Mitarbeitern und Abteilungen aufdecken oder illustrieren wollen.

In Bezug auf Organigramme gibt es im Prinzip kaum feste Regeln, weshalb jegliche visuellen Elemente, die Informationen vermitteln, zulässig sind.

• Fotos können Nutzern helfen, sich gegenseitig kennenzulernen und sich etwas unter den Namen der anderen vorzustellen.

• Unterschiedliche Formen und/oder Farben sind nützlich, um separate Abteilungen, Arbeitsgruppen, Karrierestufen und sonstige Informationen darzustellen.

• Unternehmenslogos oder -symbole ermöglichen es, Ihre Diagramme an Ihre Markenidentität anzupassen.

• PowerPoint-Animationen hauchen Ihren Präsentationen Leben ein und machen sie so interessanter, wenn Sie auf unterschiedlichen Bereiche Ihrer Diagramme eingehen.

• 3D-Formen sorgen für anschaulichere Diagramme, die im wahrsten Sinne des Wortes hervorstechen.

1. Definieren Sie Umfang und Zweck Ihres Organigramms. Wollen Sie zum Beispiel eine Art „Wer ist wer?“-Leitfaden erstellen? In diesem Fall sollten Sie Fotos und Kontaktinformationen (einschließlich E-Mail-Adressen) angeben. Legen Sie ein Diagramm Ihres gesamten Unternehmens an oder lediglich von einer Abteilung oder Arbeitsgruppe? Benötigen Sie vielleicht mehr als nur ein Diagramm? Überlegen Sie, wie Sie Ihr Ziel am sinnvollsten umsetzen können.

2. Sammeln Sie die relevanten Informationen. Vielleicht liegt bereits eine Liste von Mitarbeitern vor, die Sie als Basis für Ihr Diagramm nutzen können, oder ein nicht mehr aktuelles Organigramm, das Ihnen dennoch möglicherweise einen guten Anhaltspunkt bietet. Vergessen Sie nicht, Kontaktdaten, Fotos und andere relevante Informationen zu sammeln. Sie müssen unter Umständen nach anderen Ressourcen suchen, die es Ihnen ermöglichen, die unternehmensinterne Befehlskette auf verständliche Art und Weise darzustellen.

3. Überlegen Sie, über welche Plattform Sie Ihr Diagramm erstellen wollen und wie Sie es mit anderen teilen möchten. Lucidchart bietet Ihnen eine leistungsstarke, intuitive Plattform, mit der Sie problemlos professionelle Diagramme erstellen und online veröffentlichen können. (Weitere Informationen zu Lucidchart finden Sie unten.)

4. Stellen Sie sicher, dass Sie in Zukunft leicht Änderungen am Diagramm vornehmen können. Wie bereits erwähnt, sind die meisten Unternehmen von einem ständigen Wandel gekennzeichnet. Gerade deshalb benötigen Sie eine effektive Methode, um Änderungen vorzunehmen. Die auf Zusammenarbeit ausgelegte Online-Plattform von Lucidchart ist die richtige Wahl für Sie.

• Versuchen Sie zu Beginn, Ihr Organigramm in überschaubare Einheiten aufzuteilen. So können Sie leichter dafür sorgen, dass sämtliche Informationen einheitlich sind und wieder zur höchsten Unternehmensebene zurückführen. Sie können unterschiedliche Bereiche innerhalb Ihres Diagramms anhand folgender Kategorien abgrenzen: Abteilung, Team, Einheit, Projekt, Standort.

• Es empfiehlt sich, das Diagramm abzurunden, indem Sie Details zu den relevanten Personen oder Abteilungen angeben. Indem Sie Kontaktinformationen, Standort und sonstige Hinweise hinzufügen, tragen Sie zu einer optimalen Organisation bei und verhindern, dass Ungewissheit bezüglich der Rollen und Aufgaben einzelner Personen entsteht.

• Sie können Farben oder Formen verwenden, um bestimmte Gruppen oder Karrierestufen zu kennzeichnen.

• Verwenden Sie den Organigramm-Import von Lucidchart, um automatisch ein Organigramm aus einem Google Sheet, einer Excel-Datei oder einer CSV-Datei zu erstellen.