Что такое организационная схема?

В 1855 году генеральный управляющий железной дороги Дэниел Маккаллум (1815–1878) разработал схему, которая считается первой современной организационной диаграммой. Это был иллюстрированный чертеж Нью-Йоркской и Эрийской железной дороги. Маккаллум поручил ее составить чертежнику и инженеру-строителю Джорджу Холту Хеншоу (1831–1891). Уроженец Шотландии Маккаллум во время Гражданской войны в США также служил генерал-майором армии Союза. Канадец Хеншоу работал в водопроводных и железнодорожных компаниях Канады, США и Дании.

Сам термин «организационная схема» вошел в обиход лишь спустя 50–60 лет. Инженер-консультант Уиллард С. Бринтон использовал его в своем учебнике 1914 года «Графические методы представления фактов» (Graphic Methods for Presenting Facts). Он подчеркивал огромную ценность таких диаграмм и призывал к их более широкому внедрению. До 1920-х годов подобные схемы применялись преимущественно в инженерной среде, после чего начали проникать в мир бизнеса.

Менее распространенные синонимы «органограмма» и «органиграмма» вошли в употребление в 1960-х годах.

Родственный тип диаграмм называется органиграфом. Он также отражает структуру организации, но имеет менее линейный вид и служит другой цели — наглядно показать связи, ассоциации и новые возможности взаимодействия между отделами, продуктами или цепочками поставок.

Какой формат организационной схемы подходит лучше всего? В зависимости от ваших потребностей и специфики организации, вы можете выбрать менее традиционный вариант. Выделяют три основных типа оргсхем: иерархическая, матричная и плоская.

• Иерархическая оргсхема. Это самый популярный тип, который часто называют просто иерархической структурой. Иерархия подразумевает структуру в форме пирамиды, где на самой вершине находится один человек или группа руководителей, а ниже располагаются подчиненные с меньшим объемом полномочий. Представьте себе монархию с королем или королевой во главе или компанию под руководством генерального директора (CEO). В условиях иерархии сотрудники обычно взаимодействуют с непосредственным руководителем и своими прямыми подчиненными.

• Матричная оргсхема. Этот вариант обычно встречается в компаниях, где у сотрудников несколько руководителей. Например, в организации есть команда графических дизайнеров, которые подчиняются главному дизайнеру. При этом они задействованы в различных проектах, каждым из которых руководит отдельный менеджер проектов. В таком сценарии у дизайнеров оказывается два руководителя.

• Плоская оргсхема. Этот тип, также известный как горизонтальная оргсхема, практически не имеет уровней среднего менеджмента и обычно состоит всего из двух ступеней: высшего руководства и линейных сотрудников. В таких компаниях на персонал возлагается больше ответственности, и сотрудники принимают более прямое участие в принятии решений.

Связи на схемах иногда делят на линейные отношения (или цепочку команд), отражающие подчинение снизу вверх, и горизонтальные (латеральные) связи между сотрудниками одного уровня. В линейных отношениях могут использоваться сплошные линии для демонстрации основных каналов подчинения и пунктирные линии для обозначения вторичных полномочий. В использовании символов и линий для оргсхем нет жестких правил — главное, чтобы формальная структура оставалась предельно понятной.

Каково наилучшее применение для организационной схемы? Независимо от выбранного формата, оргсхемы незаменимы для наглядного отображения связей в компании и выстраивания правильных каналов передачи важной информации.

Оргсхемы можно эффективно использовать для:

• Организационной коммуникации и контроля: они помогают сотрудникам понять, кто кому подчиняется, и облегчают знакомство коллег из разных отделов. Добавление фотографий сотрудников значительно упрощает соотнесение имен и лиц.

• Реструктуризации: например, для перераспределения ролей в команде с целью максимального раскрытия талантов каждого сотрудника.

• Планирования численности персонала: в частности, для проработки деталей масштабных кампаний по найму.

• Планирования ресурсов: пересмотр ролей позволяет устранить неэффективность в процессах.

• Генеалогии: ведь генеалогическое древо — это, по сути, тоже разновидность оргсхемы. На него можно добавлять фотографии, даты жизни и ссылки на дополнительные биографические сведения.

В построении оргсхем мало жестких правил, поэтому любые визуальные элементы, помогающие доносить информацию, пойдут на пользу.

• Добавление фотографий помогает коллегам быстрее знакомиться друг с другом, сопоставляя имена и лица.

• Использование различных фигур и цветов позволяет четко разграничить отделы, рабочие группы, уровни должностей и другие полезные категории.

• Использование логотипов и фирменных иконок компании адаптирует внешний вид схемы под ваш корпоративный стиль.

• Применение анимации в PowerPoint поможет оживить презентацию по мере рассказа о различных частях структуры.

• Использование 3D-фигур делает схему более объемной и визуально привлекательной.

• Они могут быстро устаревать, особенно в организациях с высокой текучестью кадров. Онлайн-схемы обновлять гораздо проще, чем печатные, но даже цифровые версии теряют актуальность, если не заниматься ими регулярно. Справиться с этим помогают редактируемые онлайн-документы и автоматизация, когда уход или наем сотрудников автоматически обновляют данные оргсхемы.

• Они показывают только формальные связи, оставляя за скобками неформальные или социальные отношения, которые часто помогают решать рабочие задачи. Чтобы отобразить неформальные связи внутри организации, можно составить карту контактов (account map), подробнее о которой можно узнать здесь.

• Они не отражают стиль управления. На схеме видны каналы подчинения, но не то, как эти полномочия реализуются на практике.

• Органиграфы, ближайшие родственники оргсхем, могут оказаться полезнее, если ваша главная цель — наглядно показать или выявить скрытые взаимосвязи между людьми или отделами.

1. Определите цель и масштаб. К примеру, планируете ли вы использовать схему как корпоративный справочник сотрудников? В таком случае стоит добавить фотографии и контакты, включая адреса электронной почты. Вы собираетесь отобразить всю компанию целиком или только один отдел либо рабочую группу? Возможно, потребуется несколько отдельных схем? Отталкивайтесь от того, что принесет максимум пользы вашим задачам.

2. Соберите информацию. В качестве основы можно взять актуальный список сотрудников или старую оргсхему, которая послужит отличной отправной точкой. Не забудьте подготовить контактные данные, фотографии и все остальные элементы, которые планируете разместить. Возможно, вам понадобятся дополнительные источники для уточнения линий подчинения и их правильного отображения.

3. Выберите платформу для построения и демонстрации схемы. Lucidchart предлагает мощный и простой в использовании инструмент для создания и публикации оргсхем в онлайне (подробнее о возможностях Lucidchart см. ниже).

4. Запланируйте регулярные обновления схемы. Помните, что во многих организациях структура меняется очень быстро, поэтому вам потребуется эффективный способ поддерживать актуальность данных. На облачной платформе для совместной работы вроде Lucidchart делать это гораздо проще.

• Попробуйте разбить оргсхему на несколько управляемых блоков для упрощения старта. Так вся информация будет структурирована и согласована с верхним уровнем организации. Вы можете разделить схему на секции по следующим категориям: отдел, команда, подразделение, проект, география (локация).

• Вы можете дополнить схему, указав подробные сведения о сотрудниках или отделах. Добавление контактной информации, местоположения и других примечаний повысит эффективность работы и устранит путаницу вокруг обязанностей.

• Можно использовать цвета или фигуры для визуального выделения определенных групп сотрудников или уровней должностей.

• Используйте функцию импорта оргсхем в Lucidchart, чтобы автоматически построить схему на основе Google Таблицы, файла Excel или CSV.