Che cos'è un organigramma aziendale?

Nel 1855, il sovrintendente generale delle ferrovie Daniel McCallum (1815-1878) progettò quello che si ritiene essere il primo organigramma aziendale moderno. Si trattava di un diagramma illustrato della ferrovia New York and Erie. McCallum lo fece disegnare dal progettista e ingegnere civile George Holt Henshaw (1831-1891). McCallum, nato in Scozia, servì anche come maggiore generale dell'Unione durante la Guerra Civile. Henshaw, canadese, aveva lavorato per società di acquedotti e ferrovie in Canada, Stati Uniti e Danimarca.

Il termine “organigramma aziendale” ha impiegato altri 50 - 60 anni per diventare di uso comune. L'ingegnere Willard C. Brinton utilizzò questo termine nel suo libro di testo del 1914, Graphic Methods for Presenting Facts. Elogiava il valore dei grafici affermando che dovrebbero essere utilizzati più ampiamente. Gli organigrammi venivano utilizzati principalmente negli ambienti ingegneristici fino agli anni '20, quando iniziarono a farsi strada nel mondo degli affari.

I sinonimi meno noti di “organigramma” e “organogramma” sono entrati nell'uso comune negli anni ’60.

Un diagramma correlato è chiamato organigrafo. Pur riflettendo ancora la struttura organizzativa, è meno lineare di un organigramma e ha una funzione diversa: illustrare associazioni e opportunità tra dipartimenti, prodotti o catene di fornitura.

Qual è il miglior formato di un organigramma aziendale? In base alle tue esigenze e al tipo di organizzazione, potresti scegliere un formato di organigramma meno tradizionale. Esistono tre tipi principali di organigrammi: gerarchici, a matrice e piatti.

• Organigramma gerarchico: questo è il tipo di organigramma più comune e dà origine al sinonimo Grafico delle gerarchie. Una gerarchia è uno schema a forma di piramide, dove un gruppo o una persona è in cima, mentre quelli con meno potere sono sotto di loro. Pensa a una monarchia con un re o una regina nel punto più alto, oppure a un'organizzazione con il CEO in cima. Con una gerarchia, i membri in genere comunicano con la persona a cui devono fare riferimento e con chiunque faccia riferimento direttamente a loro.

• Organigramma a matrice: in genere si riscontra solo quando i singoli individui hanno più di un manager. Ad esempio, un'organizzazione potrebbe avere un team di grafici che fanno tutti capo al capo grafico. I grafici stanno anche lavorando ad altri progetti che sono probabilmente guidati da un project manager indipendente. In questo caso, i grafici avranno due manager.

• Organigramma piatto: questo tipo di organigramma, a volte chiamato anche organigramma orizzontale, presenta livelli di gestione intermedi minimi o nulli e in genere è costituito da due livelli: gli amministratori principali e i lavoratori. In aziende come questa, i lavoratori hanno maggiori responsabilità e sono più direttamente coinvolti nel processo decisionale.

Le relazioni presenti negli organigrammi sono talvolta chiamate relazioni lineari (o catene di comando). In esse vengono rappresentate le relazioni tra supervisore e subordinati e le relazioni laterali, che mostrano le persone sullo stesso livello. Le relazioni lineari possono comprendere linee continue, che mostrano le linee di autorità principali, o linee tratteggiate, che mostrano le linee di autorità secondarie. Non esistono regole rigide per l'utilizzo di simboli e linee negli organigrammi, a condizione che le relazioni formali siano chiare.

Qual è l'uso migliore per un organigramma aziendale? Indipendentemente dal layout che scegli di utilizzare, gli organigrammi sono utili per stabilire relazioni all'interno della tua organizzazione e garantire che tutti sappiano come comunicare le informazioni essenziali.

Puoi utilizzare gli organigrammi per:

• Comunicazioni organizzative e di vigilanza per aiutare, ad esempio, i dipendenti a sapere chi fa capo a chi, oppure per aiutare le persone a conoscersi all'interno dell'organizzazione. Aggiungere le fotografie dei dipendenti può essere di grande aiuto, in quanto consente alle persone di associare volti e nomi.

• Ristrutturazioni, come cambiare ruoli in un team per sfruttare al meglio i talenti di tutti.

• Pianificazioni della forza lavoro, come comprendere i dettagli di una nuova di campagna di assunzioni.

• Pianificazione delle risorse, come ridurre le inefficienze riorganizzando i ruoli.

• Genealogia, perché un albero genealogico non è altro che un tipo di organigramma. Puoi includere fotografie, date di nascita e morte e collegamenti ad altre informazioni per ogni persona.

Gli organigrammi comportano poche regole: tutti gli elementi visivi che contribuiscono a comunicare sono ammessi.

• L'utilizzo delle fotografie può aiutare le persone a conoscersi tutte e ad associare nomi e volti.

• L'utilizzo di forme e/o colori diversi può aiutare a definire i diversi dipartimenti, gruppi di lavoro, livelli di lavoro o altre suddivisioni utili.

• L'utilizzo di loghi o icone aziendali può personalizzare l'organigramma in base alle esigenze dell'organizzazione.

• L'uso di animazioni in PowerPoint può aiutare a dare vita a una presentazione mentre parli delle diverse parti dell'organigramma.

• L'utilizzo di forme 3D può rendere più attraente il tuo organigramma facendolo risaltare

• Possono diventare rapidamente obsoleti, in particolare nelle organizzazioni con un elevato ricambio di personale. Gli organigrammi online sono più facili da aggiornare rispetto a quelli su carta, ma anche questi possono diventare obsoleti, se non vengono curati regolarmente. Questo problema può essere arginato con l'impiego di documenti online modificabili o con l'automazione, come ad esempio le partenze e gli arrivi dei dipendenti che generano gli aggiornamenti dell'organigramma.

• Mostrano solo le relazioni formali e non le relazioni informali o sociali che aiutano a realizzare le attività di un'organizzazione. Per mostrare le relazioni informali che esistono in un'organizzazione, potresti prendere in considerazione l'idea di creare una mappa account (per ulteriori informazioni sulle mappe account, fai clic qui).

• Non riflettono lo stile di gestione. Mostrano le linee di autorità, ma non come quest'ultima viene esercitata.

• L'organigrafia, parente stretto dell'organigramma, potrebbe risultare più utile se il tuo scopo è illustrare o scoprire altre relazioni tra persone o dipartimenti.

1. Definisci il tuo scopo e ambito. Ad esempio, vuoi che il tuo organigramma spieghi "chi è chi"? Potresti voler includere fotografie e informazioni di contatto, inclusi i collegamenti agli indirizzi e-mail. Stai creando un organigramma di tutta la tua azienda o solo di un dipartimento o di un gruppo di lavoro? Potrebbe servirti più di un organigramma? Pensa a quello che più ti serve.

2. Raccogli le informazioni. Potresti basare il tuo organigramma su un elenco già esistente dei dipendenti o su un organigramma obsoleto, che potrebbe comunque essere un utile punto di partenza. Non dimenticarti di raccogliere informazioni di contatto, fotografie e qualsiasi altra cosa tu possa prevedere di utilizzare. Potresti dover trovare altre risorse per chiarire le linee di autorità e illustrarle per l'organigramma.

3. Stabilisci quale piattaforma intendi utilizzare per sviluppare il tuo organigramma e come prevedi di visualizzarlo. Lucidchart offre una piattaforma potente e facile da usare per creare e visualizzare grafici online. (Scopri di più su Lucidchart a seguire.)

4. Pianifica aggiornamenti costanti del grafico. Ricorda, in molte organizzazioni le cose cambiano rapidamente, quindi avrai bisogno di un modo per mantenere aggiornato il grafico o i grafici. Ciò è molto più semplice con una piattaforma online collaborativa come Lucidchart.

• Prova a suddividere il tuo organigramma in parti gestibili per iniziare. In questo modo, tutte le informazioni saranno coerenti e ricondurranno al livello più alto dell'organizzazione. Puoi suddividere il tuo organigramma in sezioni diverse aree con le seguenti categorie: dipartimento, team, unità, progetto, posizione.

• Potresti voler completare il tuo organigramma includendo i dettagli di persone o di dipartimenti. L'aggiunta delle informazioni di contatto, della posizione e di altre note può rendere l'organizzazione più efficiente ed eliminare la confusione su chi fa cosa.

• Potresti usare colori o forme per definire certi gruppi o livelli di dipendenti.

• Utilizza la funzione di importazione dell'organigramma di Lucidchart per creare automaticamente un organigramma da un foglio Google, un file Excel o un file CSV.