Wat is een organigram?

In 1855 ontwierp spoorwegingenieur Daniel McCallum (1815-1878) de eerste moderne organigram. Het was een geïllustreerd diagram van de New York and Erie Railway. McCallum liet het diagram tekenen door tekenaar en ingenieur George Holt Henshaw (1831-1891). McCallum werd geboren in Schotland en was tijdens de Amerikaanse Burgeroorlog generaal-majoor in het leger van de Unie. De Canadees Henshaw werkte voor water- en spoorbedrijven in Canada, de VS en Denemarken.

Het duurde nog 50 tot 60 jaar voordat de term 'organigram' algemeen werd gebruikt. Raadgevend ingenieur Willard C. Brinton gebruikte de term in 1914 in zijn boek 'Graphic Methods for Presenting Facts'. Hij prees de waarde van de schema's en pleitte ervoor om ze meer te gebruiken. De schema's werden tot de jaren 20 voornamelijk gebruikt in de ingenieurssector, waarna ze ingang vonden in de zakenwereld.

De synoniemen organigram en organogram werden vanaf de jaren 60 gebruikt.

Een gerelateerd diagram wordt een 'organigraph' genoemd. Dit geeft nog steeds de structuur van een organisatie weer, maar is minder lineair dan een organigram en is bedoeld om associaties en mogelijkheden tussen afdelingen, producten of toeleveringsketens te illustreren.

Wat is de beste benadering voor een organigram? Afhankelijk van je behoeften en het type organisatie is een minder traditioneel organigram mogelijk de beste oplossing voor jou. Er zijn drie hoofdtypen: hiërarchisch, matrix en vlak.

• Hiërarchisch organigram: Dit is het vaakst voorkomende type en wordt ook hiërarchiediagram genoemd. Bij een hiërarchie staat één groep of persoon aan de top en staan mensen met minder macht daaronder, in een piramidevorm. Denk aan een monarchie met een koning of koningin aan het hoofd, of een bedrijf met een CEO. In een hiërarchie is iedereen meestal verbonden met de persoon aan wie ze rapporteren, en met iedereen die aan hen rapporteert.

• Matrixorganigram:  Dit komt meestal alleen voor als mensen meer dan één manager hebben. Een organisatie zou bijvoorbeeld een team grafische ontwerpers kunnen hebben die allemaal aan de hoofdontwerper rapporteren. De grafische ontwerpers werken ook aan andere projecten, die vermoedelijk geleid worden door een aparte projectmanager. In dit geval hebben de grafische ontwerpers twee managers.

• Vlak organigram: Dit type wordt soms ook een horizontaal organigram genoemd. Het heeft weinig of geen middenkader en bestaat meestal uit twee niveaus, namelijk de topbestuurders en de medewerkers. In zulke bedrijven hebben de medewerkers meer verantwoordelijkheid en zijn ze nauwer betrokken bij de besluitvorming.

Relaties in de schema's worden soms lijnrelaties (of commandostructuur) genoemd en geven leidinggevenden en ondergeschikten weer, maar ook laterale relaties, dus mensen die op hetzelfde niveau staan. Als een lijnrelatie een ononderbroken lijn is, wijst dit op een primaire gezagsrelatie, en stippellijnen zijn secondaire gezagslijnen. Er bestaan geen uitdrukkelijke regels voor de symbolen en lijnen die in organigrammen worden gebruikt, het belangrijkste is dat de formele relaties duidelijk zijn.

Waarvoor is een organigram het meest geschikt? Alle soorten organigrammen zijn nuttig om de relaties in je organisatie uit te stippelen en ervoor te zorgen dat iedereen weet hoe ze essentiële informatie moeten communiceren.

Je kunt organigrammen als volgt gebruiken:

• Communicatie rond organisatie en toezicht, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat werknemers weten aan wie ze moeten rapporteren of dat iedereen het hele bedrijf kan leren kennen. Hier kan het erg nuttig zijn om foto's toe te voegen zodat elke naam ook een gezicht krijgt.

• Herstructurering, bijvoorbeeld als er binnen een team rollen worden veranderd om ieders talenten ten volle te benutten.

• Personeelsplanning, bijvoorbeeld om een nieuw aanwervingsinitiatief uit te werken.

• Resourceplanning, zoals het tegengaan van inefficiëntie door functies te herschikken.

• Genealogie, want een stamboom is eigenlijk gewoon een soort organigram. Je kunt voor iedereen in de stamboom foto's, geboorte- en overlijdensdata en links naar meer informatie toevoegen.

Er zijn weinig regels voor organigrammen, dus zijn alle visuele elementen die helpen communiceren meer dan welkom.

• Foto's kunnen mensen helpen elkaar te leren kennen en elke naam een gezicht te geven.

• Met verschillende vormen en/of kleuren kun je afdelingen, werkgroepen, functieniveaus en nog veel meer bepalen.

• Door bedrijfslogo's of -pictogrammen te gebruiken kun je je diagram aanpassen aan de sfeer van je organisatie.

• Animaties in PowerPoint kunnen een presentatie echt tot leven brengen terwijl je over de verschillende delen van het diagram praat.

• Met 3D-vormen kun je je schema echt in het oog laten springen.

• Ze zijn snel verouderd, vooral in bedrijven waar er veel verloop is. Online schema's zijn gemakkelijker te wijzigen dan gedrukte versies, maar ook online moeten ze vaak bijgewerkt worden. Dit kan deels opgelost worden met bewerkbare online documenten, of door het proces te automatiseren zodat organigrammen meteen worden bijgewerkt, bijv. als iemand vertrekt of aan de slag gaat.

• Ze tonen alleen formele relaties en niet de informele of sociale relaties die ook een belangrijke bijdrage kunnen leveren in een bedrijf. Om de informele relaties binnen een organisatie in kaart te brengen, kun je overwegen een accountmap te maken. Meer informatie hierover vind je hier. 

• Ze houden geen rekening met managementstijl. Ze tonen wel de gezagslijnen, maar niet hoe dat gezag toegepast wordt.

• 'Organigraphs', die sterk aan organigrammen verwant zijn, kunnen nuttiger zijn als je andere associaties tussen mensen of afdelingen wilt illustreren of ontdekken.

1. Bepaal je doel en bereik. Wil je dat jouw schema een "wie is wie" wordt? Wil je ook foto's en contactgegevens toevoegen, zoals e-maillinks? Breng je het hele bedrijf in kaart, of slechts één afdeling of werkgroep? Wil je misschien meer dan één organigram produceren? Denk na hoe je jouw doel het best kunt bereiken.

2. Verzamel de nodige informatie. Er bestaat wellicht een lijst met werknemers waar je het schema op kunt baseren, of een verouderd organigram dat toch als basis kan dienen. Zorg dat je alle contactgegevens, foto's en andere informatie die je wilt gebruiken, bij de hand hebt. Misschien zijn er nog andere informatiebronnen nodig om de gezagslijnen voor je organigram te verduidelijken.

3. Bepaal welk platform je wilt gebruiken om je organigram te bouwen en hoe je het daarna wilt tonen. Lucidchart biedt een krachtig en gebruiksvriendelijk platform om online schema's te bouwen en te delen. (Hieronder vind je meer informatie over Lucidchart.)

4. Houd er rekening mee dat het organigram wellicht continu moet worden bijgewerkt. In veel bedrijven veranderen de dingen erg snel, dus moet er een efficiënte manier zijn om het organigram - of de organigrammen - up-to-date te houden. Dat is veel gemakkelijker met een online samenwerkingsplatform als Lucidchart.

• Probeer je organigram op te splitsen in kleinere, gemakkelijke delen. Op die manier is de informatie in alle onderdelen samenhangend en kun je ze aan het hoogste niveau linken. Je kunt verschillende delen van je organigram in de volgende categorieën opdelen: afdeling, team, unit, project, locatie.

• Je kunt je schema uitbreiden door de gegevens van mensen of afdelingen toe te voegen. Als je contactgegevens, locatie en andere opmerkingen toevoegt, kan dit de organisatie efficiënter maken en verwarring over wie wat doet, wegnemen.

• Je kunt kleuren of vormen gebruiken om bepaalde groepen of niveaus van werknemers te definiëren.

• Gebruik de importfunctie voor organigrammen van Lucidchart om automatisch een organigram te maken vanuit een Google Sheet, Excel-bestand of CSV-bestand.