En algún momento, demasiada cantidad de algo bueno puede convertirse en algo malo. 

Últimamente, muchas organizaciones han tenido ese sentimiento con sus pilas tecnológicas, en un fenómeno conocido como "uso innecesario de herramientas". En los últimos años, las empresas adoptaron con rapidez más herramientas para conectar su personal híbrido y mantener la productividad. Y aunque cada nueva herramienta proporcionó un valor temporal, las organizaciones ahora están en un punto de inflexión en el que la gran cantidad de herramientas trae más problemas que beneficios.

¿Te suena conocido? No solo a ti te pasa: una encuesta reciente encargada por Lucid muestra que casi la mitad de los trabajadores actuales (el 45 %) usa 5 o más aplicaciones de productividad en el trabajo, y al 42 % le resulta frustrante tener demasiadas herramientas. 

Además, el aumento de la complejidad empresarial que una gran pila tecnológica implica es difícil de administrar, aumenta los costos innecesarios y trae más riesgos de seguridad. 

Más allá de la presión obvia de poder "hacer más con menos", la consolidación de herramientas es todo un desafío. Existen muchos factores que hay que tener en cuenta: desde la identificación de las herramientas que se utilizarán y los costos asociados hasta el impacto empresarial de eliminar ciertas herramientas. 

Por fortuna, sabemos que Lucid, la solución de colaboración visual más completa, puede ayudar. Al estandarizar la colaboración con Lucid, las organizaciones pueden sustituir las soluciones múltiples, puntuales y sencillas para trabajar de forma más rápida, reducir los costos e impulsar los ingresos continuamente. Puedes hacerlo del siguiente modo.

Cómo Lucid ayuda a consolidar herramientas y aumentar la productividad 

Muchas soluciones de colaboración específicas del mercado actual (como Miro, Mural o InVision Freehand) se limitan a lluvias de ideas y reuniones. Así que cuando llega el momento de llevar las ideas a la práctica con planes, flujos de procesos de trabajo y prototipos de arquitectura concretos, los clientes se ven obligados a recurrir a otras soluciones para completar su trabajo. 

La suite de colaboración visual de Lucid es diferente: es la única solución de colaboración visual que ayuda a los equipos a ver y construir el futuro en todas las etapas del flujo de trabajo, desde la ideación hasta la puesta en práctica. Como Lucid cubre todas las necesidades de colaboración, ayuda a reducir la proliferación innecesaria de herramientas de la siguientes formas.

Reemplazamos varias herramientas puntuales dispares 

En promedio, Lucid reemplaza dos herramientas de la pila tecnológica de cada cliente. Antes de usar Lucid, nuestros clientes tenían dificultades para unificar su trabajo de ideación en un tablero virtual y su documentación técnica en una herramienta de diagramación. 

Cuando los equipos necesitaban colaborar en un diagrama de procesos u obtener comentarios sobre una solución técnica, su único recurso era pegar capturas de pantalla estáticas de una herramienta como Microsoft Visio® en un tablero virtual como Miro. Como se puede imaginar, este método resultaba increíblemente ineficiente, creaba más lagunas de conocimiento, aislaba la documentación en silos y ralentizaba el trabajo. 

Como alternativa, la Lucid Suite combina las funciones de diagramación inteligente de Lucidchart y el tablero virtual flexible de Lucidspark en una plataforma segura que los trabajadores pueden usar para colaborar de forma continua a medida que avanzan en las etapas de un trabajo. Además, con capacidades avanzadas como las Actividades Visuales, también se pueden organizar actividades interactivas para recopilar comentarios grupales e identificar rápidamente las opiniones concordantes y discordantes, todo sin salir de Lucid.

"La función de colaboración le ahorra mucho tiempo a nuestra compañía. Con Visio, enviábamos diagramas por correo electrónico de forma constante, por lo que es muy fácil perderse con esa cantidad de mensajes. Ahora somos más eficientes en tiempo y comunicación".
—Alberto, Gerente de Comercialización, Western Union

Además, es fácil moverse entre las etapas de trabajo en Lucidchart y Lucidspark con nuestro lienzo universal. Por ejemplo, los equipos pueden mapear una arquitectura compleja en Lucidchart y, luego, cambiar a Lucidspark con el botón para proponer ideas y colaborar en las mejoras. Los equipos mantienen el contexto y la colaboración en un solo lienzo, asegurando que todos estén alineados de principio a fin

Proporcionamos un panel de administrador central

Mientras los usuarios disfrutan de la comodidad de contar con un espacio centralizado que responde a todas sus necesidades de colaboración, los administradores también se benefician de la facilidad y la seguridad de poder administrar desde de un panel único con Lucid. En esta vista, como administrador, puedes hacer lo siguiente:

• Asegurarte de que cualquier usuario de tu empresa se una automáticamente a una sola cuenta de Lucidchart bajo tu control. 
• Configurar los permisos para compartir y publicar documentos para proteger la información confidencial y asegurarte de que tus cuentas estén seguras. 
• Gestionar la facturación
• Consultar los informes sobre los datos de uso.
• Supervisar las licencias y el acceso de los usuarios, incluidos los usuarios con acceso limitado, para permitir una colaboración segura para todos los empleados, incluso aquellos que no necesitan ni tienen una licencia 
• Gestionar la gobernanza gracias a la capacidad de buscar, ver y administrar todos los documentos en un solo lugar

Al estandarizar la colaboración con Lucid, los administradores solo deben pasar por un proceso de abastecimiento y legal. 

Somos útiles para los casos de uso todo los equipos

Existen distintas necesidades para distintos equipos: por ejemplo, un equipo de marketing necesita una forma sencilla de compartir ideas, mientras que un equipo de ingeniería necesita una solución eficaz para documentar el código. Así es fácil acumular demasiadas herramientas de colaboración. Sin embargo, la Lucid Suite ofrece la facilidad de uso que los equipos no técnicos necesitan y las potentes capacidades de datos y automatización que requieren los equipos técnicos. 

Por ejemplo, con Lucid:

• Los equipos de I+D pueden conectar diagramas complejos a los datos para obtener información instantánea y actualizada.
• Los equipos de comercialización pueden proponer ideas de forma colaborativa, establecer prioridades y programar planes de campaña. 
• Los equipos generales y administrativos pueden superponer datos en los procesos o generar organigramas de forma automática.

Y como Lucid atiende las necesidades de cada equipo, es fácil colaborar y compartir información de manera interfuncional y con todas las partes interesadas relevantes para mantener alineada a toda la organización. 

Lo mejor es que, a medida que los equipos de toda la organización colaboran en diferentes casos de uso en la Lucid Suite, crean orgánicamente un modelo vivo de todas sus ideas, decisiones, procesos y sistemas. Y con Espacios para Equipos es más fácil que nunca crear una única fuente de verdad para permanecer alineados y mantener el impulso, incluso cuando los miembros del equipo van y vienen.

Nos integramos a la perfección con otras herramientas

Aunque Lucid reemplaza varias herramientas de colaboración, no esperamos que reemplace cada caso de uso que puedas encontrar en el lugar de trabajo (como herramientas de gestión de proyectos o software para reuniones). Sin embargo, sabemos que cuando se integra con el resto de tu pila tecnológica, Lucid puede ayudarte a obtener más valor de tus herramientas existentes, ya que aportamos la facilidad y el poder de la colaboración visual a todo tu flujo de trabajo. 

Estos son algunos ejemplos de cómo Lucid puede simplificar el trabajo gracias a su valioso ecosistema de integraciones:

1. Crea una única fuente de verdad insertando documentos de Figma, Google Workspace o Microsoft 365 en tus documentos de Lucid. 
2. Mantén los proyectos en marcha sincronizando tarjetas Lucid con tareas en Asana, Jira, Smartsheet, Azure DevOps y más.
3. Mantén a los equipos alineados de forma asincrónica grabando un video de Loom o Zight (anteriormente CloudApp) dentro de tus documentos de Lucid. 

Ayudamos a los equipos a realizar la transición desde otras herramientas de colaboración 

Lucid facilita la transición desde otras herramientas de colaboración sin interrumpir el trabajo ni perder documentación crítica. Para aquellos que prefieren opciones de autoservicio, Lucid ofrece la importación de tableros para convertir fácilmente tableros de Mural o Miro en tableros de Lucidspark. También puedes importar diagramas de Visio, Gliffy, caj.io y OmniGraffle directamente a Lucidchart para continuar con tus proyectos justo donde los dejaste.

Si buscas un enfoque más práctico, Lucid también cuenta con un experimentado equipo de servicios profesionales para brindar soporte personalizado en la migración y el manejo de cambios. Aprovecha este servicio de guante blanco para transferir todos tus documentos, estructuras (carpetas y organización) y permisos a Lucid sin perder nada.  

La Lucid Suite también es intuitiva y fácil de usar, por lo que los trabajadores pueden aprovechar los beneficios de la colaboración continua sin necesidad de completar una curva de aprendizaje demasiado pronunciada. Además, para aquellos que deseen dominar sus habilidades de colaboración, ofrecemos guías y capacitaciones sobre productos. 

Un estudio describe los beneficios de unificar con Lucid Suite

Usar la Lucid Suite para estandarizar la colaboración empresarial tiene su recompensa, literalmente. Para calcular de cuánto es, le encargamos a Forrester Consulting que haga un estudio Total Economic Impact™. Forrester reunió las respuestas de seis clientes de Lucid en una sola organización global con estructura compuesta no especializada en ningún sector.

Al final de un período de tres años, la organización había dejado de usar por completo las tres herramientas de colaboración anteriores y declarado a la Lucid Suite como su solución de colaboración visual para toda la organización. Estos son los beneficios obtenidos al estandarizar la colaboración con Lucid:

Ahorro de tiempo 

Usar Lucid para todo el trabajo de colaboración significa no más cambios de contexto, menos retrasos en los proyectos e incorporaciones más simples, y todo eso permite ahorrar mucho tiempo. De hecho, gracias a la consolidación de herramientas con Lucid, la organización compuesta logró ahorrar tiempo de la siguiente manera: 

• 344 000 horas gracias a una colaboración sincrónica más eficiente 
• 14 600 horas al evitar reuniones de seguimiento
• 126,000 horas de preparación para ceremonias ágiles 
• 76,0000 horas de capacitación y orientación para nuevos empleados

"Hemos duplicado la capacidad de todos mis equipos el año pasado. Antes, la incorporación duraba probablemente unas 12 semanas. A partir de ahora, con Lucid Suite, dos semanas es el promedio [y] cuatro en el peor de los casos. Hemos tenido 15 empleados [recursos] que se han incorporado más rápido [y] rápidamente [se han puesto] al día de todo el trabajo que hemos hecho [...y que estamos] planificando." — Director sénior de la industria de software

Reducción de costos 

Si el tiempo es dinero, no es de extrañar que la estandarización en la Lucid Suite ahorre dinero a las organizaciones. Forrester descubrió que, al utilizar Lucid Suite como estándar corporativo para la colaboración, la organización combinada consiguió los siguientes ahorros:

• $758 000 en gastos operativos ahorrados en un plazo de tres años.
• $4.1 millones en eficiencia de usuarios en toda la organización 
• $3.2 millones en eficiencia de costos durante ceremonias ágiles 
• $1.4 millones gracias a la incorporación más eficiente de los nuevos empleados 

Al usar Lucid, el gerente de estrategia tecnológica de la industria de los servicios financieros que se entrevistó también redujo el costo de las licencias, eliminó las licencias no utilizadas y evitó la ingeniería innecesaria de los equipos internos que desarrollar sus propias herramientas.

"[Con la Lucid Suite,] hemos dejado de usar tres herramientas de nuestro inquilino. En general, en el espacio de tablero virtual, pudimos reducir nuestros costos en aproximadamente un 30 % de lo que solían ser, así que significa un gran beneficio para nosotros". — Gerente de estrategia tecnológica para servicios financieros, Total Economic Impact de Forrester

Mejor colaboración y experiencia de usuario (con menos recursos)

Lucid Suite no solo ahorra tiempo y dinero a las organizaciones, sino que también a los usuarios les pareció mucho más colaborativa y fácil de usar que sus herramientas de colaboración virtual anteriores. Con capacidades para todo, desde tomar decisiones grupales hasta documentar sistemas complejos, Lucid facilita a los trabajadores innovar, colaborar y lograr sus objetivos. 

Según el gerente de gobernanza de TI de una empresa de biotecnología, el ahorro de costos por usuario solo reflejó parcialmente la reducción de la complejidad de la empresa al estandarizar Lucid. Explicaron:

"No habríamos tenido a tantas personas usándola [la solución anterior] como sí tenemos con Lucidchart y Lucidspark. Adquirimos la versión Enterprise de Lucid Suite, así que ahora es parte de nuestro conjunto de herramientas [organizacional]. Los usuarios se benefician con la Lucid Suite, ya que sus herramientas son más colaborativas que las que solían tener con [la solución anterior]".

Para cuantificar el valor comercial de esta experiencia de colaboración mejorada, Forrester calculó un retorno de la inversión (ROI) del 410 % en tres años con la Lucid Suite. 

La proliferación tecnológica ya no tiene por qué ralentizar aún más tu organización. Con Lucid, puedes consolidar tus herramientas de colaboración, mitigar los riesgos de seguridad, reducir los costos y ayudar a tus empleados a construir el futuro más rápido.