Überbrückung der Lücke im Alignment: Umfrage deckt Schlüsselfaktoren auf, die die Produktivität von Unternehmen beeinflussen

Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, die Produktivität in komplexen, hybriden Arbeitsumgebungen aufrechtzuerhalten. Doch das Problem ist tiefgreifender. Um genau zu verstehen, vor welchen Herausforderungen Unternehmen heute vor allem stehen, gab Lucid eine Umfrage zur Arbeitsplatzkoordination unter etwa 2.200 Wissensarbeitern weltweit in Auftrag.

Dabei haben wir festgestellt, dass viele Unternehmen nicht nur ein Produktivitätsproblem, sondern auch ein Koordinationsproblem haben, was wiederum erhebliche Auswirkungen auf Innovation, Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden hat.

Probleme und Konsequenzen der Koordination

Die Umfrage zeigt, dass viele Unternehmen mit der Koordination zu kämpfen haben. Von den Befragten, die Bedenken zu Projektmängeln äußerten, glauben erstaunliche 37 %, dass ihre Teams nicht aufeinander abgestimmt sind, was zeigt, dass Unternehmen dieses Problem angehen müssen. Ineffektive Kommunikation, die ebenfalls zur schlechten Teamabstimmung beiträgt, wurde als größtes Hindernis für Innovation identifiziert, gefolgt von schlechter Zusammenarbeit und Informationsverlusten zwischen Besprechungen.

Eine weitere wichtige Erkenntnis aus der Umfrage ist, dass manche Koordinationsprobleme darauf zurückzuführen sind, dass Menschen nicht in der Lage sind, die benötigten Informationen zu finden. Die Daten zeigten, dass Mitarbeitende durchschnittlich fünf Stunden pro Woche damit verbringen, nach projektbezogenen Informationen zu suchen. Erschreckenderweise fehlt fast der Hälfte der Unternehmen (47 %) eine standardisierte Methode zur Dokumentenfreigabe in ihrem Technologiestack, was zu Lücken im Informationsaustausch führt. Infolgedessen stellen 45 % der Unternehmen fest, dass nicht alle relevanten Teams auf dem Laufenden gehalten werden, was die Abstimmung untereinander erschwert und den Fortschritt behindert.

Die Folgen einer mangelhaften Koordination sind sowohl für Unternehmen als auch für ihre Mitarbeitenden nachteilig. Fast die Hälfte der Befragten (47 %) berichtete, dass einige Projekte ihre Ziele aufgrund von Koordinationsproblemen nicht erreichen. Es überrascht daher nicht, dass jeder zweite Befragte (50 %) um Zeit für die Abstimmung untereinander bittet, bevor er ein neues Projekt in Angriff nimmt, und 46 % äußern Verärgerung oder Frustration aufgrund von Koordinationsproblemen. Noch besorgniserregender ist, dass talentierte Mitarbeitende Unternehmen aufgrund von Koordinationsproblemen verlassen (36 %).

Mögliche Lösungen

Was können Unternehmen tun, um ihre Teams auf den gleichen Stand zu bringen, wenn sich so viele über mangelhafte Koordination ärgern? Die Antworten aus unserer Umfrage zur Koordination am Arbeitsplatz weisen auf Bereiche hin, in denen sich Unternehmen verbessern können.

Bewertung von Tech-Stacks

Ironischerweise besteht ein Teil des Problems aus der Vielzahl der Produktivitätsanwendungen, die sich in Unternehmen findet. Fast die Hälfte der Befragten (45 %) nutzt fünf oder mehr Produktivitätsanwendungen bei der Arbeit, und 42 % der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen finden es frustrierend, zu viele Tools zur Verfügung zu haben. Statt ihre Tech-Stacks immer komplexer zu gestalten, sollten Unternehmen vorhandene Tools überprüfen, um sicherzustellen, dass diese Anwendungen die Zusammenarbeit effektiv erleichtern, Koordination fördern und Arbeitsabläufe rationalisieren.

Effektivere Gestaltung von Dokumentations- und Brainstorming-Sitzungen

Die Befragten identifizierten eine bessere Dokumentation der Projektziele und des Fortschritts (45 %) als einen Schlüsselfaktor zur Verbesserung der Teamkoordination. Eine klare Dokumentation stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und reduziert Verwirrung. Darüber hinaus fördern effektive Brainstorming-Sitzungen mit klaren nächsten Schritten (34 %) die Abstimmung untereinander und beschleunigen Entscheidungsprozesse.

Die Kraft von Bildern nutzen

Die Ergebnisse zeigen klar, dass visuelle Elemente eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Zusammenarbeit und der Teamkoordination spielen. Überwältigende 69 % der Befragten gaben an, dass visuelle Darstellungen für die Zusammenarbeit äußerst oder sehr wichtig sind, und 30 % der Befragten glauben, dass Visualisierungen der Schlüssel zu einer besseren Abstimmung untereinander und schnelleren Erledigung der Aufgaben sind. Es ist offensichtlich, dass visuelle Zusammenarbeit Teams befähigen kann, komplexe Informationen schnell zu kommunizieren und allen ein gemeinsames Verständnis der Projektziele und des Fortschritts zu vermitteln.

Abschließende Erkenntnisse

Die Umfrageergebnisse zeichnen ein klares Bild der Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei der Koordination in einer hybriden Arbeitsumgebung gegenübersehen. Ineffektive Kommunikation, Informationslücken und die Abhängigkeit von zu vielen Tools beeinträchtigen die Produktivität und Zufriedenheit. 

Es gibt jedoch Hoffnung für Teams, die sich auf eine gemeinsame Linie einigen und die Innovation beschleunigen möchten: Visuelle Zusammenarbeit als Mittel zur Förderung der Teamkoordination. Mit visuellen Hilfsmitteln können Unternehmen ihre Dokumentationsverfahren verbessern, Brainstorming-Sitzungen effizienter gestalten und ein gemeinsames Verständnis von Zielen und Fortschritten fördern. Mit besseren Organisations- und Projektmanagementpraktiken, die visuelle Zusammenarbeit priorisieren, können Unternehmen Koordinationsprobleme lösen und ihr volles Potenzial entfalten.

Methodologie

Vom 21. April bis 2. Mai 2023 führte Researchscape im Auftrag von Lucid Software eine online Umfrage unter 2.196 Wissensarbeitern durch, die aus 5.829 Vollzeitbeschäftigten im Alter von 25 bis 64 Jahren in Unternehmen mit mindestens 10 bis über 10.000 Mitarbeitenden ausgewählt wurden. 

Befragte pro Land:

• Vereinigte Staaten: 1.053
• Vereinigtes Königreich: 317
• Niederlande: 258
• Deutschland: 310
• Australien: 258