De afstemmingskloof overbruggen: Een enquête onthult de belangrijkste factoren die de productiviteit van organisaties beïnvloeden

Veel organisaties hebben moeite om binnen complexe, hybride werkomgevingen productiviteit vast te houden. Maar het probleem gaat verder dan dat. Om te achterhalen met welke uitdagingen organisaties momenteel het meest te maken hebben, heeft Lucid onder ongeveer 2.200 kenniswerkers een wereldwijd onderzoek naar werkplekafstemming laten uitvoeren.

En we ontdekten dat veel organisaties eerder een afstemmingsprobleem dan een productiviteitsprobleem hebben, wat weer een aanzienlijke invloed heeft op innovatie, productiviteit en werktevredenheid.

De uitdaging en gevolgen van afstemming

Uit de enquête blijkt dat veel organisaties worstelen met afstemming. Van de respondenten die zich zorgen maakten over projecttekortkomingen, vindt maar liefst 37% dat teams niet goed zijn afgestemd, wat aangeeft dat organisaties dit probleem moeten aanpakken. Ineffectieve communicatie, wat de afstemming binnen teams negatief beïnvloedt, werd geïdentificeerd als de grootste barrière voor innovatie, gevolgd door slechte samenwerking en informatieverlies tussen vergaderingen.

Een andere belangrijke onthulling uit de enquête is dat sommige uitdagingen rond afstemming voortkomen uit het feit dat mensen de informatie die ze nodig hebben niet kunnen vinden. Uit de gegevens bleek dat men gemiddeld vijf uur per week besteedt aan het zoeken naar informatie in verband met hun projecten. Schokkend genoeg heeft bijna de helft van de organisaties (47%) geen gestandaardiseerde manier om documenten te delen binnen de tech stack, wat leidt tot hiaten in het delen van informatie. Als gevolg hiervan vindt 45% van de organisaties dat niet alle relevante teams op de hoogte worden gehouden, wat de afstemming belemmert en de voortgang hindert.

De gevolgen van slechte afstemming zijn schadelijk voor zowel bedrijven als hun werknemers. Bijna de helft van de respondenten (47%) meldt dat sommige projecten de betreffende doelstellingen niet halen door afstemmingsproblemen, dus het is geen verrassing dat één op de twee respondenten (50%) vraagt om afstemmingsmomenten voordat men aan een nieuw project begint, en 46% geeft aan geïrriteerd of gefrustreerd te zijn als gevolg van verkeerde afstemming. Nog verontrustender is dat getalenteerde medewerkers organisaties verlaten vanwege afstemmingsproblemen (36%).

Mogelijke oplossingen

Als veel mensen negatieve gevolgen ondervinden van slechte afstemming, wat kunnen organisaties dan doen om hun teams op één lijn te krijgen? De antwoorden van onze enquête over afstemming op de werkvloer geven aan op welke gebieden organisaties zich kunnen verbeteren.

Tech stacks evalueren

Ironisch genoeg is een deel van het probleem de enorme hoeveelheid productiviteitsapplicaties die organisaties hebben geïmplementeerd. Bijna de helft van de respondenten (45%) gebruikt vijf of meer productiviteitsapplicaties op het werk, en 42% van de werknemers vindt het frustrerend om te veel tools tot hun beschikking te hebben. In plaats van extra complexiteit toe te voegen aan hun tech stacks, zouden organisaties hun bestaande applicaties opnieuw moeten evalueren om ervoor te zorgen dat die applicaties effectief samenwerken faciliteren, afstemming bevorderen en workflows stroomlijnen.

Documentatie- en brainstormsessies effectiever maken

Respondenten noemden betere documentatie van projectdoelen en -voortgang (45%) als een belangrijke factor voor het verbeteren van de teamafstemming. Duidelijke documentatie zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit en voorkomt verwarring. Bovendien bevorderen effectieve brainstormsessies met duidelijke vervolgstappen (34%) de afstemming en versnellen ze de besluitvorming.

De kracht van visuele elementen benutten

De resultaten van de enquête tonen duidelijk aan dat visuele elementen een cruciale rol spelen bij het verbeteren van samenwerking en teamafstemming. Een overweldigend percentage van 69% van de respondenten gaf aan dat visuele elementen extreem of zeer belangrijk zijn voor samenwerking, en 30% van de respondenten vindt dat visuele elementen de sleutel zijn tot betere afstemming en snellere taakvoltooiing. Het is duidelijk dat visuele samenwerking teams in staat stelt om complexe informatie snel te communiceren, waardoor iedereen een gedeeld begrip krijgt van de projectdoelen en -voortgang.

Belangrijkste conclusies

De resultaten van het onderzoek schetsen een duidelijk beeld van de uitdagingen waarmee organisaties te maken hebben bij het bereiken van afstemming in een hybride werkomgeving. Ineffectieve communicatie, informatiehiaten en afhankelijkheid van een buitensporige diversiteit aan tools belemmeren de productiviteit en tevredenheid. 

Er is echter hoop voor teams die op één lijn willen komen en innovatie willen versnellen: de oplossing ligt in het omarmen van visuele samenwerking als middel om teamafstemming te bevorderen. Door gebruik te maken van visuals kunnen organisaties hun documentatiepraktijken verbeteren, brainstormsessies stroomlijnen en een gedeeld begrip van doelen en voortgang bevorderen. Met betere praktijken op het gebied van organisatie en projectmanagement, die prioriteit geven aan visuele samenwerking, kunnen bedrijven het afstemmingsprobleem overwinnen en hun ware potentieel ontsluiten.

Methodologie

Researchscape heeft in opdracht van Lucid Software een online enquête uitgevoerd onder 2.196 kenniswerkers van 21 april tot 2 mei 2023, en gescreend uit een populatie van 5.829 fulltime medewerkers van 25 tot 64 jaar oud, in organisaties met ten minste 10 tot meer dan 10.000 werknemers. 

Respondenten per land:

• Verenigde Staten: 1.053
• Verenigd Koninkrijk: 317
• Nederland: 258
• Duitsland: 310
• Australië: 258