Si vous êtes très préoccupé par la productivité de votre équipe, rassurez-vous, vous n’êtes pas le seul.
85 % des dirigeants déclarent que le passage au travail hybride a compromis leur confiance dans la productivité des employés.
Certains responsables métier ont tenté de répondre à ces préoccupations en proposant des logiciels de surveillance de la productivité. Toutefois, ces solutions ne font généralement que donner l’impression que la productivité est au rendez-vous, poussant les employés à envoyer des e-mails et à programmer des réunions inutiles dans le seul but d’avoir l’air occupés.
Le fait est que les employés sont soumis aux mêmes problèmes de productivité, qu’ils travaillent au bureau ou à distance. Les réunions inefficaces dont les conclusions ne sont pas claires, les problèmes de mise à jour des documents et les défauts de communication ne disparaîtront pas en rappelant les employés au bureau.
Si vous souhaitez réellement augmenter la productivité (et pas seulement en apparence), vous devez aller plus loin.
Chez Lucid, nous avons constaté que le problème n’est pas que les employés ne passent pas assez de temps sur leur écran ou au bureau. Le problème est qu’ils passent trop de temps à travailler de manière inefficace.
Tout d’abord : qu’entendons-nous par productivité au travail ?
L’une des principales raisons pour lesquelles les organisations imposent une présence sur site et des logiciels de surveillance des employés est qu’elles mesurent la productivité en fonction de l’activité, et non de l’impact.
Et si les données relatives à l’usage du clavier, au nombre d’heures passées au bureau, à la participation à des réunions ou à l’activité liée aux e-mails peuvent indiquer que l’employé est occupé, elles n’indiquent pas nécessairement qu’il est productif.
La productivité au travail doit être considérée comme une activité à fort impact qui produit efficacement une valeur métier tangible, par exemple sous la forme d’une augmentation du chiffre d’affaires, d’une réduction des coûts d’exploitation ou encore d’une amélioration de la satisfaction client. Par conséquent, lorsque les employés passent leur temps à participer à des réunions inefficaces ou à rechercher des informations dans des échanges d’e-mails, il est possible qu’ils soient à la fois incroyablement occupés et absolument non productifs.
Pour évaluer correctement la productivité, les dirigeants doivent fixer des objectifs clairs et mesurer les progrès accomplis. Dans cet article, nous nous concentrerons sur les moyens d’accroître la productivité au travail afin d’aider votre organisation à progresser plus rapidement et plus efficacement vers la réalisation de vos objectifs.
« Mon équipe a des objectifs très précis à atteindre et la manière d’y parvenir n’a pas d’importance, du moment que nous y arrivons. Définissez ensemble les résultats que vous attendez, et laissez l’équipe déterminer de manière autonome la meilleure façon de les atteindre. »
—Dan Lawyer, directeur produit, Lucid
Qu’est-ce qui affecte vraiment la productivité au travail ?
Lucid Software a réalisé une enquête pour connaître les causes profondes des problèmes de productivité et de collaboration au travail. Voici ce que nous avons découvert :
Les employés perdent du temps dans des réunions inefficaces et se découragent par la suite
Les réunions peuvent être un moyen précieux de résoudre des problèmes et de se rapprocher, mais un trop grand nombre d’entre elles sont aujourd’hui soit inutiles, soit mal organisées. Notre étude montre que 34 % des employés estiment que les réunions ne sont pas productives et que 31 % d’entre eux considèrent que la perte d’informations entre les réunions est un obstacle majeur à l’innovation.
Les employés passent trop de temps en réunion à s’efforcer de se comprendre. Et trop souvent, les équipes perdent leur élan après la réunion parce que les conclusions et les mesures à prendre ne sont pas claires.
Les employés ont trop d’outils à leur disposition
Le passage soudain au télétravail il y a quelques années a incité de nombreuses entreprises à adopter de nouveaux outils dans un laps de temps relativement court - trop d’outils, semble-t-il.
Près de la moitié des personnes interrogées (45 %) dans le cadre de notre enquête utilisent cinq applications de productivité ou plus au travail, et 42 % des employés trouvent frustrant d’avoir trop d’outils à leur disposition.
En outre, les différentes équipes de l’entreprise utilisent des outils distincts pour collaborer, ce qui accentue encore le cloisonnement. Près de la moitié des entreprises que nous avons interrogées ne disposent pas d’un outil commun pour partager des documents entre leurs différents logiciels, ce qui entraîne des problèmes de version et des lacunes en termes de compréhension.
Les employés ne peuvent pas trouver les informations dont ils ont besoin
L’information étant disséminée dans différents outils, les employés ont du mal à savoir où trouver les renseignements dont ils ont besoin pour accomplir leur travail de manière efficace.
En effet, ils déclarent passer en moyenne cinq heures par semaine à chercher des informations sur un projet, et 31 % d’entre eux estiment que « savoir où trouver les ressources » est un élément important qui manque à leur processus de projet.
Les employés manquent de clarté en ce qui concerne les objectifs, les plans et l’état d’avancement des projets
45 % des employés estiment que les parties concernées ne sont pas toutes tenues au courant des projets, ce qui entrave les progrès. Et 30 % estiment qu’ils ne disposent pas d’un moyen clair de visualiser les détails d’un projet tels que l’état d’avancement, le processus et les responsables des différentes tâches.
Sans moyen efficace de visualiser ou de comprendre l’avancement d’un projet, les équipes passent trop de temps à chercher à savoir où en est le projet et ce qu’elles doivent faire ensuite, au lieu de contribuer à le faire avancer.
