Si tu ansiedad por la productividad de tu equipo está en su punto más alto, no eres original.

El 85 % de los líderes dice que el cambio al trabajo híbrido ha hecho que sea difícil tener confianza en que los empleados sean productivos.

Algunos líderes empresariales intentaron abordar esta inquietud con software de control de la productividad. Sin embargo, por lo general, estas soluciones sirven solo para aumentar la apariencia de un entorno productivo, presionando a los empleados para que envíen correos electrónicos y programen reuniones innecesarias con el único propósito de parecer ocupados.

Pero aquí está la cuestión: los empleados están sujetos a muchas de las mismas trampas que reducen la productividad, ya sea que trabajen en persona o de forma remota. Las reuniones ineficientes con pasos por seguir poco claros, problemas de versiones en la documentación y errores de comunicación no se resolverán enviando a los empleados de regreso a la oficina. 

Si realmente quieres aumentar la productividad en el lugar de trabajo (y no solo aparentar), debes profundizar un poco más. 

En Lucid, descubrimos que el problema no es que los trabajadores no pasen suficiente tiempo en sus pantallas o reunidos personalmente. El problema es que los trabajadores dedican demasiado tiempo a trabajar de forma ineficiente.

Primero lo primero: ¿a qué nos referimos con la “productividad en el lugar de trabajo”?

Uno de los principales motivos por los que las organizaciones recurren a los mandatos en la oficina y al software de seguimiento de empleados es que miden la productividad por actividad, no por impacto.

Y, aunque las métricas sobre las pulsaciones de teclas, las horas en un escritorio, las reuniones a las que se ha asistido o la actividad de correo electrónico pueden indicar que un empleado está ocupado, no demuestran necesariamente que sea productivo. 

La productividad en el trabajo implica la realización de un trabajo de alto impacto que produzca un valor comercial tangible: mejores ingresos, menos costos operativos, satisfacción del cliente, por nombrar algunos ejemplos. Con esto en mente, cuando los empleados pasan todo su tiempo en reuniones ineficientes o rastreando información en hilos de correos electrónicos, pueden estar increíblemente ocupados y aun así ser increíblemente improductivos.

Para medir la productividad de forma adecuada, los líderes deben establecer objetivos claros y medir el progreso hacia tales objetivos. En este artículo, nos centraremos en abordar formas de aumentar la productividad en el trabajo para ayudar a tu organización a alcanzar sus objetivos con mayor rapidez y eficiencia. 

“En mi equipo, tenemos objetivos muy concretos que queremos alcanzar, y no importa cómo lo consigamos, siempre y cuando lo hagamos. Hay que establecer los resultados esperados en conjunto y dejar que el equipo use su autonomía para determinar la mejor manera lograrlos”.—Dan Lawyer, director de productos, Lucid 

¿Qué afecta realmente la productividad en el trabajo? 

Lucid Software realizó una encuesta para descubrir la causa principal de los desafíos de productividad y de colaboración en el trabajo. Estas son las conclusiones:

Los trabajadores pierden tiempo en reuniones ineficaces e impulso después

Las reuniones pueden ser una forma valiosa de resolver problemas y de conectarse, pero, hoy en día, muchas son innecesarias o están mal organizadas. Nuestra investigación muestra que el 34 % de los trabajadores opina que las reuniones no son productivas, y el 31 % siente que la información perdida entre las reuniones es uno de los principales obstáculos para la innovación. 

Los empleados pasan demasiado tiempo en reuniones solo tratando de ponerse en sintonía. Y muchas veces, los equipos pierden impulso después de una reunión porque los pasos a seguir y los elementos de acción no quedan claros. 

Los trabajadores tienen demasiadas herramientas a su disposición

El cambio repentino a la modalidad de trabajo remoto que ocurrió hace unos años llevó a muchas empresas a adoptar nuevas (y, al parecer, demasiadas) herramientas en un período relativamente corto. 

Casi la mitad de las personas encuestadas (el 45 %) usan cinco o más aplicaciones de productividad en el trabajo, y al 42 % de los trabajadores le resulta frustrante tener demasiadas herramientas a disposición. 

Además, los distintos equipos de las empresas utilizan herramientas diferentes para trabajar en conjunto, lo que intensifica aún más los silos de la organización. Casi la mitad de las organizaciones que encuestamos carecen de una forma estandarizada de compartir documentos a en su pila de tecnología, lo que genera problemas con las versiones y brechas de conocimiento. 

Los trabajadores no pueden encontrar la información que necesitan

Como la información está repartida entre varias herramientas, los trabajadores tienen problemas para saber dónde encontrar los datos que necesitan para hacer su trabajo con eficiencia.

De hecho, comentan que pasan un promedio de cinco horas a la semana buscando información de sus proyectos. Además, el 31 % de ellos siente que “saber dónde buscar los recursos de un proyecto” es un paso importante que no se detalla en los procesos de sus proyectos. 

Los trabajadores no conocen con claridad los objetivos, los planes ni el estado de sus proyectos

El 45 % de los trabajadores considera que no todas las partes involucradas en los proyectos están correctamente informadas y que esto les impide avanzar. Además, el 30 % siente que no tiene una forma clara de visualizar los detalles de los proyectos, como el estado, los procesos o las personas asignadas.

Sin una manera fácil de ver o entender cómo avanza un proyecto, los equipos pasan demasiado tiempo tratando de entender dónde está el proyecto y qué debe suceder después en lugar de hacer avanzar el proyecto. 

Cuatro estrategias para incrementar la productividad en el lugar de trabajo 

¿Cómo puedes abordar los principales obstáculos para la productividad y ayudar a tu organización a centrarse en el trabajo de alto impacto? Empieza con estos pasos: 

Usar elementos visuales para mejorar la claridad de la comunicación

Como el lenguaje humano es impreciso, los equipos pierden mucho tiempo resolviendo malentendidos a través del texto, explicando conceptos complejos o uniéndose a otra reunión más para "estar en la misma página". Puedes ayudar a los equipos a alcanzar un entendimiento mutuo de forma más rápida gracias al poder de los elementos visuales.

Según nuestras investigaciones, los elementos visuales son clave para trabajar de forma más inteligente y con menos esfuerzo: el 69 % de los trabajadores afirma que los elementos visuales son muy o extremadamente importantes para la colaboración, y el 30 % cree que son clave para mejorar la alineación y terminar las tareas más rápido.

Las imágenes pueden transmitir en segundos lo que tardaría horas o varias reuniones para transmitirse mediante texto o comunicación verbal. Además, con plataformas de colaboración visual basadas en la nube, los equipos pueden colaborar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Con la capacidad y las herramientas para visualizar ideas, cronogramas y dependencias, procesos, diagramas técnicos y cualquier otro elemento, los trabajadores pueden pasar menos tiempo poniéndose al día y más tiempo trabajando de forma productiva y con un alto impacto.

Habilitar la colaboración asincrónica 

Si las reuniones les consumen demasiado tiempo a los trabajadores, entonces, efectivamente, reducir la cantidad de reuniones aumentaría la productividad. Sin embargo, los correos electrónicos y los mensajes instantáneos no son reemplazos adecuados para todas las formas de discusión en vivo. 

Para ayudar realmente a tu equipo a ser más productivo, debes crear una estrategia de colaboración asincrónica intencional que combine las herramientas y técnicas adecuadas para ayudar en serio a tus empleados a registrar las opiniones, compartir actualizaciones y mantener el trabajo en marcha sin reuniones. 

Busca una plataforma que proporcione un espacio para que los equipos se mantengan alineados mientras colaboran tanto en tiempo real como de forma asincrónica. Por ejemplo, los equipos que usan Lucid para todos los aspectos de la colaboración centralizan naturalmente la información importante para que todos los miembros del equipo tengan el contexto que necesitan para mantener el nivel de trabajo entre las reuniones.

Revalúa tu pila tecnológica

Para combatir los efectos negativos de la proliferación de herramientas en la productividad, las organizaciones deberán ocuparse de consolidar su pila tecnológica. 

Empieza por identificar formas de unificar herramientas o reducir la superposición en toda la empresa, por ejemplo, mediante plataformas de comunicación o colaboración. Busca herramientas que sean compatibles con una amplia variedad de casos de uso y equipos, tanto técnicos como no técnicos. Por ejemplo, Lucid promueve la colaboración en todo el ciclo de vida de un proyecto y puede reemplazar el uso de varias soluciones específicas y ayudar a las empresas a unificar el trabajo en una plataforma de colaboración integral. 

Como parte de tu evaluación, prioriza las herramientas que se integren bien en otras herramientas. Cuanto más conectado esté el ecosistema que crees, más fácil será para tus empleados encontrar la información que necesitan a fin de mantenerse alineados, tomar decisiones y trabajar de forma eficiente. 

Documentar y centralizar la información clave 

Cuando la información relevante se almacena de forma centralizada y de fácil acceso, los empleados no necesitan dedicar horas a buscar los detalles del proyecto. Crear y mantener la documentación tradicional puede parecer una pérdida de tiempo, por lo que recomendamos otro enfoque. 

Busca formas de crear documentación a medida que trabajas, no como una actividad independiente. Por ejemplo, cuando uses una plataforma de colaboración visual para intercambiar ideas, priorizar y planificar proyectos, crearás naturalmente un repositorio centralizado de toda la información del proyecto. Cualquier miembro del equipo podrá encontrar la información que necesita para comenzar a trabajar más rápido y, si se unen nuevos miembros al equipo, tendrás la documentación adecuada para incorporarlos rápidamente. 

A continuación, elige una herramienta basada en la nube para crear una única fuente de información en donde se aloje toda tu documentación.

Mejora la productividad en el lugar de trabajo con Lucid

Lucid es la única solución integral de colaboración visual que impulsa el trabajo en toda la vida útil del proyecto para cada equipo. Al usar Lucid para todas las necesidades de colaboración, desde las lluvias de ideas y los proyectos de planificación hasta las visualizaciones de arquitectura y procesos complejos, puedes hacer lo siguiente:

• Consolidar las herramientas con una plataforma para la pizarra virtual y la diagramación inteligente.
• Colabora continuamente, tanto en tiempo real como de forma asincrónica.
• Centraliza la documentación para que tu equipo tenga la información que necesita para alinearse.

En otras palabras, Lucid ayuda a tu organización a dedicar menos tiempo a actividades tediosas e ineficientes y más tiempo a las tareas productivas y altamente valiosas.