Se está se sentindo ansioso(a) em relação à produtividade de sua equipe, você não está sozinho(a).

Com a migração para o trabalho híbrido, 85% dos líderes de empresas relataram dificuldades em saber se os funcionários estão sendo produtivos ou não.

Alguns líderes de negócios tentaram responder a essas preocupações com programas de monitoramento de produtividade. Essas soluções, no entanto, normalmente só aumentam a aparência de produtividade, pressionando os funcionários a enviar e-mails e agendar reuniões desnecessárias com o único objetivo de parecer ocupado.

Mas a questão é esta: os funcionários estão sujeitos a muitas das mesmas armadilhas que sugam a produtividade, independentemente de trabalharem de forma presencial ou remota. Reuniões ineficientes com desdobramentos pouco claros, problemas de controle de versão na documentação e falhas de comunicação não serão resolvidos com a volta dos funcionários para os escritórios. 

Se você realmente quer aumentar a produtividade (não apenas a aparência de produtividade) no local de trabalho, você precisa ir além. 

Na Lucid, descobrimos que o problema não é que os trabalhadores não estejam passando tempo suficiente na frente do computador ou pessoalmente. O problema é que os trabalhadores estão gastando muito tempo trabalhando de forma ineficiente.

Primeiro de tudo: o que queremos dizer com produtividade no local de trabalho?

Uma das principais razões pelas as organizações estarem recorrendo a expedientes no escritório e software de monitoramento de funcionários é que elas medem a produtividade por atividade, não pelo impacto das tarefas.

E embora as métricas relacionadas ao pressionamento de teclas, às horas passadas em uma mesa, as reuniões frequentadas ou a atividade de e-mail possam indicar um funcionário ocupado, elas não indicam necessariamente um funcionário produtivo. 

A produtividade do local de trabalho deve ser considerada como um trabalho de grande impacto que produza de forma eficiente valor empresarial tangível: aumento da receita, redução dos custos operacionais ou satisfação do cliente, para citar alguns destes valores. Assim, quando os funcionários passam o tempo todo em reuniões ineficientes ou rastreando informações em conversas por e-mail, eles podem estar muito ocupados e ainda assim serem muito improdutivos ao mesmo tempo.

Para medirem adequadamente a produtividade, os líderes devem definir resultados claros e medir o progresso em relação a esses resultados. Neste artigo, vamos nos concentrar em como aumentar a produtividade no local de trabalho para que a sua organização prossiga de forma mais rápida e eficiente em direção aos objetivos. 

"Minha equipe tem objetivos muito específicos que estamos tentando alcançar, e os meios que utilizamos para alcançá-los não importam, desde que consigamos atingi-los. "Definam juntos os resultados esperados, e permitam que a equipe trabalhe com autonomia para determinar a abordagem mais eficaz de alcançá-los."
—Dan Lawyer, diretor de produtos, Lucid 

O que está realmente afetando a produtividade no local de trabalho? 

A Lucid Software encomendou uma pesquisa para descobrir a principal causa das dificuldades de produtividade e colaboração no local de trabalho. Veja o que descobrimos:

Funcionários estão perdendo tempo e ritmo de trabalho fazendo reuniões infrutíferas

Reuniões podem ser uma maneira valiosa de resolver problemas e se conectar, mas muitas reuniões hoje são desnecessárias ou mal conduzidas. Nossa pesquisa mostra que 34% dos trabalhadores sentem que as reuniões não são produtivas, e 31% sentem que as informações perdidas entre as reuniões são uma das principais barreiras para a inovação. 

Os funcionários passam boa parte do tempo das reuniões apenas buscando o alinhamento entre os participantes. E, muitas vezes, as equipes perdem o pique após a reunião porque os passos seguintes e os itens de ação não são claros. 

Os funcionários têm uma quantidade excessiva de ferramentas à sua disposição

A súbita mudança para o trabalho remoto há alguns anos fez com que muitas empresas adotassem novos programas em um período relativamente curto — programas demais pelo que parece. 

Nosso questionário mostrou que quase metade dos entrevistados (45%) usa pelo menos cinco aplicativos de produtividade no trabalho; e 42% dos funcionários acham ruim ter tantos programas disponíveis. 

Além disso, diferentes equipes na empresa estão usando diversas ferramentas para trabalhar juntas, intensificando ainda mais os silos organizacionais. Quase metade das organizações pesquisadas não tem uma maneira padronizada de compartilhar documentos na pilha de tecnologia, levando a problemas de criação de versões e lacunas de conhecimento. 

Os funcionários não conseguem encontrar as informações de que precisam

Como as informações estão espalhadas por vários programas, os trabalhadores têm dificuldade em saber onde encontrar as informações de que precisam para fazer o trabalho de forma eficaz.

Na verdade, os trabalhadores relataram passar uma média de cinco horas por semana procurando informações sobre o projeto, e 31% sentem que "saber onde ir para obter recursos de projetos" é uma peça importante que falta nos processos de projeto. 

Os trabalhadores não têm clareza em relação a metas, planos e status de projetos

Cerca de 45% de funcionários acreditam que muitos colegas acabam não sabendo de tudo que está acontecendo nos projetos, o que prejudica o andamento dos trabalhos. E 30% sentem que não conseguem visualizar os detalhes dos projetos com clareza, como status, processo ou encarregados.

Sem uma maneira fácil de ver ou entender como um projeto está progredindo, as equipes desperdiçam muito tempo tentando entender onde está o projeto e o que precisa acontecer em seguida, em vez de avançar o projeto. 

Quatro estratégias para aumentar a produtividade no trabalho 

Como você pode enfrentar as maiores barreiras à produtividade e ajudar sua organização a se concentrar em trabalhos de alto impacto? Comece com estas medidas: 

Use recursos visuais para melhorar a clareza da comunicação

Como a linguagem humana é imprecisa, as equipes perdem muito tempo resolvendo mal-entendidos via textos, explicando conceitos complexos ou indo para mais uma reunião para "acertar os ponteiros". Com recursos visuais, você agiliza o entendimento das equipes.

Nossa pesquisa mostra que os recursos visuais são fundamentais para um trabalho mais eficiente. Entre os trabalhadores entrevistados, 69% afirmaram que os recursos visuais são extremamente ou muito importantes para a colaboração, e 30% acreditam que os recursos visuais são a chave para o aumento do alinhamento e a conclusão mais rápida de tarefas.

Recursos visuais podem transmitir em segundos o que textos ou comunicações verbais levariam horas ou várias reuniões para transmitir. E com plataformas de colaboração visual que rodam na nuvem, as equipes podem colaborar em qualquer lugar, a qualquer momento.

Com a capacidade e os programas certos para visualizar ideias, cronogramas e dependências, processos, diagramas técnicos e qualquer outra coisa, os funcionários podem dedicar menos tempo se atualizando e mais tempo em trabalhos produtivos e de grande impacto.

Viabilize a colaboração assíncrona 

Se as reuniões ocuparem muito tempo da sua força de trabalho, então, reduzir o número de reuniões naturalmente aumentaria a produtividade. No entanto, e-mails e mensagens instantâneas não são substituições adequadas para todas as formas de discussão em tempo real. 

Para realmente ajudar sua equipe a ser mais produtiva, você precisa criar uma estratégia de colaboração assíncrona que combine os programas e técnicas certos para realmente ajudar seus funcionários a obter feedback, compartilhar atualizações e manter o trabalho em andamento sem reuniões. 

Procure uma plataforma que ofereça um espaço para as equipes ficarem alinhadas à medida que colaboram em tempo real ou de forma assíncrona. Por exemplo, as equipes que usam a Lucid para todas as necessidades de colaboração centralizam informações importantes de forma natural. Assim todos os membros da equipe têm o contexto necessário para manter o andamento entre as reuniões.

Reavalie sua pilha de tecnologia

Para combater os efeitos negativos do excesso de programas na produtividade, as organizações precisarão encontrar formas de priorizar a consolidação da pilha de tecnologia. 

Comece identificando maneiras de padronizar programas ou reduzir programas com uma mesma função em toda a empresa, como plataformas de comunicação ou colaboração. Dê preferência a programas que ofereçam suporte a uma ampla variedade de casos de uso e equipes — sejam elas técnicas ou não. Por exemplo, como a Lucid promove a colaboração em todo o ciclo de vida do trabalho, ela pode substituir várias soluções pontuais e auxiliar na padronização da empresa por oferecer uma plataforma de colaboração única e abrangente. 

Como parte de sua consideração, priorize programas que façam boa integração com outras ferramentas. Quanto mais conectado for o ecossistema que você criar, mais fácil será para seus funcionários encontrarem as informações necessárias para ficarem alinhados, tomarem decisões e trabalharem com eficiência. 

Documente e centralize informações importantes 

Quando informações importantes são armazenadas de forma centralizada e com fácil acesso, os funcionários não precisam perder horas procurando informações sobre o projeto. Pode parecer uma perda de tempo criar e manter documentação tradicional, por isso recomendamos uma abordagem diferente. 

Procure maneiras de criar documentação enquanto trabalha, não como uma atividade separada. Por exemplo, ao usar uma plataforma de colaboração visual para debater, priorizar e planejar projetos, você naturalmente criará um repositório centralizado de todas as informações do projeto. Qualquer membro da equipe pode encontrar as informações necessárias para entrar no trabalho mais rapidamente e, se novos membros da equipe ingressarem, você terá a documentação certa para integrá-los rapidamente. 

Depois, escolha um programa que roda na nuvem para criar uma fonte central de informações que hospede toda a sua documentação.

Aumente a produtividade no local de trabalho com a Lucid

A Lucid é a única solução de colaboração visual de ponta a ponta que impulsiona o trabalho em todo o ciclo de vida do projeto, para todas as equipes. Ao usar a Lucid para todas as necessidades de colaboração, desde o brainstorming de ideias e o planejamento de projetos até a visualização de arquitetura e processos complexos, você pode:

• Consolidar os programas com uma plataforma para quadro branco virtual e diagramação inteligente.
• Colaborar continuamente, em tempo real e de forma assíncrona.
• Centralizar a documentação para que sua equipe tenha as informações para se alinharem.

Em outras palavras, a Lucid ajuda sua organização a gastar menos tempo em atividades trabalhosas e ineficientes e mais tempo em trabalhos produtivos e de alto valor.