Se está se sentindo ansioso(a) em relação à produtividade de sua equipe, você não está sozinho(a).
Com a migração para o trabalho híbrido, 85% dos líderes de empresas relataram dificuldades em saber se os funcionários estão sendo produtivos ou não.
Alguns líderes de negócios tentaram responder a essas preocupações com programas de monitoramento de produtividade. Essas soluções, no entanto, normalmente só aumentam a aparência de produtividade, pressionando os funcionários a enviar e-mails e agendar reuniões desnecessárias com o único objetivo de parecer ocupado.
Mas a questão é esta: os funcionários estão sujeitos a muitas das mesmas armadilhas que sugam a produtividade, independentemente de trabalharem de forma presencial ou remota. Reuniões ineficientes com desdobramentos pouco claros, problemas de controle de versão na documentação e falhas de comunicação não serão resolvidos com a volta dos funcionários para os escritórios.
Se você realmente quer aumentar a produtividade (não apenas a aparência de produtividade) no local de trabalho, você precisa ir além.
Na Lucid, descobrimos que o problema não é que os trabalhadores não estejam passando tempo suficiente na frente do computador ou pessoalmente. O problema é que os trabalhadores estão gastando muito tempo trabalhando de forma ineficiente.
Primeiro de tudo: o que queremos dizer com produtividade no local de trabalho?
Uma das principais razões pelas as organizações estarem recorrendo a expedientes no escritório e software de monitoramento de funcionários é que elas medem a produtividade por atividade, não pelo impacto das tarefas.
E embora as métricas relacionadas ao pressionamento de teclas, às horas passadas em uma mesa, as reuniões frequentadas ou a atividade de e-mail possam indicar um funcionário ocupado, elas não indicam necessariamente um funcionário produtivo.
A produtividade do local de trabalho deve ser considerada como um trabalho de grande impacto que produza de forma eficiente valor empresarial tangível: aumento da receita, redução dos custos operacionais ou satisfação do cliente, para citar alguns destes valores. Assim, quando os funcionários passam o tempo todo em reuniões ineficientes ou rastreando informações em conversas por e-mail, eles podem estar muito ocupados e ainda assim serem muito improdutivos ao mesmo tempo.
Para medirem adequadamente a produtividade, os líderes devem definir resultados claros e medir o progresso em relação a esses resultados. Neste artigo, vamos nos concentrar em como aumentar a produtividade no local de trabalho para que a sua organização prossiga de forma mais rápida e eficiente em direção aos objetivos.
"Minha equipe tem objetivos muito específicos que estamos tentando alcançar, e os meios que utilizamos para alcançá-los não importam, desde que consigamos atingi-los. "Definam juntos os resultados esperados, e permitam que a equipe trabalhe com autonomia para determinar a abordagem mais eficaz de alcançá-los."
—Dan Lawyer, diretor de produtos, Lucid
O que está realmente afetando a produtividade no local de trabalho?
A Lucid Software encomendou uma pesquisa para descobrir a principal causa das dificuldades de produtividade e colaboração no local de trabalho. Veja o que descobrimos:
Funcionários estão perdendo tempo e ritmo de trabalho fazendo reuniões infrutíferas
Reuniões podem ser uma maneira valiosa de resolver problemas e se conectar, mas muitas reuniões hoje são desnecessárias ou mal conduzidas. Nossa pesquisa mostra que 34% dos trabalhadores sentem que as reuniões não são produtivas, e 31% sentem que as informações perdidas entre as reuniões são uma das principais barreiras para a inovação.
Os funcionários passam boa parte do tempo das reuniões apenas buscando o alinhamento entre os participantes. E, muitas vezes, as equipes perdem o pique após a reunião porque os passos seguintes e os itens de ação não são claros.
Os funcionários têm uma quantidade excessiva de ferramentas à sua disposição
A súbita mudança para o trabalho remoto há alguns anos fez com que muitas empresas adotassem novos programas em um período relativamente curto — programas demais pelo que parece.
Nosso questionário mostrou que quase metade dos entrevistados (45%) usa pelo menos cinco aplicativos de produtividade no trabalho; e 42% dos funcionários acham ruim ter tantos programas disponíveis.
Além disso, diferentes equipes na empresa estão usando diversas ferramentas para trabalhar juntas, intensificando ainda mais os silos organizacionais. Quase metade das organizações pesquisadas não tem uma maneira padronizada de compartilhar documentos na pilha de tecnologia, levando a problemas de criação de versões e lacunas de conhecimento.
Os funcionários não conseguem encontrar as informações de que precisam
Como as informações estão espalhadas por vários programas, os trabalhadores têm dificuldade em saber onde encontrar as informações de que precisam para fazer o trabalho de forma eficaz.
Na verdade, os trabalhadores relataram passar uma média de cinco horas por semana procurando informações sobre o projeto, e 31% sentem que "saber onde ir para obter recursos de projetos" é uma peça importante que falta nos processos de projeto.
Os trabalhadores não têm clareza em relação a metas, planos e status de projetos
Cerca de 45% de funcionários acreditam que muitos colegas acabam não sabendo de tudo que está acontecendo nos projetos, o que prejudica o andamento dos trabalhos. E 30% sentem que não conseguem visualizar os detalhes dos projetos com clareza, como status, processo ou encarregados.
Sem uma maneira fácil de ver ou entender como um projeto está progredindo, as equipes desperdiçam muito tempo tentando entender onde está o projeto e o que precisa acontecer em seguida, em vez de avançar o projeto.
