職場の生産性を実際に向上させる方法

チームの生産性や職場の効率にまつわる不安がこれまでにないほど高まっているのはあなただけではありません。

85%のリーダーがが、ハイブリッド勤務へのシフトにより、従業員の生産性を信頼することが難しくなっていると回答しています。

一部のビジネスリーダーは、生産性モニタリングソフトウェアでこれらの懸念に対処しようとしています。しかし、これらの解決策は生産性向上の印象を高めるだけで、忙しそうに見せるためだけにメールを送り、不要な会議をスケジュールするよう従業員に圧力をかけるだけです。

問題は、従業員が、オフィス勤務であろうとリモート勤務であろうと、同じように生産性を低下させる罠にはまりやすいという点にあります。従業員をオフィスに戻しても、次のステップが不明確な非効率な会議、文書のバージョン管理の問題、ミスコミュニケーションは解決しません。

職場で (見せかけだけでなく) 実際に生産性を高めたいなら、もっと深く掘り下げる必要があります。

Lucid では、従業員が画面を見る時間や対面する時間が足りないことが問題なのではなく、非効率的な作業に時間を費やしすぎていることが問題の本質だと気づきました。

そもそも、職場の生産性とは何を指すのでしょうか。

組織がオフィス勤務の義務化や従業員追跡ソフトウェアに頼る主な理由の1つは、生産性をインパクトではなくアクティビティで測定しているためです。

また、キーストローク、デスクでの時間、出席した会議、メールでのアクティビティに関する指標は従業員が忙しくしていることを示しても、その生産性の高さを示すわけではありません。

職場の生産性は、増収、運用コストの削減、顧客満足度など、効率的に具体的なビジネス価値を生み出すインパクトの高いの仕事と捉えるべきです。したがって、従業員が非効率な会議 やメールの情報収集に時間を費やしているようだと、非常に忙しく、かつ非常に非生産的となる可能性があります。Asana が実施した調査によると、従業員はアクティビティに勤務時間の60%を費やしており、それが有意義な仕事にかける時間を奪っています。

生産性を正確に評価するため、リーダーは明確な成果目標を設定し、その進捗を測定すべきです。この記事では、職場の効率と生産性を高め、組織が目標に向かってより早く前進できるよう支援する方法に焦点を当てます。

「私が所属するチームの目標は非常に具体的です。そこにたどり着くための方法は重要ではありません。たどり着けさえすればいいからです。期待する結果を一緒に決め、チームが自律性持って最適な方法を決めるのです。」
—Lucid 最高製品責任者、Dan Lawyer

職場の生産性に大きな影響を与える要素とは何なのでしょうか？

Lucid Software は、職場における生産性とコラボレーションの課題の根本原因を探る委託調査を実施しました。調査で判明した内容は以下の通りです。

労働者は非効率な会議で時間を無駄にし、その後の勢いを失っている

会議は問題解決やつながり構築の貴重な手段になり得ますが、今日では多くの会議が無駄だったり、ファシリテーションが不十分だったりしています。調査によると、34%の従業員が会議を生産的でないと感じ、31%が会議の間で情報が失われることがイノベーションの最大の障壁だと感じています。

従業員は、ただ認識を統一するためのだけに会議に多くの時間を費やしています。そして、次のステップやアクションアイテムが明確でないため、チームが勢いを失う事例があまりに多いのが事実です。

労働者が自由に使えるツールが多すぎる

数年前の突然のテレワークへのシフトは、多くの企業が比較的短期間で新しいツールを導入するきっかけとなりましたが、どうやらそのツールが多すぎたようです。

調査によれば、回答者のほぼ半数 (45%) が職場で5つ以上の生産性向上アプリケーションを使用しており、42%の従業員はツールが多すぎることにフラストレーションを感じています。

さらに、社内のさまざまなチームがさまざまなツールを使用して連携しているため、組織のサイロ化がさらに深刻化しています。調査組織のほぼ半数で技術スタック全体で文書を共有するための標準化された方法がなく、バージョン管理の問題や知識のギャップにつながっています。

労働者が必要な情報を見つけられない

情報がさまざまなツールに分散しているため、仕事を効果的に行うために必要な情報をどこで見つければよいのか分からないことが多くなります。

実際、労働者は週に平均5時間をプロジェクト情報を探すことに費やしており、31%が「プロジェクトリソースをどこで入手すればよいか把握すること」がプロジェクトプロセスに欠けている重要な要素だと感じています。

労働者が目標、計画、プロジェクトの進捗状況を明確に把握していない

45％の労働者が、すべての関係者がプロジェクトの最新情報を把握しているわけではなく、それが進行を妨げていると感じています。また、30％は、ステータス、プロセス、担当者などのプロジェクトの詳細を視覚化する明確な方法が欠けていると感じています。

プロジェクトがどのように進行しているかを簡単に確認・理解する方法がなければ、チームはプロジェクトを実際に前進させるのではなく、プロジェクトの現状と次に何が必要かを理解しようとすることに多くの時間を費やすことになります。

職場の生産性を高める方法

生産性を妨げる最大の障壁に対処し、組織がインパクトの大きい仕事に集中できるようにするには、次の手順から始めてみましょう。

ビジュアルを使ってコミュニケーションの明確さを向上

言葉による表現は不正確なため、チームは文章での誤解を解いたり、複雑な概念を説明したり、「認識のすり合わせ」のための会議に出たりするのに多くの時間を無駄にしています。ビジュアルの力を利用すれば、チームで共通の理解により早く到達できるようになります。

当社の調査によると、ビジュアルはよりハードにではなく、よりスマートに働くための鍵となります。69%の従業員が、ビジュアルはコラボレーションにとって極めて重要または非常に重要だと回答しており、30%はビジュアルが意思の整合性を高め、タスクをより早く完了させる鍵だと考えています。

テキストや口頭でのコミュニケーションでは何時間もかかったり、何度も会議を開いたりしなければ伝えられないことも、ビジュアルなら数秒で伝えられます。また、クラウドベースの ビジュアルコラボレーションプラットフォームを使えば、チームはいつでもどこからでもコラボレーションできます。

Constellation Research の報告書「2024年のビジュアルコラボレーションの先行トレンド」によれば、

「最近の研究によると、ビジュアルコラボレーションプラットフォームを利用する企業は、通常、労働者の生産性が20%向上し、意思決定が15%速くなることが明らかになっています。本レポートのために実施された顧客インタビューでは、通常の会議時間が最大3分の1 (33%) 短縮されることも示されています。」

アイデアやスケジュール、依存関係、プロセス、技術図などを視覚化できる機能とツールにより、労働者は最新情報に追いつく時間を減らす代わりに、インパクトの高い生産的な仕事により多くの時間を割くことができます。

非同期コラボレーションを可能に

会議が従業員の時間を過度に奪っている場合、当然のことながら、会議の回数を減らすことで生産性が向上する可能性があります。しかし、メールやインスタントメッセージは、あらゆる形式のライブディスカッションの代替にはなりえません。

チームの生産性を真に向上させるには、フィードバックを収集し、最新情報を共有し、会議なしでも勢いを維持して作業を進めるための適切なツールと手法を組み合わせた、意図的な非同期コラボレーション戦略を構築する必要があります。

リアルタイムと非同期の両方でコラボレーションを行いながら、チームの連携を維持できるスペースを提供するプラットフォームを探しましょう。例えば、Lucid をあらゆるコラボレーションニーズに活用しているチームは、重要な情報を一元管理できるため、会議の合間にチームメンバー全員が必要な情報を共有し、作業の進捗状況を把握できます。

チームハブがあれば、全員が場所やタイムゾーンに関係なく、答えを見つけ、プロジェクトの状況を確認し、貢献し、協力することができます。

技術スタックを再評価

ツールの無秩序な増加は生産性にとって悪影響となるため、組織は技術スタックの統合方法を優先的に検討する必要があります。

まずは、コミュニケーションやコラボレーションのプラットフォームなど、ビジネス全体でツールを標準化したり、重複を減らしたりする方法を特定することから始めます。技術系、非技術系を問わず、多彩なユースケースやチームをサポートできるツールを探します。例えば、Lucid は業務ライフサイクル全体にわたってコラボレーションを促進するため、複数のポイントソリューションの代替手段として利用でき、1つの包括的なコラボレーションプラットフォームでビジネスを標準化できます。

検討の過程では、他のツールとうまく連携できるツールを優先します。緊密に連携するエコシステムを作るほど、従業員は連携を維持し、意思決定を行い、効率的に働くために必要な情報を見つけやすくなります。

文書を一元管理

重要な情報が一元的に保存され、簡単にアクセスできれば、従業員がプロジェクトの詳細を探すのに何時間も無駄にする必要はありません。従来の文書作成は作成と維持に時間がかかると感じられることがあるため、異なるアプローチをおすすめします。

特別に時間を取るのではなく、作業のついでに文書を作成する方法を探しましょう。例えば、ビジュアルコラボレーションプラットフォームを使ってブレインストーミング、優先順位付け、計画を行うと、自然とすべてのプロジェクト情報の集中リポジトリが作成されます。どのチームメンバーでも必要な情報を見つけてより早く仕事に取り入れることができ、新しいメンバーが加わっても迅速にオンボーディングできる適切な文書を用意できます。

次に、クラウドベースのツールを選択し、すべての文書を保管する信頼できる唯一の情報源 (SSOT) を作成します。SSOT を構築することで、チームの生産性や整理された状態を保つことができ、最高の仕事を遂行することに集中できます。

Lucid で職場の生産性を向上

Lucid は、あらゆるチームのプロジェクトライフサイクル全体にわたる作業を強化する唯一のエンドツーエンドのビジュアルコラボレーションソリューションです。アイデアのブレインストーミングやプロジェクトの計画から複雑なアーキテクチャやプロセスの視覚化まで、コラボレーションのあらゆるニーズに Lucid を使用することで、次を実現できます。

• ツールを1つのプラットフォームに統合してオンラインホワイトボードとインテリジェントな図を作成する。
• ビジュアルを使ってコミュニケーションを改善することで理解を深める。
• リアルタイムでも非同期でも継続的にコラボレーションする。
• 文書を一元化して、チームが方向性を合わせるために必要な情報を入手できるようにする。

言い換えれば、Lucid は、組織が煩雑で非効率的な活動に費やす時間を減らし、生産的で価値の高い仕事のための時間を増やすのに役立ちます。