O que é gestão de mudanças e por que ela é uma necessidade para as organizações hoje?

Apenas 12% das transformações empresariais atingem seu objetivo original. Por quê? Porque mudar o comportamento humano é difícil.

A primeira lei de Newton, o princípio da inércia, afirma que um corpo em repouso permanecerá em repouso (ou pelo menos em seu movimento uniforme) a menos que seja diretamente afetado por outra força. Pode-se especular que a gestão de mudanças se encaixaria perfeitamente no repertório de Sir Isaac Newton se ele ocupasse hoje uma posição de liderança organizacional.

Então o que é a gestão de mudanças?

Em termos simples, a gestão de mudanças é o processo de planejar, orientar e implementar estrategicamente mudanças dentro de um grupo ou organização. 

A gestão de mudanças enfrenta uma batalha árdua contra a inércia, além de muitas variáveis (processos, ferramentas, técnicas e muito mais) que podem sair do controle da organização se não forem orquestradas corretamente. Independentemente do modelo de gestão de mudanças que uma empresa decida usar, o denominador comum entre todos eles são as pessoas.

Uma gestão de mudanças bem-sucedida requer comunicação frequente e clara entre uma organização e seu pessoal. Assim, uma parte essencial da gestão de mudanças organizacionais é não só gerenciar todas as engrenagens, mas também compreender como as pessoas processam as mudanças e comunicar essas mudanças de forma adequada.

Disrupção se tornou um termo popular recentemente no contexto das startups e empresas que desafiam o que está estabelecido, mas o objetivo da gestão de mudanças é minimizar a disrupção ocasionada pela transformação de uma empresa, seja ela grande ou pequena.

Tipos de gestão de mudanças

De acordo com a Harvard Business Review, a maioria dos tipos de esforços de gestão de mudanças nas empresas varia desde mudanças adaptativas menores (como aprimorar um processo existente) até mudanças transformacionais em grande escala (como reformulações da estratégia ou estrutura de uma empresa).

Algumas mudanças comuns que as organizações enfrentam hoje em dia giram em torno da transformação digital, transformação ou otimização de processos, reestruturação organizacional, implementação de novas tecnologias (como IA), adaptação a modelos de trabalho híbridos ou fusões e aquisições.

Algumas das principais áreas abordadas pela gestão de mudanças são:

• Estratégia e visão
• Sistemas e ferramentas
• Processos
• Estrutura da empresa
• Funções de trabalho

Benefícios da gestão de mudanças

Mas por que uma gestão de mudanças organizacionais eficaz é importante?

A gestão de mudanças pode diferenciar as organizações que entregam valor de forma rápida e contínua daquelas que ficam para trás em relação à concorrência. Aqui estão alguns dos principais benefícios da gestão de mudanças:

• Maior agilidade e inovação: a gestão de mudanças permite que as organizações respondam rapidamente às mudanças do mercado, por exemplo, as alterações das preferências dos clientes ou o surgimento de novas tecnologias, como a IA.

• Maior produtividade: uma abordagem eficaz de gestão de mudanças garante que toda a organização esteja alinhada não apenas em relação ao que está mudando, mas também em relação a como essa mudança ocorrerá. Com planos claros em vigor, as equipes sabem como concentrar seu tempo nas atividades de maior impacto. 

• Melhoria no ânimo dos colaboradores: a gestão de mudanças se concentra na comunicação e no feedback dos colaboradores ao longo de todo o processo, por isso, pessoas que estão em organizações que priorizam a gestão de mudanças têm maior probabilidade de se sentirem engajadas e entusiasmadas com a transição.

Desafios da gestão de mudanças

A gestão de mudanças é, por natureza, altamente complexa. A estrutura de uma empresa é como uma teia de aranha: quando se mexe em um canto, toda a teia sente a mudança. Cada parte, cada equipe e cada pessoa em uma empresa afetam umas às outras. Faz sentido, então, que coordenar mudanças eficazes não seja fácil. 

Alguns dos maiores desafios para uma gestão de mudanças eficaz incluem:

• Gestão da fadiga de mudança: com a obrigação de voltar a trabalhar presencialmente, os avanços em IA e outras condições em constante mudança, a força de trabalho moderna tem vivido em um estado de quase constante transformação nos últimos anos. E há dados: 77% dos líderes de RH relatam que mudanças organizacionais recentes levaram ao burnout. Isso indica que os líderes precisarão ser intencionais na forma como lidam com a fadiga de mudança.  

• Comunicação das mudanças: conseguir o engajamento de todas as equipes da empresa exige mais do que um único e-mail para toda a organização. Pode ser necessário comunicar a mudança em diversos canais internos, como reuniões gerais, e fornecer documentação clara e acessível sobre metas e prazos. 

• Implementação das mudanças: planejar o que precisa ser alterado em toda a empresa — sejam processos, seja a estrutura organizacional — exige muita coordenação. Para garantir que as mudanças sejam implementadas com sucesso, é preciso ter a respeito de quando as mudanças são necessárias e a respeito de quem é responsável por cada aspecto da mudança.

As aranhas constroem as teias do jeito que constroem porque querem saber imediatamente o que está por vir. Com as pessoas não é diferente. Como humanos, somos naturalmente avessos e programados contra as mudanças.

As 5 etapas da gestão de mudanças organizacionais

Há algumas formas de se preparar quando você percebe mudanças no futuro da sua organização. Os estágios básicos da gestão de mudanças são:

1. Analisar
2. Projetar
3. Implementar
4. Gerenciar
5. Avaliar

Embora os detalhes de cada uma dessas etapas possam variar de empresa para empresa, eles ajudam a delinear um plano de ação organizacional. Para evitar que a fase de análise se torne muito complexa, você pode criar sua própria lista com perguntas a serem feitas no que se refere à gestão de mudanças, por exemplo:

• Por que essa mudança está acontecendo?
• Qual é o cronograma previsto?
• Quais são os nossos principais desafios?
• Como comunicamos essa mudança?
• Como será o nosso roadmap?

Ter perguntas separadas para cada uma das etapas acima pode fazer com que uma tarefa complexa pareça alcançável instantaneamente.

"Para os líderes, uma das coisas mais impactantes é expor seus argumentos a favor da mudança, descrever tudo detalhadamente para suas equipes e fazer com que todos apoiem a ideia. É isso que faz a mudança ser atrativa."

—Jeff Rosenbaugh, diretor sênior de serviços profissionais da Lucid

Na gestão de mudanças, a transparência é essencial.

Um dos maiores inimigos da mudança é o medo. Ninguém gosta de ser o último a saber. Além disso, a incerteza em relação a uma mudança iminente pode se espalhar rapidamente por toda a organização. O antídoto para o medo é a informação correta e no momento certo. Mantenha as equipes e os colaboradores a par em todas as etapas da implementação de uma mudança em larga escala.

 Aqui estão alguns elementos fundamentais que podem ser compartilhados ao longo da sua estratégia de gestão de mudanças:

Visão estratégica

Você pode saber por que está implementando a mudança, mas será que o resto da organização sabe? É possível ajudar as equipes a aderirem à mudança ao falar abertamente sobre os objetivos e os benefícios (inclusive quais problemas a mudança resolve ou quais novas oportunidades ela apresenta). 

Mapas de estado atual e estado futuro

É possível criar mapas de processos na Lucid para descrever cada etapa da implementação, assim, todos os colaboradores podem compreender claramente o que vai acontecer e quando vai acontecer. Além disso, se a mudança envolver a modificação de um processo existente, com a Lucid, você consegue mostrar o processo atual e o novo processo para ajudar os funcionários a entender os benefícios da mudança.

Planos do projeto

Para construir confiança com as equipes e garantir uma transição tranquila, uma opção é deixar visíveis os principais marcos, dependências e planos durante todo o processo de mudança. Na Lucid, é possível sincronizar seu planejamento visual de projetos com programas de gerenciamento de tarefas como o Jira, o Asana ou o Smartsheet e, assim, manter as equipes alinhadas à medida que os planos progridem.

Seu pessoal é a chave para o sucesso da gestão de mudanças

Sim, mudar pode ser difícil, mas a mudança é natural e, mais importante, crucial para o crescimento de uma organização. Uma liderança forte combinada com comunicação clara funciona como um catalisador da mudança a nível individual. Quando as equipes têm uma compreensão precisa e bem-informada sobre as mudanças que estão acontecendo e seu impacto, podem se tornar defensoras dessas mudanças — e esse é o tipo de impulso que beneficia qualquer organização.