Como criar uma estrutura analítica do projeto (EAP) e por que ela é importante

O que é a estrutura analítica do projeto?
A estrutura analítica do projeto (WBS) é uma ferramenta de gestão de projetos utilizada para definir e gerenciar as entregas do projeto. O WBS é uma estrutura hierárquica que divide atividades complexas em entregas menores (normalmente chamadas de pacotes de trabalho, tarefas, subtarefas ou elementos terminais), facilitando a tarefa de avaliar, atribuir e acompanhar o trabalho, além de mostrar a relação das partes entre si.

Enquanto a maioria das ferramentas de gestão de projetos se concentra em ações planejadas, as WBS trabalham com resultados planejados. A estrutura analítica do projeto organizada com critério pode ajudar o gerente de projeto a supervisionar com mais eficiência a conclusão de tarefas complicadas dentro do projeto. Com a WBS com tarefas mensuráveis e claramente definidas, a gerência do projeto atribui custos e prazos precisos ao projeto, além de simplificar o planejamento e o monitoramento dos projetos. 

Elementos para uma estrutura analítica do projeto eficiente

Quando construída com critério, a WBS pode facilitar a atribuição e o acompanhamento de vários elementos do projeto. Para maximizar sua eficácia, a estrutura analítica do projeto deve apresentar os seguintes atributos:

• Definido: a WBS deve ser apresentada de forma clara para que todos os envolvidos no projeto consigam entendê-la com facilidade.
  Fácil de estimar: a duração das tarefas, o custo e os recursos necessários são incluídos para estimar o custo e o tempo necessários para conclusão do projeto.
• Gerenciável: para reforçar a responsabilização, é fundamental que cada pacote de trabalho tenha um responsável claro (uma equipe ou pessoa específica) e possa ser concluído dentro de um período de acompanhamento.
  Mensurável: a WBS deve incluir datas de início e conclusão e marcos possíveis de avaliar para medir o progresso corretamente.
• Flexível: a estrutura dela deve acomodar pequenas alterações, como alterações nos prazos ou a inclusão de tarefas. No entanto, um dos objetivos da estrutura analítica do projeto também é oferecer uma imagem antecipada e completa das entregas esperadas, para evitar o retrabalho ou o "scope creep" (alteração descontrolada do escopo do projeto).

Siga estas orientações para que a estrutura analítica do projeto seja uma ferramente prática no gerenciamento dos projetos:

• Entre em detalhes. Descreva as entregas do projeto da maneira o mais detalhada possível e utilize verbos para comunicar a tarefa. Como referência prática, muitas equipes aplicam a regra "8/80", mantendo cada pacote de trabalho dimensionado em cerca de 8–80 horas de trabalho (ou não mais do que cerca de 10 dias ou um período de monitoramento padrão, dependendo da sua organização).
• Veja se a EAP está correta. Todas as entregas, prazos e recursos devem estar corretamente registrados no layout visual.
• Inclua atividades de apoio. Lembre-se de que sua WBS leva em consideração atividades como treinamento e testes, além de lançamentos e implementação de produtos ou serviços. Inclua atividades de trabalho que sejam processuais e fora do escopo de TI, como documentação e revisões, na sua estrutura de trabalho.
• Confira os pacotes do projeto. Crie seus pacotes de trabalho de formas completamente independentes de outros pacotes de trabalho. É importante que não haja tarefas duplicadas na estrutura. Essa recomendação obedece a duas diretrizes amplamente utilizadas: a "regra dos 100%" (sua WBS captura 100% do escopo do projeto e nada a mais) e a "exclusividade mútua" (nenhuma entrega ou subtarefa aparece duas vezes, impedindo a contagem dupla de trabalho, custo ou tempo).
• Concentre-se nos resultados. Mantenha a estrutura concentrada em entregas e marcos mensuráveis em vez de listas de ações (por exemplo, "sistema de freios" em vez de "calibrar pastilhas de freio").
  Busque a profundidade certa. Em geral, os diagramas da WBS costumam ter três níveis hierárquicos, mas determinadas áreas podem precisar de mais níveis para facilitar o planejamento e o controle das atividades.

Tipos de estruturas analíticas de projetos

Existem dois tipos de estrutura analítica do projeto bastante utilizados na gestão de projetos: a WBS voltada para processos e a WBS voltada para entregas. Diferente do que se acredita, ambas as estruturas podem (e devem) ser utilizadas para definir o escopo do projeto. Juntas, elas apresentam informações específicas e valiosas sobre o processo de gestão de projetos.

Estrutura analítica do projeto voltada para processos

A WBS voltada para processos define os passos, fases de trabalho ou funções do projeto. Este tipo de WBS se concentra nas etapas que precisam ser realizadas dentro das disciplinas individuais para conclusão do projeto e geralmente expressa elementos individuais na forma verbal.

O benefício de utilizar a WBS baseada em processos, em conjunto com a WBS baseada em entregas é que ela oferece um detalhamento completo do trabalho sob a perspectiva funcional, proporcionando uma visão mais coerente do escopo do projeto. Ela pode ser utilizada também para garantir o estabelecimento de processos de alta qualidade em todo o seu projeto.

Estrutura analítica do projeto voltada para entregas

A WBS voltada para entregas define o projeto no que diz respeito a seus componentes de entrega tangíveis. As entregas normalmente são um componente ou item físico necessário para conclusão de todo o projeto.
As estruturas analítica do projeto baseadas em entregas são especialmente úteis para ajudar os gerentes de projeto a ver o escopo completo do projeto e entender a relação de cada entrega com as demais. Elas podem oferecer também um resumo natural do trabalho para vários níveis de gestão, permitindo estimativas mais precisas de custos e recursos.

Quem usa as estruturas analíticas de projetos?

As estruturas analíticas do projeto podem ser utilizadas em várias situações, resultando em um projeto organizado e bem-sucedido. Além de ajudar o gerente de projetos, a estrutura analítica do projeto beneficia os seguintes tipos de usuários e funções:

• Diretores de contas: os diretores de contas utilizam uma WBS para demonstrar aos clientes o progresso do projeto e destacar, inclusive, os obstáculos do projeto. Elas podem ser utilizadas também para alinhar as equipes da conta e os clientes no que diz respeito às entregas do projeto.
• Planejadores de eventos: com todas as partes móveis dos eventos, a WBS pode ajudar a rastrear com eficiência as tarefas e subtarefas na produção de eventos. Como os eventos normalmente são produzidos com prazos apertados, a WBS pode ajudar.
• Desenvolvedores de software: o desenvolvimento de software costuma ser dividido em estágios e fases, o que faz da WBS uma ótima ferramenta. A WBS oferece excelente visibilidade para todas as equipes sobre a conclusão de entregas importantes, garantindo a eficiência do fluxo de trabalho.
• Gerente de projetos comerciais: os projetos comerciais dependem muito da entrega de componentes tangíveis. Quando o projeto envolve vários prestadores de serviço, a WBS pode destacar as dependências de tarefas entre as equipes para garantir a conclusão das entregas dentro do prazo.

Em geral, as equipes que conduzem iniciativas complexas, como lançamentos de novos produtos ou grandes implementações de software, podem utilizar a WBS para transformar um objetivo muito complexo em um roadmap organizado de entregas e seus respectivos responsáveis.

Como fazer a estrutura analítica do projeto

1. Liste as entregas: liste todas as principais entregas necessárias para a conclusão do projeto. Esclareça as dúvidas sobre as entregas antes de registrá-las e solicite uma revisão dessa lista às diferentes partes interessadas para garantir que tudo esteja correto. Nesta fase também é recomendável documentar o objetivo geral e o escopo do projeto em um termo de abertura, para garantir que a WBS continue alinhada ao objetivo definido para o projeto.
2. Divida cada entrega em componentes separados: divida o projeto em fases principais ou grandes entregas sem detalhar todas as atividades e concentrando-se em resultados concretos.
3. Divida os projetos por tipo de tarefa ou função. Não há limite para a quantidade de componentes, portanto seja o mais abrangente possível.
4. Divida cada componente em pacotes menores: divida cada componente até chegar a uma única tarefa que possa ser concluída por uma única pessoa. O projeto deve conter seu próprio orçamento, recursos, marcos e prazo. Os pacotes de trabalho normalmente são o nível mais baixo da divisão e devem definir o trabalho, a duração e os custos de cada tarefa, além dos responsáveis por ela. Todo pacote de trabalho deve incluir tarefas possíveis de concluir dentro de um período de acompanhamento. 
5. Identifique as dependências: é fundamental que você entenda quais tarefas têm dependências. Esse entendimento ajudará a sua equipe a identificar possíveis riscos e a gerenciar o tempo com eficiência. O mapeamento das dependências também ajuda a elaborar um cronograma mais realista e a identificar áreas de risco antecipadamente.
6. Priorize as dependências e atribua os pacotes de trabalho: após identificar claramente as dependências, associe os pacotes de trabalho por prioridade. Delegue cada encargo do projeto à pessoa certa até chegar às entregas principais. Enquanto conclui as atribuições, verifique novamente se a WBS continua contemplando todo o escopo do projeto (regra dos 100%) e se não há sobreposição entre os pacotes de trabalho (exclusividade mútua).
7. Uma WBS bem elaborada também serve de base para atividades de planejamento posteriores, como a elaboração da declaração de escopo do trabalho, a estimativa de custos, o desenvolvimento do cronograma, a definição de responsabilidades, o acompanhamento do progresso e a identificação de riscos, pois divide o projeto em partes distintas e visíveis, mais fáceis de avaliar do que o projeto como um todo.

Exemplos de estruturas analíticas do projeto

Modelo de estrutura analítica do projeto

Neste modelo básico, cada entrega da fabricação é claramente dividida em etapas concretas, deixando claro o que deve ser feito para conclusão do projeto final.

Modelo de EAP de decomposição funcional

Este modelo apresenta uma ilustração hierárquica do projeto como um todo, em que as tarefas são agrupadas em grandes categorias de trabalho e, em seguida, subdivididas em pacotes de trabalho menores.

Modelo de estrutura analítica de riscos

Esta WBS identifica, categoriza e divide os possíveis riscos associados às diferentes áreas do projeto.

Outro exemplo bastante comum é a WBS para construção de uma casa: o projeto pode ser dividido em grandes áreas, como a fundação, área externa e área interna, que depois são subdivididas em mais níveis de detalhamento (geralmente até cerca de três níveis no total). O conjunto completo de pacotes de trabalho deve somar até 100% das ações necessárias, sem duplicação do trabalho, e pode ser aprimorado adicionando-se orçamentos e designando-se uma equipe responsável para cada pacote.

Formatos de estruturas analíticas do projeto

Além de escolher o que detalhar, você decidirá também como apresentar. As estruturas analíticas do projeto podem ser documentadas em diversos formatos, como tabelas hierárquicas, tópicos ou listas numeradas, tabelas convencionais e diagramas de árvore. 

Diagrama de árvore

A opção mais visual é o formato de árvore: ele estrutura a WBS como um organograma e apresenta a hierarquia das tarefas, oferecendo espaço para mais informações sobre cada pacote de trabalho.

Estrutura de resumo

A estrutura em tópicos é o formato de WBS mais simples. É fácil de montar e mostra a hierarquia das tarefas. No entanto, é difícil acrescentar mais informações sobre orçamento, duração e atribuição com este formato.

Construir uma casa

     1 Fundação

          1.1 Escavar

               1.1.1 Abrir valas

               1.1.2 Nivelar

          1.2 Montar a estrutura

          1.3 Concreto

               1.3.1 Despejar

               1.3.2 Curar

     2 Exterior

     3 Interior

Estrutura hierárquica

Esse formato é visualmente menos intuitivo, mas mostra a hierarquia das tarefas. Por ser uma tabela, esse formato cabe facilmente em uma página.

Visualização tabular

A visualização tabular é uma maneira mais visualmente intuitiva de mostrar hierarquias utilizando uma tabela.

Dicionário de WBS

O dicionário de WBS é formatado como uma estrutura hierárquica, mas traz uma breve descrição de cada pacote de trabalho. Na documentação do projeto, é normal incluir um dicionário de WBS junto com uma representação visual da própria WBS. Isso ajuda a definir o escopo de cada tarefa para que todos os membros da equipe entendam suas responsabilidades.

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