O que é a estrutura analítica do projeto?
A estrutura analítica do projeto (WBS) é uma ferramenta de gestão de projetos utilizada para definir e gerenciar as entregas do projeto. O WBS é uma estrutura hierárquica que divide atividades complexas em entregas menores (normalmente chamadas de pacotes de trabalho, tarefas, subtarefas ou elementos terminais), facilitando a tarefa de avaliar, atribuir e acompanhar o trabalho, além de mostrar a relação das partes entre si.
Enquanto a maioria das ferramentas de gestão de projetos se concentra em ações planejadas, as WBS trabalham com resultados planejados. A estrutura analítica do projeto organizada com critério pode ajudar o gerente de projeto a supervisionar com mais eficiência a conclusão de tarefas complicadas dentro do projeto. Com a WBS com tarefas mensuráveis e claramente definidas, a gerência do projeto atribui custos e prazos precisos ao projeto, além de simplificar o planejamento e o monitoramento dos projetos.
Elementos para uma estrutura analítica do projeto eficiente
Quando construída com critério, a WBS pode facilitar a atribuição e o acompanhamento de vários elementos do projeto. Para maximizar sua eficácia, a estrutura analítica do projeto deve apresentar os seguintes atributos:
- Definido: a WBS deve ser apresentada de forma clara para que todos os envolvidos no projeto consigam entendê-la com facilidade.
Fácil de estimar: a duração das tarefas, o custo e os recursos necessários são incluídos para estimar o custo e o tempo necessários para conclusão do projeto.
- Gerenciável: para reforçar a responsabilização, é fundamental que cada pacote de trabalho tenha um responsável claro (uma equipe ou pessoa específica) e possa ser concluído dentro de um período de acompanhamento.
Mensurável: a WBS deve incluir datas de início e conclusão e marcos possíveis de avaliar para medir o progresso corretamente.
- Flexível: a estrutura dela deve acomodar pequenas alterações, como alterações nos prazos ou a inclusão de tarefas. No entanto, um dos objetivos da estrutura analítica do projeto também é oferecer uma imagem antecipada e completa das entregas esperadas, para evitar o retrabalho ou o "scope creep" (alteração descontrolada do escopo do projeto).
Siga estas orientações para que a estrutura analítica do projeto seja uma ferramente prática no gerenciamento dos projetos:
- Entre em detalhes. Descreva as entregas do projeto da maneira o mais detalhada possível e utilize verbos para comunicar a tarefa. Como referência prática, muitas equipes aplicam a regra "8/80", mantendo cada pacote de trabalho dimensionado em cerca de 8–80 horas de trabalho (ou não mais do que cerca de 10 dias ou um período de monitoramento padrão, dependendo da sua organização).
- Veja se a EAP está correta. Todas as entregas, prazos e recursos devem estar corretamente registrados no layout visual.
- Inclua atividades de apoio. Lembre-se de que sua WBS leva em consideração atividades como treinamento e testes, além de lançamentos e implementação de produtos ou serviços. Inclua atividades de trabalho que sejam processuais e fora do escopo de TI, como documentação e revisões, na sua estrutura de trabalho.
- Confira os pacotes do projeto. Crie seus pacotes de trabalho de formas completamente independentes de outros pacotes de trabalho. É importante que não haja tarefas duplicadas na estrutura. Essa recomendação obedece a duas diretrizes amplamente utilizadas: a "regra dos 100%" (sua WBS captura 100% do escopo do projeto e nada a mais) e a "exclusividade mútua" (nenhuma entrega ou subtarefa aparece duas vezes, impedindo a contagem dupla de trabalho, custo ou tempo).
- Concentre-se nos resultados. Mantenha a estrutura concentrada em entregas e marcos mensuráveis em vez de listas de ações (por exemplo, "sistema de freios" em vez de "calibrar pastilhas de freio").
Busque a profundidade certa. Em geral, os diagramas da WBS costumam ter três níveis hierárquicos, mas determinadas áreas podem precisar de mais níveis para facilitar o planejamento e o controle das atividades.
Tipos de estruturas analíticas de projetos
Existem dois tipos de estrutura analítica do projeto bastante utilizados na gestão de projetos: a WBS voltada para processos e a WBS voltada para entregas. Diferente do que se acredita, ambas as estruturas podem (e devem) ser utilizadas para definir o escopo do projeto. Juntas, elas apresentam informações específicas e valiosas sobre o processo de gestão de projetos.
Estrutura analítica do projeto voltada para processos
A WBS voltada para processos define os passos, fases de trabalho ou funções do projeto. Este tipo de WBS se concentra nas etapas que precisam ser realizadas dentro das disciplinas individuais para conclusão do projeto e geralmente expressa elementos individuais na forma verbal.
O benefício de utilizar a WBS baseada em processos, em conjunto com a WBS baseada em entregas é que ela oferece um detalhamento completo do trabalho sob a perspectiva funcional, proporcionando uma visão mais coerente do escopo do projeto. Ela pode ser utilizada também para garantir o estabelecimento de processos de alta qualidade em todo o seu projeto.
