Cómo y por qué crear una estructura de desglose del trabajo

¿Qué es una estructura de desglose de trabajo?
Una estructura de desglose de trabajo (EDT) es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para definir y gestionar los entregables de un proyecto. La EDT es una estructura jerárquica que divide las actividades complejas en entregables más pequeños (a menudo llamados paquetes de trabajo, tareas, subtareas o elementos terminales), lo que hace que el trabajo sea más fácil de evaluar, asignar y rastrear, al mismo tiempo que muestra cómo las piezas se relacionan entre sí.

Mientras la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos se centran en acciones planificadas, la EDT se centra en resultados previstos. Una estructura de desglose de trabajo cuidadosamente organizada puede ayudar a que el gerente del proyecto supervise más eficientemente la conclusión de tareas complicadas dentro de un proyecto. Una EDT con tareas mensurables y claramente definidas también puede permitir que la gerencia del proyecto asigne costos y fechas de entrega precisos a un proyecto, lo que simplificará la planificación y el seguimiento del proyecto. 

Elementos de una buena estructura de desglose de trabajo

Si se crea de manera bien pensada, la EDT puede facilitar la asignación y el seguimiento de diversos elementos de un proyecto. Para maximizar su efectividad, una estructura de desglose de trabajo debe mostrar los siguientes atributos:

• Definida: tu EDT debe ser fácil de entender por parte de los participantes y las partes interesados del proyecto.
  Fácilmente calculada: se incluye la duración de las tareas, los costos y los recursos necesarios para calcular el costo y el tiempo que se requiere para completar el proyecto.
• Manejable: para reforzar la rendición de cuentas, cerciorarse de que cada paquete de trabajo tenga un responsable claro (un equipo o individuo específico) y pueda completarse dentro de un periodo de informe.
  Medible: una EDT debe incluir las fechas de inicio y finalización, así como hitos evaluables para medir con precisión el progreso.
• Flexible: la estructura debe adaptarse a cambios menores, como cambios en la fecha de entrega o adición de tareas. No obstante, ten presente que uno de los objetivos de la estructura de desglose de trabajo es brindar una imagen completa de los entregables previstos para evitar el síndrome del lavadero y el retrabajo.

Sigue estas pautas para garantizar que tu estructura de desglose de trabajo sea una herramienta efectiva para la gestión de tu proyecto:

• Sé granular. Desglosa los entregables de tu proyecto al menor nivel posible y expresa la tarea con un verbo. Como punto de referencia práctico, muchos equipos aplican la “regla 8/80”, manteniendo cada paquete de trabajo dimensionado aproximadamente entre 8 y 80 horas de esfuerzo (o no más de unos 10 días o un período de informe estándar, según su organización).
• Controla que tu WBS sea precisa. Verifica que todos tus entregables, fechas de entrega y recursos estén correctamente registrados en el gráfico.
• Incluye las actividades de soporte. Asegúrate de que tu EDT tome en cuenta actividades como la capacitación y las pruebas, además de los lanzamientos de productos o servicios y la implementación. Incluye las actividades laborales no relacionadas con TI o con procedimientos, por ejemplo, la documentación y las revisiones de tu estructura de trabajo.
• Controla los paquetes de trabajos. Crea paquetes de trabajo de modo tal que sean completamente independientes unos de otros. Verifica que cada tarea no esté duplicada en la estructura. Esta recomendación se alinea con dos medidas ampliamente utilizadas: la “regla del 100 %” (tu EDT captura el 100 % del alcance del proyecto y nada más) y la “exclusividad mutua” (ningún entregable o subtarea aparece dos veces, evitando la doble contabilización de trabajo, costo o tiempo).
• Mantén el enfoque en los resultados. Mantén la estructura centrada en los entregables y en hitos medibles en lugar de listas de acciones (por ejemplo, “sistema de frenos” en lugar de “calibrar las pastillas de freno”).
  Apunta a la profundidad correcta. En general, muchos diagramas de EDT se dividen en tres niveles de detalle, y algunas ramas podrían necesitar más subdivisiones que otras para que el trabajo sea realmente manejable.

Tipos de estructuras de desglose de trabajo

Hay dos tipos de estructuras de desglose de trabajo que se emplean habitualmente en la gestión de proyectos: la EDT orientada a procesos y la EDT orientada a entregables. Al contrario de lo que se cree comúnmente, ambas estructuras pueden (y deben) emplearse cuando se define el alcance de un proyecto. Si se las usa combinadas, pueden ofrecer datos únicos y valiosos sobre el proceso de gestión del proyecto.

Estructura de desglose de trabajo orientada a procesos

Una EDT orientada a procesos define un proyecto en términos de pasos, fases del trabajo o funciones. Este tipo de EDT se centra en los pasos que deben seguirse dentro de cada disciplina para completar un proyecto, y por lo general, enuncia cada elemento con un verbo.

El beneficio de usar una EDT orientada a procesos en combinación con tu EDT orientada a entregables es que brinda un análisis detallado del trabajo desde una perspectiva funcional, y así se crea un alcance del proyecto más coherente. También puede emplearse para garantizar que se establezcan procesos de alta calidad durante todo el proyecto.

Estructura de descomposición del trabajo orientada a entregables

La EDT orientada a entregables define un proyecto en términos de los componentes entregables tangibles. Los entregables son, por lo general, un elemento o componente físico necesario para completar todo el proyecto.
Las estructuras de desglose de trabajo orientadas a entregables son particularmente útiles para ayudar a los gerentes de proyecto a ver el alcance total de un proyecto y cómo se relaciona cada entrega con las demás. También pueden proporcionar un resumen natural del trabajo para varios niveles de gestión, lo que permite estimaciones más precisas de costos y recursos.

¿Quién usa las estructuras de desglose de trabajo?

Las estructuras de desglose de trabajo pueden usarse en distintos entornos para garantizar un proyecto organizado y exitoso. Además de ayudar a los gerentes de proyecto, la estructura de desglose de trabajo puede beneficiar a los usuarios que desempeñan los siguientes roles:

• Directores de cuenta: los directores de cuenta pueden usar una EDT para mostrarles a los clientes el avance de un proyecto e incluso destacar los obstáculos del mismo. También se pueden emplear para verificar que los equipos de la cuenta y los clientes tengan la misma información acerca de los entregables del proyecto.
• Planificadores de eventos: con todas las partes móviles de los eventos, una EDT puede ayudar a rastrear eficientemente las tareas y subtareas en la producción de eventos. Por lo general, los eventos se producen con fechas de entrega muy ajustadas. Por ese motivo, el desglose del trabajo es especialmente útil.
• Desarrolladores de software: dado que el desarrollo de software a menudo se desglosa en etapas y fases, la EDT es la herramienta ideal para ellos. La EDT puede proporcionar una valiosa visibilidad entre los distintos equipos a medida que se completan los entregables importantes, y así garantizar un flujo de trabajo eficiente.
• Gerentes de proyectos comerciales: los proyectos comerciales son particularmente dependientes de la entrega de los componentes tangibles del proyecto. Cuando un proyecto involucra la participación de varios contratistas, la EDT puede destacar las dependencias entre las tareas de los distintos equipos para garantizar que los entregables se completen dentro del plazo acordado.

En términos más generales, cualquier equipo que lidere iniciativas complejas (como lanzamientos de productos nuevos o implementaciones de software a gran escala) puede usar una EDT para convertir un objetivo abrumador en una hoja de ruta organizada de entregables y responsables.

Cómo crear una estructura de desglose de trabajo

1. Enumera los entregables: haz una lista de los principales entregables necesarios para completar tu proyecto. Aclara las confusiones sobre los entregables antes de registralos y haz que las distintas partes interesadas revisen la lista para garantizar su precisión. En esta etapa, también es útil documentar el objetivo general y el alcance en un documento de inicio del proyecto, para que la estructura de desglose del trabajo (EDT) se mantenga alineada con el objetivo acordado.
2. Desglosa cada entrega en componentes separados: divide el proyecto en fases clave o entregas principales, evitando enumerar cada acción y manteniendo el enfoque en resultados concretos.
3. Divide los proyectos por tipo de tarea o rol. No hay límite en cuanto a la cantidad de componentes que puedes tener, así que intenta ser lo más minucioso posible.
4. Desglosa cada componente en paquetes de trabajos: desglosa cada componente hasta llegar a una única tarea que pueda realizar una única persona. Tu proyecto de trabajo debe incluir su propio presupuesto, recursos, hitos y fecha de entrega. Los paquetes de trabajo suelen ser el nivel más bajo del desglose y deben definir el trabajo, la duración y los costos de cada tarea, así como los responsables de las tareas. Cada paquete de trabajo debe incluir tareas que se puedan completar dentro de un período de informe. 
5. Identifica dependencias: asegúrate de tener claro qué tareas tienen dependencias. Esta claridad ayudará a tu equipo a identificar posibles riesgos y a gestionar el tiempo de manera eficiente. A medida que identifiques las dependencias, estarás en mejores condiciones para elaborar un cronograma realista y detectar a tiempo las áreas de riesgo.
6. Prioriza las dependencias y asigna los paquetes de trabajo: después de identificar claramente las dependencias, distribuye los paquetes de trabajo según su prioridad. Asigna cada paquete de trabajo a la persona que corresponda y continúa de abajo hacia arriba hasta los entregables principales. Una vez realizadas las asignaciones, verifica dos veces que tu EDT aún refleje el alcance completo (la regla del 100 %) y que no haya superposición entre los paquetes (exclusividad mutua).
7. Una EDT bien creada también constituye una base para los artefactos de planificación posteriores, como la redacción de una media carta de trabajo, la estimación de costos, el desarrollo de una línea de tiempo, la aclaración de roles, el seguimiento del progreso y la identificación de riesgos, ya que convierte el proyecto en segmentos discretos y visibles que son más fáciles de evaluar que el proyecto en su conjunto.

Ejemplos de estructuras de desglose de trabajo

Plantilla de estructura de desglose de trabajo

En esta plantilla básica, cada entrega de fabricación esta desglosada con claridad en pasos concretos, dejando claro qué hay que hacer para completar el proyecto final.

Plantilla de descomposición funcional

Esta plantilla muestra una imagen de todo el proyecto en orden descendente, donde las tareas están divididas en las principales categorías de trabajo, y luego desglosadas en paquetes de trabajo menores.

Plantilla de estructura de desglose de riesgo

Esta EDT identifica, categoriza y desglosa los posibles riesgos asociados con las distintas áreas de un proyecto.

Como otro ejemplo común, considera una EDT para la construcción de una casa: el proyecto puede dividirse en secciones principales, como cimentación, exterior e interior; y, luego, subdividirse en niveles adicionales (a menudo, hasta alrededor de tres niveles en total). El conjunto completo de paquetes de trabajo debe sumar el 100 % del esfuerzo requerido, sin trabajo duplicado, y puede mejorarse agregando presupuestos y asignando un equipo responsable a cada paquete.

Formato de estructura de desglose del trabajo

Además de elegir qué desglosar, también elegirás cómo presentarlo. Las estructuras de desglose de trabajo se pueden documentar en varios formatos, como una tabla jerárquica, un esquema o una lista numerada, una vista tabular o un árbol de decisiones. 

Árbol de decisiones

La opción más visual es el formato de árbol: estructura la EDT como un organigrama y muestra la jerarquía de las tareas, dejando espacio para información adicional sobre cada paquete de trabajo.

Estructura de esquema

Un esquema de texto es el formato de EDT más simple. Es fácil de armar y muestra la jerarquía de las tareas. Sin embargo, es difícil agregar información adicional sobre el presupuesto, la duración y la asignación utilizando este formato.

Construir una casa

     1 Cimentación

          1.1 Excavar

               1.1.1 Hacer el pozo

               1.1.2 Nivelar

          1.2 Enmarcar

          1.3 Hormigón

               1.3.1 Verter

               1.3.2 Curar

     2 Exterior

     3 Interior

Estructura jerárquica

Este formato es menos intuitivo visualmente pero muestra la jerarquía de tareas. Como es una tabla, encaja fácilmente en una página.

Vista tabular

Una vista tabular es una forma visualmente más intuitiva de mostrar la jerarquía mediante una tabla.

Diccionario de la EDT

El diccionario de la EDT tiene el formato de la estructura jerárquica, pero incluye una breve descripción de cada paquete de trabajo. Al documentar un proyecto, a menudo se incluye un diccionario de la EDT además de la visualización. Ayuda a aclarar el alcance de cada tarea para que todos los miembros del equipo comprendan sus responsabilidades.

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