¿Qué es una estructura de desglose de trabajo?
Una estructura de desglose de trabajo (EDT) es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para definir y gestionar los entregables de un proyecto. La EDT es una estructura jerárquica que divide las actividades complejas en entregables más pequeños (a menudo llamados paquetes de trabajo, tareas, subtareas o elementos terminales), lo que hace que el trabajo sea más fácil de evaluar, asignar y rastrear, al mismo tiempo que muestra cómo las piezas se relacionan entre sí.
Mientras la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos se centran en acciones planificadas, la EDT se centra en resultados previstos. Una estructura de desglose de trabajo cuidadosamente organizada puede ayudar a que el gerente del proyecto supervise más eficientemente la conclusión de tareas complicadas dentro de un proyecto. Una EDT con tareas mensurables y claramente definidas también puede permitir que la gerencia del proyecto asigne costos y fechas de entrega precisos a un proyecto, lo que simplificará la planificación y el seguimiento del proyecto.
Elementos de una buena estructura de desglose de trabajo
Si se crea de manera bien pensada, la EDT puede facilitar la asignación y el seguimiento de diversos elementos de un proyecto. Para maximizar su efectividad, una estructura de desglose de trabajo debe mostrar los siguientes atributos:
- Definida: tu EDT debe ser fácil de entender por parte de los participantes y las partes interesados del proyecto.
Fácilmente calculada: se incluye la duración de las tareas, los costos y los recursos necesarios para calcular el costo y el tiempo que se requiere para completar el proyecto.
- Manejable: para reforzar la rendición de cuentas, cerciorarse de que cada paquete de trabajo tenga un responsable claro (un equipo o individuo específico) y pueda completarse dentro de un periodo de informe.
Medible: una EDT debe incluir las fechas de inicio y finalización, así como hitos evaluables para medir con precisión el progreso.
- Flexible: la estructura debe adaptarse a cambios menores, como cambios en la fecha de entrega o adición de tareas. No obstante, ten presente que uno de los objetivos de la estructura de desglose de trabajo es brindar una imagen completa de los entregables previstos para evitar el síndrome del lavadero y el retrabajo.
Sigue estas pautas para garantizar que tu estructura de desglose de trabajo sea una herramienta efectiva para la gestión de tu proyecto:
- Sé granular. Desglosa los entregables de tu proyecto al menor nivel posible y expresa la tarea con un verbo. Como punto de referencia práctico, muchos equipos aplican la “regla 8/80”, manteniendo cada paquete de trabajo dimensionado aproximadamente entre 8 y 80 horas de esfuerzo (o no más de unos 10 días o un período de informe estándar, según su organización).
- Controla que tu WBS sea precisa. Verifica que todos tus entregables, fechas de entrega y recursos estén correctamente registrados en el gráfico.
- Incluye las actividades de soporte. Asegúrate de que tu EDT tome en cuenta actividades como la capacitación y las pruebas, además de los lanzamientos de productos o servicios y la implementación. Incluye las actividades laborales no relacionadas con TI o con procedimientos, por ejemplo, la documentación y las revisiones de tu estructura de trabajo.
- Controla los paquetes de trabajos. Crea paquetes de trabajo de modo tal que sean completamente independientes unos de otros. Verifica que cada tarea no esté duplicada en la estructura. Esta recomendación se alinea con dos medidas ampliamente utilizadas: la “regla del 100 %” (tu EDT captura el 100 % del alcance del proyecto y nada más) y la “exclusividad mutua” (ningún entregable o subtarea aparece dos veces, evitando la doble contabilización de trabajo, costo o tiempo).
- Mantén el enfoque en los resultados. Mantén la estructura centrada en los entregables y en hitos medibles en lugar de listas de acciones (por ejemplo, “sistema de frenos” en lugar de “calibrar las pastillas de freno”).
Apunta a la profundidad correcta. En general, muchos diagramas de EDT se dividen en tres niveles de detalle, y algunas ramas podrían necesitar más subdivisiones que otras para que el trabajo sea realmente manejable.
Tipos de estructuras de desglose de trabajo
Hay dos tipos de estructuras de desglose de trabajo que se emplean habitualmente en la gestión de proyectos: la EDT orientada a procesos y la EDT orientada a entregables. Al contrario de lo que se cree comúnmente, ambas estructuras pueden (y deben) emplearse cuando se define el alcance de un proyecto. Si se las usa combinadas, pueden ofrecer datos únicos y valiosos sobre el proceso de gestión del proyecto.
Estructura de desglose de trabajo orientada a procesos
Una EDT orientada a procesos define un proyecto en términos de pasos, fases del trabajo o funciones. Este tipo de EDT se centra en los pasos que deben seguirse dentro de cada disciplina para completar un proyecto, y por lo general, enuncia cada elemento con un verbo.
El beneficio de usar una EDT orientada a procesos en combinación con tu EDT orientada a entregables es que brinda un análisis detallado del trabajo desde una perspectiva funcional, y así se crea un alcance del proyecto más coherente. También puede emplearse para garantizar que se establezcan procesos de alta calidad durante todo el proyecto.
