Alles über den Projektstrukturplan

Erstellen Sie einen professionellen Projektplan mithilfe unserer Projektstrukturplan-Software. Lesen Sie weiter, um alles Wissenswerte über den Projektstrukturplan (engl. Work Breakdown Structure) zu erfahren, einschließlich darüber, wie sie einen effektiven Projektplan erstellen und einsetzen können.

Was ist ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure)?

Ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) ist ein im Rahmen des Projektmanagements verwendetes Tool, das es ermöglicht, die Arbeitsergebnisse eines Projekts zu definieren und zu verwalten. Der Projektstrukturplan ist eine hierarchische Struktur, die komplexe Aktivitäten in kleinere Teilleistungen (oft als Arbeitspakete, Aufgaben, Unteraufgaben oder Endelemente bezeichnet) aufteilt, wodurch die Arbeit leichter zu bewerten, zuzuweisen und zu verfolgen ist, und gleichzeitig zeigt, wie die Teile zueinander in Beziehung stehen.

Während sich die meisten Projektmanagement-Tools auf geplante Maßnahmen konzentrieren, dreht sich beim Projektstrukturplan alles um geplante Ergebnisse. Ein sorgfältig organisierter Projektstrukturplan kann einer Projektmanagerin bzw. einem Projektmanager helfen, die Erledigung ansonsten komplizierter Aufgaben innerhalb eines Projekts effektiver zu überwachen. Darüber hinaus können Projektleitende dank Projektstrukturen mit messbaren, klar definierten Aufgabenstellungen zuverlässige Prognosen bezüglich Projektkosten und -fristen aufstellen und so den Planungs- und Verwaltungsprozess optimieren.

Bestandteile eines effektiven Projektstrukturplans

Ein mit Bedacht ausgearbeiteter Projektstrukturplan kann das Zuweisen und Nachverfolgen der verschiedenen Aufgaben im Rahmen eines Projektes vereinfachen. Um ihre Wirksamkeit zu maximieren, sollte ein Projektstrukturplan folgende Eigenschaften aufweisen:

• Nachvollziehbarkeit: Ihre Projektstruktur sollte sowohl für Projektteilnehmende als auch für Stakeholderinnen und Stakeholder leicht verständlich sein.
  Möglichkeit effektiver Kostenschätzungen: Geben Sie Zeitrahmen, Kosten und erforderliche Ressourcen des betreffenden Projektes an, um Schätzungen des zeitlichen und finanziellen Aufwands zu ermöglichen.
• Überschaubar: Um die Verantwortlichkeit zu stärken, stellen Sie sicher, dass jedes Arbeitspaket einen klaren Verantwortlichen hat (ein bestimmtes Team oder eine Person) und innerhalb eines Berichtszeitraums abgeschlossen werden kann.
  Messbar: Ein Projektstrukturplan sollte Start- und Abschlussdaten sowie bewertbare Meilensteine enthalten, um den Fortschritt genau zu messen.
• Flexibilität: Ihre Struktur sollte so gestaltet sein, dass geringfügige Abweichungen wie Terminänderungen oder zusätzliche Aufgaben nachträglich eingearbeitet und berücksichtigt werden können Beachten Sie jedoch, dass Projektstrukturpläne unter anderem dazu dienen, einen vollständigen Überblick über die im Vorfeld eines Projektes erwarteten Ergebnisse zu erstellen, um eine schleichende Ausweitung des Arbeitsumfangs oder nachträgliche Änderungen zu vermeiden.

Befolgen Sie diese Richtlinien, um aus Ihrem Projektstrukturplan ein effektives Projektmanagement-Tool zu machen:

• Gehen Sie ins Detail. Schlüsseln Sie die anvisierten Arbeitsergebnisse unter Angabe der grundlegendsten Unterergebnisse auf und drücken Sie die Aufgabenstellung bzw. das Ziel des Projektes in Verbform aus. Als praktische Messgröße wenden viele Teams die „8/80 Regel“ an, wobei jedes Arbeitspaket auf einen Umfang von etwa 8–80 Arbeitsstunden (oder nicht mehr als etwa 10 Tage oder einen Standardberichtszeitraum, abhängig von Ihrer Organisation) bemessen wird.
• Überprüfen Sie Ihren Projektstrukturplan auf Richtigkeit. Vergewissern Sie sich, dass sämtliche Arbeitsergebnisse, Fristen und Ressourcen korrekt in der Struktur widergespiegelt werden.
• Geben Sie unterstützende Maßnahmen an. Vergessen Sie nicht, in Ihrem Projektstrukturplan Aktivitäten wie Schulungen und Tests sowie Produkt- oder Serviceeinführungen und -implementierungen zu berücksichtigen. Geben Sie auch Aufgaben an, die nichts mit IT oder Prozessarbeit zu tun haben – beispielsweise das Anfertigen von Dokumentation oder die Durchführung von Bewertungen.
• Überprüfen Sie Ihre Arbeitspakete. Erstellen Sie Ihre Arbeitspakete so, dass sie völlig unabhängig voneinander sind. Es ist wichtig, dass individuelle Aufgaben nicht zweifach in Ihrem Projektstrukturplan auftauchen. Diese Empfehlung steht im Einklang mit zwei weit verbreiteten Leitlinien: der „100-Prozent-Regel“ (Ihr Projektstrukturplan erfasst 100 % des Projektumfangs und nichts darüber hinaus) und dem Grundsatz der „gegenseitigen Ausschließlichkeit“ (kein Ergebnis und keine Teilaufgabe taucht zweimal auf, wodurch eine Doppelzählung von Arbeit, Kosten oder Zeit verhindert wird).
• Bleiben Sie ergebnisorientiert. Konzentrieren Sie die Struktur eher auf Ergebnisse und messbare Meilensteine als auf Aktionslisten (z. B. „Bremssystem“ statt „Bremsbeläge kalibrieren“).
  Achten Sie auf die richtige Tiefe. Viele WBS Diagramme lassen sich im Großen und Ganzen in drei Detailebenen einteilen, wobei einige Zweige möglicherweise eine stärkere Unterteilung erfordern als andere, um die Arbeit wirklich überschaubar zu machen.

Arten von Projektstrukturplänen

Im Projektmanagement unterscheidet man im Allgemeinen zwischen zwei Arten von Projektstrukturplänen: dem prozessbezogenen und dem ergebnisbezogenen Projektstrukturplan. Entgegen einer weitverbreiteten Ansicht können (und sollten) beide Strukturen bei der Bestimmung des Projektumfangs berücksichtigt werden. Zusammen können sie einzigartige und wertvolle Einblicke in den Projektmanagement Prozess liefern.

Prozessbezogener Projektstrukturplan

Prozessbezogene Projektstrukturpläne definieren Projekte nach Schritten, Arbeitsphasen oder Funktionen. Diese Art des Projektstrukturplans konzentriert sich auf die einzelnen Schritte, die innerhalb verschiedener Abteilungen und Disziplinen für die Umsetzung eines Projekts erforderlich sind, und verwendet in der Regel Verben, um die einzelnen Arbeitsaspekte zu beschreiben.

Der Vorteil einer gleichzeitigen Verwendung einer prozessbezogenen und einer ergebnisbezogenen Projektstruktur besteht darin, dass die Arbeit im Detail aus funktioneller Sicht aufgeschlüsselt wird, wodurch eine kohärentere Darstellung des Projektumfangs entsteht. Mit diesem Ansatz können Sie außerdem sicherstellen, dass während Ihres gesamten Projekts qualitativ hochwertige Prozesse befolgt werden.

Ergebnisbezogener Projektstrukturplan

Ergebnisbezogene Projektstrukturpläne definieren ein Projekt im Hinblick auf konkrete Ergebniskomponenten. Dabei handelt es sich in der Regel um eine physische Komponente oder einen Gegenstand, der zur Fertigstellung des Gesamtprojekts benötigt wird.Ergebnisbezogene Projektstrukturpläne sind besonders insofern nützlich, als dass sie es Projektmanagerinnen und Projektmanagern erleichtern, den Gesamtumfang eines Projekts und die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Ergebniskomponenten zu bestimmen. Darüber hinaus können sie verschiedenen Managementebenen als praktische Zusammenfassung von Projektaufgaben dienen und auf diese Weise für präzisere Kosten- und Ressourcenschätzungen förderlich sein.

Wer nutzt Projektstrukturpläne?

Projektstrukturpläne können in verschiedenen Umgebungen und für unterschiedliche Anwendungsfälle eingesetzt werden, um einen organisierten und erfolgreichen Projektablauf zu gewähren. Neben Projektmanagerinnen und Projektmanagern kann ein Projektstrukturplan auch Personen in folgenden Rollen Vorteile bieten:

• Leitende Kundenbetreuerinnen bzw. Kundenbetreuer: Leitende Kundenbetreuerinnen bzw. Kundenbetreuer können Projektstrukturpläne verwenden, um den Fortschritt eines Projekts mitsamt etwaigen Hürden für Kundinnen und Kunden darzulegen. Außerdem können Projektstrukturen in diesem Zusammenhang herangezogen werden, um sicherzustellen, dass Account-Teams und Kundinnen und Kunden im Hinblick auf Projektergebnisse am gleichen Strang ziehen.
• Eventplanerinnen und Eventplaner: Angesichts der zahlreichen Ungewissheiten, die mit der Planung von Veranstaltungen einhergehen, kann ein Projektstrukturplan dazu dienen, die entsprechenden Aufgaben und Unteraufgaben effizient nachzuverfolgen. Ein Projektstrukturplan ist in diesem Zusammenhang besonders angesichts der oftmals engen Fristen, unter denen Eventplaner arbeiten, von Vorteil.
• Softwareentwicklerinnen und Softwareentwickler: Die Softwareentwicklung ist häufig in Phasen unterteilt. Aufgrund dessen bieten sich Projektstrukturen als naheliegendes Hilfsmittel in diesem Bereich an. Projektpläne können teamübergreifend für Transparenz im Hinblick auf die Fertigstellung von Projektetappen sorgen und auf diese Weise einen effizienten Workflow gewährleisten.
• Leitende von Gewerbeprojekten: Gewerbeprojekte sind ganz besonders von der Lieferung konkreter Projektkomponenten abhängig. Wenn mehrere Auftragnehmer an einem Projekt beteiligt sind, kann ein Projektstrukturplan dabei helfen, Aufgabenabhängigkeiten zwischen Teams hervorzuheben. So wird gewährleistet, dass wichtige Arbeitsergebnisse rechtzeitig geliefert werden.

Allgemeiner gesagt kann jedes Team, das komplexe Projekte leitet – wie beispielsweise die Einführung neuer Produkte oder groß angelegte Software-Rollouts –, mithilfe eines Projektstrukturplans (WBS) ein überwältigendes Ziel in einen übersichtlichen Fahrplan mit Meilensteinen und Zuständigkeiten umwandeln.

So erstellen Sie einen Projektstrukturplan

1. Einzelne Arbeitsergebnisse auflisten: Erstellen Sie eine Liste aller wichtigen Arbeitsergebnisse, die zur Umsetzung Ihres Projekts erforderlich sind. Klären Sie bereits im Vorfeld etwaige Unklarheiten in Bezug auf Ihre Arbeitsergebnisse und lassen Sie die Liste von verschiedenen Stakeholdern auf Richtigkeit überprüfen. In dieser Phase hilft es auch, das übergeordnete Ziel und den Umfang in einer Projektcharta zu dokumentieren, damit die Projektstrukturplanung stets auf das vereinbarte Ziel ausgerichtet bleibt.
2. Jede Leistung in einzelne Komponenten aufteilen: Unterteilen Sie das Projekt in Schlüsselphasen oder wichtige Leistungen, wobei Sie nicht jede einzelne Aktion auflisten, sondern sich auf konkrete Ergebnisse konzentrieren sollten.
3. Projekte nach Aufgabentyp oder Rolle einteilen. Gehen Sie so gründlich und detailliert vor wie möglich – Sie können beliebig viele Komponenten angeben.
4. Komponenten in Arbeitspakete aufteilen: Schlüsseln Sie jede Komponente so lange auf, bis Sie eine einzelne Aufgabe erreicht haben, die von einer einzelnen Person ausgeführt werden kann. Ihre Arbeitspakete sollten dabei jeweils eigene Budgets, Ressourcen, Meilensteine und Fristen aufweisen. Arbeitspakete sind typischerweise die unterste Ebene der Aufschlüsselung und sollten die Arbeit, Dauer und Kosten für jede Aufgabe sowie die Aufgabenverantwortlichen definieren. Jedes Arbeitspaket sollte Aufgaben enthalten, die innerhalb eines Berichtszeitraums abgeschlossen werden können. 
5. Abhängigkeiten identifizieren: Stellen Sie sicher, dass Ihnen klar ist, welche Aufgaben voneinander abhängig sind. Diese Klarheit wird Ihrem Team helfen, potenzielle Risiken zu erkennen und die Zeit effizient zu nutzen. Wenn Sie die Abhängigkeiten abbilden, sind Sie auch besser in der Lage, einen realistischen Zeitplan zu erstellen und Risikobereiche frühzeitig zu erkennen.
6. Abhängigkeiten priorisieren und Arbeitspakete zuweisen: Nachdem Sie die entsprechenden Abhängigkeiten klar bestimmt haben, sollten Sie Ihre Arbeitspakete nach Priorität einordnen. Weisen Sie jedes Arbeitspaket dem passenden Projektmitarbeiter zu und arbeiten Sie sich auf diese Weise bis zu den wichtigsten Arbeitsergebnissen vor. Wenn Sie die Zuordnungen abschließen, überprüfen Sie bitte noch einmal, ob Ihr WBS weiterhin den gesamten Umfang widerspiegelt (100-Prozent-Regel) und ob es keine Überschneidungen zwischen den Paketen gibt (gegenseitige Ausschließlichkeit).

Ein gut ausgearbeiteter Projektstrukturplan unterstützt auch nachgelagerte Planungsartefakte wie das Verfassen einer Leistungsbeschreibung, die Kostenschätzung, die Entwicklung eines Zeitplans, die Klärung von Rollen, das Nachverfolgen des Fortschritts und die Risikoidentifizierung, da er das Projekt in einzelne, sichtbare Abschnitte unterteilt, die leichter zu bewerten sind als das Projekt als Ganzes.

Beispiele für Projektstrukturpläne

Vorlage für Projektstrukturpläne

In dieser grundlegenden Vorlage wird jedes Fertigungsergebnis gut verständlich in konkrete Schritte unterteilt, um zu erläutern, welche Aufgaben erledigt werden müssen, um das gewünschte Endergebnis zu erzielen.

Funktionale Zerlegung - Vorlage

Diese Vorlage ist eine hierarchische Darstellung des Gesamtprojekts, bei der die einzelnen Aufgaben in Hauptarbeitskategorien und anschließend in kleinere Arbeitspakete unterteilt werden.

Risiko-Projektstrukturplan-Vorlage

Dieser Projektstrukturplan dient zur Identifizierung, Kategorisierung und Aufschlüsselung der potentiellen Risiken, die mit den verschiedenen Aspekten eines Projekts verbunden sind.

Für ein weiteres gängiges Beispiel betrachten Sie einen Projektstrukturplan für den Hausbau: Das Projekt kann in Hauptabschnitte unterteilt werden, wie Fundament, Außenbereich und Innenbereich, und dann in weitere Ebenen unterteilt werden (oft bis zu etwa drei Ebenen insgesamt). Die Gesamtheit der Arbeitspakete sollte 100 % des erforderlichen Aufwands ausmachen, ohne dass doppelte Arbeit anfällt. Zusätzlich kann dies durch die Hinzufügung von Budgets und die Zuweisung eines verantwortlichen Teams zu jedem Paket optimiert werden.

Formate für den Projektstrukturplan

Zusätzlich zur Auswahl der aufzuschlüsselnden Elemente wählen Sie auch die Art der Präsentation. Projektstrukturpläne können in mehreren Formaten dokumentiert werden, wie z. B. einer hierarchischen Tabelle, einem Gliederungs- oder nummerierten Listenformat, einer Tabellenansicht oder einem Baumstruktur-Diagramm. 

Baumstruktur-Diagramm

Die anschaulichste Option ist das Baumformat: Es strukturiert den Projektstrukturplan wie ein Organigramm und zeigt die Hierarchie der Aufgaben an, wobei Platz für zusätzliche Informationen zu jedem Arbeitspaket bleibt.

Gliederung der Struktur

Eine Textgliederung ist das einfachste WBS-Format. Sie ist leicht zusammenzustellen und zeigt die Aufgabenhierarchie. Es ist jedoch schwierig, zusätzliche Informationen über Budget, Dauer und Zuweisung in diesem Format hinzuzufügen.

Ein Haus bauen

     1 Fundament

          1.1 Ausgrabung

               1.1.1 Graben

               1.1.2 Ebnen

          1.2 Verschalen

          1.3 Beton

               1.3.1 Gießen

               1.3.2 Aushärten

     2 Außenbereich

     3 Innenbereich

Hierarchische Struktur

Dieses Format ist weniger visuell intuitiv, zeigt aber die Aufgabenhierarchie an. Da es sich um eine Tabelle handelt, passt dieses Format problemlos auf eine Seite.

Tabellarische Ansicht

Eine tabellarische Ansicht ist eine visuell intuitivere Möglichkeit, Hierarchien mithilfe einer Tabelle darzustellen.

Projektstrukturplan-Verzeichnis

Ein Projektstrukturplan-Verzeichnis ist wie eine hierarchische Struktur aufgebaut, enthält jedoch eine kurze Beschreibung jedes Arbeitspakets. Bei der Dokumentation eines Projekts wird neben einer Darstellung des Projektstrukturplans (WBS) häufig auch ein WBS-Verzeichnis beigefügt. Es hilft dabei, den Umfang jeder Aufgabe zu klären, damit alle Teammitglieder ihre Verantwortlichkeiten verstehen.

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