Was ist ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure)?
Ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) ist ein im Rahmen des Projektmanagements verwendetes Tool, das es ermöglicht, die Arbeitsergebnisse eines Projekts zu definieren und zu verwalten. Der Projektstrukturplan ist eine hierarchische Struktur, die komplexe Aktivitäten in kleinere Teilleistungen (oft als Arbeitspakete, Aufgaben, Unteraufgaben oder Endelemente bezeichnet) aufteilt, wodurch die Arbeit leichter zu bewerten, zuzuweisen und zu verfolgen ist, und gleichzeitig zeigt, wie die Teile zueinander in Beziehung stehen.
Während sich die meisten Projektmanagement Tools auf geplante Maßnahmen konzentrieren, dreht sich beim Projektstrukturplan alles um geplante Ergebnisse. Ein sorgfältig organisierter Projektstrukturplan kann einer Projektmanagerin bzw. einem Projektmanager helfen, die Erledigung ansonsten komplizierter Aufgaben innerhalb eines Projekts effektiver zu überwachen. Darüber hinaus können Projektleitende dank Projektstrukturen mit messbaren, klar definierten Aufgabenstellungen zuverlässige Prognosen bezüglich Projektkosten und -fristen aufstellen und so den Planungs- und Verwaltungsprozess optimieren.
Bestandteile eines effektiven Projektstrukturplans
Ein mit Bedacht ausgearbeiteter Projektstrukturplan kann das Zuweisen und Nachverfolgen der verschiedenen Aufgaben im Rahmen eines Projektes vereinfachen. Um ihre Wirksamkeit zu maximieren, sollte ein Projektstrukturplan folgende Eigenschaften aufweisen:
- Nachvollziehbarkeit: Ihre Projektstruktur sollte sowohl für Projektteilnehmende als auch für Stakeholderinnen und Stakeholder leicht verständlich sein.
Möglichkeit effektiver Kostenschätzungen: Geben Sie Zeitrahmen, Kosten und erforderliche Ressourcen des betreffenden Projektes an, um Schätzungen des zeitlichen und finanziellen Aufwands zu ermöglichen.
- Überschaubar: Um die Verantwortlichkeit zu stärken, stellen Sie sicher, dass jedes Arbeitspaket einen klaren Verantwortlichen hat (ein bestimmtes Team oder eine Person) und innerhalb eines Berichtszeitraums abgeschlossen werden kann.
Messbar: Ein Projektstrukturplan sollte Start- und Abschlussdaten sowie bewertbare Meilensteine enthalten, um den Fortschritt genau zu messen.
- Flexibilität: Ihre Struktur sollte so gestaltet sein, dass geringfügige Abweichungen wie Terminänderungen oder zusätzliche Aufgaben nachträglich eingearbeitet und berücksichtigt werden können Beachten Sie jedoch, dass Projektstrukturpläne unter anderem dazu dienen, einen vollständigen Überblick über die im Vorfeld eines Projektes erwarteten Ergebnisse zu erstellen, um eine schleichende Ausweitung des Arbeitsumfangs oder nachträgliche Änderungen zu vermeiden.
Befolgen Sie diese Richtlinien, um aus Ihrem Projektstrukturplan ein effektives Projektmanagement Tool zu machen:
- Gehen Sie ins Detail. Schlüsseln Sie die anvisierten Arbeitsergebnisse unter Angabe der grundlegendsten Unterergebnisse auf und drücken Sie die Aufgabenstellung bzw. das Ziel des Projektes in Verbform aus. Als praktische Messgröße wenden viele Teams die „8/80 Regel“ an, wobei jedes Arbeitspaket auf einen Umfang von etwa 8–80 Arbeitsstunden (oder nicht mehr als etwa 10 Tage oder einen Standardberichtszeitraum, abhängig von Ihrer Organisation) bemessen wird.
- Überprüfen Sie Ihren Projektstrukturplan auf Richtigkeit. Vergewissern Sie sich, dass sämtliche Arbeitsergebnisse, Fristen und Ressourcen korrekt in der Struktur widergespiegelt werden.
- Geben Sie unterstützende Maßnahmen an. Vergessen Sie nicht, in Ihrem Projektstrukturplan Aktivitäten wie Schulungen und Tests sowie Produkt- oder Serviceeinführungen und -implementierungen zu berücksichtigen. Geben Sie auch Aufgaben an, die nichts mit IT oder Prozessarbeit zu tun haben – beispielsweise das Anfertigen von Dokumentation oder die Durchführung von Bewertungen.
- Überprüfen Sie Ihre Arbeitspakete. Erstellen Sie Ihre Arbeitspakete so, dass sie völlig unabhängig voneinander sind. Es ist wichtig, dass individuelle Aufgaben nicht zweifach in Ihrem Projektstrukturplan auftauchen. Diese Empfehlung steht im Einklang mit zwei weit verbreiteten Leitlinien: der „100-Prozent-Regel“ (Ihr Projektstrukturplan erfasst 100 % des Projektumfangs und nichts darüber hinaus) und dem Grundsatz der „gegenseitigen Ausschließlichkeit“ (kein Ergebnis und keine Teilaufgabe taucht zweimal auf, wodurch eine Doppelzählung von Arbeit, Kosten oder Zeit verhindert wird).
- Bleiben Sie ergebnisorientiert. Konzentrieren Sie die Struktur eher auf Ergebnisse und messbare Meilensteine als auf Aktionslisten (z. B. „Bremssystem“ statt „Bremsbeläge kalibrieren“).
Achten Sie auf die richtige Tiefe. Viele WBS Diagramme lassen sich im Großen und Ganzen in drei Detailebenen einteilen, wobei einige Zweige möglicherweise eine stärkere Unterteilung erfordern als andere, um die Arbeit wirklich überschaubar zu machen.
Arten von Projektstrukturplänen
Im Projektmanagement unterscheidet man im Allgemeinen zwischen zwei Arten von Projektstrukturplänen: dem prozessbezogenen und dem ergebnisbezogenen Projektstrukturplan. Entgegen einer weitverbreiteten Ansicht können (und sollten) beide Strukturen bei der Bestimmung des Projektumfangs berücksichtigt werden. Zusammen können sie einzigartige und wertvolle Einblicke in den Projektmanagement Prozess liefern.
Prozessbezogener Projektstrukturplan
Prozessbezogene Projektstrukturpläne definieren Projekte nach Schritten, Arbeitsphasen oder Funktionen. Diese Art des Projektstrukturplans konzentriert sich auf die einzelnen Schritte, die innerhalb verschiedener Abteilungen und Disziplinen für die Umsetzung eines Projekts erforderlich sind, und verwendet in der Regel Verben, um die einzelnen Arbeitsaspekte zu beschreiben.
Der Vorteil einer gleichzeitigen Verwendung einer prozessbezogenen und einer ergebnisbezogenen Projektstruktur besteht darin, dass die Arbeit im Detail aus funktioneller Sicht aufgeschlüsselt wird, wodurch eine kohärentere Darstellung des Projektumfangs entsteht. Mit diesem Ansatz können Sie außerdem sicherstellen, dass während Ihres gesamten Projekts qualitativ hochwertige Prozesse befolgt werden.
