Qu’est-ce qu’un WBS (Work Breakdown Structure) ?
Un WBS (Work Breakdown Structure), ou organigramme des tâches du projet, est un outil de gestion de projet utilisé pour définir et gérer les livrables d’un projet. Le WBS est une structure hiérarchique qui décompose des activités complexes en livrables plus petits (souvent appelés lots de travail, tâches, sous-tâches ou éléments terminaux) pour faciliter l’évaluation, l’attribution et le suivi du travail tout en mettant en évidence les liens entre les différents éléments.
Alors que la plupart des outils de gestion de projet mettent l’accent sur les actions prévues, or une matrice WBS se concentre sur les résultats prévus. Un WBS soigneusement organisé peut aider un chef de projet à superviser plus efficacement les tâches qui, autrement, seraient compliquées à réaliser dans le cadre d’un projet. En gestion de projet, un WBS dont les tâches sont quantifiables et clairement définies peut également aider les gestionnaires à déterminer avec précision les coûts et les délais d’un projet, ce qui simplifie la planification et le suivi.
Principaux composants d’une matrice WBS efficace
Conçu de manière judicieuse, un WBS facilite l’attribution et le suivi des différents éléments d’un projet. Pour une efficacité maximale, il doit présenter les caractéristiques suivantes :
- Clair : votre WBS doit être facilement compréhensible par les acteurs et les parties prenantes du projet.
Facilement estimable : la durée des tâches, les coûts et les ressources nécessaires doivent être inclus dans le WBS pour permettre d’estimer le coût et le temps nécessaires à la réalisation du projet.
- Gérable : afin de renforcer la responsabilisation, veillez à ce que chaque lot de travail ait un responsable clairement désigné (une équipe ou une personne bien identifiée) et puisse être mené à bien au cours d’une période de reporting.
Mesurable : un WBS doit comporter des dates de début et d’achèvement ainsi que des jalons vérifiables permettant de mesurer avec précision l’avancement des travaux.
- Souple : votre matrice WBS doit être conçu de manière à ce que les écarts mineurs tels que les changements de délais ou les tâches supplémentaires puissent être intégrés et pris en compte. Veuillez toutefois noter que les structures WBS servent, entre autres, à fournir de manière anticipée une vue d’ensemble complète des résultats attendus d’un projet, afin d’éviter les dérives ou les retouches.
Suivez ces instructions pour faire de votre matrice WBS un outil de gestion de projet efficace :
- Soyez précis. Décomposez les livrables de votre projet jusqu’au niveau le plus bas possible et exprimez chaque tâche sous forme de verbe. À titre de référence, de nombreuses équipes appliquent la « règle des 8/80 », en veillant à ce que chaque lot de travail représente environ 8 à 80 heures de travail (ou ne dépasse pas environ 10 jours ou une période de reporting standard, selon votre organisation).
- Assurez-vous que votre WBS est exact. Veillez à ce que tous vos livrables, délais et ressources soient précisément consignés dans votre organigramme des tâches.
- Indiquez les tâches périphériques. Faites en sorte que votre WBS tienne compte des activités telles que la formation et les essais, ainsi que le lancement et la mise en œuvre de produits ou de services. Précisez également les tâches administratives ou sans rapport avec l’informatique, telles que la rédaction de la documentation ou les évaluations.
- Vérifiez les lots de travail. Créez des lots totalement indépendants les uns des autres. Assurez-vous qu’aucune tâche individuelle ne soit dupliquée dans votre structure. Cette recommandation s’aligne sur deux principes de base largement utilisés : la « règle des 100 % » (votre WBS couvre 100 % du périmètre du projet et rien de plus) et l’« exclusivité mutuelle » (aucun livrable ni sous-tâche n’apparaît deux fois, ce qui évite le double comptage du travail, des coûts ou du temps).
- Restez concentré sur les résultats. Axez la structure sur les livrables et les jalons mesurables plutôt que sur des listes d’actions (par exemple, « système de freinage » plutôt que « régler les plaquettes de frein »).
Visez le bon niveau de détail. Beaucoup de WBS comportent généralement trois niveaux de détail, même si certaines branches peuvent nécessiter davantage de subdivisions que d’autres pour rendre le travail réellement gérable.
Différents types de structures WBS d'un projet
Il existe deux types de structures WBS couramment utilisées dans la gestion de projet : le WBS orienté processus et le WBS orienté livrables. Contrairement aux idées reçues, ces deux types d’organigrammes peuvent (et doivent) être utilisés pour définir le périmètre de votre projet. Utilisés simultanément, ils apportent un éclairage exceptionnel et précieux sur le processus de gestion de projet.
WBS orienté processus
Un WBS orienté processus définit un projet en termes d’étapes, de phases de travail ou de fonctions. Ce type de structure WBS se concentre sur les étapes individuelles requises au sein des différents services afin de réaliser un projet et utilise généralement des verbes pour décrire les différents éléments.
L’avantage d’utiliser un WBS orienté processus en combinaison avec votre WBS orienté livrables est de fournir une répartition du travail complète d’un point de vue fonctionnel, et de créer ainsi un périmètre de projet plus cohérent. Il peut également être utilisé pour s’assurer de la qualité des processus mis en place tout au long de votre projet.
