Organigramme des tâches du projet : création et avantages

Qu’est-ce qu’un WBS (Work Breakdown Structure) ?
Un WBS (Work Breakdown Structure), ou organigramme des tâches du projet, est un outil de gestion de projet utilisé pour définir et gérer les livrables d’un projet. Le WBS est une structure hiérarchique qui décompose des activités complexes en livrables plus petits (souvent appelés lots de travail, tâches, sous-tâches ou éléments terminaux) pour faciliter l’évaluation, l’attribution et le suivi du travail tout en mettant en évidence les liens entre les différents éléments.

Alors que la plupart des outils de gestion de projet mettent l’accent sur les actions prévues, or une matrice WBS se concentre sur les résultats prévus. Un WBS soigneusement organisé peut aider un chef de projet à superviser plus efficacement les tâches qui, autrement, seraient compliquées à réaliser dans le cadre d’un projet. En gestion de projet, un WBS dont les tâches sont quantifiables et clairement définies peut également aider les gestionnaires à déterminer avec précision les coûts et les délais d’un projet, ce qui simplifie la planification et le suivi. 

Principaux composants d’une matrice WBS efficace

Conçu de manière judicieuse, un WBS facilite l’attribution et le suivi des différents éléments d’un projet. Pour une efficacité maximale, il doit présenter les caractéristiques suivantes :

• Clair : votre WBS doit être facilement compréhensible par les acteurs et les parties prenantes du projet.
  Facilement estimable : la durée des tâches, les coûts et les ressources nécessaires doivent être inclus dans le WBS pour permettre d’estimer le coût et le temps nécessaires à la réalisation du projet.
• Gérable : afin de renforcer la responsabilisation, veillez à ce que chaque lot de travail ait un responsable clairement désigné (une équipe ou une personne bien identifiée) et puisse être mené à bien au cours d’une période de reporting.
  Mesurable : un WBS doit comporter des dates de début et d’achèvement ainsi que des jalons vérifiables permettant de mesurer avec précision l’avancement des travaux.
• Souple : votre matrice WBS doit être conçu de manière à ce que les écarts mineurs tels que les changements de délais ou les tâches supplémentaires puissent être intégrés et pris en compte. Veuillez toutefois noter que les structures WBS servent, entre autres, à fournir de manière anticipée une vue d’ensemble complète des résultats attendus d’un projet, afin d’éviter les dérives ou les retouches.

Suivez ces instructions pour faire de votre matrice WBS un outil de gestion de projet efficace :

• Soyez précis. Décomposez les livrables de votre projet jusqu’au niveau le plus bas possible et exprimez chaque tâche sous forme de verbe. À titre de référence, de nombreuses équipes appliquent la « règle des 8/80 », en veillant à ce que chaque lot de travail représente environ 8 à 80 heures de travail (ou ne dépasse pas environ 10 jours ou une période de reporting standard, selon votre organisation).
• Assurez-vous que votre WBS est exact. Veillez à ce que tous vos livrables, délais et ressources soient précisément consignés dans votre organigramme des tâches.
• Indiquez les tâches périphériques. Faites en sorte que votre WBS tienne compte des activités telles que la formation et les essais, ainsi que le lancement et la mise en œuvre de produits ou de services. Précisez également les tâches administratives ou sans rapport avec l’informatique, telles que la rédaction de la documentation ou les évaluations.
• Vérifiez les lots de travail. Créez des lots totalement indépendants les uns des autres. Assurez-vous qu’aucune tâche individuelle ne soit dupliquée dans votre structure. Cette recommandation s’aligne sur deux principes de base largement utilisés : la « règle des 100 % » (votre WBS couvre 100 % du périmètre du projet et rien de plus) et l’« exclusivité mutuelle » (aucun livrable ni sous-tâche n’apparaît deux fois, ce qui évite le double comptage du travail, des coûts ou du temps).
• Restez concentré sur les résultats. Axez la structure sur les livrables et les jalons mesurables plutôt que sur des listes d’actions (par exemple, « système de freinage » plutôt que « régler les plaquettes de frein »).
  Visez le bon niveau de détail. Beaucoup de WBS comportent généralement trois niveaux de détail, même si certaines branches peuvent nécessiter davantage de subdivisions que d’autres pour rendre le travail réellement gérable.

Différents types de structures WBS d'un projet

Il existe deux types de structures WBS couramment utilisées dans la gestion de projet : le WBS orienté processus et le WBS orienté livrables. Contrairement aux idées reçues, ces deux types d’organigrammes peuvent (et doivent) être utilisés pour définir le périmètre de votre projet. Utilisés simultanément, ils apportent un éclairage exceptionnel et précieux sur le processus de gestion de projet.

WBS orienté processus

Un WBS orienté processus définit un projet en termes d’étapes, de phases de travail ou de fonctions. Ce type de structure WBS se concentre sur les étapes individuelles requises au sein des différents services afin de réaliser un projet et utilise généralement des verbes pour décrire les différents éléments.

L’avantage d’utiliser un WBS orienté processus en combinaison avec votre WBS orienté livrables est de fournir une répartition du travail complète d’un point de vue fonctionnel, et de créer ainsi un périmètre de projet plus cohérent. Il peut également être utilisé pour s’assurer de la qualité des processus mis en place tout au long de votre projet.

WBS orienté livrables

Un WBS axé sur les livrables définit un projet en termes de composants tangibles. Les livrables sont généralement des éléments physiques ou des éléments nécessaires à la réalisation du projet dans son ensemble.
Les WBS axés sur les livrables sont particulièrement utiles pour aider les chefs de projet à appréhender la portée globale d’un projet et à comprendre comment chaque livrable est lié aux autres. Ils peuvent également fournir un aperçu naturel du travail pour les différents échelons hiérarchiques, ce qui permet des estimations plus précises des coûts et des ressources.

À qui s'adressent les diagrammes WBS ?

Les WBS peuvent être utilisés dans divers contextes pour garantir le bon déroulement et la réussite d’un projet. Outre le fait qu’ils aident les chefs de projet, ils peuvent aussi être utiles aux personnes occupant les fonctions suivantes :

• Directeurs de comptes : les directeurs de comptes peuvent s’appuyer sur un WBS pour présenter aux clients l’avancement d’un projet, notamment en mettant en évidence les obstacles à son déroulement. Ils peuvent également être utilisés pour s’assurer que les chargés de compte et les clients partagent les mêmes informations concernant les livrables du projet. 
• Organisateurs d’événements : compte tenu de la complexité des événements, un WBS peut aider à suivre efficacement les tâches et sous-tâches liées à leur production. Les événements étant généralement organisés dans des délais très serrés, un plan de travail détaillé s’avère particulièrement utile.
• Développeurs de logiciels : le développement de logiciels est souvent décomposé en étapes et en phases, et les matrices WBS sont parfaitement adaptées pour répondre à ces besoins. En indiquant clairement aux équipes la disponibilité des livrables essentiels, un WBS permet de gagner une visibilité précieuse et d’assurer ainsi l’efficacité du flux de travail.
• Chefs de projet commerciaux : les projets commerciaux sont particulièrement dépendants de la livraison des éléments tangibles du projet. Lorsque le projet implique plusieurs partenaires, un WBS peut servir à mettre en évidence les dépendances des tâches entre les équipes afin de s’assurer que les livrables sont achevés dans les délais. 

Plus généralement, toute équipe chargée de mener à bien des projets complexes, comme le lancement de nouveaux produits ou le déploiement de logiciels à grande échelle, peut utiliser un WBS pour transformer un objectif qui semble insurmontable en une roadmap structurée, précisant les livrables et les responsabilités.

Comment créer une matrice WBS

1. Énumérer les livrables : faites une liste de tous les grands livrables nécessaires à la réalisation de votre projet. Clarifiez-les avant de les consigner, et faites vérifier votre liste par plusieurs parties prenantes pour vous assurer de son exactitude. À ce stade, il est également utile de consigner l’objectif général et le périmètre dans une charte de projet afin que le WBS reste ancré dans un objectif convenu.
2. Décomposer chaque livrable en éléments distincts : divisez le projet en phases clés ou en livrables majeurs, sans pour autant énumérer chaque action, et en mettant l’accent sur les résultats concrets.
3. Répartir les projets par type de tâche ou par rôle : le nombre de composants que vous pouvez créer est illimité ; soyez donc aussi précis que possible.
4. Diviser chaque composant en lots de travail : fractionnez chaque composant jusqu’à obtenir une tâche unique pouvant être réalisée par une seule personne. Chaque lot de travail doit inclure un budget, des ressources, des jalons et une échéance qui lui sont propres. Les lots de travail constituent généralement le niveau le plus bas de la décomposition et doivent définir le travail, la durée et les coûts de chaque tâche, ainsi que les responsables de ces tâches. Chaque lot de travail doit comporter des missions pouvant être menées à bien au cours d’une période de reporting.
5. Identifier les dépendances : assurez-vous de bien savoir quelles tâches présentent des dépendances. Cette clarté aidera votre équipe à identifier les risques potentiels et à gérer efficacement le temps. En cartographiant les dépendances, vous serez également mieux à même d’établir un calendrier réaliste et de repérer rapidement les zones à risque.
6. Hiérarchiser les dépendances et attribuer les lots de travail : une fois vos dépendances clairement identifiées, classez vos lots de travail par ordre de priorité. Attribuez chaque lot de travail à la personne compétente, en remontant progressivement vers les livrables principaux. Au fur et à mesure que vous finalisez les attributions, vérifiez que votre WBS reflète toujours l’ensemble du périmètre (règle des 100 %) et qu’il n’y a pas de chevauchement entre les lots (exclusivité mutuelle).
7. Un WBS bien conçu facilite également les tâches de planification en aval, telles que la rédaction d’un cahier des charges, l’estimation des coûts, l’élaboration d’une chronologie, la définition des rôles, le suivi de l’avancement et l’identification des risques, car il décompose le projet en éléments distincts et visibles, plus faciles à évaluer que le projet dans son ensemble.

Exemples de WBS (Work Breakdown Structures)

Modèle de WBS

Dans ce modèle de base, chaque livrable de fabrication est clairement décomposé en étapes concrètes, ce qui permet de savoir précisément ce qu’il faut faire pour mener à bien le projet final.

Modèle de décomposition fonctionnelle

Ce modèle est une représentation hiérarchique du projet global, dans laquelle les tâches individuelles sont divisées en catégories de travail principales, puis en lots de travail plus petits.

Modèle de structure de répartition des risques

Cette structure WBS est utilisée pour identifier, catégoriser et décomposer les risques associés aux différents aspects d’un projet.

Prenons un autre exemple courant : celui d’un WBS pour la construction d’une maison. Le projet peut être divisé en grandes sections, telles que les fondations, l’extérieur et l’intérieur, puis subdivisé en niveaux supplémentaires (souvent jusqu’à environ trois niveaux au total). L’ensemble complet des lots de travail doit totaliser 100 % de l’effort requis, sans chevauchement, et peut être enrichi en ajoutant des budgets et en désignant une équipe responsable pour chaque lot.

Les différents formats de WBS

En plus de choisir les éléments à décomposer, vous devrez également décider de la manière de les présenter. Les WBS peuvent prendre différentes formes, comme un tableau hiérarchique, un plan, une liste numérotée, un tableau ou un diagramme en arborescence. 

Arbre de probabilité

L’option la plus visuelle est le format arborescent : il structure le WBS comme un organigramme et montre la hiérarchie des tâches, offrant un espace pour des informations supplémentaires sur chaque lot de travail.

Sommaire

Le plus simple est de présenter un WBS sous forme de sommaire. Ce format est facile à élaborer et illustre la hiérarchie des tâches. Cependant, il complique l’ajout d’informations supplémentaires sur le budget, la durée et les responsabilités.

Construire une maison

     1 Fondations

          1.1 Travaux d’excavation

               1.1.1 Creuser

               1.1.2 Niveler

          1.2 Coffrer

          1.3 Bétonner

               1.3.1 Verser

               1.3.2 Sécher

     2 Extérieur

     3 Intérieur

Structure hiérarchique

Ce format est moins intuitif visuellement, mais permet de faire ressortir la hiérarchie des tâches. Étant donné qu’il s’agit d’un tableau, ce modèle tient facilement sur une page.

Vue tabulaire

Une vue tabulaire est une manière visuellement plus intuitive de présenter une hiérarchie à l’aide d’un tableau.

Dictionnaire WBS

Un dictionnaire WBS est organisé de la même manière qu’une structure hiérarchique, mais il comprend une brève description de chaque lot de travail. Dans le cadre de la documentation d’un projet, un dictionnaire WBS est souvent inclus pour accompagner un diagramme visuel. Il permet de clarifier le périmètre de chaque tâche afin que tous les membres de l’équipe comprennent leurs responsabilités.

Si vous souhaitez élaborer votre propre WBS, essayez Lucidchart ! Vous pouvez vous lancer avec un compte gratuit et utiliser des fonctionnalités de création de diagrammes intelligents pour décomposer les livrables d’un projet plus rapidement que jamais.