Wat is een work breakdown structure?
Een work breakdown structure (WBS) is een project management tool die wordt gebruikt om de deliverables van een project te definiëren en te beheren. De WBS is een hiërarchische structuur die complexe activiteiten opdeelt in kleinere deliverables (vaak werkpakketten, taken, subtaken of eindelementen genoemd), waardoor het werk gemakkelijker te evalueren, toe te wijzen en bij te houden is, terwijl het ook laat zien hoe de stukken zich tot elkaar verhouden.
Hoewel de meeste project management tools zich richten op geplande acties, richt een WBS zich op geplande resultaten. Een zorgvuldig georganiseerde structuur voor de verdeling van het werk kan jou helpen om effectiever toezicht te houden op de voltooiing van anders ingewikkelde taken binnen een project. Een WBS met meetbare, duidelijk gedefinieerde taken kan project management ook helpen om nauwkeurige kosten en deadlines aan een project toe te wijzen, waardoor projectplanning en monitoring worden vereenvoudigd.
Elementen van een goede work breakdown structure
Een goed opgestelde WBS kan het toewijzen en opvolgen van verschillende elementen binnen een project vereenvoudigen. Om de effectiviteit te maximaliseren moet een work breakdown structuur de volgende kenmerken hebben:
- Gedefinieerd: Je WBS moet gemakkelijk te begrijpen zijn voor projectdeelnemers en belanghebbenden.
Eenvoudig te berekenen: de duur van de taken, de kosten en de benodigde middelen worden meegenomen om de kosten en de tijd te berekenen die nodig zijn om het project te voltooien.
- Beheersbaar: Om de verantwoordingsplicht te versterken, moet u ervoor zorgen dat elk werkpakket een duidelijke eigenaar heeft (een specifiek team of een specifieke persoon) en binnen een rapportageperiode kan worden afgerond.
Meetbaar: Een WBS moet een start- en einddatum en meetbare mijlpalen bevatten om de voortgang nauwkeurig te kunnen meten.
- Flexibel: Jouw structuur moet kleine wijzigingen kunnen opvangen, zoals het verplaatsen van deadlines of het toevoegen van taken. Bedenk echter wel dat een van de doelen van de work breakdown structure is om vooraf een volledig beeld te geven van de verwachte deliverables om scope creep of herbewerking te voorkomen.
Volg deze richtlijnen om ervoor te zorgen dat jouw work breakdown structure een effectieve project management-tool is:
- Ga gedetailleerd te werk. Splits de deliverables van je project op tot het laagst mogelijke niveau en formuleer de taak in werkwoordsvorm. Als praktische richtlijn hanteren veel teams de '8/80-regel', waarbij elk werkpakket niet minder dan 8 en niet meer dan 80 uur aan inspanning vereist (of niet meer dan ongeveer 10 dagen of een standaard rapportageperiode, afhankelijk van de organisatie).
- Controleer je WBS op nauwkeurigheid. Zorg ervoor dat al je deliverables, deadlines en resources correct zijn vastgelegd in je visual.
- Voeg ondersteunende activiteiten toe. Zorg ervoor dat je WBS rekening houdt met activiteiten zoals training en testen, en met de lancering en implementatie van producten of diensten. Neem ook niet-IT-gerelateerde en procedurele werkzaamheden, zoals documentatie en beoordelingen, op in je werkstructuur.
- Controleer de werkpakketten. Maak je werkpakketten zo dat ze volledig onafhankelijk zijn van andere werkpakketten. Zorg ervoor dat individuele taken niet worden gedupliceerd in je structuur. Deze aanbeveling sluit aan bij twee veelgebruikte richtlijnen: de ‘100%-regel’ (je WBS omvat 100% van de projectomvang zonder bijkomstig of niet-gerelateerd werk) en ‘wederzijdse exclusiviteit’ (geen enkel resultaat of subtaak komt twee keer voor, waardoor dubbeltelling van werk, kosten of tijd wordt voorkomen).
- Blijf gericht op het resultaat. Houd de structuur gericht op deliverables en meetbare mijlpalen in plaats van op takenlijsten (bijvoorbeeld ‘remsysteem’ in plaats van ‘remblokken afstellen’).
Streef naar de juiste diepte. Veel WBS-diagrammen kunnen over het algemeen in drie detailniveaus worden onderverdeeld, hoewel sommige takken wellicht meer onderverdeling vereisen dan andere om het werk echt overzichtelijk te houden.
Soorten work breakdown structures
Er worden binnen Project management doorgaans twee typen WBS toegepast: de procesgeoriënteerde WBS en de productgeoriënteerde WBS. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, kunnen (en moeten) beide structuren worden gebruikt bij het bepalen van de omvang van je project. Samen kunnen ze unieke en waardevolle inzichten bieden in het proces van project management.
Procesgeoriënteerde work breakdown structure
Een procesgeoriënteerde WBS definieert een project in termen van stappen, werkfasen of functies. Dit type WBS richt zich op de stappen die genomen moeten worden binnen afzonderlijke disciplines om een project te voltooien en formuleert afzonderlijke elementen meestal in de werkwoordsvorm.
Het voordeel van het gebruik van een procesgeoriënteerde WBS in combinatie met je productgeoriënteerde WBS is dat het een gedetailleerde uitsplitsing van de werkzaamheden vanuit functioneel perspectief oplevert, waardoor een samenhangender projectomvang ontstaat. Het kan ook worden gebruikt om ervoor te zorgen dat er gedurende het hele project hoogwaardige processen worden ingesteld.
