Wat is een work breakdown structure en hoe maak je er een

Wat is een work breakdown structure?
Een work breakdown structure (WBS) is een project management tool die wordt gebruikt om de deliverables van een project te definiëren en te beheren. De WBS is een hiërarchische structuur die complexe activiteiten opdeelt in kleinere deliverables (vaak werkpakketten, taken, subtaken of eindelementen genoemd), waardoor het werk gemakkelijker te evalueren, toe te wijzen en bij te houden is, terwijl het ook laat zien hoe de stukken zich tot elkaar verhouden.

Hoewel de meeste project management tools zich richten op geplande acties, richt een WBS zich op geplande resultaten. Een zorgvuldig georganiseerde structuur voor de verdeling van het werk kan jou helpen om effectiever toezicht te houden op de voltooiing van anders ingewikkelde taken binnen een project. Een WBS met meetbare, duidelijk gedefinieerde taken kan project management ook helpen om nauwkeurige kosten en deadlines aan een project toe te wijzen, waardoor projectplanning en monitoring worden vereenvoudigd. 

Elementen van een goede work breakdown structure

Een goed opgestelde WBS kan het toewijzen en opvolgen van verschillende elementen binnen een project vereenvoudigen. Om de effectiviteit te maximaliseren moet een work breakdown structuur de volgende kenmerken hebben:

• Gedefinieerd: Je WBS moet gemakkelijk te begrijpen zijn voor projectdeelnemers en belanghebbenden.
  Eenvoudig te berekenen: de duur van de taken, de kosten en de benodigde middelen worden meegenomen om de kosten en de tijd te berekenen die nodig zijn om het project te voltooien.
• Beheersbaar: Om de verantwoordingsplicht te versterken, moet u ervoor zorgen dat elk werkpakket een duidelijke eigenaar heeft (een specifiek team of een specifieke persoon) en binnen een rapportageperiode kan worden afgerond.
  Meetbaar: Een WBS moet een start- en einddatum en meetbare mijlpalen bevatten om de voortgang nauwkeurig te kunnen meten.
• Flexibel: Jouw structuur moet kleine wijzigingen kunnen opvangen, zoals het verplaatsen van deadlines of het toevoegen van taken. Bedenk echter wel dat een van de doelen van de work breakdown structure is om vooraf een volledig beeld te geven van de verwachte deliverables om scope creep of herbewerking te voorkomen.

Volg deze richtlijnen om ervoor te zorgen dat jouw work breakdown structure een effectieve project management-tool is:

• Ga gedetailleerd te werk. Splits de deliverables van je project op tot het laagst mogelijke niveau en formuleer de taak in werkwoordsvorm. Als praktische richtlijn hanteren veel teams de '8/80-regel', waarbij elk werkpakket niet minder dan 8 en niet meer dan 80 uur aan inspanning vereist (of niet meer dan ongeveer 10 dagen of een standaard rapportageperiode, afhankelijk van de organisatie).
• Controleer je WBS op nauwkeurigheid. Zorg ervoor dat al je deliverables, deadlines en resources correct zijn vastgelegd in je visual.
• Voeg ondersteunende activiteiten toe. Zorg ervoor dat je WBS rekening houdt met activiteiten zoals training en testen, en met de lancering en implementatie van producten of diensten. Neem ook niet-IT-gerelateerde en procedurele werkzaamheden, zoals documentatie en beoordelingen, op in je werkstructuur.
• Controleer de werkpakketten. Maak je werkpakketten zo dat ze volledig onafhankelijk zijn van andere werkpakketten. Zorg ervoor dat individuele taken niet worden gedupliceerd in je structuur. Deze aanbeveling sluit aan bij twee veelgebruikte richtlijnen: de ‘100%-regel’ (je WBS omvat 100% van de projectomvang zonder bijkomstig of niet-gerelateerd werk) en ‘wederzijdse exclusiviteit’ (geen enkel resultaat of subtaak komt twee keer voor, waardoor dubbeltelling van werk, kosten of tijd wordt voorkomen).
• Blijf gericht op het resultaat. Houd de structuur gericht op deliverables en meetbare mijlpalen in plaats van op takenlijsten (bijvoorbeeld ‘remsysteem’ in plaats van ‘remblokken afstellen’).
  Streef naar de juiste diepte. Veel WBS-diagrammen kunnen over het algemeen in drie detailniveaus worden onderverdeeld, hoewel sommige takken wellicht meer onderverdeling vereisen dan andere om het werk echt overzichtelijk te houden.

Soorten work breakdown structures

Er worden binnen Project management doorgaans twee typen WBS toegepast: de procesgeoriënteerde WBS en de productgeoriënteerde WBS. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, kunnen (en moeten) beide structuren worden gebruikt bij het bepalen van de omvang van je project. Samen kunnen ze unieke en waardevolle inzichten bieden in het proces van project management.

Procesgeoriënteerde work breakdown structure

Een procesgeoriënteerde WBS definieert een project in termen van stappen, werkfasen of functies. Dit type WBS richt zich op de stappen die genomen moeten worden binnen afzonderlijke disciplines om een project te voltooien en formuleert afzonderlijke elementen meestal in de werkwoordsvorm.

Het voordeel van het gebruik van een procesgeoriënteerde WBS in combinatie met je productgeoriënteerde WBS is dat het een gedetailleerde uitsplitsing van de werkzaamheden vanuit functioneel perspectief oplevert, waardoor een samenhangender projectomvang ontstaat. Het kan ook worden gebruikt om ervoor te zorgen dat er gedurende het hele project hoogwaardige processen worden ingesteld.

Productgeoriënteerde work breakdown structuur

Een productgeoriënteerde WBS definieert een project aan de hand van concrete, tastbare resultaten. Deliverables zijn meestal fysieke onderdelen of items die nodig zijn om het totale project te voltooien.
Productgeoriënteerde work breakdown structuren zijn bijzonder nuttig om projectmanagers inzicht te geven in de totale omvang van een project en in hoe elke deliverable zich tot de andere verhoudt. Ze kunnen ook een natuurlijk overzicht geven van het werk voor verschillende managementniveaus, waardoor nauwkeurigere schattingen van kosten en middelen mogelijk zijn.

Voor wie zijn work breakdown structures geschikt?

Work breakdown structures kunnen in verschillende omgevingen worden gebruikt om een georganiseerd en succesvol project te garanderen. Naast het helpen van projectmanagers kan een work breakdown structuur ook voordelen bieden voor gebruikers in de volgende functies:

• Accountmanagers: Accountmanagers gebruiken een WBS om klanten te laten zien hoe een project vordert, inclusief het signaleren van eventuele knelpunten. Ze kunnen ook worden gebruikt om ervoor te zorgen dat accountteams en klanten op één lijn zitten wat betreft de projectresultaten.
• Evenementenplanners: Omdat evenementen uit zoveel verschillende onderdelen bestaan, kan een WBS helpen om taken en subtaken bij de productie van evenementen efficiënt bij te houden. Evenementen worden meestal georganiseerd met strakke deadlines, waardoor een work breakdown structure bijzonder nuttig is.
• Softwareontwikkelaars: Softwareontwikkeling wordt vaak opgedeeld in stadia en fasen, waardoor de WBS een logische keuze is. Een WBS kan waardevolle zichtbaarheid bieden aan teams wanneer belangrijke opleveringen worden voltooid, waardoor een efficiënte workflow wordt gegarandeerd.
• Commerciële projectmanagers: Commerciële projecten zijn in hoge mate afhankelijk van de oplevering van tastbare projectonderdelen. Wanneer het project meerdere aannemers omvat, kan een WBS taakafhankelijkheden tussen teams aangeven om ervoor te zorgen dat de deliverables op tijd worden afgerond.

In bredere zin kan elk team dat complexe initiatieven leidt – zoals de lancering van nieuwe producten of grootschalige software-implementaties – een WBS gebruiken om een overweldigende doelstelling om te zetten in een georganiseerd stappenplan met concrete resultaten en verantwoordelijkheden.

Een work breakdown structure maken

1. Lijst met deliverables: Maak een lijst van alle belangrijke deliverables die nodig zijn om je project af te ronden. Ruim eventuele verwarring over je deliverables op voordat je ze vastlegt, en laat je lijst beoordelen door verschillende stakeholders om de juistheid te waarborgen. In dit stadium helpt het ook om de overkoepelende doelstelling en scope te documenteren in een project charter zodat de WBS verankerd blijft aan een overeengekomen doel.
2. Splits elke deliverable op in afzonderlijke componenten: Verdeel het project in belangrijke fasen of belangrijke deliverables, waarbij je niet elke actie hoeft op te sommen en je blijft focussen op concrete resultaten.
3. Verdeel projecten naar taaktype of rol. Er geldt geen limiet voor het aantal onderdelen dat je kunt gebruiken, dus wees zo grondig mogelijk.
4. Verdeel elk onderdeel in werkpakketten: Splits elk onderdeel op totdat je bij een enkele taak bent gekomen die door één persoon kan worden uitgevoerd. Je werkproject moet een eigen budget, benodigde middelen, mijlpalen en deadline bevatten. Werkpakketten vormen doorgaans het laagste niveau in de indeling en moeten voor elke taak de werkzaamheden, de duur en de kosten omschrijven, evenals de eigenaars van de taken. Elk werkpakket moet opdrachten bevatten die binnen een rapportageperiode kunnen worden afgerond. 
5. Identificeer afhankelijkheden: Zorg ervoor dat je goed weet welke taken onderling afhankelijk zijn. Deze duidelijkheid helpt je team potentiële risico's te identificeren en de tijd efficiënt te beheren. Als je afhankelijkheden in kaart brengt, ben je ook beter in staat om een realistisch schema op te stellen en risico’s in een vroeg stadium te signaleren.
6. Prioriteer afhankelijkheden en wijs werkpakketten toe: Zodra je afhankelijkheden duidelijk zijn geïdentificeerd, breng je werkpakketten in kaart op basis van prioriteit. Wijs elk werkpakket toe aan de juiste persoon en werk zo omhoog naar de belangrijkste deliverables. Controleer bij het afronden van de opdrachten of je WBS nog steeds de volledige scope weerspiegelt (de 100% -regel) en of er geen overlap is tussen de pakketten (wederzijdse exclusiviteit).
7. Een goed opgebouwde WBS ondersteunt ook verdere planningsactiviteiten, zoals het opstellen van een werkbeschrijving, het ramen van kosten, het opstellen van een tijdschema, het verduidelijken van rollen, het bijhouden van de voortgang en het in kaart brengen van risico’s, omdat het project hierdoor wordt opgedeeld in afzonderlijke, overzichtelijke onderdelen die gemakkelijker te beoordelen zijn dan het project als geheel.

Voorbeelden work breakdown structure

Sjabloon voor een work breakdown structure

In dit basissjabloon is elk product van het productieproces duidelijk opgesplitst in concrete stappen, waardoor duidelijk wordt wat er moet gebeuren om het eindproject te voltooien.

Sjabloon voor functionele opsplitsing

Dit sjabloon toont een top-downillustratie van het gehele project, waarbij taken worden verdeeld in de belangrijkste werkcategorieën en vervolgens worden opgesplitst in kleinere werkpakketten.

Sjabloon voor risicoverdeling

Deze WBS identificeert, categoriseert en splitst de potentiële risico's uit die verbonden zijn aan verschillende onderdelen van een project.

Neem voor een ander veelvoorkomend voorbeeld een WBS voor woningbouw: het project kan worden opgedeeld in grote delen, zoals de fundering, het exterieur en het interieur, en vervolgens worden onderverdeeld in extra niveaus (vaak tot ongeveer drie niveaus in totaal). De volledige set werkpakketten moet in totaal 100% van de benodigde inspanning bedragen, zonder dubbel werk, en kan worden verbeterd door budgetten toe te voegen en een verantwoordelijk team aan elk pakket toe te wijzen.

Opmaakopties voor een work breakdown structure

Je kiest niet alleen wat je wilt uitsplitsen, maar ook hoe je het wilt presenteren. Work breakdown structures kunnen in meerdere opmaakopties worden weergegeven, zoals een hiërarchische tabel, een contour of genummerde lijst, een tabelweergave of een boomdiagram. 

Boomdiagram

De meest visuele optie is de boomstructuur: deze structureert de WBS als een organigram en toont de hiërarchie van taken, met ruimte voor aanvullende informatie over elk werkpakket.

Contourstructuur

Een tekstcontour is de eenvoudigste WBS-opmaak. Het is eenvoudig samen te stellen en toont de hiërarchie van taken. Het is echter moeilijk om met deze opmaak extra informatie over budget, duur en toewijzing toe te voegen.

Bouw een huis

     1 Fundering

          1.1 Uitgraven

               1.1.1 Graven

               1.1.2 Nivelleren

          1,2 Frame

          1.3 Beton

               1.3.1 Giet

               1.3.2 Uitharden

     2 Buitenkant

     3 Interieur

Hiërarchische structuur

Deze opmaak is minder visueel intuïtief, maar toont de hiërarchie van taken. Omdat het een tabel is, past deze opmaak gemakkelijk op een pagina.

Tabelweergave

Een tabelweergave is een visueel intuïtieve manier om hiërarchie weer te geven met behulp van een tabel.

WBS-woordenboek

Een WBS-woordenboek is opgemaakt als een hiërarchische structuur, maar het bevat een korte beschrijving van elk werkpakket. Bij het documenteren van een project wordt vaak een WBS-woordenboek toegevoegd naast een visualisatie van de WBS. Het helpt om de reikwijdte van elke taak te verduidelijken, zodat alle teamleden hun verantwoordelijkheden begrijpen.

Als je klaar bent om een work breakdown structure op te bouwen, probeer dan Lucidchart eens! Je kunt aan de slag met een gratis account en intelligente diagramfuncties gebruiken om de deliverables van een project sneller dan ooit op te splitsen.