Die Beschleunigungsgleichung: Was Teams ausbremst (und wie Sie das Problem beheben können)

In einer von schnellem Wandel, steigenden Erwartungen und global verteilter Arbeit geprägten Landschaft stehen Teams unter dem Druck, schneller als je zuvor zu liefern. Strategische Prioritäten ändern sich rasch. Führungskräfte verlangen messbare Ergebnisse. Von den Mitarbeitenden wird erwartet, dass sie über Zeitzonen, Funktionen und Tools hinweg nahtlos zusammenarbeiten.

Laut unserer neuesten Umfrage unter mehr als 2.100 Wissensarbeitern weltweit legen die meisten Teams jedoch nicht an Geschwindigkeit zu – sie geraten ins Stocken. Tools Overload, fragmentierte Prozesse und ein Mangel an gemeinsamer Sichtbarkeit verlangsamen Teams genau dann, wenn sie eigentlich an Geschwindigkeit zulegen müssten.

Prozesse und Standardisierung: Das Fundament der Agilität

In schnelllebigen Umgebungen werden Prozesse oft als Hindernisse angesehen, aber die Daten legen nahe, dass sie tatsächlich einer der klarsten Wege zur Beschleunigung sind. Wenn Prozesse uneinheitlich oder nicht dokumentiert sind, verbringen Teams mehr Zeit damit, herauszufinden, wie sie arbeiten sollen, als die eigentliche Arbeit zu erledigen.

Fast ein Drittel der Wissensarbeiter gibt an, dass sie ihre Prozesse mehrmals pro Woche neu erstellen, was auf einen Mangel an zentralisierten, wiederverwendbaren Systemen hinweist. Es ist nicht so, dass die Teams keine Struktur wollen; sie haben einfach keinen Zugang dazu. Tatsächlich geben die Befragten an, dass fehlende Dokumentation das größte Hindernis für die Befolgung etablierter Prozesse ist, während häufige Änderungen ohne angemessene Kommunikation die zweitgrößte Hürde darstellen.

Die Daten zeigen, dass diese beiden Herausforderungen bereits auf der Führungsebene beginnen: 43 % der Führungskräfte geben an, dass sie Schwierigkeiten haben, Änderungen und Aktualisierungen effektiv zu verwalten, was dazu führt, dass das mittlere Management und die einzelnen Mitarbeitenden nach klareren Protokollen und klarer Verantwortlichkeit verlangen, da ihre Arbeit unterbrochen wird. Wenn Änderungen ohne konsequente Verstärkung und Kommunikation erfolgen, bricht die Effizienz zusammen, und die Teams müssen die Lücken selbst füllen.

Standardisierung ist nicht gleichbedeutend mit Starrheit. Es bedeutet, Agilität auf allen Unternehmensebenen zu ermöglichen, indem man gemeinsame Erwartungen schafft, redundante Arbeit reduziert und es den Teams ermöglicht, auf einer gemeinsamen Grundlage eine Dynamik aufzubauen.

Die Sichtbarkeitslücke: Eine Diskrepanz zwischen Vertrauen und Klarheit

Sichtbarkeit bezieht sich nicht nur auf Projekt bezogene Dashboards oder Zeitpläne. Es geht darum, alle auf denselben Stand zu bringen, was Erwartungen, Ergebnisse und die Verbindung der Arbeit zu übergeordneten Geschäftszielen betrifft. Und genau dieses Verständnis ist der Punkt, an dem die Lücken immer größer werden.

Während 93 % der Führungskräfte angeben, dass sie von den Erwartungen an Projekte und Ergebnisse überzeugt sind, sagen dies nur 74 % der individuellen Mitarbeitenden. Der Prozentsatz der Befragten, die eine Fehlausrichtung des Teams als Herausforderung für den Projektablauf nennen, stieg von 37 % im Jahr 2023 auf 44 % in diesem Jahr, was auf eine wachsende Lücke in der Koordination hinweist. Auch die Zeit, die benötigt wird, um einen Konsens zu erzielen, hat sich im Vergleich zu vor sechs Monaten verlängert, was die Zusammenarbeit weiter verlangsamt.

Dieses Missverständnis untergräbt im Laufe der Zeit auch das Vertrauen. So zeigen unsere Daten einen signifikanten Rückgang des Vertrauens der Führungskräfte: 37 % der Führungskräfte geben jetzt an, dass sie nicht zuversichtlich sind, dass ihr Team seine Ziele erreichen wird – ein starker Anstieg gegenüber nur 21 % vor sechs Monaten.

Da die Erwartungen steigen und die Arbeit immer komplexer wird, sind Abstimmung und gemeinsames Verständnis entscheidend, damit Teams gemeinsam den richtigen Weg einschlagen. Um dieses Niveau der Zusammenarbeit zu erreichen, wissen Wissensarbeiter genau, wo sie sich mehr Transparenz wünschen: Projekt- und Entwicklungszeitpläne, Projektziele und -vorgaben sowie Best Practices, die teamübergreifend geteilt werden.

Fehlende Abstimmung ist unvermeidlich, wenn Führungskräfte glauben, dass Projekte planmäßig verlaufen, während es den Teams an Klarheit über den Prozess, die Zuständigkeiten und die Ergebnisse fehlt. In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt darf Klarheit nicht optional sein. Führungskräfte müssen in Lösungen und Praktiken investieren, die den Teams einen gemeinsamen Überblick darüber verschaffen, was passiert und warum, damit sie schneller bessere Entscheidungen treffen können.

Das Informationsproblem: Die Verstreuung ist zu groß, um schnell zu agieren

Wenn Teams Schwierigkeiten haben, schnell zu agieren, liegt das oft daran, dass sie zu viel Zeit damit verbringen, das zu finden, was sie benötigen. Projektkontext, Entscheidungen und Dokumentation sind auf zu viele Tools, zu viele Threads und zu viele getrennte Systeme verteilt. Es ist daher keine Überraschung, dass die überwältigende Mehrheit (85 %) der Beschäftigten bis zu zwei Stunden am Tag damit verbringt, nach Informationen zu suchen, die für ihre Aufgaben relevant sind.

Diese tägliche Reibung summiert sich: Fast 40 % der Wissensarbeiter geben an, dass sie nicht wissen, wo sie auf alle Projektressourcen zugreifen können. Infolgedessen wenden sich viele ihren eigenen Systemen zu, um das zu finden, was sie benötigen, wobei fast ein Drittel angibt, dass sie auf persönliche Notizen, gespeicherte Nachrichten und Dateien angewiesen sind, während 28 % Suchfunktionen nutzen, um E-Mails und andere Unternehmenssysteme zu durchsuchen. Diese Zeitverschwendung ist ineffizient, führt zu einem veralteten Informationsaustausch und kostet die Teams fast einen ganzen Arbeitstag pro Woche.

Wenn Informationen nicht leicht zugänglich sind, greifen Teams auf Meetings zurück, um die Lücken zu füllen, doch häufige Meetings und Unterbrechungen wurden als das größte Hindernis für effizientes Arbeiten eingestuft. Darüber hinaus berichten mehr als 60 % der Wissensarbeiter, dass sie Meetings ohne klare nächste Schritte verlassen. Das beweist, dass gerade die Systeme, die für eine Abstimmung sorgen sollen, Teams oft in einem Kreislauf aus Verwirrung und Nacharbeit feststecken lassen. 

Wissensarbeiter sind sich darüber im Klaren, was helfen würde. Eine leicht zugängliche Dokumentation wurde als wichtigstes Mittel zur Verringerung der Nacharbeit genannt, und die Führungskräfte wiesen auch auf den Bedarf an Echtzeitdaten hin, denen sie vertrauen können. Einer von fünf Befragten war der Meinung, dass der Zugriff auf standardisierte, aktualisierte Prozessdokumentation ihnen drei oder mehr Stunden pro Tag, also fast die Hälfte einer Arbeitswoche, einsparen würde. Was die Teams brauchen, sind keine neuen Systeme, sondern klarere, zentralisierte Informationen, die sie dort abholen, wo sie bereits arbeiten.

Was es wirklich braucht, um die Arbeit zu beschleunigen

Trotz der Reibung verlangen Wissensarbeiter nicht nach mehr Tools, sondern nach besseren. Fast ein Drittel (28 %) gibt an, dass veraltete oder unzureichende Tools sie verlangsamen. Was sie stattdessen wollen, sind Systeme, die echten Fortschritt unterstützen: Zu ihren wichtigsten Anforderungen gehören Produkt-Roadmap, Aufgabenverfolgung sowie Brainstorming- bzw. Whiteboarding-Tools. Dies sind die Arten von Lösungen, die Transparenz, Ausrichtung und Ausführung fördern – nicht nur mehr Benachrichtigungen.

Die meisten Organisationen haben die richtigen Absichten. Sie investieren in Tools. Sie legen Wert auf die Zusammenarbeit. Sie fördern funktionsübergreifendes Arbeiten. Aber die tägliche Erfahrung der Mitarbeitenden erzählt eine kompliziertere Geschichte.

Die Wahrheit ist, dass die Teams hart arbeiten, aber nicht immer zusammenarbeiten. Sie sind von den Tools überwältigt, wissen nicht, wie ihre Arbeit in das Gesamtbild passt, und sind frustriert über die Zeit, die sie benötigen, um an die benötigten Informationen zu gelangen. Die Systeme, die sie eigentlich befähigen sollten, lassen sie oft im Regen stehen.

Wenn Führungskräfte und Organisationen einheitliche Prozesse, gemeinsame Sichtbarkeit und zuverlässigen Daten- und Informationszugriff priorisieren, werden Klarheit und Abstimmung ein neues Ausmaß beschleunigter Arbeit ermöglichen.