Il est facile d’oublier l’époque où la collaboration n’était pas encore la norme dans les entreprises ; de nombreux employés n’ont probablement jamais travaillé ainsi.

Les anciennes cultures de travail, plus agressives et fondées sur le « chacun pour soi », ont été éliminées, car elles ne permettaient pas de stimuler l’innovation. La prolifération et l’omniprésence des outils de chat et de visioconférence ont renforcé le degré d’accès et de transparence que les équipes partagent afin de favoriser la collaboration et la productivité.

Pourtant, à mesure que la productivité augmente, l’innovation diminue. Les équipes comprennent l’importance de la collaboration, mais nous ne savons toujours pas comment l’améliorer de manière concrète, sans se limiter à nourrir des sentiments de complicité et de camaraderie, mais de sorte à apporter une véritable valeur. Et les équipes souffrent des difficultés à collaborer dans ces nouvelles conditions de travail hybride et à distance.

À l’université, personne ne vous dit que votre carrière ressemblera à un travail de groupe sans fin. De même, il n’existe pas de programme d’études visant à améliorer la collaboration. Pour ceux qui cherchent une méthode structurée afin d’y parvenir, l’un des principaux moyens consiste à identifier les tendances négatives en matière de collaboration.

Qu’est-ce qu’une mauvaise habitude en matière de collaboration ?

Une mauvaise habitude est une attitude ou une action récurrente d’une équipe ou d’un individu qui peut sembler utile en apparence, mais qui est finalement contre-productive. Les tendances négatives sont généralement des efforts bien intentionnés, mais simplement malavisés pour résoudre un problème.

Si le but de la collaboration est de favoriser l’innovation et les résultats, une tendance négative en la matière est une pratique qui empêche les équipes d'innover, entrave la réflexion originale et coûte cher aux entreprises sur le long terme. Identifier les mauvaises habitudes en matière de collaboration a pour but de faire adopter des routines plus efficaces pour innover.

Si votre équipe a l’impression de patiner, il se peut que ce soit ces mauvaises qui soient en cause.

L’importance d’améliorer la collaboration en détectant les mauvaises habitudes

Sans que cela soit nécessairement intentionnel, nous minimisons souvent l’importance de la collaboration en la considérant uniquement sous la perspective étroite du « brainstorming ». Pourtant, la collaboration ne se limite pas à l’« idéation » : elle fait partie intégrante de la planification, de la recherche, de l’exécution et de l’évaluation qui sont les moteurs de l’innovation. Elle ne se passe pas seulement sur un tableau blanc virtuel ou physique, mais à chaque étape du travail.

Il arrive aussi fréquemment que la collaboration soit traitée comme une conséquence gênante du travail d'équipe plutôt que comme son objectif principal, et que les efforts visant à l’améliorer ne soient pas entrepris de manière systématique, intentionnelle ou structurée.

Améliorer la collaboration, c’est en réalité mettre en place un moteur qui favorise l’innovation, la valeur et la croissance financière d’une entreprise. Et si vous ne vous attaquez pas aux lacunes et aux faiblesses qui gangrènent votre façon de travailler ensemble, vous risquez de vous faire doubler par des entreprises prêtes à faire le nécessaire pour améliorer leurs collaborations.

3 tendances négatives en matière de collaboration que vous pouvez corriger dès aujourd’hui

Si vous avez l’impression que les membres de votre équipe ne collaborent pas suffisamment, il peut être utile d’identifier les tendances négatives et de s’y attaquer. Le fait de les nommer permet de les résoudre et constitue un premier pas vers l’action.

Dans cette optique, voici trois tendances négatives courantes à surveiller :

Mauvaise habitude n° 1 : laisser la montre diriger la réunion

À première vue, conclure les séances de brainstorming en temps voulu et s’efforcer de prendre une décision après chaque réunion semble être une bonne chose : vous utilisez efficacement votre temps et faites avancer le projet à un rythme soutenu, après tout.

Cependant, cette tendance à essayer de conclure proprement chaque réunion, quel que soit le stade de la discussion, peut révéler une volonté d’accélérer, sans laisser le processus de réflexion collective suivre son cours. Vous pouvez adopter une approche excessivement pragmatique si vous ne vous accordez pas le temps de réfléchir à vos idées.

En vous mettant prématurément d’accord sur un plan d’action avant d’avoir pleinement débattu des idées divergentes et des visions opposées de chacun de vos coéquipiers, vous ratez la zone d’inconfort : cette étape désordonnée et gênante de la discussion collaborative qui libère la réflexion originale et les idées novatrices.

Solution : viser des résultats plutôt que des buts arbitraires

On prend facilement l’habitude de considérer la fin d’une réunion - par exemple, un brainstorming ou une réunion de planification de projet - comme le signe qu’il est temps de passer à autre chose. Si votre volonté de conclure les réunions en un clin d’œil vous amène à quitter la « zone d’inconfort » plus tôt que prévu, le projet et l’entreprise en pâtiront.

Même si la réunion se termine, ne vous sentez pas obligé de trouver une solution immédiatement ; prévoyez du temps supplémentaire en asynchrone ou en présentiel si nécessaire pour achever votre discussion et travailler vos idées.

Une activité de brainwriting peut permettre à votre équipe de rester dans la zone d’inconfort et de la traverser, en l’obligeant à générer un grand nombre d’idées et en donnant à ses membres l’occasion de s’inspirer mutuellement pour ne pas se contenter de la première suggestion valable. Cette stratégie stimulera la richesse et la profondeur de la discussion avant d’entamer tout travail de raffinement ou de consolidation.

Solution : utilisez la collaboration visuelle pour combler le fossé entre le travail de groupe en temps réel, la coordination asynchrone et le travail individuel approfondi

Le désir de ne pas « trop réfléchir » nous pousse également à quitter la zone d’inconfort trop tôt. Lorsqu’une équipe est d’accord sur un point, elle peut être tentée d’appliquer sa première bonne idée au lieu de chercher à en découvrir cinq ou dix autres. Et si une équipe doit prévoir plus de temps afin de générer davantage d’idées innovantes, elle peut avoir l’impression que la magie se perd dans les temps morts entre les brainstormings.

Vous pouvez éviter ce sentiment (et ne pas avoir besoin d’être guidé par le temps) en utilisant une plateforme de collaboration visuelle comme Lucid pour gérer l’ensemble de votre flux de travail, de l’idéation à l’exécution, car la collaboration ne s’arrête pas au brainstorming.

Lorsque vous avez la possibilité d’exprimer vos idées visuellement, il est plus facile de suivre l’évolution de votre discussion commune et de reprendre là où vous en étiez. Vous pouvez également travailler de manière asynchrone ou individuelle, tout en collaborant sur le même tableau partagé et illimité, ce qui donne à l’équipe la visibilité dont elle a besoin pour innover.

Mauvaise habitude n° 2 : se lancer sans structure

Dans le but de recueillir le plus grand nombre d’idées possible, les équipes risquent de commencer le processus d’idéation de manière beaucoup trop ouverte.

Pour les projets entièrement nouveaux, avec un nombre réduit de contraintes au départ, ce n’est pas nécessairement un problème. Mais pour les projets où les équipes doivent travailler dans des délais serrés ou s’appuyer sur des travaux ou des produits existants, démarrer sans structure peut faire perdre du temps à explorer des pistes qui se sont déjà révélées irréalisables ou sans intérêt.

Et si votre équipe compte de nombreux collaborateurs introspectifs qui préfèrent étudier la documentation à l’avance, réfléchir de leur côté et se préparer à un brainstorming en ayant examiné le sujet et l’ordre du jour, un « tableau vierge » peut s’avérer décourageant et oppressant.

Solution : commencez avec un modèle pour canaliser votre créativité

Les modèles peuvent faire gagner un temps considérable, en vous permettant d’orienter rapidement le groupe vers une approche ou une méthode commune pour résoudre un problème. Associés à un ordre du jour précis et fixé à l’avance, ainsi qu’à un animateur compétent, les modèles offrent suffisamment de structure sans être trop normatifs ni restreindre la créativité.

Les modèles Lucidspark et Lucidchart peuvent vous aider à animer des discussions plus ciblées à chaque étape de votre processus de collaboration, en utilisant des supports visuels interactifs pour permettre à votre équipe de se mettre au diapason plus efficacement.

Un modèle peut également servir de cadre pour définir les bonnes pratiques de votre équipe, en particulier pour les processus que vous répétez souvent.

Mauvaise habitude n° 3 : s’en remettre à l’HiPPO présent dans la pièce.

Vous avez probablement déjà vécu une séance de travail collaboratif dominée par l’opinion de la personne la mieux payée (appelée HiPPO). Les membres plus jeunes de l’équipe ont tendance à se taire lorsqu’un collègue plus expérimenté ou un responsable donne son avis, ce qui amène l’équipe à converger sans remettre en question l’HiPPO.

Il est important de savoir que la soumission à l’HiPPO peut également être causée par un environnement de travail toxique, dans lequel un responsable ne fait pas confiance à son équipe pour l’exécution des tâches et qui, par conséquent, prend toutes les décisions et utilise l’intimidation comme moyen de pression.

Mais ce phénomène peut aussi prendre la forme d’une mauvaise habitude et le raisonnement qui la sous-tend part d’une bonne intention : l’employé le plus ancien a plus d’expérience, il doit donc naturellement avoir une meilleure idée du problème et l’équipe doit simplement faire ce qu’il dit. Les décisions sont prises rapidement et le fait qu’une personne ayant de l’ancienneté en soit à l’origine procure un sentiment de sécurité.

Lorsque la discussion est étouffée - et qu’une ligne de conduite est décidée sur la base du poste de la personne qui l’a suggérée plutôt qu’en fonction du processus collectif de réflexion, d’affinement et d’évaluation du groupe - l’innovation est également jugulée. Dans le but d’éviter les risques, de ne pas faire d’erreurs et de plaire aux dirigeants, cette tendance négative amène les équipes à éliminer ou à taire certaines de leurs meilleures idées.

Solution : oubliez votre intitulé de poste

Les équipes doivent savoir changer de rôle dans un contexte de collaboration : vous rencontrerez des situations où vous ne connaissez rien à un sujet et d’autres où vous devrez vous imposer comme expert en la matière. Ces positions peuvent changer plusieurs fois au cours d’une même réunion.

Il incombe aux responsables de faire comprendre à leurs équipes que la collaboration consiste à générer et à mettre en œuvre des idées intéressantes afin d’avoir un impact et non à faire valoir son rang. En encourageant les participants à laisser leur rôle à la porte et à simplement revêtir la casquette de « collaborateur », vous créerez un climat de sécurité psychologique qui renforcera la qualité de vos échanges.

En outre, les sessions de vote anonymes peuvent contribuer à égaliser les chances en focalisant l’attention sur l’idée plutôt que sur la personne qui la formule, ce qui permet également d’impliquer les membres qui hésitent à s’exprimer dans un contexte de groupe.

Solution : accepter l’échec

L’échec constitue une partie importante de l’expérimentation, qui elle-même constitue une partie importante de l’innovation. Vous pouvez stimuler la participation de tous les membres d’une équipe (et pas seulement des membres les plus anciens ou les mieux rémunérés) en créant une culture où le risque calculé est encouragé au lieu d’être sanctionné.

Pour les équipes qui ne peuvent se permettre d’être aussi tolérantes au risque, mais qui souhaitent tout de même reconnaître la valeur de l’échec, un pre-mortem peut être un excellent moyen d’envisager les échecs potentiels à l’avance et d’encourager la réflexion créative.

Vous pouvez renforcer votre collaboration !

Rappelez-vous que développer vos capacités de collaboration n'a pas de fin en soi - et que ce processus collectif est une expérience d’apprentissage. Si vous vous attachez à identifier et à remplacer systématiquement les mauvaises habitudes par de meilleures pratiques, vous verrez l’innovation s'accélérer.