BambooHR

Una sessione di pianificazione strategica a BambooHR vede solitamente il team esecutivo riunito in una sala conferenze trasformata in centro di comando: lavagne bianche con scarabocchi su ogni centimetro libero, scatole di ciambelle e tazze da caffè, post-it e pennarelli sparsi sul tavolo. Ma con tutto il team che lavora da remoto a causa del COVID-19, il CEO Brad Rencher sapeva che la loro riunione triennale di pianificazione strategica sarebbe stata molto diversa. Il problema era determinare come sarebbe dovuta essere la sessione di quest'anno. 

"Ero davvero preoccupato per il nostro aggiornamento triennale sulla strategia. Come si fa a convincere le persone ad aprire la mente alle nuove possibilità e ad abbracciare la filosofia del 'perché no'? Temevo che ci saremmo seduti su Zoom per cinque ore con scarsa energia e le persone avrebbero pensato che le avrei mandate incontro alla morte." 

Mentre cercava di capire come coordinare e coinvolgere tutti i membri del team, anche senza essere nella stessa stanza, Brad è venuto a conoscenza di Lucidspark, il prodotto gemello di Lucidchart, la soluzione di diagrammazione preferita dall'azienda. Ha deciso di usare Lucidspark come spazio di lavoro per la loro riunione strategica, nella speranza che una lavagna virtuale potesse almeno aiutare a replicare l'esperienza in presenza. 

Lucidspark non ha solo aiutato BambooHR a replicare l'esperienza, ma l'ha persino migliorata. In effetti, la riunione è andata così bene che tutti i membri del team esecutivo erano d'accordo sul fatto che preferirebbero utilizzare Lucidspark al posto di PowerPoint o di una lavagna fisica anche quando potranno incontrarsi di nuovo nella stessa stanza. La lavagna virtuale ha riportato l'entusiasmo e la collaborazione che spesso mancano nel mondo odierno del lavoro da remoto, consentendo ai membri del team di coordinarsi e dare vita a nuove idee.

Promuovere la partecipazione

Mentre Brad era preoccupato per la produttività e il coinvolgimento durante la chiamata Zoom, Lucidspark ha portato la stessa energia e concentrazione che si trovano nelle loro riunioni in presenza, se non perfino in quantità maggiore. Brad spiega che:

"Il team Lucid ha avuto un'ottima idea su come promuovere l'uso della lavagna virtuale e alimentare il coinvolgimento: come accade in una sala conferenze quando si verifica un momento di chiarezza e qualcuno si alza, scrive un'idea alla lavagna e tutti affermano: 'Ci siamo!'."

I membri del team hanno creato la propria area di disegno definendo i diversi punti chiave strategici di cui avevano bisogno per discutere, come i clienti, i prodotti e la concorrenza. Poi hanno iniziato a fare brainstorming sugli obiettivi per ogni area, durante il quale ogni membro del team ha aggiunto i propri post-it alla tavola. Brad ha descritto quanto fosse divertente vedere i membri del team impegnarsi attivamente, con i post-it e i colori che iniziavano a popolare l'area di disegno illimitata.

La potenza di Lucidspark si è manifestata veramente quando le idee di tutti sono state messe sulla tavola ed è iniziata la discussione. 

"Sapevo che questo incontro sarebbe stato vincente quando ho sentito iniziare il dialogo sulla base del contesto che era emerso dalla mente di ciascuno e che ora era rappresentato sulla lavagna. Le persone hanno iniziato a chiarire le proprie idee e a collegarle con altre sull'area di disegno in tempo reale. Quando ho visto quell'interazione, ho pensato 'Stiamo andando bene!'."

Secondo Brad, le caratteristiche e le funzioni di un prodotto non devono essere l'evento principale. L'evento principale deve essere la conversazione e l'attività che queste funzioni aiutano a realizzare all'interno di una stanza virtuale. Per il team di BambooHR, le funzionalità di Lucidspark hanno creato momenti di illuminazione che getteranno le basi per i prossimi tre anni di successo.

Facilitare il futuro del lavoro da remoto

Lucidspark ha consentito a Brad e al team di semplificare una sessione di lavoro efficace. Anche se il prodotto era nuovo per tutti, un utente poteva passare dall'apertura di Lucidspark al compiere la prima azione in pochi secondi. La curva di apprendimento era pressoché nulla, cosa che ha permesso al team di raggiungere subito i punti salienti della riunione. 

L'area di disegno illimitata offriva possibilità infinite per nuove idee e connessioni. I membri del team hanno apprezzato il fatto che ognuno potesse avere il proprio spazio di lavoro, ma le funzioni di gestione dell'attenzione hanno dato a Brad la possibilità di richiamare facilmente il gruppo in un'area specifica della lavagna in qualsiasi momento. 

Utilizzando la funzione Colori collaboratore, ogni partecipante del gruppo ha ricevuto un colore personale, in modo che i partecipanti potessero vedere chi stava aggiungendo cosa. "La differenziazione tramite colori ci ha davvero aiutato nell'allineamento. Riuscivo a vedere dove si trovava lo spazio mentale di ognuno sulla tavola. In qualità di CEO, voglio vedere dove stanno lavorando le persone e dove si trovano le loro teste." 

Lucidspark ha contribuito a guidare e indirizzare la discussione della riunione. Descrivendo il suo team come un "gruppo appassionato che ama parlare", Brad ha trovato il timer particolarmente utile per capire quando il team si stava soffermando troppo a lungo su un particolare argomento e c'era bisogno di proseguire. 

Tuttavia, la cosa più importante è che la lavagna virtuale ha fornito alle persone un metodo interattivo per riunire il contesto in un unico luogo, una capacità che è cruciale per il futuro del lavoro da remoto. 

"In qualità di moderatore di una riunione di gruppo, è importante avere un'applicazione in cui è possibile aggiungere un contesto. Da anni usiamo lavagne e diapositive. In una prospettiva lavorativa futura, saranno sempre tante le persone che parteciperanno alle riunioni da remoto. È necessario disporre di prodotti che fungano da facilitatori del contesto e da allineatori della discussione. Anche se fossimo in ufficio, vorremmo uno schermo che proietta Lucidspark e utilizzarlo come spazio di lavoro per promuovere il contesto e l'allineamento su ciò che stiamo discutendo. Penso che Lucidspark sia partito alla grande e abbia tutte le carte in regola per essere un prodotto potente per il futuro del lavoro." 

Creare l'allineamento per procedere

Indipendentemente da quanto sia produttivo una sessione di brainstorming, non può portare all'azione se i membri del team non si allineano alle idee risultanti. BambooHR ha 19.000 clienti che si rivolgono a loro per avere indicazioni sul futuro della gestione dei team: questa sessione strategica aveva molto in gioco. Il team ha scoperto che la funzione di votazione di Lucidspark è stata fondamentale per promuovere l'allineamento necessario per andare avanti.  

Dopo il brainstorming, il team ha organizzato i post-it per temi. Poi ha votato le idee rimanenti. Ecco come Brad descrive l'esperienza: "Votare è stato divertente. Inoltre, ha portato a un migliore allineamento in termini di ciò che stavamo pensando rispetto a quando lo facciamo in presenza".

Attraverso la votazione, il team è riuscito a identificare e concordare chiaramente le idee vincenti per realizzare i prossimi passi. In effetti, Brad era così soddisfatto dei risultati della riunione che ha inviato un messaggio al CEO di Lucid: "Mi hai aiutato a rendere la nostra riunione strategica di oggi un vero successo". 

Il team di BambooHR vuole continuare a usare Lucidspark come parte del proprio flusso di lavoro. Infatti, Brad sta già pensando di utilizzare il software di pianificazione strategica per una riunione di pianificazione OKR di diverse ore nel 2021. In una sola sessione strategica di quattro ore, Lucidspark è diventato un prodotto indispensabile per il team di BambooHR, che guarda sempre al futuro del lavoro.

"Abbiamo tutti partecipato a chiamate virtuali in cui le telecamere sono spente, si parla con uno schermo vuoto e la conversazione non funziona bene. Quando si organizzano sessioni strategiche di più ore, è fondamentale che io, in qualità di CEO, possa estrarre il contesto dalle menti e dai cuori di tutti, in modo da poter prendere la decisione migliore. Abbiamo provato altri prodotti di collaborazione online, ma la natura dinamica di Lucidspark, con funzioni come la codifica a colori e la votazione, il tutto in un'unica applicazione su un'unica area di lavoro flessibile, ha aiutato davvero il nostro meeting a raggiungere un nuovo livello. Ora sta a noi trasformare quella strategia in un'azienda che crescerà nei prossimi tre anni. Sono stato molto grato di aver avuto la possibilità di testare Lucidspark a supporto di una riunione produttiva."