BambooHR

보통 BambooHR의 전략 기획 회의에서는 임원팀이 회의실에 모여앉아 전쟁을 치르곤 합니다. 화이트보드는 빈틈없이 메모로 채워지고, 여러 박스의 도넛과 수많은 커피 컵이 즐비하며, 테이블 전체에 접착식 메모와 마커가 굴러다니곤 하죠. 하지만 팀 전체가 코로나19 때문에 원격 근무를 시작하면서 CEO Brad Rencher는 3년 전략 기획 회의가 매우 달라질 것이라는 사실을 절감했습니다. 여기서 문제는 올해의 세션을 어떻게 진행해야 할지 정하는 것이었습니다. 

"3년 전략 개편이 매우 걱정되었습니다. 사람들이 가능성을 받아들이고 비즈니스의 도전 정신을 수용하게 하려면 어떻게 해야 할지 모르겠더라고요. 장시간 동안 늘어지는 Zoom 회의를 진행하며 억지로 끌려가는 듯한 사람들의 모습을 보게 될까 봐 마음이 힘들었죠." 

같은 공간에 함께 있지 않아도 모두의 이해를 일치시키고 참여를 이끌어내는 방법을 모색하느라 고민하던 중, Brad는 Lucid가 내놓은 인기 다이어그램 솔루션의 자매품인 Lucidspark를 알게 되었습니다. Brad는 가상 화이트보드를 통해 최소한 대면 경험을 재현할 수 있기를 바라며 Lucidspark에서 전략 회의를 진행하기로 했습니다. 

BambooHR은 Lucidspark에서 대면 회의를 재현했을 뿐 아니라, 경험을 더욱 향상할 수 있었습니다. 실제로 회의가 얼마나 원활하게 진행되었는지 임원진 전체가 오프라인에 모여 회의를 진행하더라도 PowerPoint나 실물 화이트보드가 아닌 Lucidspark를 사용하는 데 동의했습니다. 가상 화이트보드는 오늘날의 원격 업무에서 종종 소실되는 즐거움과 협업 경험을 되돌려주어 팀이 이해를 일치시키고 새로운 아이디어를 실현할 수 있게 했습니다.

참여 촉진

Brad는 Zoom 회의의 생산성과 참여 수준에 대해 우려를 느꼈습니다. 반면, Lucidspark는 대면 회의와 동일하거나 오히려 더 높은 수준의 에너지와 집중도를 이끌어냈습니다. Brad는 이렇게 말합니다.

“Lucid 팀은 가상 화이트보드의 방향성에 대해 훌륭한 아이디어를 제시해 주었습니다. 이러한 아이디어에 기반하여 회의실에서 모든 것이 명확해지고 누군가 화이트보드로 뛰어가 도출된 아이디어를 적어내려가면 모든 참석자가 "바로 그거야!"라고 외치는 순간과 똑같은 소통을 촉진할 수 있었죠."

팀은 논의해야 하는 여러 전략 원칙(고객, 제품, 경쟁사)을 정의하여 캔버스를 설정했습니다. 그런 다음 팀은 각 영역의 주제를 브레인스토밍했으며, 모든 팀원은 자신의 스티커 메모를 보드에 추가했습니다. Brad는 팀원들이 적극적으로 참여하면서 스티커 메모와 색상이 무제한 캔버스 위로 점점 늘어가는 모습을 보는 것이 재미있었다고 말합니다.

모두의 아이디어가 보드에 기재되고 논의가 시작되자 Lucidspark의 강력한 힘을 실감할 수 있었습니다. 

"참석자들이 각자가 떠올려 보드에 적은 컨텍스트에 기반하여 대화하는 모습을 보고 이 회의가 성공적이라는 사실을 알았습니다. 참석자들이 자신의 아이디어를 명확하게 밝히고 캔버스에서 실시간으로 다른 아이디어와 연결하고 있었어요. 이러한 상호작용을 보고 안심할 수 있었죠."

Brad에 따르면, 제품의 기능이 기본 이벤트가 되어서는 안 됩니다. 기본 이벤트는 이러한 기능이 가상 룸 내에서 촉진하는 대화와 활동이어야 합니다. BambooHR 팀은 Lucidspark의 기능 덕분에 향후 3년간 성과의 기반이 될 깨달음의 순간들을 경험할 수 있었습니다.

원격 근무의 미래 촉진하기

Brad와 그의 팀은 Lucidspark를 사용하여 간편하게 효과적인 업무 세션을 진행할 수 있었습니다. 모든 팀원들은 Lucidspark를 처음 접했지만, 어떤 사용자든 Lucidspark를 실행한 지 단 몇 초만에 사용할 수 있었습니다. Lucidspark는 별도의 학습이 거의 불필요해서 팀원들이 즉시 효과적으로 회의를 진행할 수 있었습니다. 

무제한 캔버스는 새로운 아이디어와 연결을 위한 무한한 가능성을 제공합니다. 팀은 모두가 자신의 작업 공간을 가지는 동시에 Brad가 주의 관리 기능을 활용하여 언제든지 보드의 특정 영역으로 그룹을 불러모을 수 있다는 사실을 좋아했습니다. 

협업자 색상을 사용하면 그룹의 모든 참여가 고유한 색상을 배정받을 수 있으며, 이를 통해 참여자들이 누가 어떤 내용을 추가했는지 확인할 수 있습니다. "색상 코딩 덕분에 모든 팀원의 의견을 한데 모을 수 있었습니다. 각자 보드에 어떤 내용을 추가했는지 확인할 수 있었죠. CEO로서 저는 팀원들이 어디서 일하는지 그리고 무슨 생각을 하는지 알아야 하니까요. 

Lucidspark는 회의의 토론을 촉진하고 방향성을 잡는 데 도움이 되었습니다. Brad는 자신의 팀이 '발언하는 것을 좋아하는 열정적인 그룹'이라며, 팀이 특정한 주제에 너무 오랜 시간을 할애하고 있으며 다음 주제로 넘어가야 한다는 사실을 일깨우는 데 특히 타이머 기능이 유용했다고 말합니다. 

무엇보다도 가장 중요한 것은 가상 화이트보드가 사람들이 한 곳에 컨텍스트를 모을 수 있는 인터랙티브한 방법을 제공했다는 것입니다. 이러한 기능은 가까운 미래의 원격 근무에 매우 중요합니다. 

“그룹 회의의 진행자는 컨텍스트를 추가할 수 있는 응용 프로그램을 필요로 합니다. 당사는 오랫동안 화이트보드와 슬라이드를 사용해 왔습니다. 미래에는 사람들이 원격으로 회의에 참여하는 일이 지속될 것입니다. 따라서 이러한 컨텍스트를 촉진하고 논의를 조정하는 데 도움이 되는 제품이 필요합니다. 사무실에 출근하더라도 Lucidspark를 화면에 띄워 논의 주제에 대한 컨텍스트를 설명하고 이해의 일치를 촉진하는 업무 공간으로 활용하고자 합니다. Lucidspark는 미래의 일을 위한 강력한 제품이라는 측면에서 좋은 시작점이라고 생각합니다." 

진전을 위한 의견 통합

브레인스토밍이 얼마나 생산적이었든 팀이 도출된 아이디어에 합의하지 못하면 실천으로 이어지지 못합니다. BambooHR는 19,000곳의 고객사에게 팀 관리의 미래 방향성을 제시해야 하는 임무를 맡고 있습니다. 따라서 이번 전략 세션에서는 정해야 할 사항이 많았습니다. 팀은 Lucidspark의 투표 기능이 진전에 필요한 의견 통합을 이끌어내는 데 중요한 역할을 했다고 생각합니다.  

브레인스토밍 후, 팀은 테마별로 스티커 메모를 정리하고 남은 아이디어에 대해 투표를 실시했습니다. Brad는 이 경험을 이렇게 묘사합니다. "투표는 아주 재미있었어요. 오히려 오프라인 회의에서보다 더 효과적으로 팀원들의 생각을 전달하고 정리할 수 있었죠."

투표를 실시하는 동안 팀원들은 가장 좋은 아이디어를 명확하게 식별하고 합의하여 이를 실현할 다음 단계를 실행할 수 있었습니다. 실제로 Brad는 회의 결과에 만족한 나머지 이후 Lucid의 CEO에게 "덕분에 오늘 전략 회의를 성공적으로 진행할 수 있었습니다."라는 메시지를 보냈습니다. 

BambooHR 팀은 계속해서 Lucidspark를 워크플로의 일환으로 편입할 예정입니다. 이를 위해 Brad는 이미 장시간 동안 진행되는 2021 OKR 계획 회의에 이 전략 기획 소프트웨어를 사용하려고 계획하고 있습니다. Lucidspark는 4시간짜리 전략 회의 한 번만에 BambooHR 팀이 미래로 나아가는 데 없어서는 안 될 제품으로 자리잡았습니다.

“우리 모두 한 번쯤은 카메라가 작동하지 않아 빈 화면에 대고 이야기하는 바람에 잘 진행되지 않은 온라인 회의를 경험했을 겁니다. 장시간의 전략 세션을 진행할 때 저는 CEO로서 모든 사람에게서 컨텍스트를 이끌어내 최상의 의사결정을 내릴 수 있어야 합니다. 다른 온라인 협업 제품도 사용해 봤지만, 색상 코드와 투표와 같은 다양한 기능을 하나의 애플리케이션에서 유연한 하나의 캔버스를 통해 사용할 수 있는 Lucidspark의 역동적인 특성이 회의를 새로운 차원으로 끌어올려주었어요. 이제 이러한 전략을 향후 3년간 성공적인 비즈니스로 키워나가는 것은 저희 몫이죠. Lucidspark를 테스트하면서 생산적인 회의를 진행할 수 있어서 정말 감사했어요."