BambooHR

Podczas spotkań poświęconych planowaniu strategii w BambooHR zarząd zazwyczaj gromadzi się w sali konferencyjnej przekształconej w prawdziwy pokój narad — na każdej wolnej przestrzeni znajdują się tablice z zapiskami, pudełka z pączkami i kubki po kawie, karteczki samoprzylepne i zakreślacze porozrzucane po stole. Jednak obecnie, gdy cały zespół pracuje zdalnie z powodu COVID-19, dyrektor generalny Brad Rencher wie, że spotkania dotyczące planowania strategii na najbliższe trzy lata muszą wyglądać zupełnie inaczej. Problemem było ustalenie, jak powinno wyglądać tegoroczne spotkanie. 

„Byłem poważnie przejęty naszym planowanym spotkaniem w sprawie 3-letniej strategii. Jak sprawić, żeby ludzie otworzyli swoje umysły na to, co jest możliwe i pomyśleli „dlaczego nie?”. Obawiałem się, że spędzimy na Zoomie pięć godzin bez energii, a wszyscy pomyślą, że zorganizowałem marsz żałobny”. 

Zastanawiając się nad tym, w jaki sposób, nie będąc w tym samym pomieszczeniu, nadal rozwijać koordynację i zaangażowanie, Brad dowiedział się o Lucidspark — bliźniaczym produkcie Lucidchart, którego firma używa do tworzenia diagramów. Postanowił, że miejscem spotkań strategicznych będzie Lucidspark, mając nadzieję, że wirtualna tablica pomoże przynajmniej częściowo odwzorować to, co można osiągnąć na żywo. 

Lucidspark nie tylko pomógł firmie BambooHR powtórzyć to doświadczenie, ale też sprawił, że było ono jeszcze lepsze. W rzeczywistości spotkanie przebiegło tak dobrze, że cały zespół zarządzający przyznał, że zamiast PowerPointa czy fizycznej tablicy woli korzystać z Lucidspark, nawet gdy ponownie spotka się w tym samym pomieszczeniu. Wirtualna tablica sprawiła, że współpraca i entuzjazm, których często brakuje w dzisiejszym świecie pracy zdalnej, powróciły, pozwalając zespołowi zgrać się i zrealizować nowe pomysły.

Zwiększanie zaangażowania

Brad martwił się o produktywność i zaangażowanie podczas rozmowy przez Zoom, ale Lucidspark sprawił, że energia i koncentracja były takie same jak podczas spotkań w cztery oczy, a nawet większe. Brad wyjaśnia:

„Zespół Lucid miał świetny pomysł na to, jak wykorzystać wirtualną tablicę — jak zwiększyć zaangażowanie, podobnie jak dzieje się to w sali konferencyjnej, kiedy przychodzi chwila olśnienia, ktoś podchodzi do tablicy i zapisuje to, a wszyscy mówią: „To jest to!”.

Zespół stworzył swoją przestrzeń roboczą, określając różne filary strategii, które muszą omówić, takie jak kwestie związane z klientami, produktem i konkurencją. Następnie rozpoczęła się burza mózgów na temat celów dla każdego obszaru, a każdy członek zespołu dodawał do tablicy własne karteczki samoprzylepne. Brad opowiedział, jak przyjemnie było patrzeć, jak jego zespół aktywnie się angażuje, gdy karteczki samoprzylepne i kolory zaczęły fruwać po nieograniczonej przestrzeni roboczej.

Naprawdę poczuliśmy potencjał Lucidspark, kiedy na tablicy pojawiły się pomysły wszystkich uczestników i rozpoczęła się dyskusja. 

„Gdy usłyszałem, jak rozpoczyna się rozmowa oparta na kontekście, który powstał w głowie każdego z uczestników i został zapisany na tablicy, wiedziałem, że będzie to udane spotkanie. Zaczęliśmy doprecyzowywać swoje pomysły i łączyć je z innymi na obszarze roboczym w czasie rzeczywistym. Widząc to, pomyślałem: »Dobra, zmierzamy w dobrym kierunku«”.

Według Brada to nie cechy i funkcje produktu są najważniejsze. Najważniejsza powinny być rozmowa i działania podejmowane w wirtualnej sali, które są możliwe dzięki tym funkcjom. Dzięki funkcjom Lucidspark zespołowi BambooHR udało się dostrzec elementy, które będą fundamentem sukcesu przez następne trzy lata.

Łatwiejsza praca zdalna przyszłości

Lucidspark ułatwił Bradowi i zespołowi zorganizowanie efektywnego spotkania. Choć każdy dopiero zaczynał swoją przygodę z produktem, w ciągu kilku sekund udało się przejść od otwarcia Lucidspark do wykonania pierwszego działania. Właściwie nie musieliśmy się uczyć, dzięki czemu zespół mógł od razu przejść do sedna spotkania. 

Nieograniczony obszar roboczy stwarzał wiele możliwości tworzenia nowych pomysłów i połączeń. Zespołowi bardzo spodobało się to, że każdy znalazł własną przestrzeń do pracy, ale funkcje kontroli uwagi pozwoliły Bradowi z łatwością zapraszać grupę do określonego miejsca na tablicy, kiedy tylko tego potrzebował.

Korzystając z opcji kolorów współpracowników, każdy członek zespołu otrzymał niepowtarzalny kolor, dzięki czemu wszyscy mogli zobaczyć, kto dodał daną rzecz. „Oznaczenie kolorami naprawdę pomogło nam się zgrać. Widziałem, w której części tablicy znajdują się myśli poszczególnych osób. Jako CEO chcę widzieć, jak ludzie pracują i co dzieje się w ich głowach”. 

Lucidspark pomógł w prowadzeniu dyskusji podczas spotkania. Opisując swój zespół jako „grupę pasjonatów, którzy lubią rozmawiać”, Brad stwierdził, że czasomierz jest szczególnie pomocny w zrozumieniu, kiedy członkowie spędzają zbyt dużo czasu nad konkretnym tematem i powinni zmienić kierunek działania. 

Jednak najważniejsze jest to, że wirtualna tablica pozwoliła w interaktywny sposób zebrać kontekst w jednym miejscu — jest to możliwość, która jest kluczowa dla przyszłości pracy zdalnej. 

„Jako moderator spotkania zespołu potrzebujesz aplikacji, w której można dodać kontekst. Od lat używamy tablic i slajdów. W przyszłości coraz więcej osób będzie uczestniczyć w spotkaniach na odległość. Potrzebujemy produktów, które pomogą nam zrozumieć kontekst i ułatwią dyskusję. Nawet gdybyśmy byli w biurze, chcielibyśmy korzystać z ekranu wyświetlającego Lucidspark i używać go jako naszej przestrzeni roboczej, aby uzyskać kontekst i skoordynować nasze działania wokół tego, o czym rozmawiamy. Myślę, że Lucidspark świetnie rokuje jako potężny produkt stworzony z myślą o przyszłości pracy”. 

Koordynacja pozwala działać

Niezależnie od tego, jak bardzo produktywna jest burza mózgów, nie może ona przełożyć się na działanie, jeśli w zespole nie ma zgody co do wynikających z niej pomysłów. BambooHR ma 19 tysięcy klientów, którzy poszukują wskazówek na temat przyszłości zarządzania zespołami, dlatego ta sesja strategiczna była bardzo ważna. Zespół odkrył, że funkcja głosowania w Lucidspark była niezbędna do osiągnięcia zgodności, której potrzebował, by ruszyć do przodu.

Po burzy mózgów zespół uporządkował swoje karteczki samoprzylepne według tematów. Następnie głosowano nad pozostałymi pomysłami. Brad tak opowiada o tym doświadczeniu: „Głosowanie było świetną zabawą. Pozwoliło to także lepiej zrozumieć, o czym myślimy, niż gdy robimy to twarzą w twarz”.

Głosując, zespół mógł jasno wyłonić zwycięskie pomysły i zaakceptować je, by podjąć kolejne kroki w celu ich realizacji. W zasadzie Brad był tak zadowolony z wyników spotkania, że po jego zakończeniu napisał do dyrektora generalnego Lucid: „Naprawdę pomógł mi Pan osiągnąć sukces na naszym dzisiejszym spotkaniu strategicznym”.

Zespół BambooHR planuje w dalszym ciągu wykorzystywać Lucidspark w swojej pracy, a Brad już planuje użyć oprogramowania do planowania strategicznego podczas wielogodzinnego spotkania OKR na rok 2021. W ciągu jednej, czterogodzinnej sesji strategicznej Lucidspark okazał się produktem, bez którego zespół BambooHR wręcz nie może patrzeć w przyszłość swojej organizacji.

„Wszyscy rozmawialiśmy z wyłączonymi kamerami. Wtedy patrzysz na pusty ekran i wszystko jest nie tak, jak powinno. Podczas wielogodzinnych sesji strategicznych kluczowe jest to, że jako CEO potrafię wydobyć kontekst z głów i serc każdego z nas, byśmy mogli podjąć najlepszą decyzję. Próbowaliśmy już innych produktów do współpracy online, ale dynamiczna specyfika Lucidspark, z funkcjami takimi jak oznaczanie kolorami i głosowanie, a wszystko to w jednej aplikacji na jednym obszarze roboczym i z dużą elastycznością, naprawdę pomogła nam organizować spotkania na zupełnie nowym poziomie. Teraz naszym zadaniem jest przekształcenie tej strategii w działalność, która będzie dobrze funkcjonować przez kolejne trzy lata. Byłem bardzo wdzięczny, że mogliśmy przetestować Lucidspark, który pomógł nam w przeprowadzeniu produktywnego spotkania”.